2022年销售系统ERP流程图 .pdf

- 1 - 咨询实施部一、销售部分：（一） 销售合同管理流程：业务编号SA-001 业务名称销售合同管理流程适用范围所有的销售业务必须以审核后的合同签审单作为业务起点相关岗位及权限岗位系统操作权限销售助理销售订单增加、审核录入、审核、关闭总调室存货目录、产品结构录入、审核财务项目核算员项目目录录入相关部门或岗位销售业务员销售助理总调室调度人员财务项目核算员具体工作流程描述1、销售部门销售业务员签订销售合同（参见公司合同审批流程）。所有的销售订单必须填写销售合同审批单 （见表： PR-SA-01）,进行各部门审批。总调室调度人员在接到销售合同审批单后，根据订单内容、存货情况、产品技术设计情况在【物料需求计划】模块增加存货档案并建立相关的产品结构；根据 销售合同审批单上总调室增加的存货档案、产品结构情况财务部门项目核算人员在【总账】模块增加成本对象项目的项目目录 ；2、销售助理根据审批后的 销售合同审批单在【销售管理】模块中录入销售订单 （见表： PR-SA-02 ） ，录入完毕后检查无误后，销售助理在【销售管理】模块对销售订单 进行审核；3、财务部门项目核算人员根据 销售合同审批单在【总账】模块增加成本对象项目的项目目录 ，以便进行项目的统计核算；4、总调室调度人员根据审核后的销售订单 在【物料需求计划】模块安排生产计划及采购计划；产品生产完毕后，总调室调度人员根据 销售订单 预发货日期进行组织发货。客 户 签订 销 售合同产品是否存在录入销售订单增加存货档案、产品结构增加项目目录存 货 项目增加存货、产品 结 构审核销售订单发货物料需求关闭销售订单名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 45 页 - - - - - - - - - - 2 - 咨询实施部操作要点：1、 销售类型（按照产品项）分为五种：车体改装销售机加产品销售多媒体商品销售材料销售系统集成销售重点提示： 根据销售统计和核算的需要，在销售订单的表头栏目内必须选择对应的销售类型，从以上五种分类中进行选择。2、 销售业务类型（按照结算情况界定）为三种：普通销售业务：无论赊销、现销，当月完成发货后（含多次发货）当月结算完毕（含多次结算）的销售业务，在增加销售订单时选择业务类型为普通销售业务。具体操作见普通销售业务处理流程分期收款业务：当月完成发货后（含多次发货），需分次、跨月进行结算、开发票，分批结转收入成本的销售业务，在增加销售订单时选择业务类型为：分期收款。具体操作见分期收款业务处理流程。直运销售： 销售的商品不经过公司库房，直接将商品从供应商处发送到客户方的销售业务（例如：商品代购业务） ，在增加销售订单时选择业务类型为：直运销售。具体操作见直运销售业务处理流程。重点提示： 根据销售统计和核算的需要，在销售订单的表头栏目内必须选择对应的业务类型，从以上三种分类中进行选择。因为三种业务的核算处理方式不同，所以在增加销售订单时一定要区分清楚。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 45 页 - - - - - - - - - - 3 - 咨询实施部（二）普通销售流程：编号： PR-SA-002 业务编号SA-002 业务名称普通销售业务流程适用范围无论赊销、现销，当月完成发货后（含多次发货）当月结算完毕（含多次结算）的销售业务相关岗位及权限岗位系统操作权限销售助理销售管理模块中录入销售订单、销售开票通知录入、审核、复核总调室调度人员销售管理模块中录入发货单增加、审核库房记账人员库存管理模块中销售出库审核确认审核材料成本会计存货核算模块中记账、制单记账、制单应收往来会计应收账款模块中结转收入、应收往来核算审核、核销、制单相关部门或岗位客户销售助理总调室调度人员库房记账员材 料成 本 会 计 / 往 来会计具体工作流程合同签定，相 关 项 目及 存 货 目录 已 增 加完毕。参照销售订单生成发货通知销售发票通知应收账款收货填写销售订单销售出库单审核销售订单结 转销 售成本现结复核收款收款单制单审核出库名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 45 页 - - - - - - - - - - 4 - 咨询实施部流程描述1、销售业务员与客户签订销售合同，销售助理依据签审完毕的销售合同审批单在【销售管理】模块录入 销售订单 并审核。2、 产品生产完毕完工入库后，总调室调度人员在【销售管理】模块根据销售订单 生成 销售发货通知单 （见表： PR-SA-03） ；3、销售助理根据客户开票需求,查询 销售发货通知单审核状态，对已审核的销售发货通知单在【销售管理】模块中根据销售发货通知单生成 销售开票通知单（见表： PR-SA-04 ）,进行复核处理；4、财务往来会计根据销售助理复核后的 销售开票通知单，手工开具 销售专用发票、销售普通发票 ，并在【应收账款】模块中对销售开票通知单进行审核处理，形成应收账款往来；5、 【销售管理】模块中审核后的销售发货单通知单自动传递到【库存管理】模块生成销售出库单 。实物出库后，库房记账人员根据将 销售出库单 （见表： PR-SA-05 ） （一式三联，库房保管人员、库房留存、材料成本会计）进行打印留存，在【库存管理】模块对销售出库单进行审核，材料成本会计在【存货核算】模块对销售出库单 进行单据记账，系统自动结转销售出库成本，材料成本会计进行制单生成 销售成本结转凭证。操作要点：1、 销售发货分三种情况：机加产品发货：由总调室调度人员先发组装通知到机加工程部，机加工程部从仓库领取散件进行组装。组装完成后，凭总调室调度人员下达的 销售发货通知单由机加工程部发货。总调室调度人员在【销售管理】模块根据销售订单 生成 销售发货通知单，进行打印，一式六联财务部、总调室、销售部、机加工程部、客户（代出门证） ，分别由财务部确定是否已经收款；由机加车间工程部进行发货，实物出库后，机加车间工程部在销售发货通知单上进行签字确认；销售发货通知单回执给销售部门作为索要欠款的依据；给客户作为出门依据。总调室调度人员依据经各部门签字确认后回执的销售发货通知单，在【销售管理】模块中对销售发货通知单进行审核；车体改装、系统集成设备产品发货：车体改装项目、系统集成产品完工后，总调室调度人员在【销售管理】模块根据销售订单 生成 销售发货通知单，进行打印， 一式五联 财务部、 总调室、 销售部、客户（代出门证） 、生产车间，由财务部确定是否已经收款；总调室进行通知发货，在销售发货通知单 上进行签字确认； 销售发货通知单回执给销售部门作为索要欠款的依据；给客户作为出门依据。总调室调度人员依据经各部门签字确认后回执的销售发货通知单，在【销售管理】模块中对销售发货通知单 进行审核；材料、商品销售发货：总调室调度人员在【销售管理】模块根据销售订单 生成 销售发货通知单，进行打印一式五联，财务部、总调室、销售部、客户、库房保管，由财务部确定是否已经收款；总调室通知库房保管人员发货出库，实物出库后，库房保管人员在销售发货通知单上进行签字确认；销售发货通知单回执给销售部门作为索要欠款的依据；给客户作为出门依据。总调室调度人员依据经各部门签字确认后回执的销售发货通知单，在【销售管理】模块中对销售发货通知单进行审核；2、 在填制销售发货通知单时，对于销售类型为车体改装的业务单据，需要在销售发货通知单表体录入对应成本对象项目（合同号）。重点提示：1销售部不进行收款结算，所有的开票通知无论是否收款，销售部门都直接在【销售管理】模块内进行复核处理，系统将自动转入应收管理模块（挂应收账款），由财务部根据收款情况在应收账款模块依据财务收款流程进行结算处理。2对于客户不要发票的销售业务，销售部也需要在【销售管理】模块中做开票通知处理名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页，共 45 页 - - - - - - - - - - 5 - 咨询实施部普通销售业务财务核算处理：业务流程系统操作财务核算处理同步流转单据销售发货销售发货通知单进行审核借：产品销售成本-二级科目发货通知单商品销售成本 -二级科目贷：库存商品销售开票销售开票通知进行复核，借：应收账款-xx 客户开票通知单应收账款进行审核。贷：产品销售收入-二级科目商品销售收入-二级科目应交税金 -应交增值税 -销项名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 5 页，共 45 页 - - - - - - - - - - 6 - 咨询实施部（三）、分期收款销售业务：编号： PR-SA-003 业务编号SA-003 业务名称分期收款销售业务业务流程简述分期收款销售业务管理流程适用范围对于当月产品发出或跨月多次发出后，本月不能全部结算，需要跨月分期进行开票、结转收入成本相关岗位及权限岗位系统操作权限销售内勤销售订单录入、销售开票通知录入、审核、复核总调发货单录入增加、审核库房销售出库审核确认审核财务成本核算记账、制单结转销售成本财务往来计收入账，进行收款结转收入、收款相关部门或岗位客户销售内勤总调室库房财务具体工作流程描述1、销售业务员与客户签订销售合同，销售助理依据签审完毕的销售合同审批单在【销售管理】模块录入 销售订单 并审核；销售发货和销售开票流程同普通销售业务的流程。2、财务材料成本会计在【存货核算】模块对分期收款销售发货单进行记账，将发出的商品核算成本库存商品转到发出商品进行管理。3、 客户根据约定的付款条件进行分期付款。销售助理根据实际的收到款项比例，在【销售管理】模块分次开具 销售开票通知单并进行复核处理，通知财务部门进行开票。4、财务往来会计根据销售助理复核后的 销售开票通知单，手工开具 销售专用发票、销售普通发票，完成后在【应收账款】模块中对销售开票通知单进行审核处理，形成销售收入；在【应收账款】模块填制收款单，进行收款核账，生成冲销往来账款业务。5、财务材料成本会计在【存货核算】模块根据销售助理开具的 分期收款销售开票通知单结转对应的销售成本。合同签定，相关项目及存货目录已增加完毕。参照销售订单生成发货通知销售发票通知列收入账、开票、收款结算收货填写销售订单销售出库单审核销售订单审核销售出库发出商品账结 转 销 售成本名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 6 页，共 45 页 - - - - - - - - - - 7 - 咨询实施部操作要点：重点提示：1分期收款业务下销售订单的业务类型必须选择为“分期收款”2对于一次开票，分期收款的业务不适用本范围，而应当采用普通销售流程。3分期收款业务下销售开票通知，必须参照销售发货通知单生成，不允许手工或参照销售订单生成。4分期收款业务下需要根据开票金额占合同总金额比例（用开票金额合同总金额）作为开票数量。分期收款销售业务财务核算处理：业务流程系统操作财务核算处理同步流转单据销售发货分期收款发货单在存货核算模块进行借：发出商品分期收款发货单记账，将库存商品转到发出商品账。贷：库存商品销售开票销售开票通知进行复核，借：应收账款 -xx 客户分期收款开票通知单应收账款进行审核。贷：产品销售收入-二级科目商品销售收入 -二级科目应交税金 -应交增值税 -销项结转成本在存货核算管理系统根据分期收借：产品销售成本-二级科目款开票通知单进行记账商品销售成本-二级科目贷：发出商品名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 7 页，共 45 页 - - - - - - - - - - 8 - 咨询实施部（四）、直运销售业务编号： PR-SA-04 业务编号SA-004 业务名称直运销售业务业务流程简述直运销售业务管理（多媒体部门）流程适用范围销售的商品不经过公司库房，直接将商品从供应商处发送到客户方的销售业务相关岗位及权限岗位系统操作权限销售内勤销售订单录入、销售开票通知录入、审核、复核财务往来记收入账，进行收款结转收入、收款相关部门或岗位客户销售内勤总调室采购部财务具体工作流程描述1、销售业务员与客户签订销售合同，销售助理依据签审完毕的销售合同审批单在【销售管理】模块录入 销售订单 并审核；对于直运的物品需要销售部门通知采购部门进行直运业务处理。2、采购部门根据 销售订单 生成 采购订单 ，由总调室调度人员进行审核后执行；3、 客户货物收到后，由销售助理在【销售管理】模块根据销售订单生成开票通知，进行复核处理；4、采购部门从供应商处取得相关的采购发票 ，在【采购管理】模块录入；财务往来会计在【应付账款】模块根据 采购发票 进行应付账款核算处理；财务材料成本会计在【采购管理】进行采购结算，在【存货核算】核算采购成本；5、财务材料成本会计在【存货核算】模块结转直运业务销售成本。合同签定，相关项目及存货目录已增加完审核订单销售发票通知挂 账 、 开票 、 收 款结算填写销售订单采购成本结 转 销 售成本采购发票参照销售订单生成采购订单应付账款名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 8 页，共 45 页 - - - - - - - - - - 9 - 咨询实施部重点提示：1直运销售业务无采购入库、销售发货的处理过程（多媒体商品部分业务可以使用此种处理），销售订单的业务类型必须选择为“直运销售”。2直运业务可以拷贝直运销售订单直接生成直运采购订单，采购订单的类型为“直运采购”直运销售业务财务核算处理：业务流程系统操作财务核算处理同步流转单据销售完成直运销售发票进行复核处理借：应收账款-xx 客户开票通知单应收账款进行审核。贷：产品销售收入-二级科目商品销售收入 -二级科目应交税金 -应交增值税 -销项结转直运在存货核算管理系统根据借：库存商品采购发票采购成本采购发票记账应交税金 应交增值税 进项贷：应付账款结转销售在存货核算模块对直运借：商品销售成本成本销售发票进行记账贷：库存商品名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 9 页，共 45 页 - - - - - - - - - - 10 - 咨询实施部（五）、销售退货业务：编号： PR-SA-05 业务编号SA-005 业务名称销售退货业务业务流程简述销售退货业务处理流程适用范围销售退货业务处理流程相关岗位及权限岗位系统操作权限销售助理销售订单、销售退货录入总调退货审核增加、审核库房销售出库单（红字）审核财务成本核算记账、制单结转退货成本财务往来进行冲款往来核销相关部门或岗位销售助理总调室调度人员库 房财务具体操作流程描述1、 退货业务需要严格的审批程序，销售助理在【销售管理】模块参照原销售订单或发货通知单生成 销售退货单 （见表 PR-SA-06，一式五联，经总调、财务、库房），合同数额较大时需要总裁批准；审批完成后，货物退回公司后，由销售助理对销售退货单 进行审核处理。2、 如果是已开发票的退货，销售助理在【销售管理】模块根据销售退货单 开具红字开票通知，进行复核处理。3、财务往来会计在【应收账款】模块冲销客户欠款或付款；材料成本会计在【存货核算】模块核算退货成本。销售发货销售退货红字销售出审核红字销售发票退货成本冲销收入名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 10 页，共 45 页 - - - - - - - - - - 11 - 咨询实施部操作要点：1、未开票前退货：填制退货单， 【销售管理】 【业务】 【发货】【销售退货单】销售退货单参照销售发货单生成，参照发货单生成的退货单自动冲减发货单的未开票数量。开票时参照发货单即可，开票数量为冲减后的数量。2、 开票后退货处理：填制退货单， 【销售管理】 【业务】 【发货】【销售退货单】填制红字发票， 【销售管理】 【业务】 【开票】【红字销售普通发票】参照原有合同录入退货单，根据退货单开具红字销售发票，冲原有应收账款。对冲应收账款， 【应收账款】 【业务】 【日常处理】【转账】-【红票对冲】财务往来会计在应收账款进行红蓝票对冲，自动对冲开票后的退货。3、 退货退票退款处理：开票后的退货，参照原有合同进行退货单录入，根据退货单开具红字销售发票。退款时，可以对红字销售普通发票进行现结处理，也可在应收账款中进行付款处理。4、 返利与换票业务退补业务 ：只是涉及销售金额的调整，没有销售产品的出入库管理，即在添加销售开票通知单时在表体“退补标志”选择“退补”处理。标记为“ 退补 ” 标志的发货、发票记录只会调整金额并不生成销售出库单。对于返利的业务，可直接根据返利额开具红字发票并标记为“ 退补 ” 。对于需要换开的发票，可先开具与原票金额相反的发票将其冲销，并标记为 “ 退补 ” ；然后再开具内容正确的发票，并标记为“ 退补” 。销售退货业务财务核算处理：业务流程系统操作财务核算处理同步流转单据销售退回红字销售发票进行复核处理借：应收账款-xx 客户红字开票通知单应收账款进行审核。贷：产品销售收入-二级科目商品销售收入 -二级科目应交税金 -应交增值税 -销项结转销售在存货核算模块对红字借：商品销售成本退货单退货成本销售发票进行记账贷：库存商品名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 11 页，共 45 页 - - - - - - - - - - 12 - 咨询实施部二、采购部分（一）采购计划编号： PR-PU-06 业务编号PU-001 业务名称采购计划编制业务流程简述总调室根据审核确认后的销售订单、物资需求订单，综合考虑库存结存、损耗率等运算因素，进行规划生产计划，采购计划，进行下达生产订单。流程适用范围采购计划、生产订单编制相关岗位及权限岗位系统操作权限车间设计员需求录入总调室规划运算录入、审核、记账车间主管审核确认相关部门或岗位车间设计员销售部门总调室库房记账具体工作流程根据 工 艺卡算料审批库存现存量安全库存量车间审 批用料预测销售订单MRP 运算生产计划采购计划生产订单生产订单采购流程产品结构名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 12 页，共 45 页 - - - - - - - - - - 13 - 咨询实施部描述1、销售业务员在与客户达成协议后，手工填写 销售合同审批单进行各部门合同会审。总调室调度人员接到销售订单后，对车体改装项目直接在【物料需求计划】中录入生产订单 （见表：PR-PU-02） ，同时给车间下达任务通知单 （见表： PR-PU-01） （预测项目用料） 。2、 车体改装项目的生产是以订单生产方式，订单确认后需由车间设计人员计算每个项目的物料需求。车体改造车间、 系统集成车间主任在接到总调室调度人员的任务通知单 后，车间设计人员计算项目生产所需的物料，手工填制用料预测单 （见表： PR-PU-03） ，经部门经理审批后，交总调室调度人员在【物料需求计划】模块中录入用料预测单 。3、 机加产品生产需求，由总调度室根据库存量进行管理。总调室在【物料需求计划】系统中进行运算，对低于库存量的产品，总调下达生产任务，直接在【物料需求计划】中录入生产订单。机加车间接到生产订单后，由车间进行算料，手工填制用料预测单 ，经部门经理审批后，交总调室调度人员在【物料需求计划】模块中录入用料预测单 。4、 生产车间日常消耗品需求统一报库房（工具库），库房管理人员根据实际的库存量提出采购请购，补充库存需要。库房管理人员手工填制请购单，交总调室，经总调室审核后，由采购人员在【采购管理】模块填制采购请购单 （见表： PR-PU-04） ，直接作为采购的依据，不参加MRP运算。5、总调室调度人员以车间设计人员提出的用料预测、库房提出补库申请、已经确认后的销售订单作为 MRP 需求来源， 综和考虑库存管理模块存货库存现存量、存货安全库存量、存货置前期、定额损耗率等因素，在【物料需求计划】模块进行MRP 运算，由系统进行规划展开。6、 总调人员根据系统规划产生的采购计划 （见表： PR-PU-05）进行适当调整，经部门经理审核确认后，进行打印下发采购部门进行采购；具有自制属性的存货（半成品、产成品），系统根据提前期、 产品结构自动规划生产计划，安排产品及其子件的生产（车体改装部分手工规划生产任务）。7、总调室调度人员根据各生产车间实际工作负荷情况，安排生产，在【物料需求计划】模块将生产计划进行下达生成生产订单 ， 进行打印后下发， 作为各生产车间完工入库、材料领用的依据。重点提示：鉴于目前公司目前生产的产品多为项目式生产，大部分产品没有准确的产品结构，而系统MRP运算对产品结构的准确性和完整性要求比较严格，否则规划产生的采购计划、生产计划会造成成倍的放大效应造成数据规划的错误；因此在物料需求计划的应用上先对机加产品进行辅助规划，作为手工规划的辅助手段，随着数据的逐步完善和准确，可以以系统规划数据为准；对于生产车间的紧急用料（价值较小使用较特殊的物料）由车间进行提出采购需求，直接进行采购，根据采购发票、使用部门签字直接在财务部列项目成本费用处理。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 13 页，共 45 页 - - - - - - - - - - 14 - 咨询实施部（二）普通采购业务编号： PR-PU-07 业务编号PU-002 业务名称采购业务业务流程简述普通采购业务处理流程适用范围适用于原材料、委外加工（包工包料）、多媒体产品的采购结算。相关岗位及权限岗位系统操作权限采购内勤采购订单、采购到货录入总调订单审核增加、审核库房采购入库单填加、财务成本核算记账、制单结转采购成本财务往来进行付款往来付款相关部门或岗位采购员总调检验库房财务具体工作流程描述1、总调室调度人员在【物料需求计划】模块对系统规划的采购计划 进行调整，打印后经部门经理签字确认，在【物料需求计划】模块对采购计划 进行审核，将 采购计划 下发采购部门执行；2、采购部门根据总调室调度人员下发的 采购计划 ，进行对外的询价、订货，在【采购管理】模块参照 采购计划 生成 采购订单 ；采购订单 （见表： PR-PU-06）经手工的合同审批手续（具体审批流程参考公司相关采购合同管理规定）完毕后，由总调室调度人员在【采购管理】模块内对采购订单进行审核。3、 供应商材料送到后，由采购部门在【采购管理】模块中填制到货单通知单 （见表： PR-PU-07）进行打印（一式三联分别传递到质检部门、库房管理人员），库房管理人员根据到货通知单 查收货物，并进行签字确认；质量检验人员依据 到货单通知单进行入库检验。4、质量检验人员对入库材料进行质量检验，检验后填写质检单 （见表： PR-PU-08） ；根据经确认的到货通知单 和质检单 ，库房记账人员在【库存管理】模块参照采购到货单 生成 采购入库单，（见表： PR-PU-09）打印（一式5 联，财务、库房、总调、采购），库房管理人员点收实物后采购任务采购订单审核订单审核采购合同到货单入库单采购发票入库成本付款处理进行质检结算暂估处理名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 14 页，共 45 页 - - - - - - - - - - 15 - 咨询实施部手工在 采购入库单 上进行签字确认，由仓库主管在【库存管理】模块内对采购入库单 进行审核，财务材料成本会计核算采购成本。5、 采购发票（货物增值税专用发票、货物普通发票、运费发票、港杂费）（见表： PR-PU-10）收到后，采购部门在【采购管理】模块进行录入；所有的采购发票 到齐后，财务往来会计在【采购管理】模块进行采购结算，核算材料入库成本，根据采购发票 在【应付账款】模块作付款或挂账处理；如果月末未作采购结算处理，则系统自动记录为暂估入库。操作要点：1、对于所有的采购业务必须有采购订单，对紧急采购可以先行入库领用，再进行补入库手续的处理。2、对于生产车间的五金、备件、工具，由各生产车间根据生产需要到库房进行领料，库房管理人员根据实际的库存量、及安全库存量提出采购申请，采购后手工填制入库单，根据库房的采购入库单和采购发票，采购部门到财务部进行直接列账处理，不走正常的采购流程。重点提示：采购结算必须所有的采购发票（运杂费、货物发票等）到齐后，财务材料成本会计才能做采购结算处理。采购业务财务核算处理：业务流程系统操作财务核算处理同步流转单据采购入库在库存管理模块录入借：原材料采购入库单未做结算存货核算模块进行记账贷：应付暂估款采购入库在库存管理模块录入借：原材料采购入库单结算后存货核算模块进行记账贷：物资采购采购结算采购发票在采购管理模块录入借：物资采购采购发票存货核算模块进行记账应交税金 -应交增值税 进项贷：应付账款名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 15 页，共 45 页 - - - - - - - - - - 16 - 咨询实施部（三）采购退货业务流程编号： PR-PU-08 业务编号PU-003 业务名称采购退货业务业务流程简述采购退货业务处理流程适用范围适用于采购物资进行采购到货检验不合格品退货、生产过程发现不合格退货处理。相关岗位及权限岗位系统操作权限采购人员采购订单、采购到货录入库房采购入库单填加、财务成本核算记账、制单结转采购成本财务往来进行付款往来付款采购部检验部门库房财务具体工作流程描述采购退货分为入库前检验不合格退货和入库后进行退货两种情况。1、 入库前发现检验不合格品：由质检部门通知采购部门与供应商联系进行退货或换货：如果是换货处理并且换货时间很快则可以不做处理；如果是退货处理，则由采购部门直接修改【采购管理】模块中到货通知单 到货数量。2、 入库后但未结算前发现不合格品：质检部门会同库房管理人员将不合格品进行挑选，由质检部门通知采购部门与供应商联系进行退货或换货，则采购部门在【采购管理】模块录入采购退货单 （见表PR-PU-11） （报总调、财务、库房），实物出库后，库房记账人员在【库存管理】模块参照 采购退货单 生成 红字采购入库单，库房管理人员进行签字确认后传财务、采购、总调；财务材料成本会计在进行采购结算时红蓝入库单 一起进行结算处理。3、 入库后已经结算发现不合格品：质检部门会同库房管理人员将不合格品进行挑选，由质检部门通知采购部门与供应商联系进行退货或换货，则采购部门在【采购管理】模块录入采购退货单（报总调、财务、库房），实物出库后，库房记账人员在【库存管理】模块参照采购退货单 生成 红字采购入库单，库房管理人员进行签字确认后传财务、采购、总调；采购部门收到供应商的红字发票后，在采购管理模块根据红字采购入库单生成 红字采购发票，进行相关的账务处理；财务材料成本会计在进行采购结算时红字采购入库单和红字采购发票一起进行结算处理；财务往来会计依据 红字采购发票 在【应付账款】模块进行冲减应付款处理。质检单采购退货红字采购入库单红字采购发票冲 销 应结算，冲成本名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 16 页，共 45 页 - - - - - - - - - - 17 - 咨询实施部采购退货业务补充说明编号： PR-PU-08-01业务名称采购退货在当月业务现状现状：货物已入库，且在系统中录入了“采购入库单”及采购发票，但当月尚未在存货核算模块中进行月末处理即未跨月。经验收后发现货物存在质量问题，需要退货。背景知识：按照当前税法规定，购买方在未付货款并且未做账务情况下，须将原发票联和抵扣联主动退还销售方。销售方收到后，应在该发票联和和税款抵扣联及有关的存根联、记账联上注明“作废”字样，作为扣减当期销项税额的凭证，并依次粘贴在存根联后面，下月领购专用发票时随同其他专用发标存根联一起提交税务机关核查。销货方未收到购买方退还的的专用发票前，销售方不得扣减当期销售项税额。处理方法1、 未录入“采购发票” ；如果是全部退货，可删除“采购入库单”；如是部分退货，可根据验收合格的数量直接修改“采购入库单”。2、 已录入“采购发票”但未进行手工账务处理或在系统中未做结算；如果是全部退货，这时要分情况进行处理，（1）经与供应商协调可进行调换相同的货物，且货物很快到达， 在系统中对已录入的单据不做任何处理。 如果货物换货周期较长，则将系统的采购入库单及发票删除，并将发票退回供应商， 等货物到达验收合格后，再将相应入库单及发票录入系统进行相应账务处理。（2）经协商调换不同的货物，将系统的采购入库单及发票删除，并将发票退回供应商，等货物到达验收合格后，再将相应入库单及发票录入系统进行相应账务处理。（3）不进行调货处理， 按照退货对待， 即将货物全部退还给供应商。则将系统的采购入库单及发票删除， 并将发票退回供应商，等货物到达验收合格后，再将相应入库单及发票录入系统进行相应账务处理。如果是部分退货，这时同样要分情况进行处理（4）经与供应商协调可进行调换部分相同的货物，且货物很快到达， 在系统中对已录入的单所不做任何处理。 如果货物换货周期比较长，则将系统的采购入库单及发票全部删除，视同全部货物未验收合格，并将发票退回供应商，等货物到达验收合格后，再将相应入库单及发票录入系统进行相应账务处理。（5）经协商调换不同的货物，将系统的采购入库单及发票删除，并将发票退回供应商，等货物到达验收合格后，再将相应入库单及发票录入系统进行相应账务处理。因为调换不同的货物，这时可能变成两张或多张入库单或发票。（6）不进行调货处理， 按照退货对待， 即将货物全部退还给供应商。则将系统的采购入库单及发票删除， 并将发票退回供应商，等货物到达验收合格后，再将相应入库单及发票录入系统进行相应账务处理。3、 当月已执行了采购结算。（1）若结算后的发票没有付款，此时可取消采购结购结算，在按上述2 的方法进行处理。（2）若结算后的发票已付款，最简单的方法是在应付中取消付款核销，再照 3-1 的方法进行处理。（3）已进行结算，且采购入库单已经记账，且生成了凭证。最简单的方法是删除凭证，最消结算，再照3-1 的方法进行处理。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 17 页，共 45 页 - - - - - - - - - - 18 - 咨询实施部业务名称采购退货跨月业务现状货物已入库，且在K3 系统中录入了“采购入库单”及采购发票，并在当月的存货核算模块中已进行了月末处理即已跨月。经验收后发现货物存在质量问题，需要退货。背景知识：按照当前税法规定，在购买方已付款，或者货款未付但已做账务处理。发票联及抵扣联无法退还的情况下，购买方必须取得当地主管税务机关开具的进货退出或索取折让证明单，送交销售方，作为销售方开具红字专用发票的合法依据。销售方在未收到证明单以前，不得开具红字专用发票；收到证明单后， 根据退回货物的数量/价款或折让金额向购买方开具红字专用发票。红字专用发票的存根联/记账联、 作为销售方扣减当期销项税额的凭证，其发票联、 税款联作为购买方扣减进项税额的凭证。购买方收到红字专用发票后，应将红字专用发票所注明的增值税额从当期进项税额中扣减。如不扣减，造成不纳税或少纳税的属于偷税行为。如果是普通发票，则由购货方财务出具货物退回证明，并加盖公章。处理方法1、 上月在采购系统中未录入“采购发票”；则上月系统会自动将采购入库单做暂估处理。如果本月全部退货，在采购系统中做一张红字采购退货单并与相应的蓝字采购入库单做结算。生成如下红字凭证借：存货科目贷：材料采购。如是部分退货，先在系统中录入一张全部货物的退货单，并进行结算。产生如下红字凭证借：存货科目贷：材料采购。再将合格部分的存货生成一张采购入库单，存货记账后产生凭证借：存货科目贷：材料采购。待发票到后，再进行结算。2、 上月已进行采购结算，本月在材料领用过程中发现是由于供应商责任发现当时购入的货物不合格，要求退货，如果是全部退货，这时要分情况进行处理，a)经与供应商协调可进行调换相同的货物，为简便起见无论货物是否很快到达，在系统中均对已录入的单据不做任何处理。但相应负责人一定要关注调换后的结果。b)若经协商调换不同的货物，视为退货进行处理。c)不进行调货处理，按照退货对待，即将货物全部退还给供应商。无论退货当月是否取得税务机关的证明单，都要首先在采购系统中录入一张相应的采购退货单，以便账实相符，记账后生成红字凭证借：原材料贷：材料采购待发票到后录入到系统成为红字采购发票，再做结算，生成红字凭证借：材料采购进项税贷：应付账款待合格的货物到达验收后，再进入采购流程。3、 如果是部分退货，这时同样要分情况进行处理（可视为全部退货处理）4、 对退货发票进行收款操作在应付账款系统中执行单据结算功能，进入“付款单”录入界面，切换到收款单录入界面，执行收款操作。核销后生成凭证借：现金类科目贷：应付账款a)若结算后的发票没有付款，此时可取消采购结购结算，在按上述2 的方法进行处理。b)若结算后的发票已付款，最简单的方法是在应付中取消付款核销，再照3-1 的方法进行处理。c)已进行结算，且采购入库单已经记账，且生成了凭证。最简单的方法是删除凭证，最消结算，再照 3-1 的方法进行处理。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 18 页，共 45 页 - - - - - - - - - - 19 - 咨询实施部（四）采购结算流程编号： PR-PU-09 业务编号PU-004 业务名称采购结算业务业务流程简述材料采购入库后，采购发票收到后进行对应结算流程适用范围适用于原材料、委外加工（包工包料）、多媒体产品的采购结算。相关岗位及权限岗位系统操作权限采购人员采购发票录入库房采购入库单录入材料成本会计结算、记账、制单采购结算、暂估处理财务往来会计进行付款往来付款采购部库房材料成本会计往来会计具体工作流程描述采购结算的前提是采购入库单和采购发票全部到齐：1、 采购到货后，库房管理人员根据 到货通知单 、质检部门的质检单 进行点收入库，库房记账人员在【库存管理】模块生成采购入库单 （一式五联） ，库房管理人员签字后留存，其他分别传至财务部材料成本会计、库房记账人员、采购部门、总调部。2、采购部门向供应商索要 采购发票 ：采购发票包括货物发票、运输费用发票、港杂费用