excel2010之数据透视表和数据透视图技巧(39页).doc

-数据透视表和数据透视图实战技巧8利用数据透视表可以快速汇总大量数据并进行交互，还可以深入分析数值数据，并回答一些预计不到的数据问题。使用Excel数据透视图可以将数据透视表中的数据可视化，以便于查看、比较和预测趋势，帮助用户做出关键数据的决策。本章导读数据透视图是提供交互式数据分析的图表，用户可以更改数据，查看不同级别的明细数据，还可以重新组织图表的布局。数据透视图操作实战技巧如果要分析相关的汇总值，尤其是在要合计较大的数字列表并对每个数字进行多种比较时，使用数据透视表会很容易。数据透视表应用实战技巧使用数据透视表可以汇总、分析、浏览和提供摘要数据。掌握了数据透视表的额基本操作，可以为数据分析打下基础。数据透视表基本操作实战技巧8.1 数据透视表基本操作实战技巧第 327 页-例1 轻松创建数据透视表利用数据透视表可以快速汇总大量数据并进行交互，还可以深入分析数值数据，并回答一些预计不到的数据问题。其创建方法如下：1.选中 打开工作表，选中数据区域中任意单元格，单击“插入”选项卡“表”组中“数据透视表”按钮下方的下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择“数据透视表”选项，如下图所示。2.选择选中单击1.单击2.选择 弹出“创建数据透视表”对话框，单击“表/区域”文本框右侧的折叠按钮，选择数据区域，如下图所示。 再次单击折叠按钮，展开对话框，其他选项保持默认，如下图所示。在“创建数据透视表”对话框的“选择放置数据透视表的位置”选项区中选中“新工作表”单选按钮，则在创建数据透视表的同时新建新工作表；若选中“现有工作表”单选按钮，可在所选位置创建数据透视表。 单击“确定”按钮，在新工作表中创建数据透视表，此时，新工作表中将显示“数据透视表字段列表”任务窗格，如下图所示。 在“数据透视表字段列表”任务窗格的“选择要添加到报表的字段”选项区中选中要在数据透视表中显示的字段，如下图所示。例2 按照不同需要创建透视表用户可根据不同的需求，创建不同的透视表，方法如下： 在表格中选择任意单元格，单击“插入”选项卡“表”组中“数据透视表”按钮下方的下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择“数据透视表”选项，弹出“创建数据透视表”对话框，如下图所示。 保持默认设置，单击“确定”按钮，新建工作表，并显示数据透视表选项，如下图所示。 在“选择要添加到报表的字段”列表中选中需要显示字段，此时的数据透视表如下图所示。选中 使用鼠标将“数据透视表字段列表”任务窗格中的“行标签”选项区中的“产品名称”选项拖动到“列标签”选项区中，如下图所示。拖动 在“选择要添加到报表的字段”列表中选中其他需要显示字段，得到不同的数据透视表，如下图所示。例3 快速添加数据透视表字段使用Excel创建数据透视表时，可以通过鼠标拖动的方法，在不同区域快速、方便地添加字段，方法如下： 在表格中选择任意单元格，单击“插入”选项卡“表”组中“数据透视表”按钮下方的下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择“数据透视表”选项，弹出“创建数据透视表”对话框，保持默认设置，单击“确定”按钮，新建工作表，并显示数据透视表选项，如下图所示。 使用鼠标拖动“选择要添加到报表的字段”列表中的“客户名称”选项拖动到“列标签”中，如下图所示。拖动拖动 用同样的方法，分别将“产品名称”和“总金额（元）”选项拖动到“行标签”和“数值”选项区中，如下图所示。拖动例4 巧妙更改列标签名称输入数据透视表中的列标签名称与普通单元格不同，不能直接进行更改，可按如下方法更改其名称： 双击要更改名称的列标签单元格，弹出“值字段设置”对话框，在“自定义名称”文本框中输入新名称，如下图所示。 单击“确定”按钮，更改列标签名称后的数据透视表效果如下图所示。 用同样的方法，更改其他列标签名称，效果如下图所示。例5 快速删除数据透视表用户可按如下操作方法，快速删除数据透视表：拖动鼠标，选中整个数据透视表，然后按【Delete】键，即可将数据透视表快速删除，如下图所示。按【Delete】键例6 轻松更改数据透视表布局用户可以根据需要，调整数据透视表的布局，操作方法如下： 在表格中选择任意单元格，单击“设计”选项卡“布局”组中“报表布局”下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择“以大纲形式显示”选项，如下图所示。2.选择1.单击 此时，改变布局后的数据透视表效果如下图所示。 若在“报表布局”下拉菜单中选择“以表格形式显示”选项，效果如下图所示。例7 快速设置数据透视表样式用户可以使用Excel 2007内置的多种样式，美化数据透视表，操作方法如下： 在数据透视表中选择任意单元格，单击“设计”选项卡“数据透视表样式”组中样式列表框右侧的按钮，弹出如下图所示的样式下拉面板。 从中选择需要的样式即可，如选择“数据透视表样式中等深浅 3”选项，得到的效果如下图所示。若样式下拉面板中没用满意样式，可在其中选择“新建数据透视表样式”选项，将弹出“新建数据透视表快速样式”对话框（如下图所示），用户可从中进行自定义设置。例8 更改数据透视表汇总方式默认情况下，数据透视表的汇总方式为求和，用户可根据需要自定义某一项数据的汇总方式，操作方法如下：2.选择1.单击 单击“数据透视表字段列表”任务窗格的“数值”选项区中“求和项：总销售额”选项右侧的下拉按钮，在弹出的快捷菜单中选择“值字段设置”选项，如下图所示。选择 弹出“值字段设置”对话框，在“选择用于汇总需所选字段数据的计算类型”列表框中选择“最大值”选项，如下图所示。 单击“确定”按钮，将数据透视表的计算方式更改为求最大值，此时的数据透视表效果如下图所示。例9 更新数据透视表创建好数据透视表后，如源工作表中的数据发生变化，则需要更新数据透视表，操作方法如下：在数据透视表中选择任意单元格，单击“选项”选项卡“数据”组中的“刷新”按钮下方的下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择“全部刷新”选项即可，如下图所示。例10 更改数据透视表的数据源若是直接在工作表中更改数据源，则需要更新数据透视表。按如下方法更改数据源，可以避免更新数据透视表，操作方法如下：插入 打开数据透视表源工作表，从中插入两行数据，如下图所示。1.单击 切换到“透视表”工作表，在数据区域中选中任意单元格，单击“选项”选项卡“数据”组中的“更新数据源”下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择“更新数据源”选项，如下图所示。2.选择1.单击2.选择 弹出“移动数据透视表”对话框，并自动切换到源工作表，单击“表/区域”文本框右侧的折叠按钮，在员工作表中重新选择数据区域，如下图所示。 再次单击折叠按钮，然后单击“确定”按钮，自动切换到“透视表”工作表中，此时数据透视表已更新，效果如下图所示。例11 打开文件时自动更新在默认情况下，数据透视表不能进行自动更新，用户可以设置其在打开文件时自动更新，操作方法如下：2.选择1.右击 在数据透视表中选择任意单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“数据透视表选项”选项，如下图所示。选中 弹出“数据透视表选项”对话框，单击“数据”选项卡，在“数据透视表数据”选项区中选中“打开文件时刷新数据”复选框，如下图所示。例12 添加计算字段到数据透视表在实际工作中，经常需要按照不同的方法对数据透视表数据进行汇总，在数据透视表中添加计算字段，可以完善数据的汇总，操作方法如下：3.选择2.单击2.单击 在数据透视表中选择任意单元格，单击“选项”选项卡“工具”组中的“公式”下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择“计算字段”选项，如下图所示。输入1.选中输入3.选择1.选中 弹出“插入计算字段”对话框，在“名称”下拉列表框中输入“净收益”，在“公式”文本框中输入公式“=销售额*(1-0.35)-15000”,如下图所示。 单击“添加”按钮，将新字段添加到“字段”列表框中，然后单击“确定”按钮，此时的数据透视表中显示“净收益”字段，并按公式计算得出结果，如下图所示。例13 添加计算项到数据透视表通过向数据透视表中添加计算项，可以满足用户各种汇总要求，其添加方法如下： 在数据透视表中选择列标签行中任意单元格，单击“选项”选项卡“工具”组中的“公式”下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择“计算项”选项，如下图所示。 弹出“在网点中插入计算字段”对话框，在“名称”下拉列表框中输入名称，在“公式”文本框中输入公式“=(北京总店+河北分店+湖北分店+江苏分店)*0.32-15000”，如下图所示。将光标插入到“公式”文本框后，双击“字段”或“项”列表框中的选项，可将该字段或项自动添加到“公式”文本框中。 单击“添加”按钮，再单击“确定”按钮，添加计算项后的数据透视表如下图所示。 选中数据透视表任意单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“数据透视表选项”选项，弹出“数据透视表选项”对话框，如下图所示。1.单击2.取消选择 单击“汇总和筛选”选项卡，取消选择“总计”选项区中的“显示行总计”复选框，如下图所示。 单击“确定”按钮，此时的数据透视表效果如下图所示。例14 组合数据透视表内的项使用数据透视表进行数据汇总，有时得到的汇总数据很多，分析起来有一定困难，用户可通过将数据透视表的部分项组合，来解决这个问题，操作方法如下：选中2.单击1.选中 打开需要组合项的数据透视表，选择行标签中任意一个单元格，单击“选项”选项卡“分组”组中的“将所选内容分组”按钮，如下图所示。 弹出“分组”对话框，在“步长”选项区中同时选中“季度”和“年”选项，如下图所示。 单击“确定”按钮，将“时间”列中的数据进行分组，效果如下图所示。例15 使用多个表创建数据透视表在创建数据透视表时，有时会碰到数据源分布在多个工作表中的情况，用户可使用以下方法，使用多个工作表数据源创建数据透视表： 打开需要创建数据透视表的数据源所在工作簿，按【Alt+D】组合键，在功能区上方弹出如下图所示的提示信息。选中 按【P】键，弹出数据透视表和数据透视图向导对话框，在“请指定待分析数据的数据源类型”选项区中选中“多重合并计算数据区域”单选按钮，如下图所示。 单击“下一步”按钮，进入到指定页字段数目界面，默认选中“创建单页字段”单选按钮，如下图所示。1.单击2.选择选中 保持默认设置，单击“下一步”按钮，进入到指定数据区域界面，单击“选定区域”文本框右侧折叠按钮，在“建华”工作表中选择单元格区域B2:H12，如下图所示。2.单击1.选择2.单击1.单击 单击折叠按钮，返回对话框，单击“添加”按钮，将选中的数据区域添加到“所有区域”列表框中，如下图所示。 切换到“东风旗舰店”工作表，选择单元格区域B2:H11，将其添加到“所有区域”列表框中，如下图所示。选中 单击“下一步”按钮，进入到指定数据透视表显示位置界面，默认选中“新建工作表”单选按钮，如下图所示。1.取消选择 保持默认设置，单击“完成”按钮，在新工作表中创建数据透视表，单击“列标签”字段右侧的下拉按钮，在弹出的下拉面板中取消选择“销售员”复选框，并单击“确定”按钮，隐藏“销售员”列，如下图所示。2.单击 选中任意数据单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“值字段设置”选项，在弹出的“值字段设置”对话框中设置“值字段汇总方式”为“求和”，单击“确定”按钮，将其汇总方式更改为求和，得到最终结果，如下图所示。2.选中1.选择2.单击1.设置例16 发布数据透视表对于某些企业来说，将数据透视表发布到网络上，可以将公司的业绩系统地呈现在客户面前，对公司业务来说有很大帮助。在网络上发布数据透视表的操作方法如下： 打开需要发布的数据透视表，单击Office按钮，在弹出的下拉菜单中选择“另存为”选项，弹出“另存为”对话框，在“保存类型”下拉列表框中选择“单个文件网页”选项，并在其下方选中“选择：工作表”单选按钮，如下图所示。2.选中1.选择 单击“发布”按钮，弹出“发布为网页”对话框，选择要发布的数据透视表，并选中“在浏览器中打开已发布网页”复选框，如下图所示。 单击“发布”按钮，在浏览器中打开发布的网页，其效果如下图所示。8.2 数据透视表应用实战技巧例1 快速查看数据详细信息要快速查看数据透视表中个数据的详细信息，可按如下方法进行操作：双击双击数据透视表最后一个单元格，Excel将在新工作表中显示数据的详细信息，如下图所示。例2 查看单个数据详细信息若需要在创建好的数据透视表中查看某一项数据的具体来源，可按照如下方法进行操作：3.选择2.右击1.选中1.选中3.选择2.右击 在数据透视表中选中要查看数据来源的单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“查看详细信息”选项，如下图所示。 Excel将新建一个工作表，并从中显示该数据的详细来源信息，如下图所示。例3 有选择地查看数据创建完数据透视表后，若需要查看某一特定数据，如查看“笔记本”的销售金额，可按如下方法进行操作： 打开数据透视表，从中选中任意单元格，在弹出的快捷菜单中选择“显示字段列表”选项，显示“数据透视表字段列表”任务窗格，如下图所示。拖动 用鼠标拖动“数据透视表字段列表”任务窗格的“列标签”选项区中的“类别”选项到“报表筛选”选项区中，如下图所示。 单击B1单元格右侧的下拉按钮，弹出如下图所示的下拉面板。 从中选中要查看的数据选项，如选择“笔记本”选项，单击“确定”按钮，数据透视表中将显示出所有“笔记本”数据对应的筛选结果，如下图所示。若在下拉面板中选中“选择多项”复选框，则列表中的各数据选项将变为复选框形式，用户可选择多个选项，如下图所示。选中例4 轻松实现行标签排序刚创建完的数据透视表的行标签内容是按照升序顺序排列的，如用户需要按降序或其他顺序汇总数据，可按如下方法进行操作：1.选中3.选择2.右击 打开数据透视表，在行标签列中选中任意单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“排序”|“降序”选项，如下图所示。 此时，数据透视表中的行标签内容已经按降序顺序排列，效果如下图所示。1.取消选择 若需要按照自定义方式进行排序，可在行标签列中单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“排序”|“其他排序选项”选项，弹出“排序（名称）”对话框，如下图所示。选中 在“排序选项”选项区中选中“降序排序（Z到A）依据”单选按钮，如下图所示。 单击“其他选项”按钮，弹出“其他排序选项（名称）”对话框，取消选择“每次更新报表时自动更新”复选框，并选中“方法”选项区中的“笔画排序”单选按钮，如下图所示。2.选中 依次单击“确定”按钮，得到的排序效果如下图所示。例5 轻松实现列标签排序数据透视表创建完成后，其列标签默认按照升序排列，如需要按照其他方式排列，如降序，可按如下方法进行操作：2.选择1.单击 打开数据透视表，单击“列标签”字段右侧的下拉按钮，在弹出的下拉面板中选择“降序”选项，如下图所示。 此时，数据透视表中的列标签行中的数据已经按照降序顺序进行汇总，效果如下图所示。例6 轻松实现行总计值排序数据透视表中行总计值是对应行标签的顺序进行排序的，若用户需要对行总计值进行汇总，可将其重新排序，操作方法如下：1.右击1.右击 打开数据透视表，行总计值列中选中任意单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“排序”|“升序”选项，如下图所示。2.选择2.选择 此时，数据透视表中行总计值按照升序进行排序，效果如下图所示。 若是在弹出的快捷菜单中选择“排序”|“降序”选项，行总计值将按照降序顺序进行排序，效果如下图所示。例7 轻松实现列总计值排序数据透视表中列总计值是对应列标签的顺序进行排序的，若用户需要对列总计值进行汇总，可将其重新排序，操作方法如下： 打开数据透视表，在列总计值行中选中任意单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“排序”|“升序”选项，如下图所示。 此时，数据透视表中列总计值按照升序进行排序，效果如下图所示。 若是在弹出的快捷菜单中选择“排序”|“降序”选项，行总计值将按照降序顺序进行排序，效果如下图所示。例8 按照不同需求进行筛选一个数据表不可能只针对一种商品进行筛选，同一品牌的产品可能会有不同类别，按照不同的需求进行筛选的操作方法如下： 在表格中选中任意单元格，单击“插入”选项卡“表”组中的“数据透视表”按钮下方的下拉按钮，在弹出的下拉面板中选择“数据透视表”选项，弹出“创建数据透视表”对话框，如下图所示。 保持默认设置，单击“确定”按钮，在新工作表中创建数据透视表，并在“数据透视表字段列表”任务窗格中的“选择要添加到报表的字段”列表中选择要显示的字段，如下图所示。 将“数据透视表字段列表”任务窗格“行标签”选项区中的“类别”选项拖动到“列标签”选项区中，如下图所示。拖动单击 单击“行标签”字段右侧的下拉按钮，弹出如下图所示的下拉面板。 在下拉面板下方的列表中选中要筛选的项目对应的复选框，取消选择其他复选框，如下图所示。取消选择 单击“确定”按钮，得到的筛选结果如下图所示。 用同样的方法，筛选列标签中要显示的数据，效果如下图所示。例9 按特定值进行标签筛选在数据透视表中按照特定值进行标签筛选的操作方法如下： 打开数据透视表，单击“行标签”字段右侧的下拉按钮，在弹出的下拉面板中选择“标签筛选”|“等于”选项，如下图所示。选择 弹出“标签筛选（客户名称）”对话框，在右侧文本框中输入标签名称“大欧式总公司”，如下图所示。 单击“确定”按钮，得到筛选结果，如下图所示。2.单击1.输入2.单击1.输入 若单击“行标签”字段右侧的下拉按钮，在弹出的下拉面板中选择“标签筛选”|“开头是”选项，在弹出的对话框右侧文本框中输入“大欧式”，单击“确定”按钮，筛选所有以“大欧式”开头的标签，如下图所示。 若单击“行标签”字段右侧的下拉按钮，在弹出的下拉面板中选择“标签筛选”|“不包含”选项，在弹出的对话框右侧文本框中输入“分”，单击“确定”按钮，筛选除分公司外的所有客户记录，如下图所示。例10 按特定值进行值筛选在数据透视表中，按照特定值进行值筛选的操作方法如下：2.选择1.单击1.输入2.单击1.输入输入2.选择2.单击1.单击 打开数据透视表，单击“行标签”字段右侧的下拉按钮，在弹出的下拉面板中选择“值筛选”|“等于”选项，如下图所示。 弹出“值筛选（客户名称）”对话框，在右侧文本框中输入数值11950，如下图所示。 单击“确定”按钮，得到筛选结果，如下图所示。 若单击“行标签”字段右侧的下拉按钮，在弹出的下拉面板中选择“值筛选”|“大于”选项，在弹出的对话框右侧文本框中输入数值9520，单击“确定”按钮，筛选所有总金额大于9000的记录，如下图所示。 若单击“行标签”字段右侧的下拉按钮，在弹出的下拉面板中选择“值筛选”|“小于或等于”选项，在弹出的对话框右侧文本框中输入作为标准的总金额数值12066，单击“确定”按钮，筛选所有总金额小于或等于12066的记录，如下图所示。例11 按特定范围进行值筛选在数据透视表中，按照特定范围进行值筛选的操作方法如下： 打开数据透视表，单击“行标签”字段右侧的下拉按钮，在弹出的下拉面板中选择“值筛选”|“介于”选项，如下图所示。 弹出“值筛选（客户名称）”对话框，在右侧的两个文本框中分别输入特定范围的下限值9000和上限值30000，如下图所示。输入输入 单击“确定”按钮，得到筛选结果，如下图所示。 若单击“行标签”字段右侧的下拉按钮，在弹出的下拉面板中选择“值筛选”|“不介于于”选项，在弹出的对话框右侧的两个文本框中分别输入特定范围的下限值9000和上限值15000，单击“确定”按钮，筛选所有不在该范围内的记录，如下图所示。8.3 数据透视图操作实战技巧例1 快速创建数据透视图单击使用Excel数据透视图可以将数据透视表中的数据可视化，以便于查看、比较和预测趋势，帮助用户做出关键数据的决策。其创建方法如下：3.选择2.单击1.选中 打开要创建数据透视图的工作表，选中任意单元格，单击“插入”选项卡“表”组中“数据透视表”按钮下方的下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择“数据透视图”选项，如下图所示。1.单击2.选择 弹出“创建数据透视表及数据透视图”对话框，单击“表/区域”文本框右侧的折叠按钮，选择数据区域，如下图所示。 再次单击折叠按钮，展开对话框，其他选项保持默认，如下图所示。在“创建数据透视表及数据透视图”对话框的“选择放置数据透视表及数据透视图的位置”选项区中选中“新工作表”单选按钮，则在创建数据透视表的同时新建新工作表；若选中“现有工作表”单选按钮，可在所选位置创建数据透视表。 单击“确定”按钮，在新工作表中创建数据透视表和数据透视图，此时，新工作表中将显示“数据透视表字段列表”和“数据透视图筛选窗格”任务窗格，如下图所示。 在“数据透视表字段列表”任务窗格的“选择要添加到报表的字段”选项区中选中要在数据透视表中显示的字段，创建数据透视表和透视图，如下图所示。2.选择1.右击选中例2 更改数据透视图类型Excel默认的数据透视图类型为簇状柱形图，用户可根据自身的需要，轻松更改其类型，操作方法如下： 选择数据透视图，在其上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“更改图表类型”选项，如下图所示。2.选择 弹出“更改图表类型”对话框，在左侧列表中选择“条形图”选项，在右侧的选项区中选择“簇状条形图”选项，如下图所示。1.选择 单击“确定”按钮，更改数据透视图类型后的效果如下图所示。例3 筛选数据透视图内容通过筛选数据，可以快速轻松地在数据透视图中查找和使用数据子集，筛选数据透视图内容的操作方法如下： 选中数据透视图，单击“数据透视图筛选窗格”任务窗格“轴字段（分类）”下拉列表框右侧的下拉按钮，在弹出下拉面板下方的列表中选择要显示的数据，如下图所示。选择2.选中1.单击 单击“确定”按钮，得到的数据透视图结果如下图所示。 用同样的方法，继续筛选“图例字段（系列）”选项，如下图所示。例4 快速设置数据透视图样式在工作表中插入数据透视图后，用户可轻松设置其样式，操作方法如下： 选中创建好的数据透视图，单击“设计”选项卡“图表样式”组中样式列表框右侧的按钮，在弹出的下拉面板中选择最后一个样式，如下图所示。 此时，工作表中的数据透视图样式已经更改，效果如下图所示。例5 为数据透视图添加漂亮背景用户可以为透视图添加漂亮的背景，如渐变颜色、底纹或图案等。其添加方法如下：输入显示2.右击1.选中 选中创建好的数据透视图，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置图表区域格式”选项，如下图所示。3.选择3.选择2.单击1.选中 弹出“设置图表区格式”对话框，在右侧选项区中选中“图片或纹理填充”单选按钮，单击“纹理”下拉按钮，在弹出的下拉面板中选择满意的背景，如下图所示。 单击“关闭”按钮，将纹理应用到数据透视图中的效果如下图所示。例6 重命名数据透视图字段或项若快速重命名数据透视图中字段或项的操作方法如下： 打开数据透视图，从中选中水平坐标轴，单击“分析”选项卡，此时“活动字段”组中的“活动字段”文本框中显示了水平坐标轴对应的字段名称，如下图所示。 在“活动字段”文本框中输入新名称“商品名称”（如下图所示），并按【Enter】键进行确认。 此时，“数据透视图筛选窗格”任务窗格的“轴字段”下拉列表框中的名称已经更改，如下图所示。数据透视途中的字段和项是不能直接更改的。