2022年XX有限公司档案管理办法 .pdf

XX公司档案管理办法一、总则第一条本办法所指的档案包括公司在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。第二条本办法是对公司档案管理的过程，即公司档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动做出统一规定。第三条公司档案管理工作实行统一领导、分级管理、统一制度、统一标准。 公司建立以档案室为核心， 各职能部门兼职档案人员为基础的公司档案管理体系。二、档案工作人员职责与能力要求第四条公司档案室职责1、统筹规划公司档案工作，制定公司文件收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等档案工作有关的规章制度。2、负责公司级档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。3、指导公司各部门工作文件的形成、积累、整理及归档工作。4、监督、指导、检查公司各部门兼职档案人员的档案工作。第五条各职能部门职责5、公司各部门负责人，应对本部门归档文件的完成负责。6、公司各部门文件形成者，应负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 5 页 - - - - - - - - - 7、关于各部门产生的公司级档案，各部门兼职档案人员，应负责收集、整理本部门应归档的文件， 并对文件的整理质量负责，最后向公司档案室进行归档。8、关于部门级的档案，定期向公司档案室提供部门档案的统计和编研资料。第六条专职及兼职档案工作人员要求1、档案人员应遵纪守法、忠于职守、具有专业知识。2、档案人员应具备大学专科以上学历或同等学识水平。3、档案人员应定期接受业务培训。4、公司档案室负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历。三、档案管理流程规定第七条对公司业务开展的要求1、公司档案工作是公司各项业务和活动的有机组成，应纳入公司领导工作议事日程， 纳入公司规章制度及工作流程，纳入公司部门和有关人员的经济责任制和岗位责任制。2、公司档案室或各部门兼职档案人员按其归档责任范围，应参加产品鉴定、 科研课题成果鉴定、 项目验收、设备开箱验收等活动，负责检查归档文件的完整、系统。3、公司下达项目计划任务时，公司档案室或各部门兼职档案人员应同时提出项目文件的归档要求；在公司检查项目计划进度时同时检查项目文件积累情况；在公司验收、 鉴定项目成果时应同时验名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 5 页 - - - - - - - - - 收、鉴定项目文件归档情况， 在项目总结时应同时做好项目文件归档交接工作。第八条档案的收集工作1、各部门兼职档案工作人员负责本部门档案的收集工作，并将公司级档案移交给公司档案室， 公司档案室工作人员负责跨部门档案的收集工作，公司各类档案收集范围见附件1。2、各部门根据本部门业务特点开展档案的集中收集和随时收集工作。3、公司档案室负责电子档案的收集工作。第九条档案的整理工作1、档案的整理工作是指对档案进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。2、公司文书档案整理规则见附件2。3、公司科技档案整理规则见附件3。4、公司电子档案整理规则见附件4。c 第十条档案的鉴定工作1、档案在保管时，需进行档案鉴定，对档案的真伪、保管期限、密级进行判断和标识。2、档案的真伪签订，部门级档案由各部门兼职档案人员判断，公司级档案由公司档案室判断。3、档案和保管期限的鉴定， 各级档案工作人员参照附件1 执行。4、档案的密级鉴定， 按档案内密级最高的文件为该档案的密级。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 5 页 - - - - - - - - - 第十一条档案的保管工作。1、公司档案室设立专门保管档案的库房，档案库房应保持干净、整洁，并具备防火、防盗、防光、防有害气体、防尘、防有害生物等防护功能。2、各部门应有专门保管该部门档案的档案柜，档案柜应具备基本的防盗功能。3、库藏档案应定期清理核对，做到账物相符。库藏档案发生变化时应记录说明。4、各类档案的保管期限见附件1。5、部门级档案到期销毁，由该部门兼职档案管理人员发起，由该部门部室长和公司档案室负责人共同审批后，由公司档案室统一销毁。6、公司级档案到期销毁，由公司档案室工作人员发起，由公司档案室负责人审核、 公司档案室分管领导审批后， 由公司档案室统一销毁。7、未经整理、未办移交手续的文件不得进入档案室（档案柜）。8、各部门保存的档案，需将档案目录打印文件提交公司档案室保管。第十二条档案的统计工作档案保管人员要建立档案工作统计台账，主要内容包括： 档案室（柜）藏情况，年度入出库情况；档案利用情况；档案专兼职人员情况；档案设施、设备情况；档案销毁情况。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页，共 5 页 - - - - - - - - - 第十三条档案的利用工作1、档案管理人员要建立其保管档案的电子目录，便于及时有效地为公司提供档案查找、阅览、复制、摘要等服务。2、档案保管人员要对其保管的档案信息进行分类汇总，形成专题汇编，例如规章制度汇编、专题文件汇编、荣誉证书汇编。3、档案保管人员要对档案信息进行综合整理，形成专题材料，如大事记、年鉴、组织沿革、产品性能比较、科研成果简介、设备的更新换代、市场的变化等。4、档案保管人员要对档案信息进行分析研究，形成深层次加工材料，如历年生产经营指标统计分析、重大事故原因研究分析、企业史志等。5、公司相关人员利用利用档案必须进行登记（借阅登记表参见附件 5） 。利用部门级档案，需要经过部门负责人审批同意；利用公司级档案， 需经过公司档案室负责人审批同意；利用公司级档案中的绝密、机密级档案，需经过公司分管领导审批同意。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 5 页，共 5 页 - - - - - - - - -