2022年PowerPoint高级教程 .pdf

PowerPoint 高级教程：商务演示PPT生辉四要素 “清华寝室夜话”里面的大学生有这样一句台词：“最挣钱的语言是PPT ！” 虽说是个笑话，但在当前社会，PPT 确实频频出现在各种商业场合。在行销推广、招商引资等活动中，更是处处可见。 但实际工作中，很多数朋友都发现使用PPT很难达到自己期望的理想效果，做出来的 PPT “不好用”、“不好看”，甚至“看不懂”。而时下各种培训、教材，内容大多留于PPT软件功能，根本无法解决这些问题。 在我看来，做好一个PPT其实必须具备的是以下四个要素。 一、目标明确在商务活动中， 做 PPT通常是为了追求简洁明朗的表达效果，以便有效辅助沟通。但是 PPT也有局限性。不了解这些局限，在PPT里面书写长篇文字报告，绘制复杂表格这种“超能”的PPT ，不仅制作过程痛苦，而且最终结果通常是“根本看不懂！” 那么 PPT的特长和局限分别是什么？我注意到外企员工言谈当中，常用英文“Presentation ”来代替这个意义模糊的“PPT ”。我查了查，发现维基百科词典上对“Presentation ”的解释，恰好说出了它的目的、能力特长和局限 只能面向一类观众， 演示一个话题内容， 只能表达关键要点， 达到留下深刻印象的目的。 牢记这几点， 那我们做 PPT的时候， 就自然会比较“收敛”， 也容易确定一个更合理的目标。 这样就不会再洋洋洒洒做出六七十页，企图在一个文件里面讨论好几个复杂问题了。 小资料：维基百科词典对“Presentation ”的释义： Presentation is the process of presenting the content of a topic to an audience.Presentation software such as Microsoft PowerPoint,Keynote or OpenOffice.org Impress is often used to illustrate the presentation content. 二、形式合理微软给 PPT文件起了个中文名字：演示文档。顾名思义就知道它的用法了。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 4 页 - - - - - - - - - 但实际上 PPT文件有两种主要用法。 一是辅助现场演讲的演示， 二是直接发送给受众自己阅读。 要保证达到理想的效果， 就必须针对不同的用法选用合理的形式。考虑配合演讲或直接阅读时受众的感受，做相应的细节处理。 演讲现场用的 PPT ，就要全力服务于演讲。多用图表图示，少用文字。这样让观众可以一边看，一边听你讲。演讲、演示相得益彰，效果是最好的。这种情况下适当的运用特效、 动画等功能， 可以帮助你控制演讲的节奏， 也可以让演示效果丰富多彩，有利于活跃演讲气氛。 图 1 演讲用的 PPT宜多图少字 直接送去给别人阅读的PPT ，则必须添加尽可能简洁但描述清晰的文字，以代替你的演讲， 引领读者理解你的思路。 整个 PPT和其中的每一页幻灯片都要具备很清晰的阅读顺序，逻辑性要求更高。这样才能保证受众独自阅读PPT就能“跟着你走”，理解你的意思。 而在这种 PPT里面使用特效、 动画就必须非常谨慎了。 因为这些特效可能会让阅读者点鼠标点得手指发酸， 更可能让 PPT文件体积暴增，很难通过网络发送。三、逻辑清晰如前文所述，“简洁”正是 PPT能在“时间就是金钱”的商业活动中广泛流行的原因。 但为了追求简洁， 我们很容易无意识地删减了一些要点，受众就“看不懂”。 想保证要点齐全，就要建立清晰、严谨的逻辑。有两种方法是非常有效的。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 4 页 - - - - - - - - - 一是遵循幻灯片的结构逻辑。通常一个PPT文件包含 1030 张幻灯片，不仅要包含封面页、结束页和内容页，还必须有紧跟封面页的目录页来展示整个PPT的内容结构。必须有章节页（各章节的封面）把不同阶段的内容划分开，并呼应目录，保障整体连贯。结束页之前，还要有总结页，引领受众回顾要点，切实留下深刻印象。每一个内容页，也必须严格遵守大标题、 小标题、 正文、 注释这样的内容层级结构。 而且结构层次不宜太多， 关系要么并列， 要么递进。否则，不仅阅读者会看晕，很可能你演讲时自己都会讲晕。 二是运用常见的分析法图表。 当我们确实有一些避不开的复杂问题需要带领听众共同分析时，这个办法非常实用。商业场合常见的SWOT 分析图、矩阵分析图等，可以帮助我们排除情绪干扰，理清思路，分析利害，寻找解决方案。采用这类图表， 就好像在算帐时掏出了计算器。演讲者表述更方便， 听讲者也很容易理解相信。 图 2 PPT 中幻灯片的结构逻辑 四、美观大方演示就要“漂亮”。 这是很多朋友做 PPT时的想法。但我想这要求可能太高了。 日常生活中善于穿着打扮的人始终是少数。同样，能具备足够的美学修养，把 PPT做到“漂亮”的人也很少。 大家追求“漂亮”， 结果却往往是画虎不成反类犬，得不偿失。 其实不必追求“漂亮”， 只要美观大方就行了。 具体可以从色彩和布局两方面着手。 名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 4 页 - - - - - - - - - Office软件的调色板里面有“标准色”，其实就是一套最容易为大众所接受的颜色。这就好像西装革履，可能不会耀眼夺目，但绝对美观大方。选用搭配色彩时，则可以参考Office的“配色方案”。同一个“配色方案”里面，差别较大的色适合用来标示不同内容。 相近的颜色用来区分相近内容 （如标题用黑色，副标题用灰色）。 如果你觉得自己“审美疲劳”比较严重， 那么， 根据你要做的 PPT内容主题，参考仿学类似主题的PPT 、印刷品、广告、网页，也是一个很快捷的方法。但是切记：大多数优秀的布局、配色都是整套方案，要么仿学一页完整布局，要么借鉴整体配色。东取一点西扔一点，则很容易搞得不伦不类，适得其反。 如果你觉得自己根本没有“艺术细胞”，那就不要在这方面浪费时间。 找出你们公司的信纸，这通常就是最简洁明快，美观大方的模版！ 个人认为，把握好上述的四个要素， 做出来的 PPT就能基本满足商业场合的需要。其实 PPT只是一个辅助演讲， 帮助我们交流沟通的工具而已。能用好它就多用，不大擅长用它，就尽量少用。布什站在世贸中心的废墟上，稿纸都没有，不也一样发表鼓动人心的演讲么？名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页，共 4 页 - - - - - - - - -