2022年行政机关公文的常见错误 .pdf

行政机关公文的常见错误（一）文件内容方面存在的问题按照国家行政机关公文处理办法（国发,2000? 23号，以下简称办法）发文办理规定，草拟公文应当做到符合国家的法律、法规及其他有关规定。但有些文件内容与政策规定不符。（二 ) 行文关系方面存在的问题1报送渠道不规范按照办法关于各种公文适用范围的规定，上行公文（请示、报告）应当主送上级机关，而不是上级机关的内设机构。如果办理上级机关内设机构可以自行处置的事项，可以直接向有关内设机构行文，但应当使用函。有些报告、请示的主送单位打印上级机关的办公厅或其他内设机构，或以本机关办公室的名义向上级机关的办公厅请示、报告单位的工作。2. “请示”主送上级机关并领导个人按照办法的规定， “请示”一般只写一个主送机关。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、 “意见”、和“报告”。但有些单位将“请示”主送上级机关并署领导个人。3. 在主送给上级机关的同时，又抄送给某内设机构名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 8 页 - - - - - - - - - 按照公文处理工作有关规定，公文发送给一个单位后，都由收文单位的办公厅（室）负责分发给本单位的相关领导人和业务主管部门，发文单位不应再多头抄送给收文单位的领导人或内设机构。但有些单位在主送给上级机关的同时，又抄送给某内设机构。( 三) 行文规则方面存在的问题1. “报告”在行文规则方面存在的问题按照公文处理工作有关规定，向上级机关报告事项，应用上行文格式；须有主送单位，注明签发人姓名；报告不得夹带请示事项；下行文不应署签发人姓名，不能用上行文格式。但有些单位用下行文格式印制报告；报告无主送单位，无签发人；在报告中夹带请示事项，结尾出现“请阅示”字样，混淆了与“请示”的用语规范；有些下行文使用上行文格式。2. “请示”在行文规则方面存在的问题按照公文处理有关规定，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话；公文如有附注，用3 号仿宋体字，居左空 2 字加圆括号标识在成文时间下一行；文件结尾应当使用“请批示”等规范的请示用语。但有些单位用下行文格式印制请示；有些没有以附注注明联系人姓名及电话；有些虽然标注了联系人和联系方式，但附注位置不规范；有些文件结尾没有使用 “请批示” 等规范的请示用语； 还有在请示中 “以名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 8 页 - - - - - - - - - 上请示，如无不妥，请求批准”一句为结束语后，又接着写了一段文字也是不对的。（四）公文要素方面存在的问题1公文份数序号按照保密要求，机密级以上秘密公文应在每份文件上标明份数序号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第行。具体执行中出现报告是机密等级，却未标明份数序号的情况。2. 发文字号发文字号中的年度括号应使用“,?” ，序号不编虚位，不加“第”字。但有些文件中发文字号中的年度括号却使用“ （） ”或“ ” 、还有编虚位、发文字号错误现象。3. 签发人国家标准规定：上报的公文标识的“签发人”用3 号仿宋体字，后标全角冒号，签发人姓名用3 号楷体字。有些文件中“签发人”未用3 号仿宋体字；有的将“签发人”标识为“签发”；有的未用3 号楷体字标识签发人姓名。4. 公文标题办法规定，公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。行政公文标题中的文种部分，必须与国家规定的13 个法定文种名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 8 页 - - - - - - - - - 一致。有的单位以“报告”文种报送业务或其他事项时，往往在标题中的文种部分出现的业务调查报告、 的专项报告、 的专项分析报告等提法，形成文种不规范现象。 应当统一表述为 * 调查的报告、 （某专门事项）的报告 。还有的文件标题末尾将“请示”写作“申请”，将“通知”写作 “方案”，将“报告” 写作“汇报”。有些文件公文标题中滥用标点符号。5. 主送机关办法规定，主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称、统称。但有些单位将主送单位“上级机关”写为“国家上级机关”；有些简报、信息在正文前打印了主送单位，不符合简报的行文格式。6. 公文正文办法规定，正文结构层次序数，第一层为“一、”,第二层为“（一） ” ，第三层为“ 1. ” ，第四层为“（1） ” ，文章各部分同等层次段落的标题体例应当统一；公文中多次出现某单位的名称时，应当首先引用其全称，同时标注其规范简称，然后均使用规范简称。有些文件段落序号不连贯、缺序号、 序号不符合 “一、” 、“ （一）” 、 “1. ” 、 “ （1） ”的层次规范，尤其是第三层序号数字后面常常用“、 ” ，而没有用“ ” ；同一文件内层次序号用法不统一；页之间文字不衔接、出现断行、缺页；正文内对名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页，共 8 页 - - - - - - - - - 同一审计对象先后使用了多种不同称谓。7. 附件国家标准规定：公文如有附件，正文后应标识“附件”；附件如有序号使用阿拉伯数码；附件名称后不加标点符号；附件应与公文正文一起装订，页码连续编排；附件的序号和名称前后标识应一致；公文附件如果是表格，仍标识为“附件” ，而不能将所附表格标识为“附表”或“表”。有些文件带附件，但没有在正文结尾处作附件说明；有的附件说明与附件的实际排序、标题内容不一致；有些文件附件称谓比较混乱，有的写作“附”，有的写作“附表” ；附件标识的序号阿拉伯数字与汉字混用。有些附件与正文印在同一页，不符合附件与正文分页印制的规范；有些附件没有与正文统一编排页码；有些表格排版装订时朝向不规范；有些文件仅在左上角订一钉；有些文件附件与正文脱离且正文无附件说明。8. 成文时间成文日期应当用汉字将年、月、日标全。误将“”写为“零”英文“O ”或数字“ 0” 。9. 印章办法规定，公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。在实际名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 5 页，共 8 页 - - - - - - - - - 运用中，出现联合上报的公文，发文机关都加盖了印章。按照公文排版规定，印章须与正文安排在同一页内，印章所在页不得出现“此页无正文”字样；印章上边缘与正文结尾行之间不得超过一行字的间隔。如果印章与正文在同一页安排不下时，应当增加或减少正文最后一两页的字间距、行间距，以使印章与正文同页，即在此种情况下正文最后一两页可不受每页22 行、每行 28 个字的排版规范限制。9. 版记应当位于文件封底，最后一个要素应当置于版面最后一行。有的文件没有版记，有的版记没有位于封底。（五）排版规格与印制装订方面存在的问题1. 排版规格国家标准规定，公文纸张规格为A4 型纸，一份公文纸张规格应当保持一致（有些表格例外）。正文用3 号仿宋体字，一般每面排22 行，每行排28 个字。但有些单位的文件A4 型与 16 开纸张混用，文件封面与正文纸张规格不同；排版有的每面为20 行或 21 行、每行有的26 个或 29 个汉字。还有的行距过大或过小。2. 印刷、装订国家标准规定，公文双面印刷，页码套正，左侧装订，不掉页。页码用4 号半角阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4 号一字线，一字线距版心下边缘 7mm 。单页码居右空1 字，双页码居左空1 字。空白页名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 6 页，共 8 页 - - - - - - - - - 和空白页以后的页不标识页码。一份文件应统一顺次编排页码。有些单位的公文为单面印刷，有的还在左上角装订；有的公文页码标识的位置不对，有的没有一字线或一字线字号不规范；有些公文空白页和空白页以后的页标识了页码；转发几份文件的通知，全文未统一顺次编排页码，而是被转发的几份文件页码自成体系。3. 标题字号国家标准规定：公文标题用2 号小标宋体字，置于红色反线下空 2 行，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。公文一级小标题字型使用长城小标宋体或黑体。有些单位的公文标题使用仿宋体或黑体；字号使用小二号或者三号； 字体被加粗； 与红色反线之间未空出两个行距。公文一级小标题字型没有使用长城小标宋体或黑体，而是与正文其他部分一样使用仿宋体或仿宋体加粗。（六）数字及标点符号方面存在的问题1. 数字。办法规定，公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。但使用过程中有应使用阿拉伯数字却用汉字、数字写法不规范等现象存在。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 7 页，共 8 页 - - - - - - - - - 数字精确到某一单位的个位数时，其小数点后数字的省略表述“余”字应置于单位词之后。另外，同一份文件里对同事项的阿拉伯数字保留小数位应统一。数字、年份不能回行。2. 标点符号。国家标准中关于标点符号用法和出版物上数字用法规定：句子内部并列词语之间用顿号；两个数字并列连用表示概数，数字之间不得用顿号。有些文件在对有关部委所属二、三级单位进行审计的表述中，将其写作“二三级单位”， “二三”之间缺少顿号，使得两个预算级次与概数的概念相混淆；“二、三十个” ，属于相邻的两个数字并列连用表示概数，中间不应用顿号隔开。如使用书名号，其内应写全称。例如：会计法，如用书名号就写全称 中华人民共和国会计法，如用“会计法”，则不应加书名号。波折号长度应为两个汉字宽度，但是有的文件里只有一个汉字的宽度，容易与“一”字混淆。（七）文字方面存在的问题文字方面存在用词重复、概念交叉、词语不搭配现象；有些单位行文用语口头化，导致概念不准确或不规范现象在公文中出现；有些出现错字、别字、用词不当现象。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 8 页，共 8 页 - - - - - - - - -