中国科学院公文处理办法解析.ppt

中国科学院公文处理办法解析,综合处,一、总则,新办法的意义： 为适应工作需要，做好公文处理工作，使之科学化、制度化、规范化。 “虽艺文之末品，而政事之先务也。”（刘勰文心雕龙五卷第25篇） 公文的特点和作用 具有特定效力和规范体式，是我院实施领导、履行职能、处理公务的重要工具。,公文处理的内容 拟制 办理 管理 公文处理的要求 实事求是 准确规范 精简高效 安全保密,二、我院主要公文种类,决定 通告 意见 通知 通报 报告 请示 批复 函 纪要,公文种类的意义： 表示行文关系 上行文：请示、报告、意见 平行文：函、意见 下行文：决定、批复、通知、通告、 通报、意见 表示职权范围和隶属关系 表示事项的重要程度,三、公文格式,份号 密级和保密期限 紧急程度 发文机关标志 发文字号 签发人 公文标题 主送机关 正文,附件说明 署名、成文时间和印章 附注 抄送 印发机关和印发时间 版记中的反线,公文格式要素之一： 份号，密级、保密期限，紧急程度,000001 秘密保密1年 特急 中国科学院生物物理研究所文件 科生发办字20125号 ,份号 ：用6位3号阿拉伯数字，顶格排在版心左上角第一行（新添） 密文：涉及国家秘密的公文应当用3号黑体字，顶格标在版心左上角第二行标明密级（秘密、机密、绝密）和保密期限，两者用“”隔开，数字用阿拉伯数字标注。如不标保密期限，根据保密法规定，秘密保密？年，机密保密？年，绝密保密？年。 紧急程度：特提、特急、急件，3号黑体字，顶格标在版心左上角，两字之间不再空1字。 三者如需同时标注，上下顺序如题。,公文格式要素之二：发文机关标志、发文字号,发文机关标志：发文机关全称或者规范简称加“文件”二字，也可不加。 发文字号构成：发文机关代字+年份+顺序号，年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“”括入；序号不编虚位（即1不编为001）， 发文字号位置： 发文机关标志下空二行位置，用三号仿宋字体，下行文居中排布、上行文居左空一个字编排；发文字号之下印一条与版心等宽的红线。,000001 秘密保密1年 特急 中国科学院生物物理研究所文件 科生发办字20125号 ,公文格式要素之三：签发人,哪些文件标识签发人？ 上报的公文（请示或报告）需标识签发人姓名。 签发人标识位置： 平行排列于发文字号右侧，居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后列全角冒号，姓名用3号楷体字。 联合发文签发人标识位置： 签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次排列，一般每行排两个姓名，上下对齐。,000001 秘密保密1年 特急 中国科学院所 文件 科发字2012号 签发：张三 李四 王五 ： 根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据,公文格式要素之四：公文标题,公文标题的构成： 发文机关+中心语+文种 标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 公文标题的标识位置： 红线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当；标题排列应当使用梯形或菱形。,000001 秘密保密1年 特急 中国科学院生物物理研究所文件 科生发办字20125号 生物物理所关于的通知,公文格式要素之五：主送机关,主送机关指公文受理机关，应当使用全称或者规范化简称。 主送机关的标识位： 标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。,000001 秘密保密1年 特急 中国科学院生物物理研究所文件 科生发字2012号 签发人： 生物物理所关于的请示 院局：,公文格式要素之六：公文正文,公文正文字体字号: 首页必须显示正文，3号仿宋体字。 公文正文打印规范： 主送机关名称下一行，每自然段空2字，回行顶格，数字、年份不能回行。 层次序数（新修订） 一(黑体3号) （一）（楷体3号） 1.（1）（仿宋3号）,000001 秘密保密1年 特急 中国科学院生物物理研究所文件 科生发办字20125号 所属各部门： 根据根据根据根据根据根据根据根据根据。 一、根据根据 （一）根据根据 1.根据根据 (1)根据根据 附件：1. 根据根据根据根据根据,公文格式要素之七：附件说明,附件标识规范:公文如有附件,在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码；附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐；附件名称后不加标点符号。 附件编排：附件应另面编排，与正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格用3号黑体字标识“附件”及顺序号；序号和名称应与附件说明的标示前后一致。,000001 秘密保密1年 特急 中国科学院生物物理研究所文件 科生发办字20125号 所属各部门： 根据根据根据根据根据根据根据根据根据。 附件：1.根据根据根据根据根据 2.根据根据根据根据根据,公文格式要素之八：署名、成文时间和印章,加盖印章的公文 成文时间右空四字编排，用阿拉伯字将年、月、日标全；不编虚位（1不编为01） 成文时间以负责人签发日期为准。 单一机关行文，在成文日期之上， 以其为准居中编排发文机关署名。 印章端正、居中下压加盖，使署名和日期居印章中心偏下位置，印章顶端上距正文一行以内。 联合发文需按发文机关顺序排列在相应位置，印章对应加盖，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文时间。,000001 秘密保密1年 特急 中国科学院生物物理研究所文件 科生发办字20125号 所属各部门： 根据根据根据根据根据根据根据根据根据 根据根据根据根据根据。 中科院生物物理所 2012年7月1日,公文格式要素之八：署名、成文时间和印章,不加盖印章的公文 在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在署名下一行编排成文日期，首字比署名首字右移二字，如成文日期长于署名，应当使日期右空二字编排，并相应增加署名右空字数。 联合行文，应先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。,000001 秘密保密1年 特急 中国科学院生物物理研究所文件 科生发办字20125号 所属各部门： 根据根据根据根据根据根据根据根据根据 根据根据根据根据根据。 中科院生物物理所 2012年7月1日,公文格式要素之八：署名、成文时间和印章,加盖签发人签名章的公文 在正文（或附件说明）下空两行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人、签名章下空一行右空四字编排成文日期。 签名章一般用红色。 联合行文，每行只编排一个发文机关的签发人职务、签名章，职务标注全程；先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐。,000001 秘密保密1年 特急 中国科学院所 文件 科发字2012号 签发：张三 李四 王五 ： 根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据 所 长 董事长 董事长 2012年7月1日,公文格式要素之九：附注,附注的意义： 需要说明的其他事项。 上报公文（请示）必须告知联系人姓名、电话，以附注形式标识。 附注的位置： 用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。,000001 秘密保密1年 特急 中国科学院生物物理研究所文件 科生发字2012号 签发人： 生物物理所关于的请示 院局： 根据根据根据根据根据根据。 中科院生物物理所 2012年7月1日 （联系人：，电话 ：）,公文格式要素之十： 抄送、印发机关和印发日期（主题词取消）,关于的通知 所属各部门： 根据根据根据根据根据根据根据根据根据 据根据根据根据根据根据根。 中科院生物物理所 2012年7月1日 抄送：局，局。 中国科学院生物物理研究所 2012年7月2日印发 ,抄送： 公文如有抄送，在引发机关和日期之上一行，左空1字，用4号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号；仅有一个抄送机关也需标注句号。 印发机关和时间： 位于抄送机关之下，用4号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。,公文格式要素之十一：版记中的反线,版记中反线的作用： 隔开各相关要素，使各要素识清晰。 版记中反线的标识规范： 抄送、印发机关和印发时间作为版记各要素之间均加一条反线，宽度同版心。,关于的通知 所属各部门： 根据根据根据根据根据根据根据根据根据 据根据根据根据根据根据根。 中科院生物物理所 2012年7月1日 抄送：局。 中国科学院生物物理研究所 2012年7月2日印发 ,公文格式要素之十二：页码,页码： 4号半角宋体阿拉伯数字,在版心下边缘之下,页码数字左右各放一条一字线;线上距版心下边缘7mm。 奇偶页位置不同，单页码居右空一字、双页码居左空一字。 版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。 A4纸型表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边,000001 秘密保密1年 特急 中国科学院生物物理研究所文件 科生发办字20125号 -2- -1-,公文格式要素之十三：特定格式,公函： 发文机关标志使用全称或规范化简称，居中排布，上页边30mm，红色小标宋，联合行文时，使用主办机关标志。 发文标志标志下4mm处居中印一条红色双线（上粗下细），居下页边20mm处，线长位170mm。 如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应顶格居版心左边缘编排在红双线下4mm，依次分排。 发文字号顶格居版心右边缘，与份号平行。 首页不显示页码。版记无印发机关和日期。,中国科学院生物物理研究所 000001 科生发办函字20125号 秘密保密1年 特急,四、发文,拟稿 审核 签发 复核 登记 印制 核发,ARP发文流程,拟稿 处内审核 核稿员审核 主任审核 所领导签发(成文) 会签 办公室复审(授文号、盖章) 拟稿人复审(发送、归档),发文流程,基本信息： 添加公文标题 选择主送单位,相关按钮,暂存：将文件现有状态保存到服务器中 打印：打印批办单、办理时间、印章通知单等页面信息 保存：将批办单信息保存到本地机器上，格式是.HTM 提交：文件办理完后，将文件送交给下一个人进行处理 盖章：将文件盖上相应的章，并转成相应的版式文件 发送：将文件发送到印刷通知单中的收文单位 办结：拟稿人复审环节如果不再继续流转文件，选“归档”选项，点办结按钮将该文件办结,各标签页,基本信息：显示文件发文稿纸内容 正文编辑：编辑文件正文信息 办理时间：公文流转中各环节的办理时间 印刷通知单：需要选择该标签中的主送、抄送收文单位 收文反馈：文件发给其他单位，收文单位收到、阅读文件的反馈信息,控件的安装 WORD文档的菜单 控件的菜单,发文流程,正文编辑,发文流程,绿色：流转过的环节 红色：当前环节 灰色：未流转的环节,注意： 意见栏 收文人栏 提交按钮,拟稿要求（1） ：,公文拟稿应当做到： 符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。 情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，标点正确，力求简短。 公文的文种应当根据行文目的、发文部门职权与主送机关（单位）的行文关系确定。,草拟要求（2） ：,拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。 人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。 结构层次序数，第一层为“一”、第二层为“（一）”、第三层为“1.”、第四层为“（1）”。,草拟要求 （3）：,应当使用国家法定计量单位。 文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。 公文中的数字、除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。,审核要求（1） ：,部门负责人审核。 有无必要发文，主送部门是否恰当,所提措施和办法是否切实可行 是否需要与有关处室会签，并提出明确要求。 文书管理员核稿。 是否符合公文的审批程序 文种使用是否正确，公文格式是否规范。 1.层次是否清楚，布局是否合理，文意是否周全，表述是否简结、通顺、确切。 2.文稿内容是否符合法律、法规、规章，党和国家的方针、政策以及院、所的有关规定。 3.核稿中发现问题或存疑，应及时向拟稿人进行了解，也可直接约请拟稿人共同修改，必要时可作退文处理。,审核要求（2） ：,办公室复审 审批、签发手续是否完备。 附件材料是否齐全。 格式是否统一、规范等。 经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。 核对无误，加盖印章。,审核要求（3） ：,拟稿人复审 签发的公文是否真实、全面、准确地反映发文意图、目的，如有需重要变动，经请示部门负责人和所领导批准后，可退回至办公室复审进行修改、审核，也可直接删除，重新发文；如核对无误，点击发送至主送部门。 打印归档,五、提高公文的运转效率,提高公文的运转效率重点是抓好传阅环节： 传阅是指综合处组织两个以上领导审阅同一份公文。文件传阅既是机关公文处理工作的一种手段，也是机关领导处理事务的一种方式。,传阅程序（1）：,根据中国科学院公文处理办法，收到的公文按阅件和办件分别处理。 在传阅顺序上，纸质阅件先传主要领导、主管领导，再传其他领导；ARP电子公文实现了实时共享；办件则不分纸件和电子版，统一先传主管领导、其他领导，再传主要领导，及具体承办部门负责人。因此，请各位，每天上下班时，浏览一下ARP公文系统，以免延误。,传阅程序（2）：,为保证文件传阅迅速、安全进行，综合处在组织传阅 时要注意以下几点： 纸质文件不能横传。一般情况下，传阅文件应该在综合处和领导之间作轮辐式传阅，不能在领导之间横传，以避免失控、遗失。 文件传出后，要及时了解和掌握文件运行情况，根据领导工作安排随时调整传阅顺序，并经常检查登记情况和ARP系统，了解传阅件有无积压现象，对紧急文件要及时催阅，加快文件运转。,六、行文应该注意的问题（1）,行文关系应当根据隶属关系和职权范围确定。 属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。 部门之间未经协商一致，不得各自向所内发文。,六、行文应该注意的问题（2）,请示应当一文一事，一般只写一个主送机关；不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。 请示应当逐级上报，不得越级。特殊情况的，必须同时抄送被越过的机关。 不得以本单位或部门名义向上级机关负责人报送公文；不得以本单位或部门负责人个人名义向上级机关报送公文。,谢谢！,