公司采购控制程序.doc

公司采购控制程序1 目的：对采购过程及供方进行控制，确保所采购的产品符合规定要求。2 适用范围：适用于对生产所需的设备设施、备品备件、原燃材料、水泥包装袋、劳动防护用品及其它物品的采购活动的控制。3 职责：3.1 采供部a负责对供方进行选择和评价，并对供方的供货业绩定期进行评价，建立供方档案，进行合同管理；b负责按公司批准的材料计划编制采购计划，执行采购作业；c负责采购招标相关组织工作。3.2 生产技术部a负责大宗原燃材料计划的汇总编制上报工作；b负责设备设施、备品备件材料计划的汇总编制上报及设备技术把关工作，监督检查设备设施、备品备件验收工作。3.3 化验室负责实施对原燃材料进货进行验收；采供部负责包装袋的验收工作。 4 工作程序：4.1 采购物资按采购产品需求量大小及其影响程度分为：大宗材料类：1类：劳动保护用品、安全防护用品 2类：石灰石、原煤、粘土、石膏、脱硫石膏、铁粉、混合材、水泥包装袋 3类：设备设施、备品备件。 4.2 对供方的初选、评价和确定4.2.1 采供部根据采购物资技术标准和生产需要，通过对物资的质量、价格、供货期、服务等进行比较，筛选候选供货方，并保存选择供方的记录。4.2.2 候选供方应具备条件：a工商、税务等手续完备，依法成立具有独立民事能力的企业；b国家规定必须获取的其它相关证书，如生产许可证等；c供方产品的质量、价格、交货能力等情况的调查结果；d提供的样品，经检验符合技术标准。4.2.3 采供部对符合上述条件的候选供方进行调查评定和建档，列入候选合格供方名录。4.2.4 供方评价方法a由采供部组织对候选合格供方名录的供方质量保证能力进行评价，必要时可组织材料需用单位等有关人员到供方现场调查；b调查内容：1）供方的有关质量法规和质量管理体系；2）生产设备、人员素质及生产现场的保证能力；3）产品质量水平及稳定性（调阅资料或现场抽样）；4）供货能力和业绩、信誉和其它顾客满意程度。c填写供方质量调查评定表作出是否合格的结论，列入合格供方名录或候选合格供方名录；采供部的大宗材料、主机备件、耐磨、耐火、耐热材料等原则上必须在合格供方名录的供方实施采购，因特殊情况确需在其它单位采购，采供部需向公司生产技术部说明并备案；每月采供部向公司生产技术部和材料需用单位出具合格供方名录；d招标执行公司招标管理办法；e合同评审执行公司合同评审程序。4.2.5 材料计划a材料计划编制原则和依据必须与生产经营计划密切结合，按照消耗定额编制，并考虑适当工艺损耗；物资的储备定额，考虑合理库存量；采购物资需用量计算：某种物资需用量=计划产量单位产品物资消耗定额。某种物资采购量=需用量+其它因素消耗量。4.2.6 采购文件的内容和基本要求4.2.6.1 采购文件的内容为：a采购计划：产品名称、规格、数量、质量和交货期等要求；b采购原燃材料技术要求和验收规范：依据公司“进厂原燃材料采购与质量验收标准”进行控制；c合格供方的名单：最新评定和审批的名单；d订购合同或协议；e运输合同或协议。4.2.6.2 向供方提供采购文件方式：a采供部以签订合同或协议等书面方式，向供方说明订购产品的质量、规格、数量、价格、验收方法、交货期限等内容和要求；b采供部在提交上述采购文件时，必须注明文件有效期，以防供方过期使用，而在有效期需变更文件时，应及时书面通知供方。4.2.7 采购产品的验证：a供方货源处实施验证和进厂验证，采供部应在合同或协议中予以明确规定验证方式。在供方货源处验证方式有：现场验货，查验检验单，直接取样检验；进厂验证属再验证；b如在销售合同中，有顾客及其代表要在供方或在我厂验证供方产品的条款时，采供部应提供帮助。顾客验证不能免除我公司可接收产品的责任，也不能排除其后顾客的拒收；c经验证合格，采供部方可通知供货，验证不合格则不得供货。4.2.8 供应a采供部应确保及时、均衡供应；b需用部门领用物资，必须填写材料出库申请单，经部门负责人（或授权者）签字后，到库房办理出库手续。4.2.9 验收a全质办、生产技术部协助采供部对所有采购的物资进行入库验收； b生产技术部负责机械（电器）设备设施、耐火材料、研磨体、耐热件等验收，填写质量验收单，部门负责人签字转采供部； c各车间、化验室负责原燃材料数量、质量验收，数量以磅单为准，质量以检验单为准。原燃材料批量验收后，填写质量验收单和入库验收单（附磅单和检验单）每周转采供部； d采供部库管员负责易耗物资质量以及劳动防护用品的验收。各部门负责使用质量把关，有权拒绝领用不合格物资； e特殊质量要求计划，在采购过程中应由需方派专人配合采供部进行质量把关，填写质量验收单。 4.2.10 采供部负责供方管理工作。a采供部对合格供货方列入合格供方名录，并建立供方档案，内容包括：供方情况简介、供方质量保证能力调查结果（调阅资料及现场抽样检测单）、供货检验报告单、信誉、交货、服务、各有关部门反馈意见、出现不合格采取的纠正措施和处理结果等；b采供部应对供方供货情况进行定期再评价，应从质量、价格、交货期、数量、服务等方面来评价，一般情况下每一年一次，但当供方质量连续发生波动时，可随时进行评价。合格供货方可继续供货；一般合格供方需加强监督管理，适当减少供货；不合格供方取消其供货资格；c根据评价结果，应重新确定合格供方；d当供方产品出现问题（如质量不合格、供货不及时、供货不足等）时，相关部门要及时发出纠正预防措施实施验证记录转采供部与供方交涉；e当经营或物资供应市场发生变化时，采购物资质量难以满足规定要求，采供部可根据情况向公司生产技术部提出降低物资采购质量申请，由生产技术部确定采购物资质量验收指标和调整后的验收期限，经主管领导批准后，下发采供部执行。严格按照调整后的验收标准组织验收，验收期限终至后，恢复原采购标准。4.2.11 结算执行公司财务管理制度。5 相关文件/支持性文件不合格品控制程序产品监视测量控制程序招标管理办法合同评审程序财务管理制度6 记录：产品采购计划采购合同供方质量调查评定表合格供方名录合格供方档案采购物资质量验收记录供方业绩评价表