管理体系文件编写.ppt

管理体系文件编写培训,部门：,汇报人：,文件的形成本身并不是目的，它应是一项增值的活动。,文件能够沟通意图、统一行动，其使用有助于：,满足顾客和相关方要求和体系改进,提供适宜的培训,重复性和可追溯性,提供客观证据,评价管理体系的有效性和持续适宜性,1,2,3,4,5,文件的类型,承诺、方针和目标,1,管理手册,程序文件,程序文件,作业文件（制度、规范等） 质量计划/项目CASE（应用于特定产品、项目或合同的文件 ） 记录（完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件 ） 其它文件,2,3,4,文件的数量,1,2,3,4,5,6,7,每个组织确定其所需文件的多少和详略程度及使用的媒体。这取决于诸如下列因素:,组织的类型和规模、,过程的复杂性和相互作用、,风险的特性与复杂程度、,产品的复杂性、,顾客要求、,适用的法规要求、,经证实的人员能力以及满足管理体系要求所需证实的程度。,设计合理的文件结构,既要继承原有的有效管理制度，同时又要创新 要符合标准要求的前提下，减少不必要的文件层次与数量，减少体系建立与运行过程中的累赘，力求文件简洁明了、内容精炼，实用性强，强调与实际工作的符合性和可操作性。 提高工作和体系运行效率和有效性。,体系文件结构,两级管理体系结构模式,局级母体系,二级单位子体系,体系文件结构,体系文件结构形成的三角形结构形象地反映了系统文件结构的逻辑性和系统性。 最上层是对企业宗旨和方向的总体描述，中间是实施HSE管理体系所需的各职能部门相互关联的过程和活动，最下层是对执行过程的指导和证实性材料，是客观运行的基础，数量最多。 上下位置表示内在联系及区别，其范围大小映射了文件多少的形象化比较。 在实际体系建立与运行过程中，应对体系文件的这种层次结构加以充分认识和区别，以便加强对文件的控制。 但体系文件的层次和数量的多少，可由企业根据实际的需要灵活掌握，自行确定。所以任何层次的文件都可进行纵向和横向的分开与合并。,管理手册是组织的政策性文件. 描述组织管理体系的承诺、方针和目标。 对组织 管理体系的核心要素及相互关系的全面描述，主要控制环节、控制程序。 它是全部管理体系文件的“索引”-查找途径. 管理体系情况改变时，管理手册应及时调整，以确保体系的连续性 对外介绍管理体系；,管理手册,程序文件,程序：为进行某些活动所规定的途径。 程序文件是对那些产生(Q)HSE影响的活动进行策划和管理所用的基本文件，是管理手册的支持性文件。 更进一步具体明确了组织实施(Q)HSE管理工作的程序、方法和要求（但不涉及纯技术性的细节） 每一个程序文件都应包含(Q)HSE管理体系中的一个逻辑上独立的内容，可能是标准的一个要素，或要素中的一个部分，或是几个要素相关要求的一组活动等。,程序文件,程序文件是组织的法规性文件，应有可操作性，要强制执行 选择简洁、明了、最实际、最可行的方法；同时还要遵循5WIH原则。 程序文件至少应包括目的、职责、应完成的活动和验证的方法及有关记录，体现 PDCA的管理方法 程序文件的数量、内容、格式由组织确定； 程序文件要做到接口处理清楚，与接口有关的工作职责都应有明确的表述；各部门对接口的处理方法和相关职责应确认。,作业文件,作业文件是程序文件的支持性文件； 为了指导各项活动，更具有可操作性，一个程序文件可能引出几个作业文件，能在程序文件中交待清楚的活动，就不要再编制作业文件； 作业文件必须与所采用的程序文件相对应，是对程序文件中整个程序或某些条款进行补充、细化，不要脱离程序文件另搞一套作业文件； 国家、行业、企业的技术标准，可单列目录。 作业文件的内容是描述为实施程序文件所涉及到的各职能部门的具体活动，亦应遵守5W1H原则。,采用系统方法进行要素整合,所谓系统方法是指达到所规定的系统目标而采取的方法，包括系统分析、系统工程和系统管理。即： 系统地分析有关数据和资料，确立要达到的目标； 通过系统策划或设计，确定应采取的措施和步骤以及资源，形成完整方案； 实施中通过系统管理达到有效性和高效率。 对管理体系而言，各标准要素是过程，也就是一组相互关联或相互作用的过程构成系统。,系统的特性,整体性,是指系统作为相互联系、相互作用的各要素和子系统构成的有机整体，在其存在方式、目标、功能等方面表现出来的整体统一性。,是指系统在其结构和运动方式上表现出来的秩序和规律。,相关性,有序性,系统是由相互关联、相互作用的要素或子系统组成的有机整体，不仅在系统内部相互依赖、相互制约，而且同外部环境也具有一定的联系和制约作用。,系统的特性,适应性,是指系统在外界环境的变动和内部结构不断变化的情况下，保持正常稳定运转，从而使原定目标不至于受到干扰和破坏的特性。即整个系统总是趋于某一个稳定状态。,目的性,系统在一定环境下都具有一定的目的，为了达到特定目的，系统都具有特定的功能。系统通常都是多目的性的，一个目的又可以用一个或多个目标来表示，当所有目标都满足要求时，系统即实现了既定目的。,系统方法的基本原则,对系统提出要求； 根据要求设计系统； 把系统内的所有要素与系统结合起来； 关注系统中的相互关联的子系统或过程； 优化系统的结构； 对系统进行评价和改进； 追求系统的整体最大功效，而不仅仅是追求其中某一子体系、某要素的最大功效； 使系统开放，不断接收外界的信息和资源，保持系统的持续运行； 充分利用控制论、信息论的方法使系统满足目标的要求。,戴明模式的运用,系统就是一组互相依赖的组成部分，通过共同的运作以达到该系统的目标，一个成功的系统必须设定共同的系统目标，同时还包括实现这个目标的方法和过程。 戴明模式的核心内容就是依据系统管理的原理，为组织建立一个动态循环的过程框架，以持续改进的思想指导企业以系统方法实现系统的目标。 采用系统方法对所有相互关联的因素加以识别、控制和改进，将有助于企业提高实现目标的有效性和效率，能对其过程能力、产品质量和风险控制树立信心，为持续改进提供基础。,系统方法的运用,(Q)HSE管理体系整合首先按“系统方法”对各项标准要素整合，然后按照标准的要求去建立和实施管理体系，这就是(Q)HSE管理体系整合最根本、最有效的方法。 各标准要素整合一般以ISO9001标准为主线，综合考虑EMS、OHSMS等其它标准的要求，依据“过程方法”建立和控制相关的过程。 按照“共性兼容，个性互补”的方式，进行有机的整合，保证对质量、健康、安全、环境的所有个性要素得到控制。 在共性要素中是采用了“就高不就低”的方式来整合各体系的要求，这样势必部分要求比原有的标准要求有所提高，无形中可能会增加一些建立管理体系的难度。,各标准要素整合对照,采用过程方法进行文件开发,过程方法鼓励组织要对其所有的过程有一个清晰的理解。为使体系有效运行，必须识别和管理许多相互关联和相互作用的过程。通常，一个过程的输出将直接成为下一个过程的输入，过程应是增值的，不增值的过程是无意义的或非预期的。过程包含一个或多个将输入转化为输出的活动，通常一个过程的输出直接成为下一个过程的输人，但有时多个过程之间形成比较复杂的过程网络。 在应用过程方法时，必须对每个过程，特别是关键过程的要素进行识别和管理。这些要素包括输入、输出、活动、资源、管理和支持性过程。PDCA循环适用于所有过程，每一个过程都可通过PDCA循环实现过程的持续改进。 过程方法的目的是获得持续改进的动态循环，并使组织的总体业绩得到显著的提高。过程方法是通过识别组织内的关键过程，并加以实施和管理，并不断进行改进，达到使顾客、社会和员工满意。,相关概念,一组将输入转化为输出的相互关联或相互作用的活动。 注1：一个过程的输入通常是其他过程的输出。 注2：组织为了增值通常对过程进行策划并使其在受控条件下运行。 注3：对形成产品是否合格不易或不能经济的进行验证的过程，通常称之为“特殊过程”。,过程 (process),系统的识别和管理组织所应用的过程，特别是这些过程之间的相互作用，称为“过程 方法”,相关概念,程序（procedure),为进行某项活动或过程所规定的途径。 注1：程序可以形成文件，也可以不形成文件。 注2：当程序形成文件时，通常称为“书面程序”或“形成文件的程序”。含有程序的文件可称为“程序文件”。,过程方法,过 程 “一组相互关联或相互作用的活动”,“为进行某项活动或过程所规定的途径”可形成文件，也可以不形成文件,程 序,输 出,（过程的结果）,产 品,输 入,（包括资源）,监视和测量的机会 （在过程之前、中、后）,过程的有效性 取得预期结果的能力（ISO9000:2000的关注焦点）,过程的效率 取得的结果与所用资源之比（ISO9000:2000的关注焦点）,过程示意图,在企业内实施过程方法的必要性,1、是ISO9000:2000版标准的要求，是管理与世界接轨的要求。 2、是避免文件与实际工作两张皮的一种有效手段。 3、是企业内有效的进行管理过程优化的基础。在没有进行过程识别的基础上建立管理体系，每个管理过程和它们之间的相互关系是不明确的，往往难以找到进行管理优化的着手点。在这样的情况下进行优化通常比较盲目。 4、是提高管理效率的一种好的方法。 5、是进一步提高管理水平的基础。,管理过程识别方法介绍,管理过程包括的要素（管理过程识别要做的工作）：,1,2,3,4,5,工作程序,过程的输入，包括：人力资源、物力资源、程序得以运行的规则（或规定）。,过程的输出，即过程策划的结果。,监视或测量的方法。,与其他过程的关系。,程序文件和作业文件开发,例：某企业的外部招聘程序 人事部经理根据需求向总经理提出申请报告，并填写招聘申请表。 总经理审核通过后，由人事部经理安排登报宣传，并附报名表。 人事部收集好报名人员的资料和简历后，进行筛选，将符合要求的形成名单。 将名单提供给用人部门，由用人部门安排笔试和操作考试，并将考试通过的人员名单报人事部经理，由人事部组织面试和心理测试，填报好考核记录，按人员录用程序录用。,过程的描述方法,文字叙述法,表格描述法,例 ：外部招聘程序 责任部门：人事部,图述法（一）外部招聘,提出申请报告,审 批,登报宣传,资料收集,初步筛选,笔试和考试,心理测试,填报考核记录,c:图述法（二）,例：外部招聘程序 责任部门：人事部,人事部经理,总经理,人事部经理,用人部门经理,人事部经理,录用程序,提出申请,填写招聘表,审核,批准,登报,报名表,收资料,简历,筛选、提供,名单,1,2,3,1,2,笔试,操作考试,考核记录,面试、心理测试,考核记录,图述法（二）,例：外部招聘程序 责任部门：人事部,系统方法与过程方法的关系,这两种方法研究的对象都与过程相关，都可采用PDCA循环方式； 两者均着重于关注顾客和相关方，并通过识别组织内的关键过程，以及随后对其展开的持续改进来增强顾客和相关方满意； 目的都是为了促进过程和体系的改进以提高有效性和效率。,两者的联系在于,过程方法侧重于研究单个的过程，即过程的输入、输出、活动及所需的资源，以及该过程和其相关过程的关系； 系统方法侧重于研究若干个过程乃至过程网络组成的体系，以及体系运作如何有效地实现组织的目标。 显然，过程方法是管理的系统方法的基础，管理的系统方法是通过各个过程的有效运行从而将所有相关的过程构成一个有效的体系。,两者的区别在于,编写管理体系文件的原则,写你应做的，做你所写的，记你所做的。 即：标准要求的要写到，文件写到的要做到，做到的要有效、要有证据。,组织应对其HSE管理体系中采用的全部要素、要求和规定，系统条理地制订各项方针和程序； 所有文件应按统一规定的方法编辑成册； 各层次文件应做到接口明确、结构合理、协调有序； 各层次文件应涉及HSE管理体系一个逻辑上独立的部分。,编写体系文件的基本要求,系统性,体系文件的所有规定应与组织的其他管理规定相协调； 体系文件之间应相互协调； 体系文件应与有关技术标准、规范相互协调；,法规性,体系文件应在总体上遵循HSE管理体系规范，以及国家或上级有关法规要求； 文件一旦批准实施，就必须认真执行； 文件修改只能按规定的程序进行。,协调性,体系文件作为客观证据（适用性证据和有效性证据）向管理者、向相关方、向第三方审核机构证实本组织HSE管理体系的运行情况； 对于审核来讲，HSE管理体系文件可作为下列方面的客观证据；,编写体系文件的基本要求,见证性,过程、环境因素、危险因素已被识别； 有关活动的程序已被确定并得到批准； 有关活动处于全面的监督检查之中； 程序处于更改控制之中 对一个组织，其HSE体系文件是唯一的； 通过清楚、准确、全面、简单扼要的表达方式，实现唯一的理解； 决不允许针对同一事项的相互矛盾的不同文件同时使用；,编写体系文件的基本要求,唯一性,体系文件应根据组织规模、生产活动的具体性质采取不同的形式； 任何体系文件都应依据标准的要求和组织的实际； 体系文件的详略程度应与人员的素质、技能和培训等因素相适应； 所有文件规定都应在实际工作中能得到有效的贯彻。,编写体系文件的基本要求,适用性,体系文件编写的方式,先编写程序文件，再开始手册和基础性文件的编写，实质是从分析活动，确定活动程序开始，有利于标准的要求与组织实际紧密结合，也可缩短文件编写时间。,（1）自上而下依次展开方式,按方针目标、管理手册、程序文件、作业文件的顺序编写，这有利于上一层次文件与下一层次文件的衔接，但对文件编写人员的素质要求较高，文件编写所需时间较长，且必然伴随着反复修改。,（2）自下而上的编写方式,按基础文件、程序文件、管理手册的顺序编写年，这适用于原管理基础较好的组织，但如无总体设计方案指导易出现混乱。,（3）从程序文件开始，向两边扩展的编写方式,管理手册编写要求,手册是政策性文件，应写清楚承诺、方针和目标； 手册应强调宣传性，便于公众接受，不侧重于操作性； 手册力求简明，把主要控制环节描述清楚即可，不必写得太冗长。,编制（Q)HSE管理手册的目的,描述的组织的承诺、方针目标、程序和要求，展示组织管理体系重点解决的问题； 向组织各级管理者展示组织管理的总框架； 明确各部门的职责与相互关系； 管理体系情况改变时，保证体系及要求的连续性； 向各级管理人员提供查询所需文件与记录的途径； 为审核管理体系提供文件依据； 提供改进的常规控制，促进管理活动； 对外介绍管理体系； 证明自身的管理体系符合合同中的相关规定。,资料的收集与分析,需要收集的主要资料,组织机构现状； 各部门职责和权限现状(各部门确认的)； 各部门需要解决的工作接口问题和其他问题； 现有各种管理制度和作业程序以及各有关部门的执行情况的说明； 现有的各种技术标准、规范以及各部门执行情况的说明。,1,2,资料分析,评价现有机构及职能是否完善，列出需完善的职能清单； 评价工作接口现状，列出需研究、了解、解决的工作接口问题的清单； 评价现有管理文件和作业文件的有效性，提出需增加、调整或作废的文件方案。,落实手册编写的工作组织,最高领导层有效介入，以便解决重大问题及跨部门的问题； 各部门领导应参加手册的讨论和审查，以便了解对本职工作的要求； 应有一个熟悉标准、熟悉组织实际、责任心强，文笔好的统稿人。,（1）内封面：组织名称、标题、编号、版次、控制号； （2）批准页：声明手册是HSE管理体系的纲领性和证实性是全体员工必须遵守的法则，是最高管理者批准发布实施的命令，含最高管理者签字，批准发布日期和实施日期。 （3）范围：应清楚表明手册和体系文件的适用范围和领域。包括组织的行政范围、地理范围和应用领域； （4）目录：应列出手册各章、节的题目和页码，包括章、节、主要附录等； （5）组织概况：至少应涉及单位的名称、地址及通讯方法。也可包括如生产经营、地理位置、主要背景、历史和规模等。,管理手册的结构与内容,（6）手册说明：涉及手册本身的信息应包括： 现在发布或有效版本的编号，发布日期或有效期及相应内容； 简述手册确认和保持，明确内容的审核人和审核周期，更改和批准手册的授权人，可包括换版的审定方法； 简述标识、分发和控制程序，是内部使用，还是可以对外，是否含有机密内容； 负责手册实施人员的批准签字； （7）术语和定义：手册应尽量使用公用术语和定义，但需要时可根据本组织实际规定不同含义的词，或对特定术语规定特定含义,管理手册的结构与内容,（8）方针和目标：明确提出组织的方针目标，明确方针目标的策划、提出、评价、发布、分解实施与考核评审； （9）组织机构、职责和权限：明确本组织内部机构设置(可给出组织机构图)、各职能部门职责权限(可给出职责分配图)、隶属工作关系； （10）体系要素描述：是对HSE管理体系七大要素和涉及的形成文件的HSE管理体系管理程序的简要描述，包括程序的适用范围和内容，该程序的主管部门及相关部门的职责与任务，对该程序的控制及要求等；同时为程序文件提供了查询途径，即要附上相关程序文件编号和名称。 （11）支持性资料附录：该附录可含有支持手册的资料(包括程序文件一览表、作业文件一览表、记录一览表和手册更改记录表、HSE管理方案清单、重要危害与环境因素清单、在用法律法规标准目录等)。,管理手册的结构与内容,手册的批准、发布和控制,1,2,手册发布前，手册编写责任人应对手册的风格、内容、格式、职责与接口进行审查；各部门领导会签，以确认手册中规定的职责和权限、接口方式和活动原则；由最高管理者对其进行最终的审查，以保证清晰、准确、适用和结构合理。也可请预定使用者对手册的可行性进行评定和评论，然后批准发行。,经批准的手册内容发放的办法应保证所有使用者都能适当使用，按序列号为接受者提供文本能保证合理发放和控制，管理部门应保证组织每个使用者都熟悉手册中与其有关的内容。,程序文件的作用和要求,程序文件是对那些产生健康、安全与环境影响的活动进行策划和管理所用的基本文件，是管理手册的支持性文件。,1,2,每一个程序文件都应包含HSE管理体系中的一个逻辑上独立的内容，可能是标准的一个要素，或要素中的一个部分，或是几个要素相关要求的一组活动等。程序文件的数量、内容、格式和外观由组织自行确定，程序文件一般不应涉及纯技术性细节。,程序文件的有效实施才能体现HSE管理体系的功能，因此，程序文件的内容和要求要密切结合实际情况。程序文件展开的深度和广度，取决于组织任务的复杂性，采用的工作方法、活动内容和对执行活动人员的水平、能力、技术与培训所达到的程度。,3,程序文件实质是组织管理中科学的管理制度，是法规性文件，要强制执行，因此程序文件应有可操作性和可检查性。,4,5 W 1 H原则,What,做什么,Who,Where,When,Why,How,谁做，谁检查评价,在哪里做,为什么做,什么时候做,怎么做，依据什么，用什么方法,程序文件编写前的准备,现行文件的收集与分析；,收集组织现行的各种组织标准、制度和规定等文件，其中很多具有“程序”性质，但也都有其不足之处，应该以HSE管理体系有效运行为前提，以程序文件的要求为尺度，对这些文件进行一次清理和分析，摘其有用、删除无关，按程序文件内容及格式要求进行改写。,职能完善和职责、权限的确定；,落实程序文件编写的工作组织；,编制程序文件明细表。,编制程序文件明细表,一个组织程序文件的多少，每个程序的详略、篇幅和内容都没有定论，但在能够控制的前提下，程序文件个数和每一个程序的篇幅越少越好； 每一个程序之间，要有必要的衔接，但要避免相同的内容在不同的程序之间有较大的重复。根据组织的HSE管理体系总体设计方案，按体系要素逐级展开，制定程序文件明细表，明确程序主管部门及相关部门的职责。 对照已有的各种文件，确定需新编、改造和完善的程序文件，制定计划逐步完成。,本部门领导组织在本部门内部的审核修改； 征求程序中所涉及部门的意见； 编写工作的组织部门(体系办公室)审核修改； 高层领导统一审核修改； 各部门领导和专家对每一个文件进行讨论修改； 上述过程是一个需多次反复的过程。,明确程序文件草稿的审核修改程序,程序文件内容和格式,（1）目的和适用范围：一般简单说明开展这项活动的目的和所涉及的范围。推荐使用如下引导语： 为了制定本程序。 本程序规定了。 本程序适用于。 （2）术语：指本程序中涉及到的并需说明的术语和名词。 （3）职责：指明实施程序文件的主管部门及相关部门的职责权限、接口及相互关系。,文件编号和标题：程序文件应统一编号，以便于识别。标题应明确说明开展的活动及其特点。,（4）程序内容：列出开展此项活动的步骤，保持合理的编写顺序，明确输入、转换和输出的内容；明确各项活动的接口关系、职责、协调措施；明确每个过程中各项因素由谁干，什么时间干，什么场合(地点)干、干什么、怎么干、如何控制，及所要达到的要求，需形成记录和报告的内容；出现例外情况的处理措施等，必要时辅以流程图。 （5）相关程序、文件和记录：指出需引用的或与本程序相关的程序、文件和记录。 报告和记录格式：确定使用该程序时所产生的记录和报告的格式，记录的保存部门和期限，写明记录的编号和名称。 程序文件应得到本活动相关部门负责人同意和接受，以及相关方对接口关系的认可，经过审批、实施。 建议的格式：1 目的 2 范围 3 职责 4 程序 5 相关文件 6 记录,程序文件内容和格式,程序文件的批准、发布和控制,（2）经批准的程序文件的发放办法应保证所有使用者都能适当使用，按序号为接受者提供文本能保证合理发放和控制，管理部门应保证组织内每一个使用者都熟悉程序文件中与其有关的内容；,（1）程序文件发布前,统稿人应对程序文件的风格、内容、格式、职责与接口进行审查； 各部门领导会签以确认程序文件中的职责、权限、接口方式和活动原则； 由最高管理者进行最终审查、批准发行； 在所有文件中标出批准的识别标记，加盖“受控文件”标识。,编制作业文件明细表,根据管理体系总体设计方案，按体系要素逐级展开，以及程序文件的制定，制定作业文件明细表，明确部门的职责，对照已有的各种文件，确定需新编、改造和完善的管理作业文件，制定计划在程序文件编制时或编制后逐步完成。由于各组织的规模、机构设置和生产实际不尽相同，则运行控制程序的多少、内容也不相同，即使程序相同，但由于其详略程度不同，其作业文件的多少也不尽相同。,作业文件内容和格式,文件编号和标题：编号可以根据活动的层次进行编排，同一层次的作业文件应统一编号，以便于识别。标题应明确说明开展的活动及其特点；,报告和记录格式：确定执行该作业文件时应产生的报告和记录格式，记录的保存部门和期限，写明表格的编号和名称。 作业文件必须操作性强，并得到本活动相关部门负责人的同意和接受以及有关部门对接口关系的认可，经过审批、实施。,感谢您的聆听,汇报人：,部门：,