供应商开发准入程序.doc

Four short words sum up what has lifted most successful individuals above the crowd: a little bit more.-author-date供应商开发准入程序湖南深思电工实业有限公司文件类型二级文件文件编号制定部门产品部编制日期2016/05/20版本F/1分发号受控状态（印章）供应商开发准入管理程序会签编制审核批准生效日期序号版次修改条款修 改 记 录修改日期修改人批准人1目的选择质量、价格、交期、服务等能力均符合本公司要求的厂商，确保供应给我司所需的产品或物料满足公司要求；并依合格供应商名单持续对供应商进行评审，确保供应商持续符合本公司的要求。2 范围适用于公司各项目的（ODM或OEM）产品采购活动的供应商的选择、评审和再评审管理。3 职责3.1产品部：3.1.1负责收集供应商开发需求及制定年度供应商开发计划。 3.1.2负责对供应商信息的寻找、基本资料收集、调查，并汇总对供应商做经营方针、原材料来源、材料成本、交期方式、服务作初步评审。 3.1.3负责供应商开发进度推进。3.1.4 负责组织品质部、技术部、采购部、业务总监组成供应商评审小组对供应商进行现场考评并将小组成员评审意见进行汇总。3.2技术部：3.2.1负责对供应商供应产品的技术标准及要求的制定输出。3.2.2负责对供应商的产品技术开发、产品实现过程、工艺处理等进行评审。3.2.3负责建立产品成本模型，核实产品的技术BOM及其核算产品BOM成本。3.3品质部：3.3.1负责对供应商的质量保证能力（ISO9000、检验标准、制程控制、质量记录、客诉及售后处理，各项信赖性测试条件与标准）进行评审，再评审。3.3.2负责对新供应商样品检验验证，产品检验标准的建立并与供应商达成一致。3.3.3负责物资分类及系统数据完善。3.3.4负责对产品品质监督与异常分析辅导，对供应商质量改进状况进行跟踪、验证。3.3.5负责对供应商不合项纠正预防措施的现场验证。3.4采购部：3.4.1负责对供应商的交付保证能力进行评审，再评审。3.4.2负责对新供应商样品验证确认的进度跟进。3.4.3负责与供应商商务谈判和合同签署（含采购价格谈判签署）。3.3.4负责采购计划的制定、实施；采购订单货物交期的跟进、回仓。3.3.5负责对采购计划实施过程中异常情况的处理及纠正预防措施的收集落实。3.3.6负责供应商货款的初步对账及货款申请。3.3.7负责退货回供应商的办理及对账。3.4财务：3.4.1负责对供应商资质、商务条款及合法性资料等评审。3.4.2负责对供应商所供应产品价格的适宜性、合同合作条件进行监督与评判。3.4.3负责供应商物料采购系统价格的审核和管控，以及采购货款的核对与结算。3.5业务总监：合格供应商的开发批准、供应商合作合同、采购价格、采购订单的审批。4 定义4.1 ODM供应商：根据外部公司的产品设计和生产，本公司来选择其生产完成自身要求的产品。（如：浴霸、排插、弱电线、换气扇供应商等）。4.2 OEM供应商：本公司负责设计和开发产品，并自主完成销售，具体的加工生产交给外部的企业去做的方式。4.3评审：对现有供应商进行交期达标率、质量合格率或发生重大质量异常进行解决或处理之审核，对新供应商依据各物料类别之评价，要求对其技术开发能力、生产技术能力、制程控制能力、质量、体系运作、物料成本、交期、服务、交易与付款方式等做评定，判定是否为合格供应商。-5 内容 输 入工作流程过程说明责任者输出支持文件5.1年度供应商开发计划业务总监规划要求采购、品质、技术、财务供应商开发需求产品部初步筛选制供应商综合能力现场考评表2-5家达标不达标产品部发供应商调查表是否审批产品部编制供应商开发计划采购管理基本原则供应商年度评估报告产品部新品开发需求5.1.1新产品开发计划要求，现供应商暂无该产品或替代产品，列入年（半年）度供应商开发计划；5.1.2产品部根据现有供应商年度评估质量、交期、成本、服务等无法满足我司需求，产品部、技术部、品质部、采购部、财务部等提出供应商开发需求，产品部汇总信息每年元月（6月）10日前制定年（半年）度供应商开发计划表；5.1.3业务总监4H审批产品部提交的年（半年）度供应商开发计划。产品部供应商开发计划供应商开发需求表5.2供应商资料收集5.2.1产品部依供应商开发计划5日内完成寻找新供应商信息；供应商寻找渠道可通过网络、杂志报刊或同行业朋友、同事推荐等；对新供应商发放供应商调查表。产品部供应商调查表5.3供应商的选择5.3.1供应商选择基本原则见附件。5.3.2产品部同种产品的供应商，原则上需建立两家或两家以上的合格供应商。5.3.3如因特殊情况，独占市场的供应商经与技术部门沟通和反复市场调研确无替代品的，产品部会同采购部需编制供应商产能分析表，业务总监审批才能独家供应。5.3.4产品部按采购管理基本原则要求收集所需相关的基本资料数据，另收集如下资料，完善在供应商调查表。5.3.4.1供应商物流：包含供应商发货送货方式和结算方式。5.3.4.2供应商样品：包含供应商现有生产样品（与我司类似产品）。5.3.4.3供应商产出品BOM价格资料。5.3.5 产品部依据所收集供应商调查表资料，筛选后7日内完成现场初步供应商现场审查，初步与供应商进行产品需求和采购商务基本条款沟通，初评供应商综合能力现场考评表。5.3.6 产品部根据现场审查情况，制作新供应商评审资料，选择准备新供应商资料2-5家。产品部2-5家供应商调查表，供应商综合能力现场考评表，供应商基本资料、供应商产能分析表是否有审核的供应商调查表、供应商综合能力现场考评表，独家供应商是否有审批的产能分析表输 入工作流程过程说明责任者输出支持文件5.4供应商的评价会议评审确定现场考察供应商不达标产品经理组织小组供应商现场考察，供应商综合能力现场考评表达标合格供应商名录录入合格技术部BOM清单和成本核算品质样品确认不合格供应商按要求送样采购与供应商商务条款确认5.4.1产品部根据供应商综合能力现场评分表以及供应商提供的基本资料内容、初步样品和报价等2日内召开会议评审；评审人员确定：业务总监；采购经理；技术部；品质部；产品部；视情况可邀请财务；由业务总监会议现场审批结论。5.4.2对新供应商预计年度采购额50万，不组织评审小组成员现场对供应商评审；对新供应商预计年度采购额50万，必须组织评审小组成员现场对供应商评审。5.4.3须调查小组（调查小组包含：技术部，品质部，采购部，产品部，业务总监，战略总监）进行现场考察的供应商，由产品部组织调查小组对供应商在10日内完成现场考察复评供应商综合能力现场评分表。5.4.3.1对于进行现场评审的供应商依据各部门的评审表单一一对各项目进行现场确认评审，包括其商务能力、质量保证能力、技术能力、交付能力等，产品部负责商务能力评审，品质部负责质量保证能力评审，技术部负责技术能力评审，采购部负责交付能力评审。5.4.3.2 对第一次评审小组现场评审不达标的供应商，通知其进行限期（最长不超过3个月）整改并重新确定进行再次评审作业，现场评审最多2次，2次现场评审不合格重新选择供应商评审。5.4.3.3 产品部在现场评审完成当天分供应商汇总评审小组现场评审意见和之前收集的资料。5.4.4产品部将分供应商汇总资料交业务总监处，业务总监4小时内审批评审结论。5.4.5评审结论可以安排试样的供应商，产品部联络试样事宜。评审小组供应商综合能力现场评分表、供应商合格审批表现场评审结论是否有经过相关审核、审批5.5供应商的试样5.5.1 技术文件的发放产品部在供应商评审审批结论1小时内向技术部提出采购产品所需的图样、技术标准等文件的申请，技术部门根据申请1小时内提供相应的有效版文件。由产品部2小时内发放给供应商。其它部门不得以任何形式直接提供文件给供应商。5.5.2 供应商按产品部提供的技术要求7天内完成送样到产品部，并一起提供样品承认书和产品检验报告。5.5.3 样品确认（具体参照新产品开发流程）：5.5.3.1 样品测试：收到样品和承认书后由产品部填写“样品提交单”，将样品和承认书交品质部，启动试验流程。5.5.3.2. 品质部须在5个工作日内（塑胶原料件以及需要寿命实验才能得出结论的材料为7个工作日）出具相应样品确认报告，并签封样品给技术部。5.4.3.3当样品检测结果无法满足检验标准，而技术部门确认可用时，技术相关人员须进行签样确认，并于3个工作日内发出更改文件。产品标准根据更改技术文件进行修订。5.5.3.4 技术部需将样品确认信息于测试结束后一个工作日内反馈给产品部。未通过确认时，产品部需通知供应商再送样。供应商送样不合格最多3次，3次送样不合格重新选择供应商送样。5.5.3.5产品将技术部提供的样品确认报告发给供应商，并于3个工作日内将签封的标准样品交给供应商保存，并要求供应商做样品签收记录。品质部、技术部样品确认报告新产品开发流程输 入工作流程过程说明责任者输出支持文件5.6小批量试产及合格供应商的录入不合格小批量试产不合格合格试产整改合格供应商采购合作协议签订供应商档案资料建立供应商定期评价5.6.1将样品确认报告和小批量试产相关信息记录于供应商合格审批表。5.6.2将新供应商是否录入合格供应商名录意见记录于供应商合格审批表。5.6.3依据样品确认和小批量试产及相关结果及结论在供应商合格审批表上审批是否同意将供应商录入合格供应商名录。5.6.4经业务总监审批后财务1个工作日内将供应商信息录入到合格供应商名录，原件保存，复印件及时发放到产品部、采购部。合格供应商名录中供应商需一户一档，档案资料应包括：供应商的合法性证明资料、供应商调查表、供应商综合能力现场考评表、供应商合格审批表、样品确认报告、产品BOM报价单、采购合作协议及相关补充协议文件等。5.6.5与供应商样品、价格、基本商务条款达成一致，跟进销售需求，采购部安排供应商小批量试产，小批量试产品质部安排公司品质人员在现场管控。5.6.6对录入合格供应商名录的供应商在1个月内采购部进行采购合作协议签订，确定交易条件。合同评审经财务主管复核加盖合同章，业务总监批准后方能生效。产品部、采购部、品质部、财务部、业务总监供应商合格审批表、合格供应商名录、采购合作协议合格供应商名录是否及时发放到相关部门5.7供应商的定期评价管理品质部组织产品部、采购部、技术部应对对合格供应商进行月底和年度的定期评价。品质部供应商QDCS评估月报/年报是否对供应商定期考核6 相关文件不合格品管制程序 SIASEQ/QP-15-2016 新产品开发流程 SIASEQ/QR-07-2014工程变更流程 SIASEQ/QR-XX-XX 7 相关记录采购合作协议 SIASEQ/QR-XX-XX 品质保证协议 SIASEQ/QR-XX-XX包装及售后服务协议书 SIASEQ/QR-XX-XX 浴霸ODM定牌售后服务协议书 SIASEQ/QR-XX-XX购销合同 SIASEQ/QR-XX-XX 供应商开发需求表 SIASEQ/QR-016-01供应商调查表 SIASEQ/QR-016-02 供应商合格审批表 SIASEQ/QR-016-04供应商综合能力现场考评表 SIASEQ/QR-016-03 合格供应商名录 SIASEQ/QR-016-05产品BOM报价单格式 SIASEQ/QR-016-06 8 附件 ：采购管理基本原则1、 供应商选型原则a) 商务能力：i. 合法性证明：三证合一、法人身份证，委托书，相关产品强制认证证书，专利证书， 开票资料；ii. 第三方调查了解资信状况；iii. 组织架构：制定满足公司发展的清晰的组织架构,并合理划分各部门的工作职责；iv. 经营策略：公司有长远的明确的经营策略和发展理念，年度经营目标；v. 行业经验与主要客户：从事该行业的年份，同行业供货客户介绍，供应量或其他标杆企业的供货状况；行业内的合作客户名单、订单影印件；客户配额（分给深思的产能比例）；vi. 厂房设施：公司是否具备标准工业厂房,厂房产权是否清晰合法,厂房布局是否充分考虑成本、效率因素,是否有足够的场地用于扩大生产；vii. 合作意愿：较强的合作意愿，高层考察，建立最高通道；老板的管理思路、合作意愿、发展愿景；将我司列为重点客户,并愿与我司建立长期合作关系；viii. 成本管控：符合我司产品定位的成本需求；公司持续的成本优化能力，成本稽核：产品BOM清单，单重、用量、材质、品牌、价格；核价模型：明确产品定价模型；ix. 信息化水平、环保要求、职业健康安全、管理团队稳定性。b) 质量保障能力： i. 质量方针：有提出明确的质量方针或目标,质量目标是否有效运行；ii. 信息收集：质量团队组织架构，人员编制；工艺流程图、作业标准书；检验场地，检验设备清单，检验能力，质量负责人的现场沟通iii. 检测设备与场地：检验场所情况，检测设备是否齐全,并有其它先进的检测仪器和设备，并对检测设备，器具按期检定或校准，建立计量管理台账；iv. 进货检验、过程检验、成品检验，流程基本稳定与固化；现场流转质量控制单据、现场看板v. 不合格品管理：有物料、半成品、成品不合格品控制文件，不合格品是否置于特定区域并且标识清晰,对批量不合格品是否制订改进措施并跟踪改善结果；vi. 生产过程关键工序和异常控制：关键工序生产过程受控，指定专人负责过程的持续改进,有执行纠正预防的手段，为应对生产、安全、交货异常,有预防、控制和反馈措施；vii. 产品标识与可追溯性、质量整改；viii. 体系认证：ISO体系证书（影印件），并有效运行；ix. 质量技能培训：针对性的开展质量技能培训，并提供培训记录；x. 零部件供应商：上游供应商名单、品质控制方式、现场稽核c) 技术研发能力： i. 技术人员：技术人员数量充足,有进行技术人员储备,技术组织梯队结构合理,技术经验属于同行较高水平等；技术负责人现场沟通；ii. 技术文件管理：技术文件资料完整、有效、受控并与产品相符；iii. 技术开发能力：完成成功的产品设计，专利获取，有较强的产品技术研发能力、能满足我司产品更新、产品开发的需求；iv. 作业指导文件、工艺纪律；d) 交期保障能力：供应商整体产能35倍于我司需求，能保障促销旺季的交货；i. 生产人员和员工关爱：生产部门配备了专职或兼职的生产管理人员,一线员工流失率在合理范围，熟练工占比合理；针对关爱基层员工的政策、制度、福利；ii. 生产能力：生产场地，生产设备清单（含照片），瓶颈工序产能、配套产能；iii. 仓储管理：仓储容量、材料半成品库存金额、成品库存；仓储场地、办公场地及各场地面积介绍。iv. 采购周期：零部件供给周期、资金占用；v. 生产计划、生产管理：计划模式、生产订单达成率；vi. 6S管理：有严格的6S管理；vii. 模具管理：根据实际使用频次实施预防性维护系统，包括改进循环,且模具有特定的存放地点、标识和台账管理；2、 合同商务原则a) 年度合同包：i. 深思ODM采购合同；ii. 技术协议（质量要求，由产品经理根据产品计划研发要求和驻厂检验、入库检验要求设立）；iii. 质量服务协议iv. 保密协议v. 商标使用许可合同（协议）；vi. 采购诚信与反商业贿赂协议书；b) 关键商务条款：i. 付款方式账期（月结60天为基本要求）；ii. 付款方式承兑汇票（规范企业要求接受至少30%合作总额的承兑汇票）；iii. 质量保证质保金（上年度合作总额的3%-5%）；iv. 质量保证质保期（两年为基本要求，合作终止两年后返还）v. 返利条款年度返利（梯度设计以月均合作量为一个标准梯度）vi. 返利条款促销返利（淡旺季明显的产品品类涉及到的供应商）vii. 返利条款特价款（市场尖型产品）3、 年度采购合同签署要求a) 采购年度分析：每年11月份，从质量，成本，交期着手，完成年度供应商分析；b) 年度供应商开发计划：每年11月份，根据采购年度分析，新品上市计划，完成下一年度供应商年度开发计划（优化与开发）；c) 采购年度合同签署计划：每年11月份，根据下一年度销量预测、制定采购年度合同签署推进计划表；d) 春节前，完成所有供应商年度合同的签署；e) 年度采购合同效益分析财务成果：核算因付款方式、质量保证、返利等的变化带来的财务效益（与上2年的对比），包括金额变化、数量变化、财务收益等4、 其他条款a) 模具费用：原则上由供应商承担；如需我方承担，以费用100倍的方式，进行返还，由财务负责跟进；b) 认证费用：产品认证费用由生产企业（供应商）承担；转证费用由我方承担；转证费用由供应商承担者，可按费用100倍的方式，进行返还；