采购管理制度.pdf

制度名称：采 购 管 理 制 度文件编号RP/SOP-15 版本 /修订B/4 生效日期2008 年 8 月 21 日制定审核批准日期日期日期修改记录修改日期修改条款修改状态修改内容修改人 / 日期审批人 / 日期2006 年 4 月 30日第 12 条修改见制度刘和平 2006 年 4 月 30日2006 年 4 月 30日第 35 条第 3 款增加见制度刘和平 2006 年 5 月 9 日2007 年 5 月 23日第 24 条第增加见制度刘和平 2007 年 5 月 23日2008 年 8 月 20日第 8 条第 10 条第 26条和审批权限划分表修改见制度刘和平 2008 年 8 月 20日发 放范 围总经理室行政人事部营销部财务部品管部制造中心研发中心物流部各车间、科室制度名称：采 购 管 理 制 度文件编号RP/SOP-15 版本/修订B/4 生效日期2008 年 8 月 21 日页次第 1 页共 8 页第一节总则第1条 为规范采购作业，在确保采购物资符合规定要求的前提下，不断降低采购成本，特制定本管理制度。第2条 公司所有采购物料应在公司确定的合格供应商（外协厂）名单中进行选择采购，一般零星物料采购也应在相对固定的采购地点实施采购为原则。第3条 采购应按适地、适价、适质、适时和适量的原则执行。第二节适用范围第4条 本制度适用于公司所有生产用原辅材料、工模夹具用料、外购（协）件、低值易耗品、设备、各种配（备）件、计量器具（仪器）、办公用品及劳保用品、后勤物资等的采购。第三节职责第5条 物流部采购科负责接收其它部门的物资采购信息并实施采购；负责供应商（外协厂）的选择与管理；负责对生产用原（辅）料、外购（协）件采购计划编制；负责对采购进度进行控制；负责办理物资入库手续；负责公司内部与供应商（外协厂）的信息沟通。第6条 行政人事部负责办公用品、设备、名片、工作服、后勤物资、招待用品、报刊杂志等采购计划的编制，并送采购科实施采购。第7条 新品车间负责新产品用料、工模夹具用料及其自用备（配）件的采购计划编制，经批准后交物流部实施采购。第8条 设备动力科负责接收各使用车间设备动力的采购申请，并编制设备动力及其自用备（配）件的采购计划，经总经理批准后交采购科实施采购。第9条 计量管理员负责接收各种计量器具（仪器）的采购申请，并编制计量器具（仪器）及其备（配）件的采购计划，经批准后交采购科实施采购。第10条生产用低值易耗品、 刀具、辅助材料及其它本单位 / 部门所使用的其它物资， 由各单位/ 部门提出物资采购申请单经相关领导批准后交采购料科实施采购。第11条 各仓库负责安全库存量的保证， 对未达到安全库存量的物资要及时提出并以书面形式通知采购科实施采购。第12条 品管部负责对采购科采购物料的检验，并报告/反馈检验结果以及处理意见。第13条 采购中须外出时由采购科科长一人负责，遇专业的采购项目应由相关部门专业人员陪同采购员一起采购，按出差管理制度办理，无关人员不得借机外出。第14条 财务部根据采购合同或采购订单、物资入库手续（单据）进行付款。制度名称：采 购 管 理 制 度文件编号RP/SOP-15 版本/修订B/4 生效日期2008 年 8 月 21 日页次第 2 页共 8 页第四节申购第15条 申购审批权限的划分（见附页）第16条 物资采购申请单的填写、传递。1、申购人员须严格执行定额基准、用料预算，在参考库存情况后填写物资采购申请单 ，并注明品名、规格、数量、需求日期及注意事项或附样品等，按上表审批权限及有关规定报批；2、紧急请购时，由申购部门在物资采购申请单上写明原因，并在备注栏注明“紧急采购”字样。3、采购科计划统计员在收到物资采购申请单时，应检查是否已经批准，如未经批准，有权拒绝受理；4、 物资采购申请单一式三联，经审批（按“物资采购审批权限划分表”执行）完后，第一联自存，第二、三联交采购计划编制人员，计划编制人员作好采购计划后，第二联自存，第三联交采购员执行采购。第17条 对于分批交货的采购申请，采购员应在物资采购申请单备注栏中注明。第18条 申购的撤销1、申购的撤销应由原申购部门申购人员通知采购科计划统计员。2、在申购还未开始执行时， 应在物资采购申请单 第二、三联用红色“撤销” 字样注明撤销原因。 然后将本部门第一联同样用红色“撤销”字样注明撤销原因，本次申购即撤销。3、在申购正在执行时或已执行时，采购科计划统计员应与采购人员进行联系，采购人员未进行采购时，按第2 点办理。采购人员已进行采购时，让采购人员与供应商（外协厂）进行联系、沟通，可取消的按上述第第2 点办理；不可取消的通知原申购单位，采购后的物资由申购单位进行协商处理。第五节采购计划的编制第19条 采购计划的编制：1、采购信息收集：生产计划、 库存物资报表、各车间 / 部门采购申请单；2、编制采购计划：计划编制人员根据以上采购信息，按照采购需求时间以及物资的使用时间编制。3、采购计划编制人员将编制好的物资采购（外协加工） 计划单经批准（按“物资采购审批权限划分表”执行）后，发放给采购员实施采购。第六节采购合同 / 订单第20条 为了公司采购的物资在数量、价格、质量、交期、交货方式等方面得到有效控制，维护公司的经济利益不受损失， 公司应与提供物资的供应商签订 采购合同 / 订单 。第21条 采购合同 / 订单应载明但不限于以下内容：1、产品的规格型号； 2、数量、价格；制度名称：采 购 管 理 制 度文件编号RP/SOP-15 版本/修订B/4 生效日期2008 年 8 月 21 日页次第 3 页共 8 页3、产品的规格型号； 4、数量、价格；5、交期、交货方式（一次性、分批交付） ； 6 、技术、质量要求；7、包装要求； 8、验收、付款方式；9、运输方式； 10、违约责任；11、保密内容； 12、仲裁等。第22条 采购合同的签订：在公司经过考查或评估确认的合格供应商（外协厂），根据采购物资的要求，由采购员与供应商（外协厂）拟定采购合同内容，并将拟订好的采购合同交公司物流部部长、制造中心经理、副总经理、财务负责人、总经理审阅后，在无异议的条件下方可签订采购合同 。 （普通物资采购不限于此条规定）第七节采购实施程序第23条 生产用原（辅）料、外购（协）件采购程序1、采购申请及审批权限见第15 条；2、采购员在接到采购科计划统计员的采购（外加工）计划或采购任务时，根据合格供应商（外协厂）名单编制采购订单；3、采购员将采购订单编制好后交科长审核后交由供应商（外协厂）签字确认并回传，经供需双方签字确认后，采购员实施采购；4、采购订单供应商（外协厂）接收认可后，采购员应填写采购进度控制表对采购物资实施进度监控，若出现问题应及时处理；5、计划统计员对各采购员的采购工作应适时跟催；第24条 包装材料采购程序1、彩盒：11定牌彩盒 /插卡1000 只以下放 5%余量， 10003000只放 3%余量，3000只以上放 2%余量。在返工过程中出现的物料缺件， 由车间主任核实数量后，出具采购申请单至采购科进行采购。12常用中性彩盒最低采购量300-1000只，常用中性插卡最低采购量1000 只。2、塑盒不放余量，由加工户放余量，出货之后多余的全部退回。3、外箱不放余量；常用中性外箱一次采购量50只。4、说明书、商标41、常用中性说明书一次采购量1600 张/本；定牌说明书，订单数在1000 只以下放余量 5%，10003000只放 3%余量， 3000只以上放 2%余量。42、中性标贴最低采购量3000只；定牌标贴按订单数的10%放余量，标贴在800 只以下有返单时，可以订至2000 只。5、泡壳常用泡壳一次采购 1000只， 其余按订单数在 1000只以下放 5%余量， 10003000只放 3%余量， 3000只以上放 2%余量。6、气泡袋采购由车间填写物资采购申请单，经车间主任审核后进行采购。7、样品包装在送检后，确保在8 小时内确认，样品检验报告单需明确注明可否开制度名称：采 购 管 理 制 度文件编号RP/SOP-15 版本/修订B/4 生效日期2008 年 8 月 21 日页次第 4 页共 8 页模/批量生产。 8、供应商必须按订单数量送货和开送货单，多退少补，仓库，车间，供应商必须积极配合。9、菲林片的管理91、客户提供的菲林片，如需重做的，由广告公司负责设计完毕经业务员同客户确认后，广告公司制作菲林片，广告公司制作完毕交包装材料采购员，由包装材料采购员与供应商（外协厂）联系并登记发放。92、由广告公司制作的定牌菲林片，广告公司设计完毕经业务员同客户确认后，菲林片制作完毕广告公司交包装材料采购员，由包装材料采购员与供应商（外协厂）联系并登记发放。93、公司中性包装菲林片，广告公司设计完毕经营销部经理确认后，制作菲林片，制作完毕广告公司交包装材料采购员，由包装材料采购员与供应商（外协厂）联系并登记发放。第25条 工模夹具用料、新产品用料采购程序1、采购申请及审批权限见第15 条；2、新品车间根据产品开发及工模夹具用料情况，编制采购（外加工）计划，经批准（按“物资采购审批权限划分表”执行）后，发放给采购科实施采购。3、采购员根据采购计划及采购申请单的相关要求寻找相应供应商，一般应选择三家以上进行比较，选择性价比较好的供应商作为采购单位；4、对于申请部门 / 人提出的供应商，采购员可作为采购作业的参考对象；5、采购人员须参考市场行情及以往采购记录，对供应商进行询价、比价、议价以求得到性价比较好的物资，然后根据采购申请单中内容、要求实施采购；6、本条规定的采购物资，应由申购部门指派人员陪同采购；除非采购物资没有特别的要求，市场情况、质量情况、价格情况都很稳定，或属于重复采购，或在前次采购无问题时，可不用申购部门人员陪同采购，直接由采购员进行采购。第26条 设备的采购程序1、采购申请及审批权限见第15 条；制造部各车间根据生产任务提出设备采购申请表，交动力设备科科长审核，经总经理批准后，交采购科采购员实施采购作业（需要时设备工程师参与）。2、采购员在执行设备采购时，应寻找三家以上的供应商进行比较，选择性价比较好的一家作为采购单位实施采购；3、对于关键 / 高档/ 精密设备的采购，采购员与设备工程师应提供三家以上供应商作为评选单位，并对其进行前期的调查（必要时可对供应商进行实地考查，以全面了解其情况），调查的内容是：设备公司的基本状况、规模、产值、信誉、能力、管理和服务等信息， 由采购员与设备工程师对上述内容进行综合评估后，选择适合的供应商实施采购。4、设备到厂后由设备动力科科长组织对该设备的验收、安装、调试，并对其性能进行综合评价。参加人员由设备动力科科长组织品管部部长、研发部部长、设备使用单位负责人、设备操作人员及维修人员执行。具体内容参照设备动力制度名称：采 购 管 理 制 度文件编号RP/SOP-15 版本/修订B/4 生效日期2008 年 8 月 21 日页次第 5 页共 8 页管理制度中相关规定执行；第27条 计量器具（仪器）采购程序1、采购申请及审批权限见第15 条；2、各部门 / 车间/ 科室根据工作需求，编制计量器具（仪器）采购申请交品管部计量管理员，计量管理员编制计量器具（仪器） 采购计划经总经理批准后交采购员实施采购。3、采购员在采购有困难时，应要求计量管理员陪同采购。4、对于关键 / 精密计量仪器的采购，采购员与品管科计量员应提供三家以上供应商，并对其进行前期的调查（必要时可对供应商进行实地考查，以全面了解其情况） ，调查的内容是：计量器具（仪器）公司的基本状况、规模、信誉、能力和服务等信息，经采购员与计量管理员经上术内容进行综合评估后，选择适合的供应商实施采购。5、计量器具（仪器）采购进厂后，品管部计量管理员应对其进行验收，验收后应填写验收报告。并将验收报告交科长审核，品管部部长批准后办理入库手续。开据入库单，第一联自存，第二联交财务，第三联交供应商结帐使用。如不合格的计量器具由采购员负责办理退货手续，重新实施采购。第28条 办公设备 / 用品、招待用品、名片、书报、工作服、后勤物资的采购1、办公设备 / 用品、招待用品、名片、书报的采购，行政人事部行政文员根据各部门/ 车间/ 科室经批准的采购申请单编制采购计划 ，编制好后交采购科安排实施采购。凡采购回的物品（但不限于）必须经过购入的验收、入帐和发放登记的程序，以便办公费用的统计和预决算。工作服的采购，行政人事部应根据公司的统一安排，对各部门/ 车间/ 科室的人数进行统计，明确各种工作服的型号、数量和颜色，并编制一份工作服采购计划交总经理审批。经审批通过后，在一周内落实工作服的制作单位和款（样）式，同时与工作服制作单位签订工作服加工协议，方可实施采购作业。工作服的验收应严格按工作服加工协议、 工作服采购计划的内容实施验收，验收合格后方可入库、发放。2、后勤物资的采购，由行政人事部提出采购申请，经批准（按“物资采购审批权限划分表”执行）后，编制采购计划交采购科采购员实施采购。第29条 其它不固定物资或零星物资的采购程序1、由采购申请人 / 部门提出采购申请经批准（按“物资采购审批权限划分表”执行）后交采购科采购员实施采购。2、不固定采购物资或零星采购物资进行采购时，采购人员须参考市场行情及以往采购记录，选择至少三家以上的供应商进行询价、比价、议价以求得到性价比较高的物资，然后根据采购申请单中内容实施采购。第30条 采购过程中出现异常按第八节规定进行处理。第31条 采购进厂后按第九节规定办理入库手续。第32条 凡注有“紧急采购”字样的采购申请单，采购人员及检验人员应优先进行。制度名称：采 购 管 理 制 度文件编号RP/SOP-15 版本/修订B/4 生效日期2008 年 8 月 21 日页次第 6 页共 8 页第33条 采购人员须加强采购合同的管理，在合同签订时， 各项条款均应清楚明了， 以避免采购风险，给公司降低经济损失。第34条 采购员每日应跟踪“紧急采购”物品的执行完成情况；第35条 采购科应加强对供应商、外协厂的档案/ 资料管理，并根据供应商（外协厂）管理制度定期对供应商（外协厂）进行业绩评定。第八节采购异常处理第36条 由于供应商（外协厂）原因、质量原因、运输原因、货源原因等影响不能按采购计划/ 订单日期进行交货的异常称为采购异常。1、在上述采购异常出现的情况下，采购员应及时填写 工作联系单，将异常情况详细说明后，复印两份，一份交科长、一份交申购部门。2、采购科科长在接到异常工作联系单时，应立即组织申购部门及采购员共同商讨对策。3、当发生采购异常时，采购员未按规定填写并传递工作联系单而导致停工待料一个工作日者作扣除当月绩效考核分数2 分处理，停工待料每超出一个工作日者加扣 1 分。第九节物资入库第37条 采购人员将所需物料采购到公司时，凡需要检验的， 应将采购物资放在待检区， 通知仓管员核对数量、 单据是否正确齐全。 如不需要检验的物资直接交给相应仓库办理入库手续。第38条 仓管员在核对有异议时应立即通知采购员，采购员负责与供应商 （外协厂） 进行联络处理。采购员核对无异议的物料，应填写申检单通知进货检验员实施检验。第39条 进货检验员在接到申检单时，应在1 个工作日内检验完毕，紧急件应优先实施检验。进货检验员在检验的同时必须填写进货检验报告，并将检验结果通知仓管员，仓管员根据检验结果进行物料处理。检验合格的则办理入库手续，检验不合格的按不合格品处理流程执行。采购人员在办妥物料的入库手续后，将发票、 入库单核对无误后，交财务部执行有关做账和付款手续。第十节物资退货与投诉第40条 检验员在检验不合格后，应详细在进货检验报告上加以说明。并对不合格的物料加以标识，标识牌应放在物料的明显位置。第41条 检验员将进货检验报告 提交进货检验领班审核， 由品管部部长安排质量工程师进行处理。同时将进货检验报告 交仓管员一份， 仓管员应根据 进货检验报告的结果，立即将不合格物料与其它合格品进行隔离。若质量工程师（QE ）根据不合格情况可直接处理， 并将处理结果交进货检验领班审核、品管部部长批准后直接按处理意见执行；若质量工程师、进货检验领班、品管部部长不能直接做处理决定制度名称：采 购 管 理 制 度文件编号RP/SOP-15 版本/修订B/4 生效日期2008 年 8 月 21 日页次第 7 页共 8 页的，应组织“ MRB评审小组”会议对不合格品进行评审（MRB评审小组成员由品管部部长、物流部部长、采购科科长、制造部部长、研发部部长及质量工程师组成）。第42条 MRB的最终处理意见应明确处理结果（退货、100% 选用、让步接收、返工 / 返修、报废） ，若 MRB 的处理意见为“退货、 100% 选用、让步接收”其中之一，品管部质量工程师都应填写不合格纠正与预防措施报告给采购科，并要求采购科将不合格纠正与预防措施报告发至供应商（外协厂），限期供应商（外协厂）在整改后将不合格纠正与预防措施报告回复至品管部质量工程师确认。第43条 处理决定为“退货”的，采购员在接到品管部交来不合格纠正与预防措施报告时，应要求供应商（外协厂）在3 个工作日内处理完毕，否则我公司将自行进行处理，后果由供应商（外协厂）承担。第44条 处理决定为“ 100% 选用、让步接收”的，仓管员在接到品管部交来不合格纠正与预防措施报告时，可直接办理入库手续。同时，必须在该批物料的每一包装箱/袋上按 MRB 的结果予以标识（以便发放到生产时的监控与跟踪），方可发放使用。第45条 对于“100% 选用、让步接收”的物料，制造部各车间在使用时，应将不合格的物料挑选出来。同时填写供应商（外协厂）物料挑选报告交至采购科，采购科根据供应商（外协厂） 物料挑选报告 予以核对， 无误后交财务部与供应商 （外协厂）结算挑选工时费（可在采购货款中扣除） 。第46条 采购科将不合格纠正与预防措施报告发至供应商（外协厂）时，应要求在48个小时内提出纠正与预防措施，并回复（采购员负责监督）。采购员在接到后，复印一份留底，原件交给品管部确认“纠正与预防措施”是否有效。无效者继续要求整改，并将整改次数、投诉事宜等列入供应商（外协厂）的评级依据之一。第 47条 检验员应在供应商（外协厂）的进货检验台账中记录处理决定，以便监督其改进情况，到下批供货时可加严检验，确保进货质量。第十一节附则第47条 本制度的归口管理与解释权由制造中心负责。第48条 其它各部门应根据实施效果，提出修订建议。第49条 本制度经总经理批准（修改时亦同）后生效执行。相关文件：1、 供应商（外协厂）管理制度6、 入库单2、 物料仓库管理制度7、 采购订单3、 设备动力管理制度8、 不合格评审与纠正预防措施报告4、 物资采购申请单9、 工作联系单5、 采购汇总登记表10、 不合格品处理流程制度名称：采 购 管 理 制 度文件编号RP/SOP-15 版本/修订B/4 生效日期2008 年 8 月 21 日页次第 8 页共 8 页附：物资采购审批权限的划分表物资类别申购部门金额提出确认审核批准备注生产用原（辅）料、外购（协）件采购科50 万以下计划统计员、仓库统计员部长副总经理总经理50 万（含）以上计划统计员、仓库统计员部长副总经理总经理董事长设备及配（备）件使用部门主任 /科长部长副总经理总经理生产用低值易耗品使用部门1000 元以下主任 /科长部长副总经理刀具、工模、夹具用料、及备（配）件新品车间科长部长副总经理新产品用料及备（配）件新品车间1000 元以下科长部长副总经理计量器具（仪器）及配（备）件使用部门计量 /实验员科长部长总经理办公用品、工作服、招待用品、书报、后勤物资、消防器材行政人事部1000 元以下行政科长行政文员行政人事部经理仓库物料低于库存安全量各仓库统计员填写“缺件单”，经审批后，采购科安排实施采购。说明：1、此表按单次、单批的采购金额执行；2、在一个月内，同一品种两批次及以上采购的，由总经理批准；3、若采购审批职位空缺时，应直接报上一级进行审批；4、单次采购金额在 100 元（含）以内的，由科长 /部长审批；5、紧急采购时若批准人不在公司，可先电话请示实施采购，但事后必须补办手续。