办公用品管理规定.pdf

办公用品管理标准1、目的规范公司办公用品的申购、入库、保管、发放、使用、维修报废、盘存和交接程序，使之管理有序，责任明确，节俭节约，避免浪费。2、适用范围公司所有部门办公用品的管理。3、职责与权限31办公室为公司各类办公用品的归口管理部门，负责全厂办公用品的采购、保管、发放、维修与报废等工作。32 各部门统计员负责本部门办公用品的领用及保管，各部门中层正职领导对本部门的办公用品使用情况进行监督和管理。4 、 办 公 用 品 的 分 类为 便 于 管 理 ，我 们 在 办 公 室 物 资 领 用 申 请 表 （ 以下 简 称 申 请 表 ） 中 将 办 公 用 品 的 申 请 划 分 为 四 个 区 域分 别 是 ： 以 旧 换 新 区 、 办 公 消 耗 区 、 卫 生 用 具 及 特 殊用 品 区 。 以 旧 换 新 区 主 要 包 括 ： 笔 筒 、 直 尺 、 计 算 器 、文 件 夹 、 剪 刀 、 中 性 笔 芯 、 圆 珠 笔 芯 、 订 书 机 、 小 刀 、文 件 框 等 。 办 公 消 耗 区 主 要 包 括 ： 回 形 针 、 铅 笔 、 壁纸 刀 、 夹 子 、 便 签 本 、 稿 纸 、 大 书 钉 、 小 书 钉 、 复 写纸 等 。 卫 生 用 具 区 包 括 ： 大 扫 把 、 小 扫 把 、 拖 把 、 玻璃 擦 等 。 特 殊 用 品 区 是 指 在 申 请 表 中 未 列 出 ， 但是 各 别 车 间 有 需 求 的 办 公 用 品 。5 、 办 公 用 品 的 申 请5.1 为 统 一 管 理 ， 规 定 每 月 的 27 号 -30 号 由 各 车 间 、部 室 统 计 员 根 据 所 在 部 门 需 求 ， 按 要 求 填 写 公 办 室物 资 领 用 申 请 表 ，经 所 在 部 门 负 责 人 、分 管 副 总 签 字后 交 由 办 公 室 行 政 主 管 。 申 请 表 中 的 物 品 申 请 区 中不 得 出 现 手 写 字 样 ， 否 则 不 予 发 放 。 在 以 旧 换 新 时 ，需 将 以 旧 物 品 交 由 行 政 主 管 检 查 ， 经 检 查 核 对 无 误 后再 接 收 。 所 提 物 品 数 量 不 得 高 于 每 月 申 请 办 公 用 品 数量 的 平 均 数 。 如 有 特 殊 需 要 ， 须 说 明 理 由 ， 物 品 较 多时 须 单 独 申 请 ， 审 核 。 特 殊 办 公 用 品 区 申 请 的 物 品 价位 不 得 超 过 100 元 ，超 出 100 元 的 商 品 需 填 写 办 公 室物 资 采 购 申 请 计 划 单 。5.2 办 公 室 行 政 主 管 负 责 将 各 车 间 、 部 室 上 交 的 申请 表 统 一 整 理 ， 计 算 出 当 月 申 请 总 数 及 上 月 库 存 数量 并 填 写 办 公 室 * 月 份 办 公 用 品 统 计 表 ， 清 楚 显 示办 公 用 品 申 请 数 量 、 库 存 数 量 、 单 价 、 总 价 。5.3 由 行 政 主 管 将 办 公 室 *月 份 办 公 用 品 统 计 表 及各 车 间 申 报 的 表 格 交 由 办 公 室 主 任 审 核 ， 分 管 副 总 审批 。6 、办 公 用 品 的 购 买填写的办公室*月份办公用品统计表在得到批准后，交由办公室统一购买，做好供应商的建档工作，编制出常用办公用品的价格表， 把握好办公用品的价格行情，做好供应商的比较、甄选工作，尽最大可能控制好办公用品的采购成本。办公室将根据公司日常办公需要，对一些常用的办公用品进行批量购买，在办公室保持一定库存，以保证正常办公需要，提高供给效率，确保供给稳定。7、办公用品的入库管理办公用品到厂后，需由办公室两人以上对办公用品的品牌、质量、数量、价格进行核对，核对准确无误后方可入库。8、办公用品的发放8.1 每月的 1、2日为办公用品的发放日期，各车间、部室统计员到办公室领取，由办公室行政人员根据各车间、部室的申请单进行发放。8.2 备用的办公用品由办公室统一保管，实行封闭保存。发放出去的办公用品做好相应的领用记录，明确领用部门，领用人，领用日期。9、纸张的管理9.1 各车间领取纸张时，须持由领导签字的纸张用量明细单 ，根据各月的纸张用量总数，核算出每月的平均用量，以此为标准进行发放。9.2 各车间、 部室人员在办公室打印、复印资料时消耗纸张达30 张以上者需填写打印申请单并由部门负责人签字，超过60 张者，需由部门负责人签字后再由分管副总签字。如复印非正式文件，尽量使用可利用的纸张（已经用过一面的纸张） 。10 、签印文本的管理签印文本需持办公室铅印文本申请表，写清签印明细，由部门负责人签字审核，分管副总审批。为节约成本，固定格式的文本可一年统一签印一次或半年签印一次。11 、 高 值 办 公 用 品 的 报 废 。11.1 高 值 办 公 用 品 主 要 包 括 ：电 脑 、传 真 机 、打 印 机 、除 湿 机 、 文 件 柜 、 办 公 桌 、 电 动 车 等 大 型 办 公 用 品11.2 公司对高值管理品的报废实行审批管理。各车间、部室如有高值管理品损坏，不能使用的， 应当依据以下程序进行处理。对存在简单问题的可以自行维修处理。但对有保修服务品，且在保修期内的高值办公用品，不得擅自处理。可维修的办公用品出现问题的，应当向办公室提交办公用品维修申请单统一进行处理。11.3 对于维修不行的高值管理品实行报废处理。报废应当是在对可能维修的，对于有维修价值的物品在提交过维修申请，经过维修但无法修好的情况下，或者是对无条件维修的，需经过了办公室维修人员的故障认定或有关商家、厂家服务人员对其进行故障认定，确认无法维修，或维修成本过高时，才可由该管理品的保管人填写办公用品报废申请单，经办公室签字确认后报废事项方为成立。11.4 报废品原购买价值单件超过1000 元的，进行报废处理须报请公司所在车间、部室的分管副总批准；原购买价值单件超过5000 元的，须报请公司总经理的批准。高值报废品在得到报废审批后应当由办公室进行回收处理，以求在最大程度上实现办公用品的节约。