燃气公司文件控制程序.doc

燃气公司文件控制程序文件编号：HL.HSE206-20141 目的本程序目的是对HSE管理体系有关文件和资料实施有效的控制，明确HSE管理体系文件和资料的编写、批准、修改、发放、处置等管理的步骤及要求，确保其充分性、有效性及相关使用场所均能得到有效文件的版本。2 范围本程序适用于公司HSE管理体系文件及与其相关行政文件、外来文件管理。3 职责3.1总经理负责批准职业健康安全管理手册、程序文件、作业指导书与方针、目标等；3.2管理者代表负责审核职业健康安全手册、程序文件、作业指导书和目标等；3.3综合管理部是本程序的归口管理部门，负责编制、修订并监督实施本程序， 负责HSE体系文件的控制；3.4各部门负责编制和修订相应的HSE体系程序文件和运行控制文件，负责本部门使用的文件的控制，外来文件的接收、传递及归档工作。4 工作程序4.1管理体系文件的分类4.1.1 健康、安全与环境管理手册；4.1.2 健康、安全与环境程序文件；Q/SY1002.1-2013标准所要求的形成文件的程序；公司为确保健康、安全与环境管理体系过程的有效策划、运行和控制所需的文件，详见程序文件目录。4.1.3 支持性文件管理制度；外来文件或者资料；4.1.4记录：体系运行产生的各种记录。4.2 文件的编号办法4.2.1 文件编号的表示方法为：HL.HSE2014HL：公司代号 HSE：健康、安全与环境管理体系文件代号 ：文件类别4.2.2 文件的分类编号100手册类 （文件的后缀 00表示：后面有小文件走流水号）200程序文件 （文件的后缀 00表示：后面有小文件走流水号）300支持性文件（文件的后缀 00表示：后面有小文件走流水号）4.2.3 记录编号的表示方法为：HSE-HSE：记录代号 ：条款号 ：流水号（01、02、03）4.2.4 发放号的规定：（每个部门/人规定1个号）4.3文件的编写与审批4.1.2.1各类文件的编制与起草部门，对其所起草的文件都必须经过规定的责任人员审核和批准后方能发布。文件类别编 制审 核批 准管理手册综合管理部管理者代表总经理程序文件综合管理部管理者代表总经理作业指导书综合管理部/各部门管理者代表总经理内审报告综合管理部管理者代表总经理管理评审报告综合管理部管理者代表总经理4.1.2.2健康、安全与环境管理体系文件应保持清晰，语句应通顺，易于理解和参照执行。4.1.2.3文件应说明文件编制的目的、使用范围、相应职责具体的要求（和程序）、所需的记录等。4.1.2.4文件中应注明相应参考文件的名称，以利于检索，综合管理部应编制并定期更新各类文件的受控清单，以便于执行部门检索。4.4 文件的配置和发放4.3.1健康、安全与环境管理体系文件(手册、程序文件、作业指导书)由综合管理部统一发放。4.3.2文件发放部门，应填写文件发放、收回记录并对受控文件注分发号，收文部门签收，收文部门应填写受控文件清单，以便确认。4.5文件受控与非受控4.5.1受控文本指对文本的每一次修订、换版，负责进行修订的部门，需通知文本的持有者，并同时对其特有的文本进行相应的修改、换版，旧版同时回收的文本。受控文本一般用于公司内部管理。4.5.2非受控文本指对文本一切修订、换版，负责进行修订的部门不需通知文本持有者，也不需进行相应的修改、换版和回收的文本。非受控文本一般用于学习和交流。4.5.3受控文本确认“受控”标识，非受控文本确认“非受控”标识。4.5.4受控的健康、安全与环境管理体系相关文件有：(1)健康、安全与环境管理手册；(2)健康、安全与环境程序文件；(3)作业指导书(包括施工规程、验收规程等)。4.6文件的评审4.6.1体系文件在运行过程中或在内审和外审发现的不符合，由提出部门填写文件更改通知单，交综合管理部对修改内容文件组织原编制审核批准人员进行会签后发放各部门进行其他受控文件相关内容的修改。4.6.2每年的管理评审会议，对体系文件的适用性、充分性及有效性进行评审。4.7文件的更改与修订4.7.1当职业健康安全管理体系文件在运行过程中或在内审管理评审和审核认证过程中，发现不符合时应及时予以改正。4.7.2对文件有异议的部门，应填写信息联络单，交综合管理部，如需评审，由综合管理部组织相关部门进行审议。文件的更改和修订需经原审批部门的同意。4.8文件的作废、留用和销毁4.8.1文件的作废由文件的原审批部门、领导或替代其的新文件的审批部门、领导批准。4.8.2综合管理部应及时通过原发放部门将作废文件从原发放范围收回，并在原文件发放、收回记录中注销。4.8.3因法律法规或信息积累等原因确需保留的作废文件，由综合管理部存档在文件中做出“作废”标识，以防止误用。4.8.4收回的作废文件由综合管理部统一销毁，并填写文件销毁登记表。4.9文件的识别、标识和保存4.9.1文件的持有人或部门应保持文件清晰，并妥善保管，防止丢失、损坏，需归档的文件按档案管理的有关规定执行。4.9.2文件的编写和更改应由相关部门或领导注明批准日期和修订日期。4.9.3文件的发放由综合管理部采取统一编号（包括文件编号和发放号）、盖章、编目等方法进行标识，以便分类、查阅、识别。4.9.3.1与健康、安全与环境管理体系有关的行政文件由综合管理部统一编号。4.9.3.2其它有关文件需要时由其编写或存档部门进行编号。4.9.4文件更改的标识4.9.4.1公司自编文件由文件持有人或部门根据文件更改通知单在原文件中标识出修订情况。4.9.4.2作废需保留的文件由其存档部门在文件中作出“作废”标识，防止误用。4.10外来文件的控制、处理4.10.1上级下发的公文，由各职能部门签收后报公司领导批示后下发或保存，在文件收发过程中同时填写文件发放、收回记录；4.10.2 国家标准以及行业技术标准由工程技术部负责发放，并跟踪标准的版本修订状态，及时更换过期标准。5 相关文件法律法规和其他要求及合规性评价管理程序6 记录文件发放、收回记录 受控文件清单文件更改通知单文件销毁登记表