2022年2022年集团公司财务报销管理制度 .pdf

1 集团公司财务报销管理制度一、目的为了加强公司内部管理， 规范公司财务报销行为, 进一步明确报销流程、 审批权限和管理职责，同时按照勤俭节约、从紧必需的原则，特制订本制度。二、适用范围根据公司的实际情况，报销分为差旅费、办公费、业务费、交通费、通讯费、教育经费、培训费、会议费、水电费、租房费、车辆使用费、福利费、邮寄费、认证咨询费、审计费、广告宣传费、网络服务费、检测检定费、零星工程维修费、安全环保排污费、知识产权费、TPS专家费用、运费、参展费等。适用集团公司总部及各下属公司。三、职责（一）企业管理处职责1、负责管理制度的制定、修订、解释、监督执行。（二）财务处职责1、负责审核报销凭证的合理性、合法性，报销内容是否符合公司有关制度要求。2、审查报销项目审批手续的完整性。3、有权将经审核不符合本制度规定的报销单退还给报销经办人。（三）子公司总经理职责1、具有本制度所规定的或其他授权费用的审批权限。2、兼顾业务需要和成本控制原则， 控制和审批本部门 / 项目内所发生费用报销的合理性。（四）各子公司中层正职或费用审核人职责1、负责审查费用项目是否经过申请并得到批准，报销金额是否控制在标准之内。2、对报销的内容真实性、完整性、必要性，各项附件是否合法性、完整性负责。（五）报销经办人的职责1、报销经办人对所报销项目的真实性、准确性、及时性、单据的合法性、完整性负责。2、如实填写报销单，并按照财务处的要求提供真实、合法的报销或支付凭证。3、按照本制度所规定的报销流程，完成申请报销审批手续。四、规定要求（一）报销的审批权限、流程1、子公司总经理在董事长授权范围内行使最终审批权，各部所有货币资金支付的审批权名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 7 页 - - - - - - - - - 2 限原则上由子公司总经理或相当于子公司总经理职权的统一审批。未经公司企业管理处备案的事项不允许子公司总经理二次授权。2、子公司总经理外出时紧急情况下可以指定授权人（电话授权），报财务备案，由公司财务负责人进行复核，对不符合公司财务制度的单据，财务有权拒绝办理，子公司总经理回来后要立即补办批准手续。3、审批人应当根据货币资金授权批准权限的规定，严格在授权范围内进行审批， 不得超越审批范围。4、货币资金支付的批准方式为书面方式。5、财务人员在收到报销单据后应审核报销单据是否填写、粘贴规范，是否经过有效批准，所附附件是否合法合规等，对不符合要求的应退回报销人并向报销人说明退回理由。6、财务处出纳收到报销单后应检查部门负责人、子公司总经理、 财务审核人签名是否齐全，对审批手续齐全的报销单据应及时给予报销。7、财务处对于不符合审批手续、 报账时列入其他项目而隐瞒实际金额或超支报销等不符合制度或不合理的报销单出纳有权拒绝报销或付款。费用报销原则上要求在费用发生后10 天内办理报销，最迟不能超过30 天（当年通讯费不能超过次年元月份） 。（二）借款1、员工借款须确有公务需要，写明借款事由，填写借款单，借款一般不超过 1 万元/次（出国借款不超过5 万元/ 次），经所在部门中层正职审核，子公司总经理批准后到财务借款，超过 1 万元的必须提前1 天通知财务备款。2、试用期员工原则上不允许借款，确需借款的由主管领导担保，方能办理手续3、办公人员借用公款，在原有借据未办理报销手续或未还清欠款的不得再借。4、借款人员完结事务， 在报销时扣回借款， 交回剩余现金。 因特殊原因当时不能扣回借款或交回现金的，则在报销后10 个工作日内还清借款。5、所有借款期限不能超过3 个月，如仍未归还，借款人书面说明情况，所在事业部、职能部门子公司总经理批准后可延期，最长不超过6 个月（包括延期时间）。6、个人非公原因一律不得向公司借支。（三）业务招待费用的报销1、业务招待费报销必须填写业务招待费报销单。2、业务活动前必须获得职能部门子公司总经理/ 事业部子公司总经理的批准，事业部业务处室代表公司去招待的还必须经过公司职能部门的同意。3、各部门只能报销与本部门职责、 业务有关的业务招待费。 其它非公招待客人一律由个人承担。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 7 页 - - - - - - - - - 3 （四）差旅费的报销1、 出差补贴（1）享受范围：工作人员因工作需要在省内外出差、出差到固定工作地、长期驻办事处等享受出差补贴。（2）出差补贴标准序号补贴类别补贴标准备注1 公司工作人员短期出差。50 元/ 天按实际出差天数 （12 点之前出发及12 点之后返回按一天计算，反之则按半天计算）计算。2 工作人员长期出差到外地。560 元11 天出差天数按实际天数不足 11 天的，按实际出差天数补贴。无补贴已享有当地有关单位的工资性收入、各类津贴补助的，则无补贴费。3 外地研讨、培训、外地开会（除展销会、业务洽谈会外）等。无补贴费已在培训费、会务费中含住宿费、餐费。未包含餐费的按组织单位安排的统一就餐点就餐据实报销，未统一安排的按限额50 元/ 天报销。备注： 供方审核、开会交流等由对方单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予给予补贴及不报销相关费用。2、交通费报销（市外）交通工具的确定及标准：出差分“长途”和“短途”两种，即当天能往返的为“短途”，当天不能往返的为“长途”。（1）副总 / 子公司总经理人员飞机地面交通轮船副总（或子公司总经理）及以上经济仓高铁或动车二等座、短途硬座、 长途软卧、 硬卧、汽车二等舱位副总 / 子公司总经理以上人员出差视情况选择飞机或者其他交通工具。（2）副子公司总经理及以下人员（选择以下交通工具，如确因工作需要经过子公司总经理批准可乘坐飞机）人员地面交通轮船备注副子公司总经理/总经理助理 / 高级职称高铁或动车二等座、短途硬座、长途软卧、硬卧、汽车二等舱位乘坐火车，从晚7 时至次日晨 7 时之间，乘坐火车6 小时或以上，或连续乘车时间超过10 小时的，可购硬卧票。中层正职 /中级职称高铁或动车二等座、短途硬座、长途硬卧、汽车二等舱位其他人员高铁或动车二等座、短途硬座、长途硬卧、汽车三等舱位（1） 副子公司总经理出差经过子公司总经理批准后可选择飞机或地面交通工具，10 小时内到达的优先选择地面交通工具，超过12 小时的可选择飞机。（2） 其他人员乘坐飞机、软卧必须由子公司总经理根据出差事情的轻重缓急、各类费用的经济性事前批准方可乘坐飞机、软卧。高铁或动车一般选择二等座，其他原因经子公司总经理批准可购买一等座。（3） 为鼓励一个人出差办事的原则,2 人 （含 ) 以下人员出差按最高职务人员选择交通工具，3 人 （含）以上按规定选择交通工具。副总以及相当职务的人员出差，因工作需要，随行一人可以按照副总标准选择交通工具。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 7 页 - - - - - - - - - 4 （4） 未经事前批准的只能按一般交通工具的费用报销，超支部分费用由本人承担。（5） 打折机票费用低于可报销范围火车票价的, 费用全报。3、住宿费报销标准地区副总 / 子公司总经理副子公司总经理/ 总经理助理 / 高级职称正职 / 中级职称中层副职销售采购人员 / 其他人员1 人出差其他1 人出差其他1 人出差其他1 人出差其他特殊地区据实报销280 200 250 200 180 180 180 180 一般地区220 180 200 180 160 160 160 160 备注：特殊地区指深圳、珠海、海口、广州、上海、北京。（1） 为鼓励尽量1 人或 2 人出差办事的原则,2 人（含 ) 以下人员出差按最高职务人员选择住宿，3人（含）以上按规定住宿。副总以及相当职务的人员出差，因工作需要，随行一人可以按照副总标准住宿。（2） 到客户处售后服务原则上不超过2 个人，售后服务必须填写经过管理者代表批准的售后服务单，否则差旅费不予报销（原则上按标准，如特殊情况副子公司总经理及以上超出经过子公司总经理及管理者代表批准）。（3） 出差人员参加外单位统一组织的会议、培训、研讨等，按外单位统一安排住宿、就餐，不享受出差补贴（附子公司总经理在组织单位文件上签字“同意哪些人参加”等字样，培训按公司培训程序申请）。（4） 财务处有权对不实的出差费用向员工出差居住地酒店直接查询，如有虚假行为公司将处罚。（5） 有关处室相关人员陪同客户赴外地出差，凭有关发票（出差人应注明客户）报销住宿费。（五）通讯费报销1. 话费报销人员范围：集团公司领导、各事业部正、副子公司总经理、各事业部中层正职（含主持工作副职）、经总经理批准同意的销售公司业务员、特殊工程或项目筹建阶段的有关人员、经总经理批准同意的其他人员。2. 话费报销标准序号人员类别报销标准费用承担1 高管实报实销公司承担2 中层正职（含主持工作副职）200元/ 月公司承担3 销售部门人员根据销售承包方案进行结算4 事业部采购及动力人员150元/ 月公司承担，计入事业部成本。5 总经理特批人员批准金额为准公司承担6 其他人员 200元/ 月部门结余承担7 家庭电话报销费用标准总经理特批为准公司承担备注：报销凭证不含充值发票。（六）交通费的报销（市内）1 交通费定义：因业务需要发生的公交、地铁、出租车费用（不含上下班费用）。序号人员、工作类别交通报销范围1 高管在公司无车辆安排的情况下可乘坐出租车（不含上下班）。2 中层正职（含主持工作副职）应乘坐公交车，若需乘坐出租车应事先征得子公司总经理同意。3 销售部门人员应乘坐公交车，若需乘坐出租车应事先征得部门领导同意。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页，共 7 页 - - - - - - - - - 5 4 其他人员应乘坐公交车。5 部门公交月票各有关处室对外的工作联系必须乘坐公交车，各处室可按实际需要申请批准购买（限量）使用公交月票卡，严禁公交月票卡在星期天及其它时间个人私用，一经发现，取消该公交月票卡的费用报销。6 在市区内工作一般要求乘坐公交车出行，严格控制“打的”出行。除非得到子公司总经理同意，一般不准直接打的。7 职能处室晚上加班因公交车已无班车及未赶上公司班车而需“打的”回家的，超过晚上9点下班者 , 经处室部门领导批准, 准予报销回家的一次“打的”车费。8 招待、接送客户需经处室部门领导批准同意，准予报销招待客户的“打的”费用。9 特殊原因或确需临时“打的”。经子公司总经理批准，准予报销一趟“打的”车费。备注：1、打的费报销坐飞机到达某机场, 要求坐机场大巴离开机场到达离目的地较近区, 再改乘坐其它交通，往返途中的确有需要打的的, 往返只准报销单次打的费用,金额不得超过 30元/ 次。除以上情况外，原则上不准“打的”出行。因工作需要到外地出差，一般可乘坐公交车到机场、车站和乘坐公交车从机场、车站回家，确因需要也准予报销一个来回的“打的”车费。2、对于按上述规定准许报销的有关“打的”车费，在报销时须写明（说明）有关“打的”的事项、原因、时间、地点等报销因素，报销凭证单独填制, 经财务处审核经批准给予报销。否则财务处有权不准予报销。（七）私车公用的报销因客户来访等因素需要用车，原则上必须使用公司小车。如因公司车辆紧张导致不能满足用车需求，一般情况下打车或乘坐公交车，不提倡使用私家车。如确需使用私家车的，填写私家车公用申请审批表 （附件），经过批准后才能使用，并自行承担各类风险。经过批准的私车公用，报销油费、过路过桥费，其余与车辆有关的费用不予以报销。（八）教育经费及培训费的报销1、教育经费及培训费用由企业管理处统一进行预算、统一管理、统一安排。2、培训费用发生前使用部门填写培训申请表，申报员工培训计划、培训时间、所需经费，经企业管理处批准后方可参加培训，属于强制取证的培训事业部子公司总经理批准即可。3、公司鼓励员工参加学历提升教育，按公司规定报销提升学历教育费用，参加教育前填写职工继续教育申请（备案）表 ，继续教育结束后填写职工继续教育学费报销申请表，报销单据后附职工继续教育申请（备案）表 、 职工继续教育学费报销申请表 。具体按培训有关规定。（九）会议费的报销各部门因工作需要参加各种会议报销费用的，必须附有子公司总经理签批的 会议通知或会议邀请函，代表公司前往参加会议的，还必须有公司企业管理处的签批意见。（十）各类领付款及无据支出的报销名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 5 页，共 7 页 - - - - - - - - - 6 一般情况下，报销均需凭有效发票，无发票时按是否有制度（或多年惯例）及无制度、临时发生分为 2种情况：1、有制度规定或多年惯例比较明确的填写领付款凭证，经过业务部门子公司总经理批准报销。如内训补贴、集团报或质量快讯稿费、生育津贴、独生子女费、新区宿舍水电费等。2、无制度规定、临时产生的填写无据支出报销单，经过集团总经理批准报销。货运装卸费、接待客人时产生的无据支出、各类赞助/ 资助费、评审费或鉴定费、困难职工行政资助、临时立项项目费用或突发事件处理费用等。（十一）未涉及的其它事项发生的费用，根据实际情况，由集团公司企业管理处、财务处酌情处理。（十二）对原始凭证的要求1、 各种发票、收据必须符合中华人民共和国发票管理办法和实施细则的规定。从外单位取得的原始凭证必须盖有填制单位的公章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或盖单，并根据具体要求附明细清单。2、 凡填有大小写金额的原始凭证，大写与小写必须相符。3、 购买实物的原始凭证，必须有手续完备的验收证明。需入库的物资，必须填写出入库单，由实物保管人员按计划或合同验收后，在验收单上填写实收数额并签章。不需入库的物资，除经办人在凭证上签章外，必须交给实物保管人员或使用人员进行验收，并在凭证上签章。4、 属于现金发放性质的原始凭证，原则上应由本人领取签名。有委托他人代领的，由代领人签名；由一人代领多人的，须逐个签章，不得通栏划大括号签一个章。5、 凡凭证内容不全、字迹模糊不清、与经济业务本身内容不符者，应予退回或重新补正。五、处罚规定1、公司对货币资金支付的审批建立以“谁批准，谁负责”为原则的责任追究制度，对于违反公司财务制度的规定而批准支付的单据，各相应审核人或审批人以失职论处，具体处理按在职员工违反勤勉义务、忠实义务的处罚规定。2、报销超过规定报销日期的，报集团总经理批准后才能报销。3、各类费用的支出应严格控制费用预算总额，不得无故超支，超支纳入考核。4、报销人营私舞弊、弄虚作假，对违规违纪金额不予报销，对已经报销的，除退回违规报销金额外，同时对报销人予以违规报销金额5-20% 的罚款。5、部门主管在资料不全（按照财务要求补充的证明、表格除外）、原始凭证不充分、项目不真实的情况下签名准予报销的，对部门主管予以违规报销金额10-50% 的罚款。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 6 页，共 7 页 - - - - - - - - - 7 6、财务审核人员要严格执行本规定，出纳付款时严格核实报销经办人身份，有疑问时不得付款，并及时通知所在部门负责人，如违规对财务相关人员按在职员工违反勤勉义务、忠实义务的处罚规定处理。7、若借款人未能偿还借款， 或者无法从工资扣回逾期借款者，经办人、各级审批人应承担不低于流失款总额50% 的经济责任。按责任人基本工资比例分别承担相应损失金额，并在坏帐当期应发工资中扣还。8、因业务需要先付款后获得发票的， 各部门按财务要求及时督促对方单位开具发票并交财务入账，当年支付发票最晚不能超过3 个月（或按财务处要求），超过 3 个月的按 200500元/ 次罚款。五、本制度解释权归企业管理处。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 7 页，共 7 页 - - - - - - - - -