2022年邮件合并 .pdf

1 邮件合并目录概述 . - 2 - 邮件合并剖析. - 2 - 主文档 . - 2 - 唯一信息 . - 3 - 数据文件 . - 4 - 已完成的文档集. - 4 - 设置和连接数据文件. - 5 - 有关数据文件的更多信息. - 5 - 数据文件来自何处. - 6 - 插入数据文件信息的域. - 7 - 其他域 . - 7 - 执行邮件合并. - 8 - 进行设置 . - 8 - 选择主文档 . - 9 - 连接到数据文件. - 10 - 选择要使用的记录. - 10 - 排列主文档 . - 11 - 预览 . - 12 - 完成合并 . - 13 - 执行较为复杂的合并. - 13 - 开始使用工具栏. - 14 - 连接到数据文件并选择记录. - 14 - 向主文档中添加域. - 15 - 添加其他域 . - 16 - 预览 . - 16 - 完成合并 . - 17 - 名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 17 页 - - - - - - - - - - 2 - 培训 Word 对群发邮件及其他内容使用邮件合并概述假设您需要向每个员工发送一封信函或电子邮件，其中包含个人所得税的扣缴和薪水信息。或者，假设您正在按半价向您的客户提供一些商品，并且您希望通过电子邮件发送带编号的优惠券，以便跟踪响应率。逐个地创建每封信函、电子邮件或优惠券需要花费大量时间。此时我们就需要使用邮件合并。使用邮件合并，您所要做的就是创建一个文档，其中包含在每个副本中均相同的信息，并为每个副本中的唯一信息添加一些占位符。Word 将完成其余的工作邮件合并剖析在本课程的后面，我们将进一步学习如何执行邮件合并的具体细节。但在开始学习之前，返回并快速浏览一下邮件合并中的每个单独的元素也非常重要。了解这些元素将有助于您获得所需的理想合并结果。主文档主文档是开始文档。您需要将它的大小和形状设置为与想要的最终信函、电子邮件、信封、标签、优惠券或其他文档的大小和形状相同。在主文档中，添加每个副本中相同的所有信息。例如，在信封主文档中，可以键入寄信人地址。或者，在套用信函主文档中，可以插入公司徽标和键入希望所有收件人阅读的邮件内容。了解如何在Microsoft Office Word 中使用邮件合并为群发邮件生成信封和标签。然后学习一些更深层的知识，学会创建个性化套用信函或电子邮件、带编号的优惠券等其他内容在任何邮件合并中，都将处理三个不同的元素：开始时使用的主文档；为了创建一组唯一文档而要合并到主文档中的信息，例如姓名和地址（该信息存储在诸如 Microsoft Office Excel 工作表或Microsoft Office Outlook? 联系人列表的文件中） ；已完成的文档集。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 17 页 - - - - - - - - - - 3 - 还可以将占位符添加到主文档中。占位符表明唯一信息将出现的位置及其内容。例如，可以将收信人地址的占位符添加到信封主文档中。或者，可以将名字的占位符添加到套用信函主文档的“亲爱的”之后。提示还可以使用邮件合并来创建目录，例如所有客户、员工或产品的列表。与用邮件合并创建的标签、信封和其他文档不同（它们在单独的文档中显示每组唯一信息），目录将在单个文档中为每组唯一信息创建一个项。唯一信息在邮件合并中，唯一信息是在创建的每个合并副本中不同的信息。例如，唯一信息可能是：信封或标签上的地址。套用信函的问候行中的姓名。发送给员工的电子邮件中的薪水金额。邮寄给最佳客户的明信片中有关其最喜爱产品的说明。代金优惠券上的编号。主文档包含下列内容：每个副本中都相同的信息，例如套用信函的正文。只需键入此信息一次，无需考虑要打印的信函的数量。唯一信息的占位符。例如， 在套用信函中，每个副本中的地址块和问候姓名都是唯一的。当执行合并时，将为每组唯一信息创建一个新文档。唯一信息替换您添加到主文档的占位符。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 17 页 - - - - - - - - - - 4 - 数据文件“数据文件”这一术语含义比较广泛，涵盖了您常用的各种文件。例如，Microsoft Office Outlook? 联系人列表就是一个数据文件。数据文件的其他示例包括用Microsoft Office Word 创建的表、用 Excel 电子表格创建的工作表、 Microsoft Office Access 数据库，甚至文本文件。您要在邮件合并中使用的唯一信息（例如姓名和地址）必须存储在数据文件中。通过数据文件的结构，可以使该信息的特定部分与主文档中的占位符相匹配。在下一课中，您将学习在邮件合并中可以使用哪些数据文件类型，以及如何设置和连接它们。已完成的文档集完成邮件合并后，您将拥有：可打印的单个文档集（例如信函、标签、信封或优惠券），或以电子方式传输的单个文档集（例如在合并过程中发送的电子邮件和传真）。开始时使用的主文档。 由于未保存已完成的文档集的副本，所以应该保存主文档。 Word 会记住您连接到主文档的数据文件。当您再次打开主文档时，可以快速完成新的合并。注意如果正在创建信函、信封或标签，则还可以选择生成“综合文档”，此文档在一个当在数据文件中组织唯一信息时，您可以控制该信息各部分在邮件合并文档中的显示位置。邮件合并中的已完成文档集，包含唯一标签、信封、信函、电子邮件、传真或其他以电子方式打印或发送的文档。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页，共 17 页 - - - - - - - - - - 5 - 文件中包含所有合并的文档。第 3 课的结尾介绍了这方面的信息。设置和连接数据文件您已经了解了邮件合并的基本元素是什么。接下来您将学习如何设置主文档以及如何将其连接到数据文件。数据文件和域都是邮件合并的核心元素：它们协同工作，将唯一的信息放置到每个合并副本中。一旦了解了这两个关键元素以及它们之间的关系，您就能够设置和运行基本的以及较为复杂的邮件合并项目。有关数据文件的更多信息数据文件（有时称为数据源或数据列表）是将信息组织到列和行中的任意文件。可以使用许多不同的程序创建数据文件。有关Word 在邮件合并期间可以使用的数据文件类型的列表，请参阅课程末尾的课程摘要卡。数据文件中的列代表类别。例如，在客户数据文件（类似左侧的文件）中，可以设置“姓氏”、“名字”和“街道地址”列。数据文件中的每一行代表完整的记录。例如，在客户数据文件中，一行包含有关一个客户的所有信息：客户姓名和地址。正是有了这些列和行，才能在邮件合并期间将唯一信息放入文档中。打开主文档后，可以执行下列操作：连接或链接到包含唯一信息的数据文件。对于要包括的唯一信息的每个类别（列），将占位符（称为域）添加到主文档中。完成合并，以创建一组唯一文档。每个文档代表一条记录，包含来自数据文件中一行中的信息。提示为了获得最佳结果，请对数据文件进行设置，以便每个列代表最小可能的类别。例如，数 据 文 件 （ 例 如Excel 电 子 表 格 和Outlook 联系人文件）与域（例如?名字 ?和 ?街道地址 ?）协同工作， 使邮件合并成为可能。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 5 页，共 17 页 - - - - - - - - - - 6 - 使用单独的“姓氏”和“名字”列，而不是只使用一个“姓名”列。这可以使您在主文档中排列域时有最大的灵活性，例如您可以按客户的名字向客户发出问候。数据文件来自何处在许多情况下，您要用于邮件合并的数据文件已存在。例如，您可能拥有某数据文件的访问权限，此文件列出了下列内容：客户或联系人姓名、地址和更多信息。您的公司提供的产品或服务。有关员工的信息。如果数据文件已存在，只需在邮件合并期间连接它（在本课末尾的练习单元中，将有机会尝试此操作）。但是，如果没有数据文件，也不必担心。如左侧所示，邮件合并过程包括可以从头开始创建数据文件的步骤。新文件以邮件数据库(.mdb) 文件的形式保存在“我的文档”文件夹中的“我的数据源”文件夹中。在将来的邮件合并中，可以重新使用此文件。还可以通过在合并期间打开“邮件合并收件人”对话框，或在Access 中打开此文件来对此文件中的记录进行更改。数据文件中的列代表信息的类别。每行代表一条完整的记录。若要在执行合并时从头开始创建数据文件，请执行下列操作：在“ 邮件合并 ” 任务窗格中， 选择 “ 键入新列表 ”选项，然后单击“ 创建 ” 。 （下一课将介绍有关“ 邮件合并 ” 任务窗格的详细信息。 ）此时将打开 “ 新建地址列表 ” 对话框，其中包含列标题的列表。单击 “ 自定义 ” 更改列标题名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 6 页，共 17 页 - - - - - - - - - - 7 - 插入数据文件信息的域插入数据文件信息的域与数据文件中的列标题相对应。通过将域放入文档中，表示您希望在该位置显示某一类信息（例如姓氏、城市或个人便签）。打印或显示在合并的单独文档中的特定信息，将来自数据文件中的一行（记录）。可以通过标点符号来组合和分隔域。例如，要创建地址，可以在文档中设置如下域：?姓氏 ? ? 名字 ? ?地址?城市 ?， ?省/市/自治区? ? 邮政编码?通过设置域的格式，您还可以控制唯一信息在合并的文档中的外观。例如，您可能希望姓名为粗体或红色。在主文档中，选中该域及其两侧的燕尾形符号(? ?)。在“格式”菜单中， 单击“字体”、“段落”或另一个想要的命令，然后选择格式设置选项。其他域在 Word 中有很多可以插入到文档中的其他域（称为Word 域），其用途是：显示有关文档的信息（例如文档的创建日期或打印日期或作者的姓名）。执行某些计算或操作（例如在文档的某一节中计算和显示页数，或提示文档用户填充文字）。例如，可以使用：“ Date ”域自动将当前日期添加到套用信函的每个合并副本中。“ PrintDate”域和“合并记录 #”域将唯一编号添加到发票的每个副本中。“ If.Then.Else.”域在信函中打印公司地址（如果在特定记录的数据文件的”公司“列中有信息），或者转而打印家庭地址（如果没有公司信息）。在邮件合并中可能用到的某些域实际上由其他域组成。例如，可以添加到信函、 信封或标签中的 “ 地址块 ” 域，实际上是一些域（包括名字、姓氏、街道地址、城市、邮政编码）的组合。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 7 页，共 17 页 - - - - - - - - - - 8 - 提示也可以通过单击“邮件合并”工具栏上的“插入Word 域”按钮，来获取最可能在邮件合并中使用的一些Word 域。若要看到此工具栏，请在“视图”菜单中，指向“工具栏”，然后单击“邮件合并”。在本课程的最后一课中，您将了解有关工具栏的更多信息。执行邮件合并在本课中，您将完成执行邮件合并的过程。虽然有些细节随您所创建的文档类型会有所不同，但这个过程在本质上是相同的。在本课的末尾，您将有机会使用在上一课的练习中修改的数据文件，自己练习邮件合并。在阅读完本页后，单击“下一页”继续自学本课中的内容。进行设置若要执行邮件合并，第一步是启动Word ，然后打开“邮件合并”任务窗格。此任务窗格将指导您完成合并的步骤。此时将打开任务窗格，其中提出一个问题，询问您想要将信息合并到的文档类型。在左侧的示例中，选中了“信封”。通过单击任务窗格底部的“下一步”链接，可以逐步完成邮件合并过程。如果需要倒退一步，请单击“上一步”链接。注意还可以使用“邮件合并”工具栏执行邮件合并。但是，在非常熟悉合并过程之前，最好若要查看Word 域的列表，请在“ 插入 ” 菜单中单击“ 域” 。若要插入域，请在“ 域名 ” 下，单击要插入的域，然后单击“ 确定 ” 。可以在Word 帮助中获取有关如何使用任何域的信息。只需搜索域名即可。使用邮件合并创建的已注明地址的信封。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 8 页，共 17 页 - - - - - - - - - - 9 - 严格按照任务窗格的指导操作。在本课程的后面，您将了解有关工具栏的更多信息。选择主文档在上一步中，您选择了要创建的文档类型（信封）。第二步是选择主文档，即要用来设置信封的开始文档。您在任务窗格中看到的选项会随第一步中选择的文档类型的不同而异。信封的选项显示在左侧。使用当前文档：当前文档是指屏幕上当前打开的文档。如果已打开了一个信封文档，然后打开“邮件合并”任务窗格，将使用此选项。但是，由于您从空白文档（非信封格式）开始操作，所以此选项不可用。更改文档版式：此选项被选中，其原因是当打开“邮件合并”任务窗格时打开的是空白文档。您需要将打开的空文档更改为信封文档。单击“信封选项”链接并选择希望的信封大小和其他选项后，信封文档将替换空白文档。从现有文档开始：如果以前保存了要用于邮件合并的信封文档，但是开始时使用的是空白文档，则可以选择此选项，使用信封文档替换空白文档。提示对于某些文档类型（例如信函、传真或目录），您将在任务窗格中看到“从模板开始”若要打开 “ 邮件合并 ” 任务窗格，请转至“ 工具 ” 菜单，指向 “ 信函与邮件 ” ，然后单击 “ 邮件合并 ” 。注意：如果在计算机上设置了传真支持且安装了传真调制解调器，还会在任务窗格中看到“ 传真 ”已列为文档类型这是当您从空白文档或非信封格式的任何文档启动邮件合并过程时所到的任务窗格外观。若要选择信封格式以及寄信人和收信人地址的字体，请单击“ 信封选项 ” 链接。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 9 页，共 17 页 - - - - - - - - - - 10 - 选项。如果想要从Word 中可用的许多预设计模板或Microsoft Office Online 中可用的几百个模板之一开始操作，则可以选择此选项。连接到数据文件在此步骤中，需要连接到用于存储希望合并到文档中的唯一信息的数据文件。您有三个选项。可以进行下列操作：使用现有列表：如果已经有包含要合并的信息的数据文件，请选择此选项。然后，单击任务窗格中的“浏览”链接，找到并打开该文件。从 Outlook 联系人中选择：如果想要将Outlook 联系人列表用作数据文件，请选择此选项。然后，单击“选择联系人文件夹”链接，找到并打开正确的联系人列表文件夹。键入新列表：如果没有适当的数据文件且想要创建一个数据文件，请选择此选项。有关创建自己的数据文件的详细信息，请参阅本课程中的上一课。提示在邮件合并过程中，当您连接到要在合并中使用的数据文件时，Word 会首先在“我的文档”文件夹中称为“我的数据源”的文件夹中查找此文件。因此，将数据文件存储在那里可能是最方便的。但是，您可以连接到计算机或服务器上的任意位置中的任何数据文件。选择要使用的记录连接到数据文件后，您需要选择要在合并中实际使用此文件中的哪些记录（行）。例如，您可能希望只将套用信函发送给此文件中具有特定邮政编码的客户。或者，您可能想要创建只包括一个产品行的目录。所有这些对数据文件记录进行选择、排序和筛选的操作，都在您连接到或创建数据文件之后自动打开的“邮件合并收件人”对话框中进行。“ 选择收件人 ” 意味着选择要连接的数据文件（这里称为列表） 。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 10 页，共 17 页 - - - - - - - - - - 11 - 排列主文档排列主文档意味着将内容放入文档。内容包括：每个合并副本中的相同信息。每个合并副本中的唯一信息的域（占位符）。对于信封，相同的信息是您在主文档左上角键入的寄信人地址。唯一信息是在文档中央添加的收信人地址。添加地址域的最快方式是单击“邮件合并”任务窗格中的“地址块”链接。单击该链接可以将预设计的?地址块? 域添加到信封。?地址块? 域是其他域（例如“名字”、 “姓氏”、“街道地址”、 “城市”、“省/市/自治区”和“邮政编码”）的组合。您可能需要将数据文件中的列与这些域进行匹配（在接下来的练习单元中，您将有机会尝试此操作）。提示如果喜欢，您可以组合自己的地址块。单击“邮件合并”任务窗格中的“其他项目”链找到并打开 （或创建） 要在合并中使用的数据文件后，将打开 “ 邮件合并收件人 ” 对话框。在此对话框中，可以执行下列操作：例如，通过单击类别（列）标题，按字母顺序对列表进行排序。通过单击标题旁的箭头，然后单击筛选所要依据的值（例如特定邮政编码），对列表进行筛选。您还可以单击 “(空白 )” 或“(非空白 )” ，以显示不包含或确实包含信息的类别中的所有记录。通过依次单击箭头、“(全部 ) ” ，您始终可以再次显示所有记录。清除某个记录旁的复选框，从合并中排除该记录。使用按钮选择或排除所有记录或查找特定记录。单击 “ 邮件合并 ” 任务窗格中的 “ 地址块 ” 链接，将复合?地址块 ? 域添加到文档中。此时将打开 “ 插入地址块 ” 对话框，您可以在其中指定地址元素和收件人姓名的格式。如果要发送国际邮件，请选中“ 根据目标国家 /地区设置地址格式” 框，以确保地址格式设置正确。若要避免在地址块中出现错误，请单击“ 匹配域” ，手动将数据文件中的列与?地址块 ? 域中的地址元素相匹配。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 11 页，共 17 页 - - - - - - - - - - 12 - 接，打开“插入合并域”对话框，如果在其中选中了“数据库域”选项，您将看到数据文件中列标题的列表。可以将其中任一标题作为域插入到主文档中。预览将所有内容和域添加到主文档之后，您便可以预览合并文档的外观。单击位于任务窗格底部的“下一步” 链接移至邮件合并过程的预览步骤时，将自动显示第一个合并文档。根据第一个文档的外观，您可以选择进行许多操作：如果内容显示不正确，请单击位于任务窗格底部的“上一步”链接。通过返回到上一步，您可以添加、删除或匹配域，或者进行其他更正，以便正确显示信息。提示预览时，如果在文档中仍然能看到域，而不是这些域的值，那么您可能需要更改一处设置。在“工具”菜单中，单击“选项”。在“打印”选项卡上，确保清除了“打印文档的附加信息”下的“域代码”选项。如果内容显示正确无误， 请单击位于任务窗格顶部的双右箭头按钮，以逐页浏览其他合并文档。如果要查看合并文档的特定记录（数据文件中的行），请单击“查找收件人”链接搜索该记录。逐页浏览文档时，您可以通过单击“排除此收件人”从合并中排除任一记录。注意只是从最终合并结果中排除了收件人，而不会从数据文件中删除任何内容。如果认为合并中包含一些实际您并不希望包含的记录，那么请单击“编辑收件人列表”链接打开“邮件合并收件人”对话框。如前面所述，您可以使用该对话框来缩小记录列表的范围。您可以在完成合并之前预览合并结果。在预览步骤中，您仍有机会添加或删除域，并且可以限制数据文件中实际包含在合并中的记录（行）数。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 12 页，共 17 页 - - - - - - - - - - 13 - 完成合并对合并文档的预览效果满意后，便可以打印最终结果。如果仍然担心在没有机会检查结果的情况下进行打印，或者如果要自定义选定的文档，您可以单击任务窗格中的“编辑个人信封”链接。此操作将在新的Word 文档中创建一个单独的综合文档，其中包含所有的合并副本，并且每页或每节包含一个文档。在该综合文档中检查或修改信封之后，您可以在这里打印这些信封，也可以保存文档并在以后打印这些信封。注意如果创建了一组合并电子邮件，请在完成合并之前仔细预览这些邮件。对于电子邮件，您不能选择创建一个单独的综合文档。单击任务窗格中的“电子邮件”链接，并标识数据文件中包含收件人电子邮件地址的一列之后，将发送这些邮件。如果考虑到将来可能会执行相似的合并，最好保存该主文档。保存主文档时将同时保存其与数据文件之间的连接。下次打开主文档时，您将看到第一个数据文件记录中的信息已经合并进来了。您可以快速完成合并，或者如果需要，也可以连接到其他文件。执行较为复杂的合并邮件合并不总像添加地址那么简单。有时您需要执行一些较为复杂的操作。例如，您可能想要在问候语中使用多个姓名。或者您可能想要为一系列优惠券添加序号，或者需要在套用信函的结尾添加个人便笺。当您熟悉“邮件合并”任务窗格，或者正在执行较为复杂的合并时，您可以使用“邮件合并”工具栏，在该工具栏中有一些您在任务窗格中找不到的选项。单击 “ 打印 ” 将打开 “ 合并到打印机 ” 对话框。您可以选择打印已创建的所有文档、只打印一个文档或者打印指定范围内的文档。单击 “ 编辑个人信封” 将打开 “ 合并到新文档”对话框。 在该对话框中， 您可以选择要将哪些记录合并到一个新的包含所有合并文档的综合文档中。通过指向 “ 视图 ” 菜单中的 “ 工具栏 ” ，然后单击“ 邮件合并 ” ，可打开 “ 邮件合并 ” 工具栏。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 13 页，共 17 页 - - - - - - - - - - 14 - 开始使用工具栏打开“邮件合并”工具栏之后，便可以使用工具栏按钮开始逐步执行邮件合并过程。基本上可以按照从左到右的顺序，通过单击工具栏上的按钮来执行操作。第一步是选择要将信息合并到的文档的类型。可以单击位于工具栏最左侧的“设置文档类型”按钮，以打开“主文档类型”对话框完成该操作。在此对话框中，如果您选择：“信函”、 “传真”或“目录”， 您可以从一个空白文档或模板开始。若要打开模板， 请在“文件”菜单上单击“新建”。在“新建文档”任务窗格中的“模板”下，单击一个链接以在Microsoft Office Online 或计算机上查找一个模板。“信封”或“标签”，将打开“信封选项”或“标签选项”对话框，您可以在该对话框中对主文档进行设置。“电子邮件”，将自动打开一个格式已经适当设置的主文档。提示当打开一个以前在邮件合并中使用过的文档时，“普通Word 文档”选项非常有用。如果要保存该文档的内容，但不希望再将其连接到数据文件，可单击“设置文档类型”按钮，然后单击该选项。如果已经设置了一个要将信息合并到的文档，则可以直接打开该文档，并跳过单击“设置文档类型”按钮这一步。连接到数据文件并选择记录您可以使用工具栏上的“打开数据源”和“邮件合并收件人”按钮执行以下操作：单击 “ 邮件合并 ” 工具栏上的 “ 设置文档类型” 按钮，以打开主文档并对其进行设置。如果您没有在计算机上安装传真支持软件和传真调制解调器，那么 “ 传真 ” 选项将不可用。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 14 页，共 17 页 - - - - - - - - - - 15 - 连接到包含您所要合并的唯一信息的数据文件。注意如果要使用“Outlook 联系人”列表作为数据文件， 您需要通过“邮件合并”任务窗格连接到该列表。 打开该任务窗格， 前进到“选择收件人”步骤，然后单击“从Outlook 联系人中选择”。从该文件中选择要使用的记录。提示如果需要创建新的数据文件，请打开“邮件合并”任务窗格，前进到“选择收件人”步骤，然后单击“键入新列表”。向主文档中添加域现在，您可以按下列方式对主文档进行排列：键入在每个合并副本中均相同的所有内容，例如寄信人地址或套用信函或电子邮件的正文。为唯一信息添加域。为方便使用，有一些单独的工具栏按钮专门用于添加“地址块”和“问候语”域。此外，还有一个称为“插入域”的按钮。通过单击此按钮，您可以将数据文件中的任何列标题作为域添加到主文档中。例如，假设您正在为员工创建用于通知其各自当前薪水的套用信函。在数据文件中，每个员工的薪水被列在称为“当前薪水”的一列中。如果在主文档中插入一个?当前薪水? 域，那么每个员工的薪水将出现在其各自套用信函的副本中。记住：数据文件中作为信息占位符的域在主文档中显示时始终括在燕尾形(? ?) 之间。若要查找并打开数据文件，请单击“ 打开数据源 ” 按钮。若要筛选希望包含在合并中的记录并对其进行排序，请单击“ 邮件合并收件人” 按钮。将指针放置在主文档中希望显示地址的位置，然后单击 “ 插入地址块 ” 按钮，选择 ?地址块 ? 域的格式（并添加该域）。将指针放置在主文档中希望显示问候语的位置，然后单击 “ 插入问候语 ” 按钮，添加?问候语 ? 域。将指针放置在主文档中希望显示与数据文件列相对应的域的位置，然后单击“ 插入域 ” 按钮。在打开的 “ 插入合并域” 对话框中，选择“ 数据库域” 。此时将显示数据文件中的列标题。选择要作为域插入的列标题并单击“ 插入 ” 。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 15 页，共 17 页 - - - - - - - - - - 16 - 添加其他域除了添加作为数据文件中信息占位符的域（例如“姓名”、“城市”或“当前薪水”）以外，您可能还要添加显示与文档本身相关信息的域，或执行某些操作或计算的域。只需单击“插入Word 域”工具栏按钮。例如，您可以使用“合并记录#”域在每个合并文档中打印顺序记录号。例如，这是用于为一系列优惠券添加唯一编号的一种方法。或者，您可以使用“If.Then.Else.” 域来添加条件信息。假设您的数据文件中包含“性别”一列，并且您正在打印员工合同。您可以添加一个“If.Then.Else.” 域，规定如果“性别”一列中的值为“男性”，则在合同中用“他”；如果该值不是“男性”，则用“她”。在本课末尾的练习单元中，您将有机会使用这些域之一。或者，如果您需要在每个合并文档中键入信息（如客户名称或产品编号）以便对提示作出响应，那么可以使用“Fill-in ” 域。预览执行较为复杂的合并或者执行生成大量合并文档的合并时，预览步骤是非常必要的。如您在左侧所看到的，“邮件合并”工具栏上有多个按钮可用于预览。预览过程可能如下所示：单击“查看合并数据”按钮快速浏览第一个合并文档。如果缺少信息，请单击“匹配域”按钮使数据文件中的列与主文档中的域相匹配。虽然您可以通过单击“ 插入 ” 菜单上的“ 域 ” 来插入任一Word 域，但您还可以很方便地使用“ 邮件合并 ” 工具栏上的“ 插入Word 域 ” 按钮，插入邮件合并中最常用的一些Word 域。此处定义了四种这样的域。若要了解您使用“ 域”命令或 “ 插入 Word 域” 按钮所找到的任一域的详细内容，请在 Word 帮助中搜索该域名。Ask 每次 Word 合并一个新文档时均提示您输入信息，并将一个书签与响应关联。您还必须在希望显示该响应的位置放置一个“Ref”域。需要在多个位置插入响应时使用该域。Fill-in 每次 Word 合并一个新文档时均提示您输入信息。键入的文本将在文档中替换该域。只想在一个位置插入响应时使用该域。If.Then.Else. 根据条件执行两种可选操作之一。合并记录# 在每个合并文档中打印记录号。该编号反映为合并选择的数据记录的顺序。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 16 页，共 17 页 - - - - - - - - - - 17 - 如果第一个文档中的内容显示得正确无误，请使用“下一记录”按钮翻阅更多合并文档。如果合并了大量文档，可在“定位记录”框中键入编号，然后按Enter 检查集合中的随机文档。如果您对预览效果感到满意，便可完成合并。完成合并通过单击“邮件合并”工具栏上的下列合并按钮之一来完成合并：合并到新文档：创建一个新的综合文档，其中包含您刚刚创建的所有合并文档，并且每页或每节包含一个合并文档。合并到打印机：打印合并文档。合并到电子邮件：发送合并电子邮件。 您的数据文件中必须有一列列出了每个收件人的电子邮件地址。合并到传真：合并并发送传真。只有在安装了传真软件和传真调制解调器时，该按钮才处于活动状态。您的数据文件中必须有一列列出了每个收件人的传真号。“ 邮件合并 ” 工具栏上的几个按钮在合并的预览阶段非常有用。查看合并数据单击一次可显示合并结果。再次单击可显示域。突出显示合并域单击可在文档中突出显示域。再次单击可关闭突出显示。注意，使用 “ 插入Word 域” 按钮或 “ 插入域 ” 对话框添加的域并不会突出显示。匹配域单击可打开 “ 匹配域 ” 对话框。如果Word 不能将数据文件中的一列与某个域相匹配，那么您可以在此处手动将其匹配。首记录、上一记录、定位记录、下一记录、尾记录单击一个按钮或键入一个编号可查找特定的合并文档。查找条目单击可打开 “ 查找条目 ” 对话框。您可以查找包含特定信息的合并文档。单击任何合并按钮时，打开的对话框均与此相似。 （如果您正在创建电子邮件或传真，该对话框将要求您指出数据文件中包含每个收件人的电子邮件地址或传真号的域。）这是您可以限制要包含在最终合并中的记录的最后机会。如果选择 “ 当前记录 ” ，那么在生成整批文档之前，您只能生成一个文档来查看其外观。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 17 页，共 17 页 - - - - - - - - -