会议流程规范.pdf

会议流程规范一、适用范围1、凡本公司组织的各类综合性和业务性会议、销售会议、产品发布会、研讨会、专业会议、奖励会议、培训会议（以下简称会议）等，均适用本流程规范。2、综合性会议由行政部负责，业务性会议由对口业务部门负责，其他部门配合。原则上“谁主办、谁负责”，特殊情况由领导统一协调安排。二、会前工作规范1、召开准备会议。组织会务人员，明确工作职责。主办部门负责制订详细的会议工作方案。2、发出会议通知。包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。3、印制会议日程。编排好会议程序，制定注意事项。4、会务筹备。酒店：根据会议类型确定酒店。会场：主会场及分会场的选择预定，设计、布置方案。印刷制作：会议日程、宣传资料（单页、海报、手册）、会议凭证、横幅、引导牌、席签、出席证、列席证、工作证、请柬等。设备：投影仪、 X支架、易拉宝、背景板、展架、充气模型、舞台灯光、同声传译、摄影器、录音器、显示器、乐器、互联网等设备。车队：按实际情况进行用车安排等。用品：笔记本电脑、签字笔、资料袋、笔记本、曲别针、订书机、水果、矿泉水等。礼品：根据要求制定。餐厅住宿：根据要求协调餐厅菜品、口味、宴会等（附菜单）。合理安排男女住宿。5、会场布置。悬挂标语横幅、张贴指示牌等。设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席，摆放席签、话筒，并保证音响效果。确定会议桌摆放形式，明确划分会场区域，并使与会者明确。保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。迎宾区入口处有醒目的引导牌签到区设置在会场路口处，要求干净、整洁，最好有台布。咨询处桌子正上方悬挂印有“咨询区”的展示牌6、食宿安排。综合性会议由行政部门负责，业务性会议由行政部门或主办部门负责。7、会前协调。综合性会议由行政部门负责安排。各类业务会议由主办部门负责安排，其他科室协助配合。主办部门在会议前检查、协调、落实好会务筹备工作。三、会中工作规范按照会议流程规范分工责任要求，各相关部门做好以下工作：1、会前准备。准备好会议所需要的会议资料，会议用品。2、会前检查。会务人员提前1 小时到达会场，反复检查会场条幅、灯光、音响、投影仪、展板、茶饮等。3、会议招待。会议报到、发放会议资料、食宿安排、车辆使用等接待工作。4、机场、车站接站。专人负责机场，车站的接站服务。5、安排就座。按预定方案组织与会人员由前向后依次就座。6、核实人员。落实主席台领导、发言人是否到齐。7、维持会场秩序。会议开始前5 分钟，与会人员入座就绪，无关人员离开会场。8、会议记录。9、组织照相。四、会后工作规范主办部门要做好以下工作：1、检查会场，带回剩余材料、席卡。整理出席签到情况。2、提前安排车辆。会议根据与会人员离会时间。3、信息整理。会议记录、领导讲话、代表发言、摄影图片等资料的汇总、整理。4、文件的清退、收集、归档。5、宣传报道。向行政部门、相关部门报送与会议精神有关的信息和新闻图片，向各级媒体进行投稿6、会议相关费用的结算工作。五、会议流程制定主办部门协助部门备注协调配合会议报到、发放会议资料、食宿安排、车辆使用等接待工作。参会领导接站。落实主席台领导、发言人 是 否 到齐。会议流程责任分工表会前会前会议组织会后工作向领导汇报，检查车辆文件会议召开召开准备会需要协发出会议通会印食宿安排完成主印刷会议日酒设车用礼餐会务筹备会场布置会前协调接站安排核实维持会议协调会议名称主办部门主持人会议时间会议地点事项内容责任人事项内容责任人会议通知会场布置1桌椅摆放2鲜花布置邀请出席领导会标横幅1会标内容2制作、悬挂邀请、接待新闻媒体座位安排1座次表2桌签会议议程礼仪服务1. 人员选定2. 分工安排会议材料1起草音响设备1背景音乐2审阅2话筒3印刷、装袋、分发3投影仪用餐安排1时间、地点摄影1器材准备2座次安排表3用餐标准2视频、照片整理4酒水等住宿安排1预定、安排、结算会议记录2住宿安排表车辆安排1. 安排接待车辆、司机会议签到2参会车辆停放茶水1茶具准备其他注：此表仅供参考，各部门可依据具体情况进行相应增减。