最新单证流程幻灯片.ppt

2 1. 目的 为了加强重要空白保险单证的管理，防范风险，完善内控机制，保证资金和单证的安全，促进业务健康发展。 2. 适用范围与定义 本程序所指的重要空白保险单证是指各项保险业务所使用的印有顺序编号，一经签单即承担经济责任，产生法律效力或以此作为收款书面依据的有关凭证。重要空白保险单证按类型分为：1、定额保单；2、空白保单；3、批单 ；4、保险证； 5、有价单证；6、其他。 9 3.2 营业单位: 本司重要空白保险单证的使用和管理部门。主要职责有：执行本管理办法，严格重要空白保险单证的领用、入库、发放、核销等手续；设专人、专柜保管本部门的重要空白保险单证；负责对本单位出单员、保险港、直接业务和代理、预约保险业务单证的签发、回收、核销；设定直接业务领用单证的最高限额；根据相关事业部核定的代理、预约保险业务初次领用单证数量设定代理、预约保险业务领用单证的最高限额；对库存进行管理和检查；定期对业务档案进行整理、装订和归档；发现有重要空白保险单证被盗、遗失等情况，应及时向本单位总经理室和分公司客户服务中心报告，并在深圳特区报或深圳商报上登报声明作废。 10 3.3营业单位专（兼）职单证管理员: 负责对重要保险单证进行实物收发和保管。单证管理员须报分公司客户服务中心备案。单证管理员如有变动，需报分公司客户服务中心备案后再进行严格的工作移交。由营业单位交接人进行移交，营业单位综合部经理和分公司客户服务中心负责监交，移交清单四方签字，并将移交存在的问题以书面形式报分公司总经理室和营业单位总经理。11单证管理单证管理工作流程工作流程124.1重要空白保险单证的设计、印刷4.1.1 重要空白保险单证的格式、设计必须严格按照总公司统一制定的格式印刷使用。4.1.2 我司开办的地方险种或自行设计的保单，其保险条款、保单格式、联次等必须按总公司印制单证的要求，由分公司相关事业部、客户服务中心共同设计，设计样本报总公司相关部门审核批准后才能印制。分公司应选择资质优良的印刷单位承印地方性单证，并将确定的印刷单位报总公司销售管理部备案。134.1.3 分公司单证管理员根据已在使用的各类重要空白保险单证的实际用量和单证库存情况填写重要空白保险单证领库申请，由部门领导签字盖章后，传真至总公司销售管理部，同时在单证系统中作领库申请。4.2、重要空白保险单证入库、保管4.2.1 收到印好的重要空白保险单证，分公司单证管理员必须会同相关人员，两人同时验收入库，及时将入库数登入分公司单证收发明细账，并录入单证管理系统，进货单与重要空白保险单证领库申请订在一起存档备查。4.2.2 各营业单位单证管理员对重要空白保险单证的入库、发放、使用、销号、库存情况必须及时登入单证收发明细账和单证结报手册，并及时录入单证管理系统。144.2.3 单证收发明细账和单证结报手册由分公司客户服务中心单证管理员和营业单位单证管理员双方签字后启用，单证结报手册和单证收发明细账视同财务账本一样保管，不得有丢失、缺页和随意涂改现象，对记错帐的要用划红线加盖单证管理员私章改正。4.3、重要空白保险单证的管理、发放和领用4.3.1 我司对重要空白保险单证实行分级管理，即分公司客户服务中心按照本管理办法负责对各营业单位的单证管理工作进行检查；各营业单位单证管理员按照本管理办法负责对本营业单位、办事处、直接业务和代理、预约保险业务的单证发放、回收和核销进行管理。4.3.2 分公司单证管理员按照“定量控制、差额领用”的管理原则，对各营业单位单证管理员发放各类备用重要空白保险单证。并对单证签发部门的实际使用数量和库存数量进行检查。154.3.3每周一是分公司客户服务中心发放单证的时间，各营业单位综合部或单证管理员要预计好一周单证的用量按时前来领取。如指派其他人员前来领取时，须在单证领用表中签字确认被指派人员姓名，因未按规定完善手续而导致不能领取单证，责任自负。4.3.4 各营业单位单证管理员要根据业务发展的需要，掌握各类单证的使用情况和需求，提前30天上报需求数量较大的保单。4.3.5 重要空白保险单证的领用、发放、核销由各级单证管理员负责办理。领用、发放、核销情况必须及时在单证收发明细账和单证结报手册中登记、签收，单证结报手册按办事处、直接业务和代理、预约保险业务分类设账，不同种类单证单独设立账页，不得混淆。164.4、重要空白保险单证的签发、核销和归档4.4.1 签发重要空白保险单证，必须准确、完整，与投保人提供的投保单或批改申请内容一致，并加盖相关印章（承保业务专用章或法人章、骑缝章）。4.4.2 保险单证的核销营业单位单证管理员发放重要空白保险单证时应登记单证结报手册，并由领用人签领。收回单证时，单证管理员在单证结报手册作销号登记，同时在单证管理系统中核销。直接业务每次发放的单证不得超过一周的用量。营业单位单证管理员每周五对本周单证的使用情况进行一次核销，并按核销数量发放单证。各级单证管理员应充分利用单证管理系统的功能，每月做好未核销单证账龄分析。常用单证未核销账龄不得超过1个月，其它单证未核销账龄不得超过3个月。174.4.3 保险单证的作废对于填写错误或其他原因需要作废单证，必须各联加盖【作废】戳记，在单证结报手册登记后归入业务档案，不得擅自撕毁或缺联。对正常核销的单证转作废时，必须在单证管理系统中录入转作废的原因，如：注销、污渍、破损、打印问题等，严禁不作任何说明。4.4.4 保险单证的注销对于已签发的保单如未收到保费等原因需注销，必须收回保单正本等签发的所有单证，保单各联加盖【注销】戳记，在单证系统中作转注销后归入业务档案，不得擅自撕毁和缺联。184.4.5 保险单证遗失、被偷盗和挂失 对于因各种原因遗失或其他原因需要挂失的保险单证必须于发现后的24小时之内书面通知分公司客户服务中心，并由责任人在48小时内在深圳特区报或深圳商报上登报声明作废，并将作废声明报客户服务中心备案。代理、预约保险单位遗失保单，应由代理、预约保险单位书面通知营业单位的业务经办人或单证管理员，并办理登报声明作废手续。营业单位单证管理员将遗失保单报告及登报作废声明上报分公司客户服务中心。4.4.6 保险单证的销毁 对于因各种原因停用的重要空白保险单证，应及时收回、整理、处理销毁。194.4.7 保险单证的归档已使用的保险单证由出单人员及时归档。归档的方法：按险种、直接业务、代理、预约保险业务分别归档。对通用保单、各险种专用格式保单归档应区别对待。4.4.8 重要空白保险单证定期检查 、审核制度4.4.9 各营业单位必须严格执行本单证管理程序的各项规定，分公司客户服务中心将按照本程序规定会同有关职能部门对各营业单位的单证管理工作进行检查和考评。