QYCX-4.2.4记录控制程序.doc

-作者xxxx-日期xxxxQYCX-4.2.4记录控制程序【精品文档】记录控制程序目 的:对记录进行管理，为证明产品符合规定要求和质量管理体系有效运行提供证据。 责任人：1 各部门负责与本部门质量活动有关的记录的设计、收集、传递和归档。2 归档后记录有办公室统一管理。3 管理者代表负责审批记录的销毁。范 围:本程序适用于本公司与产品质量和质量管理体系运行有关的（包括来自供方）记录的控制。内 容：1 记录表格的设计、审批、发放和更改应与相关文件同步进行。2 记录标识2.1 记录按照文件控制程序进行分类标识和编目，以便于存取和检索。2.2 质量管理部建立与本公司质量管理体系涉及的质量活动有关的（记录）表格目录。3 记录的形成和传递3.1 各部门和岗位按相关的质量管理体系文件的要求将质量活动的结果形成记录并正确传递。3.2 质量记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改；如因某种原因不能填写的项目，应说明理由，并将该项用单杠划；各相关栏目负责人签名不允许空白。3.3 如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用双杠划去原数据，在其上方写上更改后数据，签上更改人的姓名及日期；4 记录的发放及回收4.1 记录发放及回收由办公室负责，发放时应该填写记录发放/回收记录并在记录“NO”位置处敲上记录编码。4.2 记录的编码4.2.1 记录编码由6位数组成，前两位由当年年份缩写，后四位为该记录顺序从0001到9999，每一年该记录顺序又重新从0001开始。举例：2015年第一份记录则编码为150001。办公室发出的每一份记录都有对应的记录编码，并在记录发放/回收记录上记录对应编码。4.3 记录填写完毕先由各部门保管，按日期顺序排列，以便查阅。到一整年结束后交由办公室保管，办公室填写记录发放/回收记录，并核对当年发出记录是否全部收回有无遗漏。5 归档和保存及销毁5.1 记录归档按照记录归档程序归档。5.2 归档后文件应编写“质量记录清单”报管代批准，按期限要求保存，保存期限为产品有效期后一年5.3 记录应保存在安全、干燥的文件柜内5.4 记录保存期满后，由办公室填写销毁申请单，经批准后予以销毁并填写文件及记录销毁记录。6 记录借阅控制6.1 借阅人借阅记录应经相关部门负责人批准，填写文件及记录借阅记录，限期归还。7 记录修改控制7.1 各部门的质量记录格式，由各部门经理负责组织编制，部门经理审批，交质管部备案。7.2 各相关部门可根据工作需要提出记录格式设计更改，执行文件文件控制程序有关文件更改的规定。 相关文件文件控制程序 记录归档程序相关记录记录发放/回收记录 文件及记录销毁记录 文件/记录销毁申请单 文件及记录借阅记录文件修订表版本号修订时间修改前修改后012015-06-15无新文件第一版起草人： 起草日期： 审核人： 审核日期： 批准人： 批准日期： 【精品文档】