2022年2022年论坛类活动执行 .pdf

论坛活动执行工作手册一、准备期（一）确定策划执行方案，推动与主办方合作执行1、明确策划执行方案，包括时间、地点、参与人、参与环节、自主活动主题、创意、流程、时长等。出具项目进度表，按阶段执行，定期汇报和检讨。2、要求项目组加强与主办方的联系，明确可利用的会务资源并按计划实施。3、应全面了解主办方就论坛的一应宣传、接待、后勤、服务、票务和组织等会务活动，深入思考并有品位地使用相关介质进行品牌传播。4、活动前 3 天在活动所在地组织项目动员会，通过表单来管理项目，明确流程。5、活动前 1 天组织彩排工作，提前计划并邀请有必要的相关领导嘉宾参与彩排。（二）重点关注相关专家的接待准备工作1、按计划邀请相关领域的专家。讲课题目要提前与讲课专家沟通后，尽早确定。之前要让与专家对接的同事，向专家说明会议的参会人员。2、拟定专家和相关嘉宾名单，移交给主办方统一接待。3、定期专人跟进专家的演讲准备进度，提前获取讲话资料。4、要求主办方宣传已方的嵌入活动，吸引与会者参与活动。如有需要，可利用主办单位提供的媒体资源，让记者参与己方活动。物料（一）舞美物料的设计与制作1、按明确的执行方案汇总“活动物料清单”，包括会务宣传和甲方自主活动中所使用的相关物料。2、按计划提前2 个月开始进行物料形象整体设计，在各种会务介质上统一输出甲方的品牌形象。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 4 页 - - - - - - - - - 3、一应物料按进度应提前半个月开始制作。一般应在活动所在地制作。4、应提前 1 个月确定赠品并进行采购、包装和运输。（二）相关人员和后勤准备1、按计划确定主持人选择并敲定档期，包括专业主持人和专家主持。2、组织安排相关嘉宾、专家和己方领导的行程。3、跟进己方专家的准备工作和相关演示资料的制作进度。（三）宣传资料准备1、按规划准备相关宣传文案，包括新闻稿、主持人串词、领导讲话稿、演讲PPT以及相关活动内容资料；2、按计划提前设计和印制品牌画册、手册、折页和品牌宣传用品等相关宣传资料，并做好运输、接收工作。（四）主会场搭建1、按照前期设计师设计的由甲方确认的设计图，进行会场搭建和设备设施。2、实时监督供应商单位在厂的制作进度与质量，所使用的材料是否达到公司要求。3、监督供应商公司按进度制作物料，按阶段提交部品制作完成记录图片。4、办理进场施工证。施工过程中监督供应商单位的安全文明施工，安全帽、 安全绳的佩戴。5、实时联系组委会进行工程阶段验收和隐蔽验收。二、执行期服务名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 4 页 - - - - - - - - - （一）会务相关（按甲方需求进行，一般不需要我们做会务接待）1、更新和跟进嘉宾行程，特别来宾到达酒店前应提前安排公司相应领导在酒店迎接。另外，项目组应密切跟进己方领导和专家的接待工作。2、可通过主办方合作，按计划考虑是否进行酒店房间的布置，通过矿泉水、水果、小食品、温馨提示卡的摆放来墨化品牌传播。3、通过酒店和主办方的接待嵌入，通过各种指示牌、提示资料等提供指引功能；（二）活动相关1、活动前日组织乙方专家和特邀专家、嘉宾会谈，明确活动主题、探讨话题和各自角色，统一口径输出。2、注意按计划安排主办方领导与公司领导的会谈。3、专人跟进，提前知会相关专家和领导在活动中出席、致辞等任务以及演讲时长，按表单提醒他们按时参加活动和上场。4、有特别嘉宾，可邀请主办方提供VIP休息室。活动（一）舞美施工及彩排1、跟进联系主办方和活动所在地。2、按时间和计划要求进行活动现场舞美搭建施工进度和安全，保障一定的彩排时间；按物料清单最终检查所有细节。3、制作座位安排图，按要求布置贵宾席、参会席和媒体区域；4、按计划和要求执行活动彩排，查漏补缺。（二）现场管理（主要考虑论坛形式，其他活动参考发布活动和典礼活动）1、摄像和维持现场秩序：在会议期间，架设好摄像机。提醒大家把手机设置成震动状态。主要负责不要让观众在专家前面不停的走动。所有人员均从后排走动，包括拍照、 摄像，要名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 4 页 - - - - - - - - - 适可而止。2、会议播放设备的调试和话筒传递：提前与酒店工作人员沟通，调试好播放设备。事先准备好无线话筒，以备互动环节的观众发言。3、观众的调整：如果活动开始前观众还没坐满，应迅速将后面几排的观众调整至前面，保证活动场面圆满。4、注意控制活动流程，通知演讲人的时长。同时，如有讨论和互动环节，现场负责人应注意把控时间。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页，共 4 页 - - - - - - - - -