2022年采购部操作流程图 .pdf

. . 采购部操作流程图采购是保证企业进行产品开发，保证质量，提高生产效率，进行成本控制的关键环节。然而，很多企业出现采购管理疲软无力、混乱不堪的局面，或者运行效率低、成本高，给企业造成很大的损失。企业特别是中型或大型的企业，为了企业的正常运行，必须健全采购管理组织和采购管理流程。一般来说，采购管理包括采购计划、采购申请单的下达、执行、到货接收、检验入库到采购结算的全过程， 采购部需对采购过程中物流运动的各个环节状态进行严密的跟踪、监督，以实现对企业采购活动执行过程的科学管理。为达到这一目的， 企业应对采购的每一阶段都建立相应的流程，明确规定采购管理的权限、职权范围、审批权限、工作内容等，这有利于采购管理工作的顺利开展。下面是采购管理中的几个常见流程，仅供参考。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 13 页 - - - - - - - - - . . 采购管理总流程序号总经理财务部采购部相关部门相关规程 / 表单1 2 3 4 采购物资验收报告、入库单、购结算申请单、采购发票及单据、退货单采购申请单、采购计划书5 采购合同采购订单、货物催交单下订购单办理退货审核审批配合询价议价选择供应商跟催监督编制采购计划审核审批付款入账申请采购签订合同备货起草合同组织验收审批办理结算采购绩效考核表、 采购评价报告6 7 询价记录表、比价议价记录表供应商调查表、 供应商质量评价表合格8 绩效评价名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 13 页 - - - - - - - - - . . 采购管理总流程说明流程节点责任人工作说明1 编制采购计划采购部汇总整理各部门提交的请购单，制订采购计划， 并应与相关人员沟通确认审核财务部审核是否在预算内以及相关信息的准确性审批总经理审批是否同意采购计划2 询价议价采购部收集市场调查信息和资料，选择合适的供应商进行询价，询价结束后，应与供应商进行比价和议价3 选择供应商采购部根据供应商开发、 选择标准选择供应商，通过初审的供应商，要求其提供样品进行检测或试用，并填写供应商质量评价表4 起草合同采购部根据谈判和磋商结果确定采购合同的内容、格式和具体要求审核财务部审核采购合同相关条款审批总经理签字审批签订合同采购部合同审批后，与供应商签订正式合同下订购单下达订购单5 跟催监督采购部1. 了解供应过程是否正常，确保能按时交货。 发现交货延迟等状况时，采购员应及时进行催交、补救2. 供应商发货后了解承运人的相关信息，跟踪货物在途中的状态6 组织验收采购部1. 组织通知质量部检验，并将厂商、品名、规格、数量以及验收单号码填入检验记录表合格采购部1. 交货判定合格后， 将货物标识合格， 填写检验合格单， 并通知仓储部办理入库手续2. 质量部验收不合格的货物，由采购部进行退货处理7 办理结算财务部审核采购货物的发票和单据，与合同条款对照， 确认无误后办理付款手续， 并向供应商索要货物发票和货单；财务付款结算前， 必须由总经理审批签字付款入账财务部审批通过的合同按合同规定的时间、方式办理付款， 并入账， 同时更新财务帐8 绩效评价采购部对采购效果进行评价，评价采购人员的绩效和部门绩效，并对供应商进行评审名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 13 页 - - - - - - - - - . . 采购申请管理流程序号总经理财务部采购经理采购员相关部门相关规程 / 表单1 2 3 4 5 物资请购单订购单采购需求汇总表汇总采购需求替代品采购申请采购预算审批审核提出采购申请库存调查执行采购填写采购申请表否采购管理制度审批采购到所需物资采购需求计划、 采购计划书采购合同6 入库使用名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页，共 13 页 - - - - - - - - - . . 采购申请管理流程说明流程节点责任人工作说明1 提出采购申请相关部门1. 各部门应根据日常经营活动需要，提出采购申请2. 各部门向采购部递交请购单，请购单要说明请购的品名、数量、需求的日期、预算金额等内容2 汇总采购需求采购员采购部根据请购单的内容对采购需求进行汇总，并进行需求分析，制订采购计划3 库存调查采购员查核采购物资库存情况4 采购预算采购员进行采购预算，上交采购经理审批审批采购经理审批采购预算审核财务部对采购申请进行预算复核，并交总经理审核审批总经理审批签字，特别是数额较大的采购项目，必须有总经理的审批签字5 执行采购采购部采购经理安排采购任务，制订采购作业计划，并组织实施采购工作，参照采购总流程6 替代品采购申请相关部门1. 当不能采购到计划采购物资时，由采购部或所需采购物资部门提出替代品采购申请2. 一般替代品物资采购申请由所需采购物资部门经理审批，重要物资或者关键物资的替代品采购申请由总经理审批，若采购物资涉及相关技术方面的问题，应有相关技术人员的参与入库使用采购合格的物资，交由仓储部入库，分发使用名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 5 页，共 13 页 - - - - - - - - - . . 采购询价管理流程序号总经理财务经理采购经理采购员供应商相关规程 / 表单1 2 3 4 采购询价报告采购询价单采购计划表5 收集汇总价格信息汇总、分析供应商报价商谈价格制作并发出询价单价格洽谈洽谈相关条件签订合同编制询价报告进一步洽谈审核确定供应商审批报价询价供应商名单供应商报价单审核6 7 采购合同采购询价记录表供应商价格信息表审核名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 6 页，共 13 页 - - - - - - - - - . . 采购询价管理流程说明流程节点责任人工作说明1 收集汇总价格信息采购员通过各种渠道收集供应商的价格信息，充实采购的价格数据库，并初步确定询价供应商的范围2 制作并发出询价单根据特定的采购对象制作询价单，并向初步选定的供应商发出询价通知询问价格报价供应商供应商按照询价要求报价3 汇总、分析供应商报价采购员在规定日期内，将询问得到的价格信息进行汇总、整理、分析后，与各供应商进一步商谈价格编制询价报告在询价截止日期后，汇总并整理所有报价，经过对比分析，编制采购询价报告，并交由采购部经理审核4 审核采购经理询价书面报告报采购经理进行审核5 进一步洽谈采购人员根据审核意见或建议，继续与价格合理的供应商洽谈质量、售后、结算等条件6 确定供应商根据洽谈结果，选择确定综合条件最好的供应商审核采购经理采购经理对采购人员最终选择的供应商情况进行审核审批总经理总经理对采购员最终选择的供应商进行审批7 签订合同采购员与供应商签订采购合同名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 7 页，共 13 页 - - - - - - - - - . . 采购合同管理流程序号总经理采购经理采购部供应商相关规程 / 表单1 2 3 4 5 采购合同履行合同审核审批配合供应商评审制订供应商名单修改编制合同选择供应商审核审批采购谈判起草合同采购谈判签订合同6 7 供应商调查表8 合同归档供应商评审表供应商名单签订合同N Y Y N 9 履行合同名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 8 页，共 13 页 - - - - - - - - - . . 采购合同管理流程说明流程节点责任人工作说明1 选择供应商采购部根据采购需要选择供应商2 供应商评审会同相关部门和人员对供应商的综合实力进行评审3 制订供应商名单将通过初审的供应商记录形成名单审核采购经理审核供应商名单审批总经理审批签字4 采购谈判采购部提出基本的采购要求，向供应商询价，并比价、议价，供应商做出回应洽谈5 起草合同采购部企业的法律顾问应针对合同的合法性和法律保障性提出相应的意见，配合采购部拟订采购合同审核采购经理审核起草后的采购合同，核查合同条款，需要修改的合同应返回相关人员进行修改审批总经理审批签字6 修改编制合同采购部经总经理审批后由采购部相关人员汇总相关人员的意见和建议，对合同中存在问题的地方进行修改7 签订合同采购部采购合同编制完毕后，与供应商签订采购合同，双方代表签字盖章8 履行合同采购部供应商签订合同后，按照合同规定条款履行合同。经办采购员负责对合同的履行进行追踪。如在合同履行过程中发生争议，经办采购员应及时向采购经理报告，不能与对方协商解决的，应请示上级是否依法采取措施9 合同归档采购部将采购合同及与采购合同有关的资料进行建档、归档名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 9 页，共 13 页 - - - - - - - - - . . 采购退货管理流程序号采购经理采购部供应商相关规程 / 表单1 2 3 货物验收单采购问题说明、 文件退货单4 5 6 取消付款申请N Y 审批组织验收处理方案办理其他手续核对信息赔偿，取回货物合格办理退货不合格品处理申请单到货发货办入库使用名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 10 页，共 13 页 - - - - - - - - - . . 采购退货管理流程说明流程节点责任人工作说明1 到货采购部供应商发货后，采购员跟踪货物运输情况，到货后通知相关部门检验2 组织验收1. 采购部进行清点核对，清点货物的数量，逐一检查货物的启封，并将清点数量与采购订单核对2. 技术部、质量等协助检验货物合格检验货物是否存在质量问题3 处理方案如有问题，则由采购员及质量检验人员提出具体的解决方案审批采购经理审阅签批处理方案4 办理退货采购部采购员根据检验结果开具退货单，并与供应商交涉退回、赔偿事宜核对信息供应商核对相关信息5 赔偿，取回货物供应商供应商核对信息并经双方协商后，由供应商自行取回不合格物资并进行赔偿6 办理其他手续采购部 / 供应商供应商收到采购部的退货后，应及时向采购部办理退款及其他相关事宜；如果采购部还未进行付款，则应填写取消付款申请名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 11 页，共 13 页 - - - - - - - - - . . 招标采购流程图节点总经理采购经理采购部供应商相关规程 / 表单填报资格审查文件发布招标广告编制招标书审核发售标书资格审查购买填报标书接收投标书初步评审组织论证审批参与评标签订合同选取中标者签订合同准备招标文件、人员确定合格供应商宣布中标单位1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 采购招标书资格审查文件名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 12 页，共 13 页 - - - - - - - - - . . 采购招标流程说明流程节点责任人工作说明1 准备招标文件、人员采购部准备采购招标文件，成立评标小组。评标小组成员由总经理根据评标内容审批确定，小组成员除专业技术人员外，根据采购业务的不同应有财务、预算、研发等相关人员。如有必要，还应有外聘专家。 评标小组成员数应为奇数，不得少于 5人2 编制招标书编制采购招标书 ，报采购经理审核审核采购经理审核招标书3 发布招标广告采购部发布招标广告，说明招标项目的名称、地点和任务等情况填报资格审查文件供应商填报企业发出的资格审查文件，在规定时间内反馈给企业采购部4 资格审查采购部根据资格审查条件，对供应商资质、信誉等方面进行审查，确认其是否符合采购需求5 确定合格供应商通过审查供应商各方面指标，确定合格的供应商6 发售标书向合格的供应商发售标书购买填报标书供应商填写完毕后递交到采购部7 接收投标书接收投标书8 初步评审对供应商的投标书进行初步审核，剔除明显不合格的供应商组织论证采购经理组织相关人员或专家对经筛选通过的投标书进行论证9 选取中标者采购部选出最终的中标者审批总经理审批签字10 宣布中标单位采购部采购部相关人员宣布中标单位11 签订合同采购经理采购经理代表招标方与供应商签订采购合同名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 13 页，共 13 页 - - - - - - - - -