最新(01)文件控制程序概要.doc

Four short words sum up what has lifted most successful individuals above the crowd: a little bit more.-author-date(01)文件控制程序概要中国建筑标准设计研究所中国建筑标准设计研究所QSB-01-2002 文件控制程序 Procedure of Document Control 2002 批准 2002 实施中国建筑标准设计研究所质量管理体系文件文件控制程序文件编号： QSB-01-2002批准人：修改码：文件控制程序1 目的 对文件的编制、批准、发放、使用、更改、作废进行控制，确保相关部门及时得到并使用有效版本，防止误用失效或作废的文件和资料。2 范围 本程序适用于质量管理体系有关文件的控制。3 职责3.1 所长负责质量手册的批准发布。3.2 各主管所领导负责程序文件和作业文件的批准发布。3.3 总工程师办公室（以下简称总工办）负责文件控制的归口管理。3.4 各部门和责任人员负责相关文件的编制、使用和保管。4 文件的分类 按文件性质分类，包括： a. 质量手册； b. 形成文件的程序(程序文件)； c. 为确保过程的有效策划、运行和控制所需的文件（如作业文件、图样、技术文件、项目文件等）； d. 标准要求的记录； e. 外来文件（包括法律法规、标准规范、顾客提供的文件资料等）。5 文件的编写与批准 质量管理体系文件的编写与批准,按质量管理体系文件编制规定（QSC-01-2002）执行。 本所发布、交付的文件，在发布、交付前，其适用性应得到批准。a. 质量手册由总工办组织编制，所长批准发布。b. 程序文件、作业文件由习惯相关部门编制，主管所领导批准发布。c. 用公文形式发布的文件按公文管理办法（QSC-01-2002）的规定编制和批准发布。中国建筑标准设计研究所质量管理体系文件文件控制程序文件编号： QSB-01-2002批准人：修改码：d. 各阶段设计文件，由相关项目主持人组织编制，在文件上最终签字的人员负批准之责。e. 适当时，有关文件可由所领导授权有关人员负责批准。文件的编制应确保文件的正确、清晰、协调、易于识别和检索。6 文件的发放6.1 质量手册、程序文件、作业文件，在发放前应由总工办编制质量管理体系文件发放范围表（格式见附录A），经管理者代表批准后发放，并用质量管理体系文件发放登记表（格式见附录B）办理签字领用登记。6.2 本所范围内发放和提供给认证机构的文件为受控文件。向顾客或其他有关部门或人员提供的不受控文件，应在封面加盖“不受控本”印章。7 有效版本的控制7.1 总工办负责编制质量管理体系文件有效版本目录、标准规范有效版本目录、标准图有效版本目录、软件有效版本目录，及时更新，并使使用者及时得到相关有效版本的文件。7.2 文件使用者应及时将失效文件撤离现场，或在失效文件上盖以“失效”印章，以防止误用。8 文件的更改8.1 文件的更改由该文件的原起草部门负责，并应经原批准人批准。8.2 文件的更改一般采用换页形式，用更改页替换原页，并更改修改码。必要时也可采用质量管理体系文件更改单（格式见附录C）。更改页或质量管理体系文件更改单应按6.1发放给文件的持有者。8.3 总工办应建立和保持质量管理体系文件更改记录（格式见附录D）。8.4 有效文件经多次更改或经过评审需大幅度修改时，可进行换版。原版次文件相应作废，按规定发放范围换发新版本。9 记录按记录控制程序（QSB-02-2002）执行。10 外来文件控制中国建筑标准设计研究所质量管理体系文件文件控制程序文件编号： QSB-01-2002批准人：修改码：10.1 总工办负责采购分发国家、行业、地区的规范标准和软件的最新版本，并按7.1编制发放有效版本目录。10.2 来自主管机关或顾客等方面的公文，按公文管理办法（QSC-02-2002）的规定进行管理。外来的项目文件资料，由项目主持人进行验证，符合要求的予以记录使用，或转发给有关人员，不符合要求的应进行必要交涉。11 文件的归档 按文书档案管理办法（QSC- 03 -2002）、科技档案管理办法（QSC-04-2002）执行。12 相关文件 记录控制程序（QSB-02-2002）质量管理体系文件编制规定（QSC-01-2002）公文管理办法（QSC-02-2002） 文书档案管理办法（QSC-03-2002） 科技档案管理办法（QSC-04-2002）13 记录质量管理体系文件发放范围表（格式见附录A）质量管理体系文件发放登记表（格式见附录B）质量管理体系文件更改单（格式见附录C）质量管理体系文件更改记录（格式见附录D）中国建筑标准设计研究所质量管理体系文件文件控制程序文件编号： QSB-01-2002批准人：修改码：附录A中国建筑标准设计研究所质量管理体系文件发放范围表（QSD- -2002）序 号文件名称发放部门或个人 备 注批 准编 制中国建筑标准设计研究所质量管理体系文件文件控制程序文件编号：QSB-01-2002批准人：修改码：附录B中国建筑标准设计研究所质量管理体系文件发放登记表（QSD- -2002）文件名称文件编号序号文件发放部门或个人份数分发号签 收经手人日期中国建筑标准设计研究所质量管理体系文件文件控制程序文件编号：QSB-01-2002批准人：修改码：附录C中国建筑标准设计研究所质量管理体系文件更改单 （QSD- -2002） 编号 文件名称：文件编号：更改内容：批准： 日期：中国建筑标准设计研究所质量管理体系文件文件控制程序文件编号：QSB-01-2002批准人：修改码：附录D中国建筑标准设计研究所质量管理体系文件更改记录（QSD- -2002）序号更改的文件名称文件编号更改简要内容更改页码更改单号批准人日期-