2022年2022年公司文件编号规则 .pdf
*有限公司文件编号：* 第 1 页 共 1 页文件编号规则1. 目的加强公司文件的标准化管理，便于文件的识别、追溯和控制，规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。2. 适用范围适用于公司文件的编号管理和控制。a)技术类文件：是指在公司的研发、生产、销售、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料。b)其他文件：包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等；c)编号文件包括纸介文件以及电子文件。3. 编号办法3.1 公司名称约定公司全称：简称：3.2 日期表示格式： yyyy-mm-dd 或 yyyymmdd yyyy:年份：用四位数字表示公元年份，如2012 表示公元 2012 年。mm 月份：用两位数字表示月份，不足两位时，用零补齐，如03表示第 3 月。dd 某 日：用两位数字表示当日，不足两位时，用零补齐，如05 表示第 5 日。例如： 2012-10-12或 20121012 表示（ 2012年 10 月 12日）3.3 文件版本编号下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：起草版本的编号为0.1, 0.2, 0.3, ., 0.10。 版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如，0.1, 0.1.1, 0.1.1.1. 一旦文件版本得以确认后，即正式版本编号应该始自1.0，版本编号不断变化为： 1.0, 1.1, 1.2, ., 1.10。项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0，2.1, 2.2 名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 4 页 - - - - - - - - - *有限公司文件编号：* 第 2 页 共 2 页等。3.4 技术文件命名格式： FIRST-AA-NN-YYYYMM FIRST：公司名称缩写AA：项目名称NN：版本号，参见3.3 节YYYYMM ：年月3.5 其他文件的编号3.5.1 公司规章制度和管理文件公司规章制度和管理文件的编号格式为：FIRST(-DN)-TT-nnn-dd-YY DN：大写英文字母，部门代号，如该制度是公司级文件，适用于公司全体人员，该部分编码省略；如该文件是部门内部管理制度， 则应标记部门编号， 表示该制度由部门内部使用。相应的部门代号如下：综管部： ZG 采购部： CG 生产部： SC 销售部： XS 财务部： CW TT 文件类型：规章制度 RR，指公司颁布执行的各种规章制度；质量管理文件 QS，公司运转过程中的各类文件和记录。nnn：文件流水号dd：文件版本号YY：年份例如：考勤管理制度的文件编号为：FIRST-RR-001-1.0-12，表示 2012 年发布的 1.0 版考勤管理制度，适用于公司全体人员的规章制度。3.5.2 合同协议合同协议的编号格式为： FIRST -yyyymmdd-T-nnn yyyymmdd：签订合同的年月日T：合同类型名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 4 页 - - - - - - - - - *有限公司文件编号：* 第 3 页 共 3 页XS-销售合同CG-采购合同HZ-合作协议LD-劳动合同QT-其它合同nnn：合同流水号3.5.3 传真发出的传真编号结构为： FIRST-AA -R/S-BB-yyyymmdd- nnn AA：人员姓名R 表示收到传真， S 表示发出传真BB：传真的主题（不超过15 个汉字）yyyymmdd：表示日期nnn：传真流水号传真属于临时文件，一般不做长期保存，如需要保存，则应对其复印，并以外来文件的命名规则进行命名,并且与外来文件一起管理。例如： FIRST-张三-R-宁波下月订单的回复 -20121012-01 （表示在 2012 年10 月 12日收到从宁波发来的传真，主题为“下月订单的回复”。3.5.4 电子邮件的命名规则电子邮件需要归档管理时，按传真的命名规则命名。3.5.5 外来文件外来文件结构为： FIRST - AA-BB - nnn-yyyymmdd AA：项目名称BB：文件来源nnn：文件流水号yyyymmdd：发文年月日例如： FIRST-采购订单 -佳岛-01-20121012 3.5.6 对外发文指公司发给公司外部的通知、公函等。其格式为： yyyymmdd FIRST（外）文字第 nnn号yyyymmdd：发文的年月日nnn：文件流水号3.5.7 会议纪要指公司内部会议的记录等，格式：FIRST-（DN）-yyyymmdd-AB-nnn 名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 4 页 - - - - - - - - - *有限公司文件编号：* 第 4 页 共 4 页DN：部门（若为公司全体部门参加的，则可省略）yyyymmdd：日期，详见 3.2 日期表示AB：会议主题（不超过15 个汉字）nnn：文件流水号例如： FIRST-20121015- 周例会 -001 3.5.8 其它文件周工作计划： FIRST- yyyymmdd -周计划 - AB-nnn 工作任务单： FIRST- yyyymmdd -任务单 - AB-nnn 出差报告单： FIRST-yyyymmdd -出差报告 - AB-nnn 工资单：FIRST-yyyymm -工资单 - CW-nnn yyyymmdd：日期，详见 3.2 日期表示AB：人员姓名CW：财务部nnn：文件流水号例如： FIRST-20121015- 周计划 -张三-001 3.5.9 文件附件所有文件，如另外附有文件附件、相应表格、补充文件等，采用在原有文件编号后附加： - Xnn-NA X 为附加内容类别： T 表格， A 附件， S 补充文件nn：附件流水号NA：附件名称例如：考勤管理制度的编号为： FIRST-RR-001-1.0-12， 该制度有附件考勤表，则附件的编号为： FIRST-RR-001-1.0-12-T01-考勤表4. 编号管理所有文件由综管部统一编制和管理。除附件流水号起始值为01 外，其余文件流水号起始值均为001。所有文件流水号在每年1 月 1 日自动归零。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页，共 4 页 - - - - - - - - -
