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    会议记录的重要性 .doc

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    会议记录的重要性 .doc

    会议记录的重要性机关、企业、事业单位等,各种会议都离不开会议记录,那么,今天,CN人才公文网小编给大家介绍的是会议记录的重要性,希望对大家有帮助。会议记录的作用和特点会议记录是如实记录会议的基本情况、会议中的报告、讲话、发言、决定、决议、议程以及各方面的意见等内容的一种重要的应用文。会议记录的作用,有以下四点:(1)重要依据。会议记录可作为研究和总结会议的重要依据。凡属大型会议,后期总要总结,有时“工作报告”和“讲话”等还要根据各组讨论的意见进行修改,这一切的重要依据,都是会议上的各种“记录”。同时,会议记录还可以作为日后分析、研究、处理有关问题时提供参照依据。(2)通报信息。会议记录有的可作为文件传达,以使有关人员贯彻会议精神和决议;有的可以向上级汇报,通报信息,使上级机关了解有关决议、指示的执行情况。(3)参考资料。会议记录是编写会议纪要和会议简报的基础、重要的参考资料。(4)档案凭证。会议记录是重要的档案资料,在编史修志、查证组织沿革、干部考核使用以及落实政策、核实历史事实等方面,起着无可替代的.凭证作用。会议记录根据不同的标准,可以分为不同的种类。会议记录的分类不在记录上,而在会议的种类上。常见的分类方法有以下四种分法:按性质分,有党委会议记录、群众团体会议记录、企业、事业行政会议记录等;按内容分,有工作会议记录、座谈会议记录等;按范围分,有大会会议记录、小组会议记录等;按记录方法分,有摘要会议记录、详细会议记录等。会议记录具有原始性和凭据性的特点,原始性是指按会议发展顺序,将发言人的讲话内容、研究认定的问题,如实记录下来,一般不许加工、整理。凭据性是指会议记录是会议原始情况的真实记录。因此,更为可靠,是会议查对情况的真实凭据。会议记录有以下几大意义:01 记录结果。会议达成了何种结论、结果,让大家明确,便于会议后参考执行。02 保存档案。一份具有签字的会议记录甚至可以起到同合同一样的作用。同时也可作为历史资料便于日后核对。03 让管理更加规范。会议记录能让一个公司的管理更加规范,连会议记录都有严格要求的公司,其他方面肯定也很严谨。04 体现专业性。广告行业内有个硬性标准:会议记录应在会议结束后的24小时内写完并回传给客户。将反映公司对工作的责任心和专业素养。几个要点和注意事项:01 全神贯注、记录重点。参会期间准确记录发言者的重点;不求多,但求精、求准,哪里是重点?除了根据发言者的语气和措辞判断之外,剩下的就靠经验了。比如,领导说,“我建议”、“我认为”、“我觉得”的时候就是要下主管结论的时候了,后面的内容往往比较重要,有可能是总结性的要点。当然,全神贯注的听讲是最基础的前提。02 记录会议结果。此次会议达到了什么样的结果,确定了什么样的方案。准确记录会议达成的一致结果;比如大家讨论方案A和B,最终采用的是B方案,这种会议结果一定要详细记录下来,而且要记录在最前面。03 抓主放次。特别琐碎、次要的东西可不做记录,记录的顺序要有主次先后之分,最好在第一时间完成对会议记录的整理,否则越往后推,做出来的质量会越差。04 用词要精炼、准确。不要以为记录文字越多越好,而在于语言组织、逻辑思维的严谨、通顺,让人一看就懂,酣畅淋漓,因此用词要少而精。05 使用公司统一的模板。时间、地点、与会人员、会议概要、记录者联系方式等等,模板的意义在于高效同时给人以专业感。06 注意细节。字体、段落、空格、标点符号。07 搭建架构。为什么到现在才提出如何搭建架构?刚开始如果不知道如何下手,最好参看别人之前是如何写的,肯定是有科学的架构在里面的。比如是描述性的还是总结性的。架构都是不一样的。好比习武,刚开始要一招一式,练熟之后就可以不需要套路而灵活出招,只要能达到击倒敌人的目的即可。08 反复检查。先自己检查,确认无误后别忘了先让你的直属领导审核一下,再抄送给所有与会者或发给客户。尤其是注意整个记录的语调和传达给个人的感觉,站在客户的角度细致考虑下是否妥当。最后采用系统性及发散性思维方法思考,会议记录不仅在严谨的4A广告公司中受用,其他所有行业也都可以灵活使用。第 5 页

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