高校档案管理信息化建设探讨.pdf

高校档案管理信息化建设探讨摘 要：高校档案信息化建设是高校“数字化校园”的重要组成部分，逐步实现高校档案资源数字化、信息服务网络化、电子文件和电子档案管理规范化，为教学、科研、管理服务，为高校的建设和发展提供优质、快捷的档案信息，是高校档案工作发展的目标。关键词：高校；档案管理；信息化高校档案信息化建设是高校“数字化校园”建设的重要组成部分，是利用信息技术工具获取、处理、传输、应用档案资源，提高档案管理效率与效益，发掘、摘取档案资源，向社会提供更多有价值的档案信息，实现资源共享。它以档案信息资源建设为核心，以加强电子文件管理为重点，以计算机网络建设为基础，以扩大档案信息资源开发利用为目标，努力适应高校信息化建设和档案事业发展的要求，逐步实现高校档案资源数字化、信息服务网络化、电子文件和电子档案管理规范化，为教学、科研、管理服务，为高校的建设和发展提供优质、快捷的档案信息。采取什么样的推进策略，进而有效地提高档案管理水平，促使档案信息化，最终达到更好地为高校提供服务，这已成为高校档案工作者当前思考的重要问题。1 高校档案信息化管理的必要性和紧迫性计算机和网络的产生使我们进入了网络时代，信息化成为当今世界经济和社会发展的大趋势。作为档案事业重要组成部分的高校档案工作，信息化建设已经成为自身发展建设的必然。高等学校要顺应时代的发展需要，加快档案信息化管理步伐。1.1 高校档案业务工作发展的需要作为传播文化、传承文明的文化事业机构，高等学校的文化积淀和文化理念是学校办学和发展的重要内涵和支撑。高校档案部门作为收集、保管和研究校史的部门，在学校文化底蕴与文化积累的形成与挖掘中，有着举足轻重的作用。随着高校体制改革的进一步深入，对外交往活动急剧增加，档案门类不断增多，如新出现的个人业绩档案、信用档案、职称档案等，内容复杂多样，数量急剧增长；另一方面，电子政务的实施使办公自动化程度得到提高和普及，档案载体类型已由过去单一的纸质档案发展为图片、音像、磁盘、光盘、移动硬盘等多种载体档案，载体信息容量加大，不稳定因素增加。1.2 档案工作人员提高自身素质的需要随着社会的发展，高校及社会对档案信息的需要日益增长，从而对管理者的知识和能力结构提出了全新的要求。同时，由于办公自动化加快了档案工作现代化的进程，电子文件等新型载体的不断出现，传统的纸质档案管理方式明显不能满足对这些新载体档案管理的需求，也影响着档案工作内容结构及档案人员知识结构的变化。1.3 档案信息资源的开发利用的需要随着社会信息化程度的深入，档案信息资源备受人们关注，社会对档案信息的依赖程度越来越高，而且更需要提供一些加工过的、系统的、全面的档案信息服务。对于档案部门来说，信息化是一项全新的工作，是一个系统工程，是档案工作一次质的飞跃。纸质档案的出现对人类文明的迅速发展起到强有力的助推作用，而电子档案以其高密度储存、体积轻巧、使用寿命长、传递速度快和易复制等特点，具有很强的生命力。如今，要从有纸的档案到无纸的档案信息化的飞跃，档案工作将面临“脱胎换骨”，其对传统档案工作的冲击广度、深度和力度是前所未有的。2 推进高校档案信息化建设遇到的困难实现档案信息化，对于高校档案管理部门，面临着许多困难。2.1 资金投入规模大，筹集資金难加快档案信息化建设，制约的瓶颈是资金。要搞信息化，就需要购置计算机、路由器、扫描仪、缩微设备等设备，开通内部局域网，链接外部因特网，进行信息安全防护等，这些都需要较大的经费投入。2.2 建设任务繁重，工作见效难在档案信息化完成之前，实行的是纸质档案与电子文档并存，既要按照老方法管理纸质档案，又要按照信息化要求数据化电子文档，工作量是双倍甚至是多倍的。这样，要实现全部意义的档案信息化，建成数字档案工作的运行体制，在财政投入没有一个大的突破和复制技术没有大幅度提高的情况下，也许需要数年或者更长的时间。2.3 队伍建设要求高，求人才难档案信息化对档案人员的思想观念、专业技能、写作水平及综合素质都有较高的要求。工作人员要有熟练的计算机操作技能、获取判断运用信息的能力、精通的档案业务知识，是既会档案管理、又会计算机操作管理的复合型人才。但受传统用人体制的制约，档案工作人才竞争难以顺利展开，加上档案部门待遇不高，优秀人才难以吸引进来，进来后又难以留住，致使档案部门人员老面孔，工作老方法，进步不快，活力不强。3 当前高校档案信息化建设应采取的对策高校档案信息化建设促使档案部门开展网络服务，对于档案部门和利用者来说都是一种革命性的变革，这不仅表现在利用的方式上，更是表现在工作理念上的主要变化。3.1 档案信息化基础设施建设要把档案信息化建设纳入本单位的总体规划，加强档案信息化基础设施建设，推进运用微机管理档案进程，提高高校档案和网络技术应用水平，充分发挥档案室的各项功能和作用。加强内部局域网建设，实现档案网络与办公网络的接口，并在校园网上使用档案管理系统，完成各单位向校档案室的远程归档，实现档案工作数字化。3.2 档案信息资源建设充分利用信息化档案管理软件，有重点、分步骤地将现有档案信息数字化。该项工作可以通过以下两个途径实现：一是有学校各个基层单位将本年度产生的归档文件目录按照档案部门的要求直接录入到档案管理系统中，这样可以减轻档案部门日常归档的工作压力，又使得学校各个部门的文件材料信息能及时、完整地进入档案信息数据库，方便本单位的有关人员了解工作情况，同时加快档案信息资源网上共享的发展进程。二是档案部门组织大量人力，通过人工输入的方式，通过人工输入的方式，将现存档案案卷目录转化为机检数据。根据电子档案接收、保管、利用的技术方法，加强对学校各单位电子文件收集、鉴定、著录、归档等工作的监督指导，保证有保存价值的电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性。按照电子文件与纸质文件并存的原则，实行电子文件和纸质文件归档双轨制，有计划、有步骤地对本单位的档案资料数字化技术处理。3.3 档案管理应用系统建设要遵循“规范、先进、实用”的原则，既要满足当前工作需要，又要兼顾信息技术发展的趋势。进一步加大档案管理软件推广工作力度，提高档案管理技术和应用水平，为保证档案信息交换和实现档案信息资源共享创造条件。加强档案信息建库入网工作，把档案数据库作为学校重要信息资源，纳入学校网络办公的总体格局中，逐步构建全校档案文献数据库。充分利用和发挥网站的作用，使档案网站成为宣传档案工作，开展档案信息服务的窗口。在校园信息平台上，建立档案网站，有计划地上载开放档案目录和现行文件目录，并积极创造条件上载已公开的档案全文信息，提供网上查询和使用服务。信息化建设对档案部门既是发展机遇也是挑战，既是希望也是考验。如果能够抓住机遇，乘势而上，迅速推进，就能抢占制高点，争取工作主动权，开创工作新局面，高校档案管理工作应加强信息化建设。参考文献1. 郭志敏 . 档案管理信息系统建设应注意的几个问题J.山东档案， 2003.5 2. 张坛. 档案目标管理中的P、D、C、AJ 中国档案， 1999.4 3 王秀美 . 知识经济时代档案信息人才需求论J. 海南档案， 1999.3 作者简介文茜（ 1983-），女，壮族，广西南宁人，大学本科学历，文学学士学位，助理馆员，广西水利电力职业技术学院，研究方向：高校档案管理。- 全文完 -