2022年行政后勤策划方案 .pdf

二、行政管理工作。1）制度的监督执行与完善。目前各部门的管理制度已建立起来，行政管理制度以 员工手册 的形式传达至每位员工。11年制度的执行力很差。 在* 年的工作中，行政部将以“持续改善”为工作原则，以下达改善通知单为主要方式，来加大制度执行力度。2）公司会议组织及有关事项落实与传达会议组织讲求效率，每次会议行政部至少提前10 分钟做好会议现场布置工作，并知会与会人员准时参与会议，以保证会议准时召开。会议中有关事项的落实，行政部在 12 年度将不再以会议纪要的形式进行记录，直接以事项责任书的方式进行记录， 并跟进落实事件进展情况。 会议精神的传达由各部门执行，行政部仍以抽检的方式督促传达情况。3）规范办公秩序与员工行为的引导。开展此项工作，以日常抽检作为主体，当场发现，当场进行纠正引导，抽检次数每周至少两次。4）公司硬件规划及管理，网络系统建设与管理。公司的硬件规划以“提高客户满意度”“确系办公所需”等为购置依据，结合各部门 12 年经营目标的设定，行政部拟出硬件购置计划如下：硬件购置回来后，由使用部门进行日常管理，行政部做月度使用抽查记录。目前公司的网站建设已开始，域名已申请到位，网站内容的更新主要由CR部策划人员完成， 行政部对更新频率从旁督促， 年度内网络信息更新目标为每天更新一次。行政部督察更新的频率不低于每周2 次。公司日常网络维护和DTS系统的使用维护由行政部网管人员具体负责，每周至少做一次全面检查，并做巡检记录。月底报行政部汇总备档。DTS权限分配情况，也由网管人员负责记录和跟进。每月汇总一次。5）引导员有效实施及公司企业理念的宣讲与加强。12 年引导员岗位将由保安兼任。在保证安全的前提下，对前岗亭保安人员将安排具体的引导员岗位培训工作。 首先让保安熟悉引导员岗位职责内容，在此基础上，讲解 HMCI对引导员在流程中的角色定位要求，在具体的日常工作中仍将引导员工作纳入流程考核内容， 以考核结果来不断督促保安人员对引导员工作的实施。对企业理念的学习一般安排在晨会上进行，日常工作中有能积极反映企业理念的事件，行政部将适时将以挖掘，进行积极正面的企业理念。6）部门间协调与沟通名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 5 页 - - - - - - - - - 部门间的协调与沟通，有助于提高工作效率，减少内耗。但部门间因职责不同，工作重点不同， 常会有很多矛盾， 行政部将充分发挥“促进剂”的作用，积极调查工作事实，本着团队绩效第一，安全及客户第一的原则，积极协调工作，化解各部门工作矛盾，保障公司各部门之间业务的正常开展。12 年行政部至少每周与各部门负责人就部门工作进行沟通一次，收集有关工作协调的问题， 进行妥善协调与处理。7）公司凝聚力建设公司的凝聚力， 有时体现在员工对于公司开展活动的积极参与性上，有时体现在部门协作时的工作成效上，有凝聚力的公司，员工精神饱满，士气高涨，团队绩效高。公司凝聚力的建设， 需要行政部长时间的投入精力，积极开展员工文化活动，公平公正地执行各项管理制度，积极关注员工需求， 同时让员工时刻感受到公司给予的关注和支持。 当员工对企业产生了强烈的归属感和认同感时，公司的凝聚力建设也就有了成效。三、5S管理。1）卫生保洁与维护。店面环境管理中，以物业公司保洁员的工作为主要管理对象，行政部实行日检制， 每天至少抽查一次卫生情况。对于不合格的地方及时提出整改意见并督促整改，年度内目标设定为日缺失点3个，为保证现场清扫及时率10 分钟，需要业务部门工作人员的共同协助，为保证清扫及时率的达标，行政部除了对内不断提高对保洁员的工作要求，加强对保洁员的监督管理之外，在部门间进行工作沟通时， 会不间断地强调业务部门在此项工作中应起到的推进作用。如销售顾问送客户离店后， 发现没有保洁员及时清场， 应立即知会保洁员清扫现场，以保证待客环境的整洁。2） 绿化及环境维护。绿植的清洁工作及绿化率的提高是12 年与绿化相关的目标。行政部已向绿植租摆方提出绿植清洁一个月至少两次。目前，绿植数量 120 盆左右，在不增加租摆费用的情况下， 一个季度内将陆续提高到150盆，以满足 HMCI对于店面绿化率的要求。 行政部对于绿植的质量和清洁将以抽查方式进行，一个月至少两次。 另外，绿植摆放的格局在12 年度将以两个月一次的频率进行调整，以丰富店面装饰效果。四、安全管理1）门禁管理车辆是门禁管理的主要对象。12 年此项工作的开展，以完善和落实车辆出门制度为重点。目前行政部主要是日检保安车辆记录，及查看出门证收取情况来衡量门禁管理工作是否落实到位。10 年的工作中已反映出一些弊端，制度流于形式化，保安安全意识不够，并不能100% 执行出门制度， 12 年行政部将结合现有车辆进出情况，重新编制记录表格，并加强对车辆进入情况的核查工作。10 年保安工作会议对于安全工作的开展有所帮助，在 12年的工作中， 将继续实施会议，并将门禁管理作为每次的会议重点加以强调，对每月门禁管理中存在的问题进行名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 5 页 - - - - - - - - - 总结和改善，强化制度的重要性，提高保安对于车辆进出安全的重视。同时，保安在制度执行中如出现执行不力的情况，行政部将及时反馈到物业公司， 督促物业公司加强内部管理力度，从侧面强化我公司安保制度的执行。2）安全保卫管理。自 12 年 1 月起，行政部加强对保安的监管， 实施白班签到， 及岗亭交接班制度。并对每个班次的工作职责进行明确，后期将以书面形式落实到岗位及个人。岗位职责将作为对保安岗位工作表现优劣进行评定的依据。目前店面人流量及车流量都较小，行政部除了在门禁管理上下功夫，保证车辆安全，在12 年对于人员的进出也会予以重视。 所有进入岗亭范围内的人员，都必须询问来由， 特殊人员及车辆进出要记录备查。内部资产的管理以行政部为主， 各部门协作进行。 行政部每月对固定资产进行清查，对调整，存库，报损的资产予以记录。日常工作中发现不恰当的使用行为及时予以制止。3）消防管理“防大于消”是行政部进行消防管理的工作指导方针。行政部拟在12 年组织每季度 1 次的消防培训，强化消防意识的灌输，同时，完善消防设施，每月至少一次对消防安全重点区域（地毯区、烤漆房等）进行现场检查，发现有烟头焚烧地毯或易燃物存放等消防隐患情况，进行及时的信息公布及督促改善，从提高员工消防意识及消防行为自觉化两个方面开展消防管理工作。5. 日常行政事务处理。日常行政事务是行政部最基础的工作。在此项工作上， 行政部将以书面记录清晰可查、手续完备率100% 、办事效率高但忙而不乱为工作指导方针来开展工作。1）证照年审。行政部对需要办理手续的证照进行登记，提前确定办理时间，安排在正常时间段内办理完企业证照和车辆证照的相关年审工作。年度目标为办理及时率 100% 。2）资料管理。 11 年公司的文件资料上半年度几乎无任何登记和整理。12 年行政部将严格执行资料管理制度，进行资料分类存档。文件资料收发登记率要做到100% 。3）办公易耗品的采购与保管行政部已通过 10 年第四季度的用量核算出每季度各部门办公用品基本用量，自12 年 1 月起，以季度为单位，由固定供应商送货上门的方式进行采购。办公用品由各部门领用后， 用量由部门内进行控制， 保管落实到各使用人。 一年以上的耐用办公用品依照以坏旧换新的原则，予以领用。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 5 页 - - - - - - - - - 4）行政用车及公务车管理目前公司并没有专门的公务车。 因工作用车时， 车辆驾驶员限由通过了行政部驾驶考核的人员来担任。 行政部在出车前以及还车时执行验车制度。在进行验车时，如发现较为严重的车辆损伤时，及时定责，进行处理。另外，行政部将关注公司车辆的保养及外观情况，进行及时的清洗和保养工作。5）报刊及印刷品管理报刊杂志由岗亭保安进行收取， 并填写收取记录。 过期的报刊杂志由使用部门进行存档，一定量后与废旧包装盒一起卖掉，废品费用上交财务部。 印刷品由使用部门按人数核发定用量， 以季度为单位找行政部领用， 行政部进行领用登记， 年末进行消耗汇总。6）钥匙管理行政部按照钥匙管理制度， 进行钥匙备用及领用登记， 每季度核查一次钥匙使用情况。六、人员及组织规划。12 年公司的经营目标决定了人员的规划及配置。行政部将在第一季度着重开展人员规划和配置工作。1 月份工作安排： 1）进行工作岗位分析。确定各岗位人员任职条件、工作职责、工作权限等，为人员引进后能很好地进入工作状态做好必要的准备工作。2）选择合适的招聘渠道。控制好招聘费用。3）准备好应聘表、面试提纲等书面资料。4）确定一个适当的招聘周期（15 天为宜）。落实面试考官人选、面试地点以及面试方式。2 月份工作安排： 515 号：组织面试。 15-20 号：进行甄选，确定人选。21号以后，实施新员工入职培训课程。七、员工的培养及成长员工的培养通过培训、选拔、职业规划等不同方式来实现。12 年行政部除了开展必要的新员工入职培训工作以外， 根据各部门培训计划， 督促培训工作的实施，进行培训效果培训，不断改进培训方式，以达到培养员工的目的。考虑10 年培训实施情况， 12 年的培训计划按每周一次的频率来开展，员工较能接受，且培训效果较好。另外，行政部将在12 年在公司内部加强自我培训和学习的引导。变被动受训为主动求知。关注员工心理需求， 根据员工特性制定适合的职业发展规划，是稳定员工的有效方式。当心理需求适当得到满足， 员工的工作积极性和稳定性都会提高。行政部名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页，共 5 页 - - - - - - - - - 在 12 年度会加强与员工的交流，每位员工每月至少有一次交流机会，及时收集员工思想动态，对于不稳定因素及时地化解，引导员工认同企业文化。八、绩效考核机制的建立与推行。绩效考核机制的建立以激励员工发挥工作潜能为工作目标。首先行政部将做好绩效考评的准备工作，如对员工进行分类，设定各类别人员相适应的考评标准等。此工作拟在第一季度内完成。鉴于目前公司还处于初步发展阶段，人员配置较为紧张， 行政部实施半年度考评和年度考评。 与考评工作相对应的设置则是半年度以及全年度的调薪、晋升、或奖金制度的实施。 考评实施过程中， 行政部将积极收集各方数据，对考指标的设定，考评的公正性或其它方面进行不断改善。最终确定一个适应于企业现状的考核体制。推行绩效考核， 需要各部门的共同协作， 各部门负责人应能正确理解绩效考核的意义及体制的实施方法，只有这样，才能在部门内推行绩效考核体制。同时，在推行绩效考核前， 行政部将通过多种方式引导员工对绩效考核进行正面认知，理解绩效体制实施对于个人职业发展的有利性。只有员工正确认识了绩效考核， 其推行的效果才会是正面的，积极的。在12 年第二季度会重点开展此工作。九、薪酬及福利方案的优化与实施。绩效与薪酬是密不可分的。 在推行绩效考核机制的同时， 薪酬方案的调整同时要进行。依据绩效考核的不同评分标准，设置对应等级的薪酬， 这是较为直接明了又简单易行的方式。十、员工关系建设。员工关系建设工作的成效， 很大程度上反映在员工队伍的稳定性上。妥善处理好员工关系，不仅是企业社会良好形象打造的侧面，更是企业寻求长远发展的致胜法宝。行政部除了开展员工关怀工作，将引导员工与公司多进行沟通，多多发挥建设投诉渠道的作用，拉近企业与员工的距离，增加员工对企业的归属感。十一、企业文化建设。在 12 年的企业文化建设工作中，对外，行政部将向其它兄弟单位积极学习，了解职能部门相关信息，进行积极必要的联络，保障公司业务的正常开展。对内，计划每季度至少组织一次员工集体活动，提升企业凝聚力。适时开展小规模的、有针对性的竞赛活动， 活跃企业氛围。 拟在第一季度， 组织员工进行员工手册学习竞赛；第二季度，组织员工参加健康体验活动，传达企业关怀；第三季度，组织防暑知识学习，第四季度，组织以部门为单位的小型体育竞赛活动。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 5 页，共 5 页 - - - - - - - - -