电力监理资料整编归档规定.doc

如有侵权，请联系网站删除，仅供学习与交流电力监理资料整编归档规定【精品文档】第 15 页 Q/ADJL 安徽电力工程监理有限公司企业标准Q/ADJL.G05-7-2010 监理资料整编归档规定2010-10-30发布 2010-11-01实施安徽电力工程监理有限公司 发布目 次前 言本标准为公司信息管理标准之一，本标准依据GB/T 11822科学技术档案案卷构成的一般要求、GB50319建设工程监理规范、DL/T5434电力建设工程监理规范、GB/T50328建设工程文件归档整理规范等有关要求编制 本标准由公司综合管理部提出并归口。 本标准主要起草人：常开利 本标准审核人：宋敏、范东亮、陶有宝、谢鹏云、任拥军 本标准批准人：顾朝旭本标准于2010年10月30日发布。本标准于2003年首次发布，于2006年第一次修订，2009年第二次修订, 2010年10月30日改版，2010版于2011年9月20日第一次修订，2011年12月8日第二次修订，2012年11月13日第三次修订，2013年12月30日第四次修订，2015年1月12日第五次修订。本标准为第八次修订。监理资料整编归档规定1 范围本标准规定了工程监理资料收集、整编和要求。本标准适用于公司在承揽监理业务、实施委托监理合同的过程中形成的具有保存价值的各种载体的监理文件资料（包括文字、图表、声像、电子文档等）的内部归档管理和移交给顾客的监理资料的外部归档管理。2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。 凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。国家电网办2010250号 国家电网公司电网建设项目档案管理办法（试行）国家电网办文档201072号 国家电网公司电网建设项目档案办法（试行）释义3 职责3.1 综合管理部归口管理监理资料的归档工作，并对有关部门和项目监理项目部的监理资料收集、分类整理工作进行日常的监督、检查和指导。3.2 财务经营部负责招投标阶段监理资料的收集、整理及分类组卷工作，对于中标的工程，在工程竣工结束后及时移交综合管理部归档。3.3 工程一部、工程二部、设备监造部3.3.1监督检查监理项目部做好监理竣工资料的整编工作。3.3.2负责审核移交顾客的监理竣工资料的内容。3.4 监理项目部3.4.1总监理工程师负责与顾客商定竣工监理资料编制、整理的有关要求及移交办法。3.4.2总监理工程师负责并组织各专业监理工程师和资料员，在本项目部完成工程项目监理资料的收集、整理、分类，编目、复印、组卷工作，提供竣工资料移交清单，移交顾客。并在监理项目结束后一个月内移交综合管理部归档。4 监理资料的分类4.1各监理项目部移交公司的监理资料分为以下七大类：a) 工程监理依据文件；b) 工程监理管理文件；c) 工程监理验评文件；d) 工程监理调试文件；e) 工程监理投资控制文件；f) 工程监理竣工验收文件；g) 工程监理其他文件资料。4.2国家电网工程监理资料分类按照国家电网公司电网建设项目档案管理办法分类方法分类，见本文件附录 A “工程监理资料分类、归档范围、保管期限表”A 1、A 2。4.3监理资料分类后每个案卷包括的具体内容，见本文件附录A “工程监理资料分类、归档范围、保管期限表”。4.4根据委托监理合同约定的监理范围的不同，每个具体工程形成的监理资料也不相同，可能是上述七大类的全部或一部分。4.5 移交顾客的监理资料的分类和编号，应符合顾客的要求，满足顾客工程（设备）资料归档的要求。5 监理资料的立卷5.1 立卷的原则立卷是指按一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。监理资料的立卷原则包括：a) 立卷应遵循监理资料的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用；b) 监理资料应按本文件附录A “工程监理资料分类、归档范围、保管期限表”的内容进行分类组卷；c) 组卷后的每个案卷不宜过厚，一般按20mm、30mm、50mm厚度进行组卷；d) 每个案卷内不应有重份文件，不同载体的文件一般应分别组卷。5.2 卷内文件的排列卷内文件的排列要求如下：a) 文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、主体与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，主体在前、附件在后的顺序排列；b) 既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。5.3 案卷的编目5.3.1 卷内文件的编号卷内文件每份（本）一个编号，其中，有关部门及监理项目部收集的监理资料中，凡是公司管理体系文件附录中规定了式样的监理资料的“编号”，按QADJL.J00-2 文件编码规则规定编号；凡是公司管理体系文件中未规定式样或建设、设计、施工、设备材料供应、调试等单位提交的具有保存价值的文字材料，可直接采用原资料的编号，但均应在“卷内目录”（见附录B）中予以登记，以便归档和检索。5.3.2 卷内文件的页号编制卷内文件页号应符合下列规定：a) 卷内文件均按有书写内容的页面编号。每份文件单独编号，页号从“1”开始；b) 页号编写位置：单面书写的文件页号在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角；c) 成册图纸或印刷成册的文件资料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，d) 不必重新编写页码；e) 每个案卷的封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。5.3.3 卷内目录卷内目录的编制应符合下列规定：a) 卷内目录的式样符合本文件附录A的要求；b) 序号：以一份（本）文件资料为单位，用阿拉伯数字从“1”依次标注；c) 责任者：填写文件的直接形成单位或个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替；d) 文件编号：填写本文件5.3.1规定的每份（本）监理资料的编号；e) 文件题名：填写监理资料标题的全称；f) 日期：填写监理资料形成的日期；g) 页次：填写每份监理资料在案卷内所排的起止页号；h) 卷内目录排列在卷内文件首页之前。5.3.4 卷内备考表 卷内备考表的编制应符合下列规定：a) 卷内备考表的式样应符合本文件附录C的要求；b) 卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及立卷部门对案卷情况的说明；c) 案卷备考表排列在卷内文件的尾页之后。5.4 案卷的装订 分类组卷后的案卷的装订要求如下：a) 案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必须装订。既有文字材料，有图纸的案卷应装订，已成册出版的监理资料不装订；b) 装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用；c) 装订时必须剔除金属物。6 档号6.1档号结构：有项目代号、分类号、案卷号三组代码组成；各号之间用“-” 分隔，用以固定档案排列顺序,揭示档案内容。6.2项目代号：是档号第一组四位代码由公司综合管理部(档案室)设定，6.3分类号：是按统一分类规则划分本公司工程档案设定的类目号由三位代码组成，用以表示类目在分类体系中的工程类别、位置和排列顺序。(详见附录A工程监理资料分类、归档范围、保管期限表）；6.4案卷号：是指由互有联系的若干监理资料组合成的档案保管单位，按一定顺序排列后的流水号;6.5档号的基本模式：6 XXX X X X XXX 案卷号（001-999标识）三级类目（监理文件） 二级类目（工程类别） 一级类目（工程）工程顺序号一级类目（工程代号）6.6监理资料分类号：按7大类划分，分类号由3位阿拉伯数字组成，各分类号及对应的监理资料名称如下表：分类号名 称XX 1监理依据文件XX 2监理管理文件XX 3监理验评文件XX 4监理调试文件XX 5投资控制文件XX 6竣工验收文件XX 7其它文件资料6.7工程类别划分见下表：分类号工程类别名称840X变电站工程820X输电线路工程85X房屋建筑工程7 监理资料归档范围和保管期限各工程类别监理资料分类、归档范围和保管期限见附录A。8 监理资料的归档8.1 监理资料归档的质量要求a) 归档的监理资料应为原件。当原件无法获得时，应由整编人在复印件上注明原件存放单位；b) 内容及深度应符合国家有关工程监理及档案管理等方面的规范的规定； c) 内容必须完整、真实、准确，与工程实际相符合，并能反映工程监理活动的全过程；d) 应使用耐久性强的书写材料、如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔、复写纸等；e) 应字迹清楚、图样清晰、图表整洁，签字或盖章手续完备；f) 幅面尺寸规格宜为A4幅面。图面宜采用国家标准图幅；g) 纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张；h) 不同幅面的工程图纸应统一折叠成A4幅面，图标栏露在外面；i) 名称和内容必须一致，不属归档范围或没有保存价值的资料应剔除；j) 必须经过分类整理，并应组成符合本文件要求的案卷。8.2 移交公司的监理资料的内容及程序8.2.1 移交范围及内容各监理项目部在工程结束后移交给公司的监理资料范围及内容、份数具体详见附录A “工程监理资料分类、归档范围、保管期限表”。其中属于移交顾客的监理资料，只移交公司1份电子版扫描件资料。监理站项目监理资料不归档公司，由监理站视需要留存1份。8.2.2 移交归档程序监理资料移交归档公司的程序规定如下：a) 有关部门和监理项目部应在监理项目结束后一个月内向综合管理部移交监理资料和监理项目部印章。b) 工程监理竣工资料经项目总监进行预审核后，与公司综合管理部联系移交事宜，报工程一部（设备监造部）审核资料内容是否符合要求，综合管理部审核资料组卷是否符合归档要求，办理“工程监理竣工资料交接书”（见附录D）。项目部移交的监理资料应具备；案卷页码、卷内目录、备考表注录齐全。移交时，移交方填写“监理资料移交清单”（见附录E）一式两份，双方在移交清单上签字，各自保留一份备查。c) 综合管理部负责资料装订成册存档。8.3 移交顾客的监理资料内容及程序8.3.1 移交范围及内容各监理项目部在工程结束后移交给顾客的监理资料范围及内容、份数应视委托监理合同的约定和顾客要求，其中输变电工程监理资料归档范围执行国家电网办2010250号国家电网公司电网建设项目档案管理办法（试行），具体内容详见附录A “工程监理资料分类、归档范围、保管期限表”。除按规定份数移交顾客纸质版资料外，同时移交顾客1份电子版扫描件资料。8.3.2 移交归档程序 监理资料移交顾客的程序规定如下：a) 监理项目部应在监理项目结束后一个月内，按照顾客要求的格式对监理资料进行分类组卷并编号后移交给顾客。当顾客没有要求时，按本文附录A “工程监理资料分类、归档范围、保管期限表”（）的内容分类组卷，但案卷的档案号由顾客根据本单位档案部门的惯例自行编写。b) 工程监理竣工资料经项目总监进行预审核后，与公司综合管理部联系移交事宜，报工程一部（设备监造部）审核资料内容是否符合要求，综合管理部审核资料组卷是否符合归档要求，办理“工程监理竣工资料交接书”（见附录E）。监理站项目监理资料归档顾客前，110kV及以上新建输变电工程监理资料先报监理站初审后再报工程二部审核，其他项目监理资料由监理站审核。监理站项目监理资料由监理站组织装订成册后移交顾客。c) 综合管理部负责项目监理资料装订成册，由监理项目部向顾客移交监理资料，编制移交清单（一式二份，一份交顾客、一份交公司综合管理部归档），经顾客验收后，双方签字和/或盖章后，正式完成监理资料向顾客的移交归档手续。8.4 监理资料的验收归档 接受移交的监理资料前，综合管理部应组织专人进行验收。凡是归档的监理资料，必须符合本文件的归档要求，对不符合要求者，综合管理部应退回移交方重新整编。只有验收合格的监理资料，才能办理移交签字手续，综合管理部档案管理人员及时填写“监理资料移交登记表”（见附录F）。8.5 监理资料的保管期限监理资料的保管期限分为永久、长期、短期三种期限。永久：无期限保存；长期：1650年左右；短期：515年左右各类监理资料的保管期限见附录A“监理资料分类、归档范围、保管限期表”。其中，同一案卷中有不同保管期限的监理资料时，该案卷的保管期限应从长。附录A（资料性附录）工程监理资料分类、归档范围、保管期限表表A.1 变电站工程监理资料分类、归档范围、保管期限表分类号类目名称归档监理资料名称立卷单位保管单位（份数）保管期限监理公司项目法人运行单位8403监理施工技术管理1施工图会检纪要、施工图设计交底纪要、记录监理项目部112永久84032.设计变更通知单汇总报验监理项目部1128404施工质量验收报审、报验1.站外电源监理相关资料监理项目部11长期8406竣工验收（含初检、预验收）1. 竣工预验收1.1监理单位提交的工程竣工预验收申请表、施工单位提交的工程竣工初检申请表1.2验收通知1.3工程竣工验收监理初检方案、工程验评记录统计报审表1.4工程竣工验收监理初检报告（附整改记录、整改反馈）监理项目部112永久8407强条执行1. 监理强制性条文执行检查表、汇总表监理项目部11长期8407信息管理2.工程监理数码照片3.监理工作总结4.水土保持工程监理总结报告监理项目部112永久8407达标投产工程创优及报审5. 工程质量评估报告6. 工程质量通病防治工作评估报告监理项目部11长期8408工程监理及报审、报验1. 监理规划、专业监理实施细则、安全监理工作方案、工程质量旁站方案、质量通病防治控制措施2. 监理机构成立，监理总工程师(任命)、监理人员任职及资格证书3.旁站监理记录、监理日志，监理月报4. 监理工作联系单，监理通知单、回复单、监理报告，运行移交单，来往函件，工地例会纪要监理项目部11长期84085. 供货商、施工、分包、试验单位、专职管理人员及特殊工种作业人员资质报审6.设备材料开箱检查记录7.主要施工机械、工器具及安全用具、检测器具等报审8.监理质量检查记录、报告9.施工进度计划报审、施工进度调整计划报审、变更工期报审10. 工程预付款报审表、工程进度款报审表、工程变更单、工程量签证单、工程变更费用结算联系单、费用索赔申请表、工程竣工结算审核表及有关资料监理项目部11长期840811.安全、质量事故报告表、处理方案报审表、处理结果报验表、事故处理报告及附件资料监理项目部112永久8408质量监督（工程中间验收）1施工单位提交的工程质量中间验收申请表2工程中间验收监理初检方案3工程中间验收监理初检报告（附整改记录、整改反馈）监理项目部112永久8408设备监造1.工作总结监理项目部11长期表A.2 输电线路工程监理资料分类、归档范围、保管期限表分类号类目名称归档监理资料名称立卷单位保管单位（份数）保管期限监理公司项目法人运行单位8203监理施工技术管理1施工图会检纪要、施工图设计交底纪要、记录监理项目部112永久82032.设计变更通知单汇总报验监理项目部1128206竣工验收（含初检、预验收）1. 竣工预验收1.1监理单位提交的工程竣工预验收申请表、施工单位提交的工程竣工初检申请表1.2验收通知1.3工程竣工预验收监理初检方案、工程验评记录统计报审表1.4工程竣工预验收监理初检报告（附整改记录、整改反馈）监理项目部112永久8207强条执行1. 监理强制性条文执行检查表、汇总表监理项目部11长期8207信息管理2.工程监理数码照片3.监理工作总结4.水土保持工程监理总结报告监理项目部112永久8207达标投产工程创优及报审5. 工程质量评估报告6. 工程质量通病防治工作评估报告监理项目部11长期8208工程监理及报审、报验1. 监理规划、专业监理实施细则、安全监理工作方案、工程质量旁站方案、质量通病防治控制措施2. 监理机构成立，监理总工程师(任命)、监理人员任职及资格证书3.旁站监理记录、监理日志，监理月报4. 监理工作联系单，监理通知单、回复单、监理报告，运行移交单，来往函件，工地例会纪要监理项目部11长期82085. 供货商、施工、分包、试验单位、专职管理人员及特殊工种作业人员资质报审6. 设备材料开箱检查记录7.主要施工机械、工器具及安全用具、检测器具等报审8.监理质量检查记录、报告9.施工进度计划报审、施工进度调整计划报审、变更工期报审10. 工程预付款报审表、工程进度款报审表、工程变更单、工程量签证单、工程变更费用结算联系单、费用索赔申请表、工程竣工结算审核表及有关资料监理项目部11长期820811.安全、质量事故报告表、处理方案报审表、处理结果报验表、事故处理报告及附件资料监理项目部112永久8208质量监督（工程中间验收）1施工单位提交的工程质量中间验收申请表2工程中间验收监理初检方案3工程中间验收监理初检报告（附整改记录、整改反馈）监理项目部112永久8208设备监造1.工作总结监理项目部11长期说明：建设管理与运行为同一单位时， 建设管理单位保管一套受项目 法人委托管理的全套档案，另外一套向运行检修部门移交，其范围为附录中所规定的运行单位归档文件材料内容。 建设管理单位与运行单位为非同 一单位时，建设管理单位应保管一套项目 法人委托保管的全套项目档案。 另外，建设管理单位应向运行单位移交两套附录中所规定的运行单位归档文件材料内容。 （摘自国家电网办文档201072号国家电网公司电网建设项目档案办法（试行）释义）表A.3 房屋建筑工程监理资料分类、归档范围、保管期限表分类号类目名称归档监理资料名称立卷单位保管单位（份数）保管期限监理公司建设单位852监理管理文件1.监理项目部成立及负责人任命文件、监理人员任职资证书、监理规划、监理实施细则、旁站监理方案等监理策划文件监理项目部11长期8422.开工及暂停令、复工报告及报审表监理项目部11长期8523.工程监理有关各方来往文件、函件及重要会议记录、工程协调会议纪要监理项目部11长期8524.质量、安全事故处理报告、处理方案、结果，大事记、备忘录等监理项目部11长期8525. 监理工作联系单、监理通知单、回复单、监理报告监理项目部11长期8526.监理日志、监理月报、旁站监理记录监理项目部11长期8527.施工进度、延长工期报审监理项目部11长期8528. 专职管理人员及特殊工种资格报审、分包单位、供货商、试验检测单位资格报审、设备进场、施工机械、工器具报审等监理项目部11长期8529.设计交底与图纸会审会议纪要、工程变更（含设计变更）监理项目部11长期8531.工程材料、构配件、设备的质量证明文件、检验试验报告及报审表（含设备、仪器仪表等安装检测报告）、设备开箱记录及设备缺陷处理记录监理项目部11长期8532.监理质量检查记录、报告监理项目部11长期854监理调试文件1.给排水、电气、暖通、空调等设备调试方案、措施、调试试验专题报告、调试记录报审表监理项目部11长期855投资控制文件.工程款支付审批、变更费用审查、索赔处理监理项目部11长期856竣工验收文件1. 施工单位提交的单位工程竣工验收报审表、监理单位提交竣工验收申请、 验收通知、 竣工预验收方案、验收报告（附整改记录、整改反馈）2. 工程质量评估报告、创优资料监理项目部11长期8564.监理工作总结、工程监理数码照片、监理资料移交业主清单监理项目部11长期857其它文件资料1.其它监理文件监理项目部11长期附录B（规范性附录）卷内目录G05-7-1表B.1 卷内目录序号文件编号责任者文件题名日期页次备注附录C（规范性附录）卷内备考表G05-7-2表C.1 卷内备考表本案卷共有监理资料 页，其中： 文字材料 页，图样材料 页， 照片 张。 说明： 立卷人： 年 月 日审核人： 年 月 日附录D（规范性附录）公司（内部）工程监理竣工资料交接书G05-7-3表D.1 公司（内部）工程监理竣工资料交接书工程部： 工程已按Q/ADJL.G05-7监理资料整编归档规定要求，将工程监理竣工资料整理完毕，请予审查。 资料员： 总监：日期: 日期：档案室： 工程监理竣工资料已审查过。审查意见：工程部审查人： 工程部负责人： 日期： 日期：档案室： 工程监理竣工资料已经工程部审查，共 套，共计 卷（文字资料 卷，工程照片 张）；移交业主（ 供电公司） 套（开工时间： ；竣工时间： ；项目代号：（ ）。附：监理文件资料移交清单 页。资料员： 档案员 ： 综合管理部负责人：日期： 日期：附录E（规范性附录）监理资料移交清单G05-7-4表E.1 监理资料移交清单 工程名称 编号：序号监理资料名称责任者备注（盒数、卷数）移交人： 总监： 接收人：日期： 日期： 日期： 附录F（规范性附录）监理资料移交登记表G05-7-5表F.1 监理资料移交登记表序号监理资料名称数码照片印章项目代号总监姓名移交人/手机号移交时间备注