2022年采购风险控制[] .pdf

1 采购风险控制主 要 内 容?采购风险管理概述?企业防范采购风险的内部控制?采购风险分散?防止被供应商控制的几种方法1 采购风险管理概述一、采购风险的概念采购风险是企业所面临的风险之一，指在采购过程中由于各种意外情况的出现，使采购的实际结果与预期目标相偏离的程度和可能性，包括人为风险、 经济风险和自然风险。 具体来说，如采购预测不准导致物料难以满足生产要求或超出预算，供应商群体产能下降导致供应不及时、货物不符合订单要求， 呆滞物料增加，采购人员工作失误， 供应商之间存在不诚实甚至违法行为，这些情况都会影响供应预期目标的实现。二、采购的风险分析（一）企业采购的外因型风险1、意外风险。采购过程中由于自然、经济政策、价格变动等因素所造成的意外风险。2、价格风险。一是由于供应商操纵投标环境，在投标前相互串通，有意抬高价格，使企业采购蒙受损失。 二是当企业采购认为价格合理情况下，批量采购该种物资出现跌价而引起采购风险。3、采购质量风险。一方面由于供应商提供的物资质量不符合要求，而导致加工产品未达到质量标准， 或给用户造成经济、 技术、人身安全、 企业声誉等方面造成损害。 另一方面因采购的原材料的质量有问题，直接影响到企业产品的整体质量、制造加工与交货期，降低企业信誉和产品竞争力。4、合同欺诈风险。一是以虚假的合同主体身份与他人订立合同，以伪造、假冒、作废的票据或其他虚假的产权证明作为合同担保。二是接受对方当事人给付的货款、 预付款，担保财产后逃之夭夭。 三是签订空头合同， 而供货方本身是“ 皮包公司 ” ，将骗来的合同转手倒卖，从中谋利，而所需的物资则无法保证。四是供应商设置的合同陷阱， 如供应商无故中止合同， 违反合同规定等可能性及造成损失。（二）企业采购的内因型风险1、计划风险。因市场需求发生变动，影响到采购计划的准确性；采购计划名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 12 页 - - - - - - - - - 2 管理技术不适当或不科学，与目标发生较大偏离，导致采购中计划风险。2、合同风险。一是合同条款模糊不清，盲目签约，违约责任约束简化，口头协议，君子协定；鉴证、公证合同比例过低等等。二是合同行为不正当。卖方为了改变在市场竞争中的不利地位，往往采取一系列不正当手段， 如对采购人员行贿，套取企业采购标底； 给予虚假优惠， 以某些好处为诱饵公开兜售假冒伪劣产品。而有些采购人员则贪求蝇头小利，牺牲企业利益，不能严格按规定签约。三是合同日常管理混乱。3、验收风险。在数量上缺斤少两；在质量上鱼目混珠，以次充好；在品种规格上货不对路，不合规定要求；在价格上发生变形等。4、存量风险。一是采购量不能及时供应生产之需要，生产中断造成缺货损失而引发的风险。 二是物资过多， 造成积压， 大量资金沉淀于库存中， 失去了资金的机会利润， 形成存储损耗风险。 三是物资采购时对市场行情估计不准，盲目进货，造成价格风险。5、责任风险。许多风险归根至底是一种人为风险。主要体现为责任风险。例如，合同签约过程中， 由于工作人员责任心不强未能把好合同关，造成合同纠纷。或是采购人员假公济私、收受回扣、谋取私利。三、企业采购风险管理程序采购风险管理可分为四个阶段：1、风险识别。对企业或供应链面临的潜在各种风险进行归类分析，从而加以认识和辨别。 即确定何种风险可能会对企业产生影响，并以明确的文档描述这些风险及其特性。风险识别是一个反复进行的过程，应尽可能地全面识别企业可能面临的风险。对风险进行分类和归纳是风险识别中常用的方法。风险分类应当反映出企业所属行业或应用领域内常见的风险来源。例：技术方面的风险、 时间安排方面的风险及财务方面的风险等。 检查表是风险识别中非常有效的工具。根据积累的风险数据和信息，特别是企业在风险管理过程中形成的数据集合风险管理知识库，可以较为完整地开发和编制企业风险检查表。检查表的好处是提高了风险识别过程的效率。特别是企业进行大量类似项目时，完全可以开发一套通用的风险检查表，以提高风险识别过程的速度和质量。2、风险分析。即评估已识别风险可能的后果及影响的过程。风险分析可以选择定性分析或定量分析方法，进一步确定已识别风险对企业的影响，并根据其影响对风险进行排序，确定关键风险项，并指导风险应对计划的制定。3、风险应对。即针对企业面临的风险，开发、制定风险应对计划并组织必要的资源着手实施， 目的是有效控制风险， 避免风险失控演变为危机。 风险应对名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 12 页 - - - - - - - - - 3 计划包括企业当前及未来面临的主要风险类别，针对各类风险的主要应对措施，每个措施的操作规程， 包括所需的资源、 完成时间以及进行状态等。 风险应对计划形成之后， 企业应通过风险管理体系确保计划启动时所必需的人力、物力等资源。4、风险监控。即在风险管理全过程中，跟踪已识别的风险，监控残余风险及识别新的风险， 确保风险应对计划的执行， 评估风险应对措施对减低风险的有效性，并形成风险监控报告。 风险监控是企业风险管理生命周期中一种持续的过程，在企业经营过程中， 风险不断变化， 可能会有新风险出现， 也可能有预期风险消失。2 企业防范采购风险的内部控制任何事物都有风险， 但采购风险也是可以通过一定手段和有效措施加以防范和规避的。（一）应建立与完善企业内控制度，加强教育，提高素质。应建立与完善内部控制制度与程序， 加强对职工尤其是采购业务人员的培训和教育，不断增强法律观念， 重视职业道德建设， 做到依法办事， 培养企业团队精神，增强企业内部的风险防范能力，从根本上杜绝合同风险。（二）加强对物资采购招标与签约监督。1、检查物资采购招标是否按照规范的程序进行，是否存在违反规定的行为发生；采购经办部门和人员是否对供应商进行调查，选择合格供应商； 是否每年对供应商进行一次复审评定。2、加强签约监督。检查合同条款是否有悖于政策、法律，避免合同因内容违法、当事人主体不合格或超越经营范围而无效；通过资信调查， 切实掌握对方的履约能力； 对那些不讲效益、 舍近求远、 进人情货等非正常情况严格审定；审查合同条款是否齐全、 当事人权利义务是否明确、 有否以单代约、 手续是否具备、签章是否齐全。（三）加强对采购全过程、全方位的监督。全过程的监督是指从计划、审批、询价、招标、签约、验收、核算、付款和领用等所有环节的监督。 重点是对计划制定、 签订合同， 质量验收和结账付款四个关键控制点的监督， 以保证不弄虚作假。 全方位的监督是指内控审计、财务审计、制度考核三管齐下。 科学规范的采购机制， 不仅可以降低企业的物资采购价格，提高物资采购质量，还可以保护采购人员和避免外部矛盾。1、加强对物料需求计划、物资采购计划的审计。审查企业采购部门物料需求计划、物资采购计划的编制依据是否科学； 调查预测是否存在偏离实际的情况；计划目标与实现目标是否一致；采购数量、采购目标、采购时间、运输计划、使名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 12 页 - - - - - - - - - 4 用计划、质量计划是否有保证措施。2、做好合同鉴证审计。（1）审查签订经济合同当事人是否具有主体资格，是否具有民事权利能力和行为能力。（2）审查经济合同当事人意思表示是否真实。（3）审查经济合同主要条款是否符合国家的法律和行政法规的要求。（4）审查经济合同主要条款是否完备，文字表述是否准确，合同签订是否符合法定程序。通过审计鉴证， 可以及时发现和纠正在合同订立过程中出现的不合理、不合法现象；提请当事人对缺少的必备条款予以补充；对显失公平的内容予以修改；对利用经济合同的违法活动予以制止，从而减少和避免经济合同纠纷的发生。3、做好对合同台帐、合同汇总及信息反馈的审计。当前，合同纠纷日益增多，如果合同丢失， 那么在处理时会失去有利的地位而遭受风险。因此，建立合同台帐、做好合同汇总， 运用先进管理手段， 向相关部门提供及时准确、真实的反馈信息，也是加强合同管理，控制合同风险的一个重要方面。4、加强对物资采购合同执行中的审计。（1）审查合同的内容和交货期执行情况，是否做好物资到货验收工作和原始记录，是否严格按合同规定付款。（2）审查物资验收工作执行情况，是否对物资进货、入库、发放过程中，都要对物资进行验收控制。（3）对不合格品控制执行情况审计，发现不合格应及时记录，并采取措施。（4）重视对合同履行违约纠纷的处理。合同履行过程中违约纠纷客观存在，若不及时处理，不仅企业的合法权益得不到保护，而且有可能使合同风险严重化。5、加强对物资采购绩效考核的审计。建立合同执行管理的各个环节的考核制度，并加强检查与考核， 把合同规定的采购任务和各项相关工作转化分解指标和责任，明确规定出工作的数量和质量标准，分解落实到各有关部门和个人，结合经济效益进行考核，以尽量避免合同风险的发生。（四）采购人员不能只考虑采购风险采购作为连接公司与供应商之间的窗口和桥梁、公司的输入部门（营销为输出部门）、公司的利润中心，不能只考虑预测和防范采购风险，更应该站在整个公司的角度上，考虑由此对公司生产、财务、营销、质量、售后服务等各方面造成的影响。 同时要注意核算企业总权益成本，而不只是采购成本， 使得整个公司的利润最大化、 成本最低、 风险最小， 从而由外向内、 由下向上对公司的管理进行整合。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页，共 12 页 - - - - - - - - - 5 为了更好地解决这方面的问题，提高总体利润率，将风险与损失降至最低，可以将采购部门划分为货源小组与采购小组。货源小组主要负责成本控制、 风险防范、产品质量与供货商综合能力评估(包括供货商的物流状况、售后服务、公司财力、整体管理能力等)；采购小组根据货源小组提供的信息，结合公司的生产状况与需求量进行购买与跟踪订单。3 采购风险的分散分散是处理风险的一种目标导向方法，企业通过设置分散的方法来减少供应风险产生的不利影响而不是减少不利事件发生的可能性。具体来讲，分散导向管理方法包括以下三种措施。（一）存货管理存货管理即企业对自己本身所拥有的存货进行必要和有效的管理。其关键是维持一个适当水平的安全存货。 对存货进行管理能够有效减缓供应风险的不利影响。（二）供应商代管存货企业分散供应风险还可以通过要求供应商代管存货的方式来实现。把存货交由供应商代管就是要求供应商承担保管存货的责任。选择由供应商代管存货有可能是由于企业没有自己的仓库或者仓库空间不够又或者是将货物由供应商代管所需成本较低。当然供应商花在代管存货上的成本将以更高价格的形式转嫁到采购企业身上。（三）多源供应商使用多个可供选择的供应商也可以分散供应风险。之所以要使用多源供应商是因为使用单一供应商会出现过度控制、潜在的投机主义以及技术革新的缺乏等不利情况。相反， 多源供应商的使用却通常可以创造一个更具有竞争力的供应环境以及减少由供应中断和价格逐步上涨所带来的风险。4 防止被供应商控制的几种方法许多企业对某些重要原材料过于依赖同一家供应商，导致供应商往往能左右采购价格，对采购方施加极大的影响或压力，这样采购方就落入供应商垄断供货的控制之中。企业只有惟一的一家供应商， 或者该供应商受到强有力的专利保护，任何其他商家都不能生产同类产品，在这种情况下， 采购方另寻门路不划算， 毫无疑问会被 “ 套住 ” ，处于进退两难境地。 下面是一些常见的防止受供应商控制的方法，采购方完全可以根据自己所处的环境选择恰当的方法进行反控制。（一）全国采购当采购方得到许多商家的竞价时，不管实际能供货的有几家， 采购方准有把名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 5 页，共 12 页 - - - - - - - - - 6 握找到最佳供应商。全国采购往往可以打破供应商的垄断行为。（二）另找一家供应商独家供应有两种情况， 一种为供货商不只一家， 但仅向其中一家采购； 另一种为仅此一家别无分号。 通常前一种情况多半是采购方造成的，将原来许多家供货商削减到只剩下最佳的一家。后一种情况则是供应商造成的，如独占性产品的供应商或独家代理商等。在前一种情况下 ,只要 “ 化整为零 ” ，变成多家供应商，造成卖方的竞争，对方自然不会任意抬高价格。 除非技术上不可能， 每个产品应由两个或更多供应商供货，规避供应风险， 保持供应商之间的良性竞争。不过，在后一种情况下， 破解之道在于开发新来源 ,包括新的供货商或替代品。当然这并非能一蹴而就，必须假以时日。由于市场信息缺乏， 因此在短期内必须保持低姿态，不主动找供应商洽谈价格，避免供应商借机涨价,讨价还价的结果是买方依然吃亏，若能与供货商建立良好的人际关系， 签订长期合约， 也可以避免采购方在缺货时必须支付很高的现货价。（三）注意业务经营的总成本供应商知道采购方没有其他货源，可能会咬定一个价， 但采购方可以说服供应商在其他非价格条件上做出让步。总成本中的每个因素都可能使采购方节约成本。以下是一些潜在的节约成本机会：1、送货：洽谈适合采购方的送货数量和次数，可以降低仓储和货运成本。2、延长保修期：保修期不要从发货日期开始计算，而从首次使用产品的时间算起。采购方始终可以坚持既然产品质量不错，从真正使用产品的时间起计算保修期又有何不可的观点。3、付款条件：只要放宽正常的付款条件，都会带来节约。立即付款则给予折扣也是一种可行的方式。（四）一次性采购如果采购方预计采购产品的价格可能要上涨时，这种做法是可行的。根据相关的支出和库存成本， 权衡一下将来价格上涨的幅度，与营销部门紧密合作， 获得准确的需求数量，进行一次性采购。（五）利用供应商的垄断形象一些供应商为自己所处的垄断地位可能会不安的，毕竟各大国家都或多或少地进行反垄断。 鲜明的例子就是微软公司， 虽然他在世界上占据着垄断地位，但也为自己的这种地位感到不安。因此，这样的公司在受到指责利用垄断地位时，即使一点不利宣传的暗示也会让他们坐卧不宁。（六）增强相互依赖性名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 6 页，共 12 页 - - - - - - - - - 7 多给供应商一点业务,比如在原材料需求量增加时，优先考虑原来的供应商，这样就提高了供应商对采购方的依赖性。在相互依赖性增强时， 对方的控制能力必将会减弱。（七）更好地掌握信息要清楚地了解供应商对采购方的依赖程度。供应商离不开采购方，采购方可以利用采购量最大的优势要求降价，此时供应商会做出相当大的让步。（八）协商长期合同长期需要某种产品时 ,可以考虑订立长期合同。一定要保证持续供应和价格的控制，采取措施预先确定产品的需求量以及需求增加的时机。（九）与其他用户联手与其他具有同样产品需求的公司联合采购，由一方代表所有用户采购会惠及各方。垄断供应泽被买卖双方的例子很多。只有那些产出不高、 效率低下的独家供应商才是采购方应该痛下杀手的对象。（十）让最终客户参与如果采购方能与最终用户合作并给予他们信息，摆脱垄断供应商的机会也会随之而来。例如，工程师往往只认准一个品牌,因为他们不了解其他选择,，向他们解释只有一家货源的难处，他们往往就可以让采购方采购截然不同的元件。（十一）未雨绸缪，化解控制如果供应商在市场上享有垄断地位,仗势压人，而采购方又不具备有效的手段与其讨价还价， 则最终结果势必是采购方在无奈中俯首称臣。轻则接受对方苛刻的价格和信用条款，重则使自己的竞争策略倍受掣肘，错失商机。【小结】供应风险是企业所面临的风险之一， 指在供应过程中由于各种意外情况的出现，使供应的实际结果与预期目标相偏离的程度和可能性，包括人为风险、 经济风险和自然风险。 企业风险管理指企业在充分认识所面临的风险的基础上，采用适当的手段和方法， 予以防范、 控制和处理， 以最小成本确保企业经营目标实现的管理过程。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 7 页，共 12 页 - - - - - - - - - 8 序号内容简述触发原因发生概率影响后果应对措施一、招标风险1 招标偏差风险撰写招标文件时对招标范围、技术要求表述不清或清单缺漏。一般导致投标人报价不准、缺漏项，对招标结果的准确性造成极大影响，或导致大量的重复行工作。1、招标需求部门及技术审核部门应提供准确的招标范围及技术要求。2、预算部门应提供准确详尽的清单并尽可能多的考虑现场实际情况，减少现场变更及造价调整。3、集采中心撰写招标文件应认真仔细尽量杜绝文件内法律及技术漏洞。2 保密性风险招标参与人泄露招标过程具体情况，甚至泄露标底。较高影响招标公正性、准确性，严重者可造成公司利益损失。1、在满足招标要求的情况下，尽可能减少招标参与人数量。2、加强审计监控工作。3、在招标参与人的选择上要做认真考量。4、评标过程要分专业进行，商务标和技术标评审要选择不同人员分开进行。3 技术性风险（包括施工技术、材料技术、信息技术、造价分析技术等）招标人对招标内容的技术标准存在认知缺失，容易被投标人所蒙蔽。较低对招标准确性造成较大影响，导致质量、造价同预期严重不符，严重者对公司利益造成损失，并可能触发法律纠纷。1、加强对新技术、新工艺的学习，提高技术专业性。2、对于本公司缺乏了解的技术内容可考虑进行外部咨询。3、对于技术层面的问题可加强企业内部学习，提高招标参与人的整体素质。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 8 页，共 12 页 - - - - - - - - - 9 4 商务博弈风险招投标双方在招标及商务洽谈的相互博弈中产生的风险。包括：1、常规风险： 如参与商务洽谈人员的谈判水平可影响企业的利益最大化。2、恶性风险：如投标人进行围标、诈标以及商业欺诈等恶性事件。常规风险发生概率高。恶性风险发生概率低。常规风险影响企业的利益最大化。恶性风险轻者可能造成招标无效，严重者可对企业利益造成重大损失，并触发法律纠纷。1、加强招标参与人的商务谈判水平。2、对投标单位的业绩、诚信度，以及投标单位之间的相互关系进行考察、审核。3、减少投标人相互间见面机会，可减少投标人相互串通投标信息的可能性。5 投标单位间的恶性竞争风险投标单位之间的恶性竞争，导致招标结果的不可控，以及招标成本的不可控。低1、良性后果可能造成企业成本降低。2、恶性后果可能对后期质量、施工进度、现场管理以及决算价格造成影响。1、对于投标价格过低的原因要进行认真审核，避免合同签订后发生不可控制的变化（最严重情况是投标单位破产）。2、标底测算应准确、合理，不能盲目的选择最低价中标。招标的风险管理参照集团下发的“招标组织及管理规范”二、采购风险6 质量风险1、低价格采购造成的质量风险。2、 供应商的诚信缺失照成的质量风险。较高1、轻度风险可影响使用效果，给使用者造成不便。2、重度风险可造成使用者或第三人的人身财产损失。3、导致法律纠纷。1、使用部门在提报采购需求时应明确要求质量标准。2、采购部门应严格筛选供应商，保证产品质量。3、加强货物进场质量检验。“材料进场检验单”、“材料回访制度”名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 9 页，共 12 页 - - - - - - - - - 10 7 价格风险1、商务谈判造成的价格风险。2、地域性价格造成的价格风险。3、新技术、进材料的价格风险。4、价格的时间性变动造成的风险。高影响企业利益最大化的实现。1、 增强商务洽谈能力。2、详尽的市场调查。3、减少采购的盲目性，减少对新技术的迷信。4、加强对采购时机的把握。“货比三家”、“寻报价制度”8 诚信风险1、 企业内部员工的诚信缺失对企业利益造成的损失。2、 供应商的诚信缺失对企业利益造成的损失。高造成企业面临不可控制的价格风险和质量风险。1、 加强企业内部审计机制。2、加强外部调查机制。“合格供应商档案”9 金融风险1、 国际汇率变动对进口货物采购价格造成的风险。2、银行利率、 通胀水平造成的采购成本的隐性增减。低（原因为我公司大宗进口采购及大宗远期采购发生概率较低）影响企业利益最大化的实现。1、把握好采购及付款时机。2、可在合同签订时将相应风险转移给供应商（难度较大）。10 安全风险1、运输过程中的安全风险。2、不可抗力因素造成的风险。低影响企业利益最大化的实现。1、制定采购预备方案及预留备用金。2、可在合同签订时将相应风险转移给供应商（难度较大）。11 付款风险1、付款信息错误导致转账错误。2、 员工或供应商的诚信问题导致的付款错误。较低导致付款不到位，或转账错误造成不可挽回的损失，乃至引起法律纠纷。1、加强财务审核。2、加强审计管控。三、法律风险12 招标纠纷对于招标文件或招标过程的理解不同所造成的法律纠纷。较低造成企业利益损失或声誉损失。加强招标文件审核及招标过程管控。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 10 页，共 12 页 - - - - - - - - - 11 13 合同纠纷违约或合同执行不力所引起的法律纠纷。较低造成企业利益损失或声誉损失。加强合同审核及合同执行管理。严格按“合同审批流”办理四、其他风险14 内部沟通风险由于企业内部各部门间的沟通繁复或沟通不及时造成信息延误或缺失，导致招标或采购过程及标准出现偏差。较高可引发保密风险、招标风险、价格风险及质量风险。建立合理、简洁、有效的内部沟通机制。15 计划变动及延误风险由于采购或招标计划出现变动或计划制定的不及时导致过多的临时性采购或临时性招标。较高导致集采中心没有足够的采购或招标时间，从而引发价格风险、质量风险。1、要求需求部分及时提供采购或招标需求，给集采中心预留出足够的招采时间。2、应编制合理有效的工作计划，减少突发事件的发生几率。集团文件“物质管理规定- 采购计划”、“招标组织及管理规范”16 时间风险招采工作实际是一项综合协调的工作，需各相关部门配合工作，如施工范围、技术标准、清单的提供不及时将影响招采工作的顺利进行。较高导致集采中心没有足够的采购或招标时间，从而引发价格风险、质量风险。需各相关部门及时提供招采需求资料。“同上一条”17 机会成本风险由于招采的时间、地域、数量不同以及各种新工艺、新材料的产生均可造成机会成本的增加。较高影响企业利益最大化的实现。及时、详尽的进行市场调查，给领导决策提供有效资料。18 审计风险审计工作是企业控制各种风险的有效手段，但审计工作的时间点以及审计方式可能会对被审计部门的业务工作造成影响。一般影响业务工作效率或造成被审计员工的思想波动。掌握好审计工作的开始时间点以及审计工作方式。“审计全程参与”制度名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 11 页，共 12 页 - - - - - - - - - 12 注：以上为目前集采中心总结的风险因素，很可能不够详尽，需要在以后的工作中不断的发现，不断补充。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 12 页，共 12 页 - - - - - - - - -