ERP采购流程(9页).doc

-主要功能与处理流程主要为：新增（作废）、审核（取消审核）、出库（取消出库）具体如下：新增（作废）审核 ：采购日期、验收日期、采购人等出库 ：出库日期、出库人等传给供应商核准单据修改未核准录入采购单无请购流程零星采购紧急采购采购审查维护请购信息从请购单生成采购单核准采购预计进货表供应商采购交货状况表打印采购凭证录入请购单采购单凭证进货追踪直接采购采购部门请购部门（一）、采购计划流程 1、采购计划执行主流程如上图所示；2、由物流部根据年度采购计划，分解成月度采购计划，由部门主管审核，财务审核、总经理（授权人）审批。3、物流部根据采购计划，联系供应商，考查供应商资质，建立优质供应链体系。与供应商询价、议价、订立采购合同，重大的设备工程采购应采用投标方式。4、已订立合同的，采购员应在合同签订完毕的第2个工作日内，在ERP系统中完成“采购价格管理”维护。（二）、采购、入库流程 1、物流部根据月度采购计划在ERP系统上，编制进货订单，由部门主管审核，经总经理批准。在系统外按标准格式填制采购订单，要求供应商按采购订单发货，批送货数量不得超订单的10%，超出部分，仓库应拒收。2、供应商送货抵达本公司，采购员将收料通知单分别传递至仓库和品质部。仓管员按单点货、点数，来料检验员按单检验；检验完毕出具检验报告单，仓管员凭检验报告单办理入库。仓管员在ERP系统中，通过进货订单生成进货单，并打印，仓管员按单办理实物入库，并进行有效的仓储管理。3、供应商送货，经检验不合格，不得入库，直接退回；不能直接退回的，和供应商协商后处理；4、财务部负责监督“采购、入库流程”的正确执行。（三）、采购发票流程 1、物流部负责与供应商联系已送货物的发票办理。2、供应商开发票之前，采购员应与供应商对账，开票数据核对一致后，供应商根据对账结果开具正规发票，由采购员签收发票，首先应对发票记载事项进行核对，确认无误后，登记业务台账后1个工作日内，将发票传递到财务部，并办好发票签收手续。3、采购员收到发票有瑕疵，应及时与供应商沟通，退回发票，并督促供应商及时补开发票。4、财务部签收发票后，应及时对发票进行审查，审查范围包括发票真伪、业务真实、业务票据一致等。财务部根据进货单、检验报告单、发票三单汇齐后，在ERP系统中，由进货单生成进货开票。进货开票与进货单钩稽后，进行材料入库核算；检查核算正确后，编制凭证，并及时进行总账与供应链账目核对一致。5、经财务审查，不合格的发票，返回至采购员；采购员应及时与供应商进行沟通，并将发票及时退回供应商。6、各经手发票的部门与人员须持严谨工作态度，确保发票在流转过程的完全，由于管理不善等导致的发票遗失，由直接责任人承担赔偿责任，部门经理承担管理责任。7、具体采购发票流程见上图所示。（四）、退货流程 1、物流部负责与供应商联系退货、补货、红字发票等事宜。2、供应商开发票之前，采购员应与供应商对账，就退货事宜达成一致后，采购员将退货通知单传递仓库，通知仓管员准备退货事宜。仓管员根据退货通知单生成进货退货单，仓管员按单整理退货，包装好、清楚标识，放置在特定退货区域，由采购员检查后发运给供应商。3、采购员与供应商协商一致，退货需补货的，由供应商及时办妥补货，补货入库流程参照“采购、入库流程”。由采购员提示财务人员在ERP系统中就退货与补货在进货单中“对等核销”。4、采购员与供应商协商一致，退货不补，且有未开发票的送货，可直接在送货中抵消开票数量。5、采购员与供应商协商一致，退货不补，且无未开发票的送货，由采购员填写退货协商，列明退货信息资料与相关的采购发票号码，交财务至税务机关办理开具红字增值税专用发票申请单，并从税务机关取得开具红字增值税专用发票通知单，交采购员签收后，寄给供应商开具红字增值税发票，在ERP系统中的操作流程同“采购发票流程”。6、具体退货流程见上图所示。第 10 页-