2022年2022年集团流程文件管理流程[汇 .pdf

流程编号： E-LC-O-2009-002-B 流程名称：华东流程、标准文件管理流程生效日期： 2009 年 7 月 27 日第一部分：流程说明1目的规范流程、标准类文件的编写、修订、审批、更新和存档。2适用范围适用于华东区各部门的业务流程和业务标准类文件的管理，不包括公司政策类文件（如财务制度、人事制度）及IT 部门的技术文件。3流程规则3.1定义：3.1.1流程、标准类文件包括：流程、规定、标准、操作指引（细则）等各类对业务活动进行规范的文件；规定、标准和操作指引（细则）统称标准类文件。3.1.2流程是对业务的规范描述文件，将业务活动按步骤和对操作过程的管理要求按规范格式编写；流程文件所描述的是业务活动，而不是孤立的事物。3.1.3规定是针对业务工作或事务制订的规范性措施或要求。3.1.4标准是业务工作或工作成果的衡量准则、规则或特性要求。3.1.5操作指引 （细则） 是针对某项业务工作或事务制订的具体操作方法、步骤等引导性文件。3.1.6流程补充规定是对已执行的流程内容进行扩充和细化的文件。3.1.7流程修改通知是对已执行的流程中的规则或操作进行修改、更新的文件。3.2编号规则：3.2.1文件编码规则：标准类文件编号：华东- 部门 - 年份 - 流水号流程类文件编号：华东 +部门 +是否跨部门 +年份 +流水号 +版本号 +类型（数字小写字母）如： E XZ O 2009 XXX - A/B 版本流水号年份跨部门 0（OPEN ） ，部门内 I(IN) 部门区域（华东）3.2.2公司各部门规范简称：部门全称部门简称华东 BU采购部CG 名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 5 页 - - - - - - - - - 华东 BU招商部ZS 华东 BU财务部CW 华东 BU大综超营运部DC 华东 BU标超营运部BC 华东 BU人力资源部RL 华东 BU防损部FS 华东 BU行政部XZ 华东 BU物流部WL 华东 BU预开业部YKY 华东 BU业务发展部FZ 华东 BU信息部XX 华东流程标准部LC 华东 Ole 事业部OLE 华东质量管理部ZL 3.3 流程编写模版：3.3.1本流程中文件模版均见附件。3.3.2文件的编号由流程标准部在文件完成审批后统一编制。3.3.3流程、标准类文件正文均使用五号宋体，行距为1.25 。4流程涉及部门职责4.1华东区各职能部门: 负责流程、标准类文件的编写、修订和报批；负责对涉及本部门的文件在部门内的培训、落实。4.2流程标准部：负责规范并解释流程、标准类文件的模版、文件格式、文案的审核；负责关联部门的确定、协调各部门之间对流程的不同意见，未能协调成功的问题由流程标准部确定；负责流程、标准文件（含部门内、跨部门）的审核；负责流程、标准文件的整理、存档、更新管理、挂网；负责组织流程、标准的培训、推广、稽核。4.3 华东区行政部：负责流程、标准类文件的最终发布。4.4 华东区总经理：负责需BU总经理审批的流程、标准的审批；负责必要问题的决策；负责批准发布流程、标准类文件。第二部分流程描述1流程、标准文件编写：1.1 各部门流程管理员结合业务需要编写流程、标准类文件，跨部门文件须与文件关联部门事先沟通。1.2 各部门使用文件模版撰写文件。2流程、标准文件报批：2.1跨部门文件以撰写人所在的BU一级部门作为主责任部门，部门内文件以部门内部名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 5 页 - - - - - - - - - 撰写部门作为主责任部门。2.2文件中插入的附件均需打印附在文件后报批。2.3报批文件须流程标准部审核文件的格式和文案内容，通过后，跨部门文件传给关联部门会签意见，部门内部文件传部门第一负责人审核。2.4如各关联部门不能达成一致，由流程标准部确定，重大问题向华东BU 总经理请示后确定。2.5部门内文件由第一负责人审核、跨部门文件各部门会签后，传递给流程标准部审批文件内容。2.6所有流程、标准类文件均需华东区总经理批准后方可发布。3流程、标准文件的传达和存盘：3.1完成审批的文件（包括部门内文件和跨部门文件），由流程标准部集中存档、编号。3.2编号后由流程标准部负责统一挂网至“华东区知识管理系统- 华东 BU-规章制度流程与标准”，挂网后发布邮件通知各关联部门，同时附文件传阅笺。3.3各部门流程管理员，负责在部门内的通知、传达和存档，负责在文件发布当天将文件传达给本部门人员阅读，打印文件传阅笺传本部门人员签字；跨部门重要文件由流程标准部组织培训，文件发布一周内完成文件的学习、培训，并在文件传阅笺上签名。3.4流程文件发布一周后，各部门将文件传阅笺传回流程标准部存档。4流程、标准文件的修订和更新：4.1一般业务操作的改变，不立即修改流程、标准文件，以“补充规定”或“修改通知”的形式报批后挂网， “补充规定”用于对已执行的文件内容进行扩充和细化，“修改通知”用于对原执行文件的修改；涉及公司业务重大调整，由流程标准部组织及时修订。4.2流程、标准文件的更新以半年度为单位进行，每年更新时间为6 月、 12 月，更新时将前半年度的补充规定和修改通知内容在文件内体现，同时由流程标准部更换版本号码。4.3部门内文件的更新由部门流程管理员发起；跨部门文件的修订，由提出修改部门报需求，文件的主责任部门修改，按审批程序报批。4.4文件部分内容的修订，需填写文件修订模版，对修订原因进行说明，附修订后的文件（需在文件上将修订内容划线）；如为整体文件做重大改变，则不填写文件修订模版，直接按新流程报批。4.5文件修订重新挂网后，前一版本的文件即自动作废。附录及表格 1 流程文件模板 2 标准类文件模板 3文件补充规定模板流程文件模版 .doc标准类文件模版 .doc流程补充规定模版.doc名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 5 页 - - - - - - - - - 4 文件修改通知模板 5 文件传阅签流程标准类文件修改（模版） .doc流程文件传阅笺 .xls第三部分流程图名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页，共 5 页 - - - - - - - - - 流程标准类文件管理流程建立公司流程、标准框架结构流程、标准文件编写与文件涉及部门沟通审核文案和格式是否跨部门内部审核会签是否达成一致确定争议点操作电子版文档存档、编号文件挂网审批流程、标准文件否批准发布流程、标准文件是培训、传阅在传阅签上签字传阅签存档不能确定的重要问题点决策是否流程发布名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 5 页，共 5 页 - - - - - - - - -