会展策划基础知识了解综述.docx

会展筹划根底学问了解1, 参展的流程和考前须知首先，展品选择是第一位的。展品是给观摩者留下印象的最重要因素。展品选择应依据三项原那么：1 , 针对性2 , 代表性3 , 独特性。针对性是指展品要符合展出的目的, 方针, 性质和内容。代表性是指展品要表达展出者的高新技术，生产实力及本行业特点。独特性是指展品要有自己的独到之处，及同类产品相比，明显有别。 其次，参展商的现场展示。现在，许多参展商都采纳歌舞表演，有奖问答和视频音频的展示方法。这是因为在静态条件下，并不能说明展品的全部性能，显示全部特征，须要借助其他材料或设备等手段来加以说明，强调及渲染。参展商要留意引导参观者的现场参及，并准备一些小包装样品免费派发。 第三，展台设计。当前，许多展会还以特装修的比例为主要宣扬点。各参展商也越来越重视特装修。但特装并非花钱越多，装修越豪华越好。参展商考虑的应是特装能否充分反映自己的形象，吸引参观者的留意力。因此，你可以从几个方面衡量装修是否到达目的：1 , 展台设计要及展会整体的贸易气氛相协调；2 , 展台设计是为了衬托展品，不行喧宾夺主；3 , 展台设计需考虑参自身的公众形象，不行过于独树一帜； 4 , 不要忽视展台的展示, 会谈, 询问和休息等根本功能。 第四，工作人员的配备是展览胜利的关键。展台的人员配备可从四个方面加以考虑：1 , 按展览会的性质选派相宜类型或相关部门的人员；2 , 依据工作量的大小确定人员数量；3 , 人员的根本素养及特性；4 , 加强专业学问的培训及产品性能的了解，包括专业学问, 产品性能, 演示方法等等。 第五，客户邀请。前往专业展会的参观者目标都很明确。所以参展者除了被动地等待客户，开展前要有意识地邀请客户。可实行干脆登门探望, 登载广告, 现场宣扬, 派发资料等手段，邀请和吸引客户。 有经验的大公司做这些事情的时候，并非眉毛胡子一把抓，而是制定周详的方案。参考下表，看一看你做到了吗 参展方案时辰表：一 12 个月前：1 , 从展览的规模, 时间, 地点, 专业程度, 目标市场等各方面，综合专家意见，确定全年展览方案；2 , 及展览主办单位或代理公司联系，取得初步资料；3 , 选定场地；一般而言，首次参与国际大展，较难取得最正确位置；4 , 了解付款形式，考虑汇率波动，确定财务方案。 二 9 个月前：1 , 设计展览构造；2 , 取得展览管理公司的设计批准；3 , 选择并准备参展产品；4 , 及国外潜在客户及目前顾客联络；5 , 制作展览宣扬册。 三 6 个月前：1 , 以广告或邮件等进展推广活动；2 , 确定旅行方案；3 , 预付展览场地及其他效劳所需款项；4 , 复查公司的参展说明书, 传单, 新闻稿等，并准备必要的翻译；5 , 支配展览期间翻译员；6 , 向效劳承包商及展览组织单位定购促销广告。 四 3 个月前：1 , 接着追踪产品推广活动；2 , 最终确定参展样品，并准备大量代表本公司产品品质及特色的样品，贴上公司标签；3 , 将展位构造设计做最终的确定；4 , 方案访客回应处理程序；5 , 训练参展员工；6 , 排定展览期间的约谈；7 , 支配展览现场或场外的款待会；8 , 出国展那么需购置外汇。 五四天前：1 , 将运货文件, 展览说明书及传单等额外影印本放入公事包；2 , 搭乘飞机至目的地。 六三天前：1 , 抵达，饭店登记；2 , 视查展览厅及场地；3 , 询问运输商，确定全部运输物品是否平安抵达；4 , 指示运输承包商将物品运输至会场；5 , 联络全部现场效劳承包商，确定一般准备就绪；6 , 及展览组织代表联络，告知通讯方法；7 , 访问当地顾客。 七两天前：1 , 确定全部物品运输完成；2 , 查看租用的设备及全部用品，了解其功能；3 , 布置展位；4 , 将全部活动节目做最终的确定。 八一天前：1 , 将摊位架构, 设备及用品做最终的检查；2 , 将促销用品送达干脆安排中心；3 , 及公司参展员工, 翻译员等进展展览前最终沟通。 九展览期间：1 , 尽早到会场；2 , 展览第一天即将新闻稿送到会场的新闻中心；3 , 实地视察后尽早预约明年场地；4 , 具体记录每一个到访客户的状况及要求，不要凭事后记忆；5 , 对于没有把握的产品需求，不要当场承诺，应刚好报告总部作出合理答复。一旦应诺，必需按质按期完成；6 , 将每日状况做成简报通知员工；7 , 每天将潜在商机及顾客资料送回公司，以便刚好处理及回应。 十展览完毕：1 , 监视摊位撤除；2 , 处理商机；3 , 寄出感谢卡。 2, 会议中须要运用的设备搭配 尽管现在出现了特别精细, 困难的视听设备和电教系统，但会展筹划师须要准备的根本视听设备种类还是一样的：屏幕/放映机/灯光/传声/场地布置。 屏幕/放映机：安放屏幕的位置, 角度要相宜，是演讲人头不用离开讲桌上的麦克风便能望见屏幕。屏幕的大小取决于房间的高度。屏幕底部距离地面应当不少于122米。 放映机的种类：幕前投影仪它的投影效果图象清晰, 真实，但这种放映机一般放在会议室里离观中较近的地方。幕后投影仪它放置于屏幕后面，从会议室的座位上是看不见的，虽然图象表现不如幕前投影仪放的那麽清晰，但能使会议室显得更整齐。 灯光：灯光亮度应当调暗，以便屏幕上的画面能够清晰，但也不能太暗否那么观众无法记笔记。 音响：音响必需保证全部的观众都能听清晰。 常用麦克风： 1微型麦克风。这种麦克风须要围绕在颈项上或夹在上衣的翻领上。 2手持麦克风。是一种传统的扩音器，说话时麦克风必需距离嘴巴很近。 3固定于桌面的麦克风。演讲人演讲时不能离开讲桌，限制了演讲人的行动。 4桌面麦克风。常用于小组探讨。 5落地式麦克风。这种麦克风放置在可伸缩的金属架上，引线较长，使的演讲人可以走动。 6漫游式麦克风。这是一种手持式麦克风，引线可有可无。3, 会展筹划中展览设计的规定各国, 各地的展览会对会展筹划展览设计, 施工都会有各种各样的管理规定和限制。许多规定和限制是及维护公共平安和公共秩序有关，您了解吗 1有关展台的规定。高度限制：展览会对展架及展品都有限制规定，尤其对双层展台, 楼梯, 展台顶部向外延长的构造等限制更严，限高往往不是制止超高，假如办理有关手续并到达技术标准，有可能获准超高建展台, 布置展品。开面限制：许多展览会制止全封闭展台，假如展台封闭，展览会就失去展示作用，参观者就会有埋怨，但是展出者须要封闭办公室, 谈判室, 仓库等，因此，协调的方法一般是规定肯定比例的面积朝外放开。这个比例一般是70%，允许30%以下的面积封闭。 2有关展览用具的规定。展架展具材料的限制：在许多国家，展览会规定必需运用经防火处理的材料，限制运用塑料，限制危急化学品。电器的规定：绝大局部国家的展览会对电器都有严格的规定，所用电器的技术指标必需符合当地规定和要求。 3有关人流的规定。走道限制：主要是对走道宽度的规定和限制，为保证人流的畅通，展览会规定走道宽度，制止展出者的展台, 道具, 作品占用走道；电视, 零售商品往往造成堵塞，因此也有相应的要求，比方电视不得面对走道，柜台必需离走道肯定距离等。 4有关消防的规定。消防环境的规定：假如是大面积的展台，必需按展馆面积和预料的观众人数按比例设紧急通道或出口并设标记。消防器材的规定：必需配备消防器材。人员的规定：有些展览会要求展台指定消防负责人，并要求全体展台人员知道消防规定和紧急出口等。 5有关展品的规定和限制。主要是对异样展品包括超高, 超重展品的规定。只要实行适当措施一般都可以解决。比方限高，只要展馆高度足够，就可以及展馆商议解决；超重展品可以运用地托，分散单位负荷。比拟常见, 难解决的问题是展馆卸货大门的尺寸，这是自然限制。超超群重展品一般须要先于其他展出者的展品进馆。假如遇有任何难以解决的问题，要尽早及展览会组织者或展馆全部者商议。这类展品对展览会通常有宣扬价值，因此，组织者会情愿主动帮助。有些展览会考虑平安，会限制操作机器。对于武器，一般都有特地的规定，且手续都很麻烦。 6有关环境的规定。音量限制：背景音乐由展览会组织者支配，展出者的声像设备的音量必需限制在不影响四周展出者的范围内。色调限制：假设展览会组织者想取得协调效果，往往会提精彩彩要求。要求展出者运用某种根本色调或标题色调。展览会还可能会提出标题字型, 大小，这方面的规定大多比拟宽松。展出者只要遵守规定，并不干扰四周展台比方噪音太大，展出者一般可以随意设计展台形态, 摆置展品, 运用颜色。 7有关劳工的规定。许多国家尤其是兴盛国家规定，展场劳工必需是工会注册工人。不允许展出者自己动手。比方在美国纽约，假如展出者拿起锤子想钉根钉子，当地工人就会夺下锤子阻挡你干活。美国人剥夺你的“劳动权，听起来很荒唐，但是却是事实，还必需遵守。 8有关手续的规定。展览会大多要求展出者将设计送审，并要求展出者施工前办理手续。 4, 会议如何制定总体方案 一 会议总体方案的含义 会展筹划师所制定的会议总体方案是对所要举办的会议进展总体支配的筹划的文案，是会议预案的一种。 二 会议总体方案的根本内容 1会议的名称。会议名称的确定一般采纳提示会议主题, 主办都, 功能, 及会者, 范围, 时间和届次, 地点, 方式等特征的方法； 2会议的目标和指导思想； 3会议的主题, 议题和议程； 4会议的对象, 规格和规模。会议对象要分清正式成员, 列席成员, 特邀成员, 旁听成员； 5会议的时间。包括会议时机的选择，会议的起讫时间，会期和日程支配； 6会议的地点。一是选择相宜的举办地，如国际性会议要考虑选择在什么国家地区以及什么城市实行 三 是选报相宜的场馆包括会场, 宾馆的规格及布置要求等； 7主办, 协办单位以及拟设立的会议组织机构，如主席团，组织很员会, 指导委员会, 执行委员会, 学术会委员会, 秘书处, 筹备组的构成等； 8会议的实行方式, 配套活动以及协助活动的日程支配，如参观, 巡游, 消遣, 聚餐等； 9会议的接待, 后勤保障措施和技术手段； 10会议宣扬方式，如召开新闻发布会, 编写会议简报, 邀请记者采访, 发送新闻稿件等； 11会议经费的预算以及筹集经费的渠道和方式； 12其他应当说明事项； 四 会议总体方案的构造及写法 1标题。写明会议的全称和筹划或方案预案，如“XX国际学术会议筹备总体方案总体二字也可以不写； 2主送机关。干脆上报上级机关，应当写明上级机关的名称。以请示的附件上报的，可否认民主送机关； 3正文。正文局部应当涿项载明总体方案的具体内容，构造支配上一般采纳序号加上小标题的构造体例。开头局部可用一段文字写明制定方案的目的和依据，然后用序号编排各个层次。表述有两种方法：一种是详述法，具体表术各项具体支配。另一种是简述法，对所涉及的各方面的方案用原那么性的支配，具体实施的要求通过各个专题筹划文案来表述。干脆上报请批准的方案，结尾处要写“写上方案请愿书审批等字样； 正文写作要做总揽全局, 目标清晰, 思路清晰, 分工明确, 综合协调 4附件。如有附件，在正文下方写明附件的乐称和序号； 5落款。署制定机名称。经审批下发执行的总体方案也可署审批机关的名称； 6成方时间。写正式提交的日期。 5, 展会筹划方案应把握哪些关键点展会筹划方案是一个展会的“眼睛，展会组织者通过它培育和挖掘市场，而市场透过这个“眼睛看效益。 一个优秀的展会筹划方案不仅表达了展会组织者组织展会的目的，更重要的是通过它来吸引广袤商家参展, 参会。从某意义上来说，筹划方案就是一座桥，一头连着商家, 选购商，一头连着展会组织者。组织者要通过这座桥把商家, 选购商等邀请过来，商家, 选购商等要跨过这座桥才能更好地触摸市场。可见，一个筹划方案对组织好一个展会是多么重要。 对展会组织者来说，一个优秀的展会筹划方案要把握和处理好如下四个关键点： 一是充分表达高度。这里所说的“高度专指符合政策。组织一个展会，组织者首先看到是它的市场潜力，但你所望见的“市场，能不能开发，怎么能让它开发，就要靠“政策来衡量和把握。这个时候，就须要组织者充分查阅相关国家文件规定，把国家对该展会涉及到的产业开展看法和意见该引用的引用，该转述的转述，该进一步理解的进一步理解。通过“引用, “转述, “理解等方式，让展会筹划方案合法化, 合理化, 合情化。因为合法，说明国家允许，有关部门就没有理由阻拦；因为合理，说明展会应当组织，应当搞；因为合情，符合当地开展状况，对产业开展，对经济开展有利，说明有关部门应当主动供应支持。所以，“高度很重要。提高高度的政策来源主要有：国家和地方五年开展规划纲要；国家和地方有关展会涉及到的产业开展政策如意见, 方法, 纲要, 通知等；国家和地方领导在重要专项会议上做出的工作部署和重要讲话精神；国家和地方“两会等重要会议, 专项会议上政府工作报告和领导讲话；国家和地方主要领导的有关指示和批示等。 二是解决“市场问题。这是一个展会胜利筹划的要害，是核心。参展商参与这个展会有何收益，有什么样的回报专业观众到会又有什么样的收获和价值整个筹划方案可以说要围绕这个核心来组织，并通过方案奇妙地解疑释惑。可见，展会筹划方案并不好写，更不能轻易出手。因为参展商, 专业观众了解展会的第一个“窗口是它，因为参展商, 专业观众能看到盼望及商机的也是它，因为参展商, 专业观众了解展会权威性, 可信度上下, 组织者水平上下的还是通过它 对一个展会来说，参展商关注的市场，最核心的是有肯定目标数量的专业观众选购商, 经销商, 产品运用者等及会。至于说这个展会有多大的客流量，他们并不关切。或许有人会问，为什么这么说及会圈外人士多了，问这问那的自然就多了，参展商不仅费口舌，而且还影响及真正有意向的专业人士沟通, 洽谈。参展商接触这样的人多了，自然特别劳累，万一此时再及专业人士沟通，难免简洁出现精神不济而影响工作。此外，假如参展商还带有手提袋, 宣扬册等赠予及会人员的物品，假如发给了圈外人士，手提袋可能留下了，参展商关切的宣扬册便有可能被丢进垃圾桶，大量的非专业人士及会，造成如此不必要的奢侈更大更多，参展商不仅不会有收益，还会大大增加参展本钱。 针对这个问题，展会组织者要在筹划方案中说明如下几个关键点解决方案：对展会的宣扬力度, 影响力度, 号召力度；展会的专业化程度。比方保证专业观众及会的组织手段, 途径, 方式，历届展会专业观众统计信息, 购销信息等；展会的权威性。比方组织者的地位及影响, 该展会在业界的口碑及影响, 及会专业人士以及领导, 专家的重量等。 对一个展会来说，及会专业人士选购商, 经销商, 产品运用者等关注的市场，最核心的是能有多少专业厂家及会参展，展出的是哪类展品，有没有能满意他们须要的产品，怎么能选购到他们既须要, 价格有所实惠, 质量又有保障的产品。 对此问题，展会组织者应重点围绕如下几个方面去解答：参展企业的数量及重量，比方有多少家世界500强企业, 有多少家大型跨国公司, 有多少家国内业界龙头企业等及会；展品的先进性，如有什么样的世界先进技术水平产品, 国内先进技术产品等技术含量较高的展品亮相；展会组织者如何保证以优质效劳帮助专业人士选购到他们所需的物美价廉的产品等；业内专业顶峰会议组织状况，比方有哪些有权威领导, 专家发布权威报告等。 三是留意法律问题。现在会展市场不太标准，而且多数承办展会的机构属民营个体企业。这些企业为了实现利益最大化，在各种展会宣扬资料和宣扬活动推介中，虚夸展会规模, 影响，虚报展会数字，虚列来头大的中心, 省, 市政府部门和机构等为展会支持单位，向参展商, 及会观众等虚承诺其他效劳工程等，这些都是不良事务的由头和导火索，特别简洁引发双方纷争，激化冲突。假如展会组织者对此类问题处理不当, 不刚好，就极有可能被诉诸法律。总结全国媒体报道的案例，以及业界人士总结的此类状况和经验，假如展会上出现“涉法问题，虽然不能说100%由展会组织者引起，但可以说绝大多数问题都出在展会组织者身上。所以，做一个优秀的展会筹划方案，文字表述特别重要，既要充分表达组织者的战略意图，又不能留下任何不良把柄或痕迹。 四是创新问题。现在各地的展会一个接一个，不同题材的展会还好说，假如说一个城市有两个以上的同题材展会要举办，那么你这个展会要独领风骚，展会组织者就必需重点考虑你这个展会的“出新之处和“权威程度6, 会议中出现的常见问题 无论是什麽行业的企业或单位举办会议，不管筹划此会议的会展筹划师经验是否丰富，单纯站在举办方的立场及角度上看问题，都会面临各种问题： 1：须要做些什麽 会议有各种类型，不同的会议须要不同的环境，召开会议是要到达肯定的目的和目标。因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息，通过收集这些信息可以制定出旨在完成手头众多工作的方案。 2：谁来筹划会议 从秘书到公司总裁，每个人多多少少都可能会参及会议的筹划，只不过有人是专职从事这项工作，有的是兼任此职，此外还有其他职责。无论是专职还是兼职，最终结果，是使会议顺当完成。他们的工作效率代表着主办单位或公司的工作水平。 会议筹划者的职责：作为会议筹划者，要负责去做各种各样的工作。以下的各项工作能反映会议筹划者这一角色的多面性。 1擅长及人共事 2擅长留意小节 3擅长解决问题 4擅长及人协商 5能够管理睬议财务事宜 6熟识酒店运作 7能够支配恰倒好处的菜单 8能够娴熟操作电脑 9能够娴熟地及视听效劳公司打交道 10能妥当接待贵宾和外国客人 11熟知各种礼仪 12行事坚决, 执着 会议筹划者的任务： 1制定方案，确定必须要做的事项以满意会议的须要并到达会议确定的目标 2制定会议议程 3了解可供运用的场所和设施状况 4选择或提议相宜的场所 5检查并比拟各项设施 6支配交通事宜 7协调会务工作人员的活动 8招收, 培训会务人员和广告人员 9制定可行预算或按既定预算支配有关工作 10确定各项工作的时间支配 11视察选定的场所和设施 12及各有关方面进展接洽运输公司, 旅行社, 视听效劳公司 13确定印刷公司 14支配食品, 饮料有关事宜 15讨价还价 16同会议发言人和各位贵宾进展联系 3：主要会议类型： 1 销售会议：一般是为了宣布开场销售某种产品或销售期限。例如季度销售会议，或者是对前一个销售期间进展总结和表彰。 2 年会：可以是公司股东大会，也可能是行业协会每年一次的会员大会。 3 产品发布会：是为了向专业群体和消费者介绍和推广某一新产品。 4 研讨会：是为了供应信息和探讨该信息而举办的会议。研讨会一般让及会者相互沟通并有意见反应。 5 专业会议：是就某个领域的问题进展探讨, 询问和沟通信息而召开的会议。一般包括主会和探讨问题, 解决问题的小组会议。 6 嘉奖会议：是为了员工分销商或客户的精彩工作表现进展表彰嘉奖。 7 培训会议：一般要用至少一天，多那么几周时间开展培训活动的会议。这类培训须要有特定的场所，培训内容高度集中，由某个领域的专业培训人员教授，而且通过培训要实现某些目的和目标。 4：会议筹划步骤： 目的和目标：确定会议的目的和目标, 制定会议议程是会议的重心所在。会议的目标和目的有以下一些： # 培训 # 通知 # 教化 # 探讨问题 # 做决策 # 引入新事物或介绍新人员 # 激励 # 开发 # 展示 # 促进及改善 # 解决问题 # 探讨如何赢利 # 赢利 5：在你筹划一个会议时，你最好向上司, 会议主办人或会议主席描述一下会议的目的和要求到达的结果，假如你们的意见相符，你就可以做下一步的筹划了： 1 预料召开会议的日期； 2 会议预料召开几天； 3 准备在什麽地方召开会议； 4 会议形式或程序是什麽； 5 须要多大的场地； 6 以前开过这样的会议吗结果如何； 7 将有多少人到会； 8 会议预算是多少； 9 及会者对费用开支很在意吗 10 准备选用什麽级别的酒店和设施； 11 准备选用最高级的房间标准是什麽； 12 谁来制作会议邀请函； 13 会议须要向及会者打印相关资料吗 14 会议的发言人有哪些 15会议须要什麽样的视听设备； 16 须要食品, 饮料的酒会, 款待会有几次； 17 及会者可以携带家属吗 18 准备为及会者支配一些特殊活动吗准备为及会者及其家属支配一些特殊活动吗是否准备为及会者的家属支配一些特殊活动吗 19 有谁来承当这些活动的费用。7, 展会的组织有哪些网络营销方法假如你正在为即将召开的展会邀请出席者，假如你正准备把推广展会的印刷品邮寄给你的客户和准客户，却发觉面临着一个严峻的问题最近的炭疽热恐慌。为了保证邮件不带有病毒，一些公司可能不会将这些材料分发给员工。解决这个问题最好的方法就是换用网络营销。下面我们就来介绍四种网络营销方法： 1, VIRAL 营销 VIRAL营销方式可以向客户有效地推广展会。做法如下：群发邮件给数据库中全部的的客户和准客户，向他们说明清晰这样做的缘由并表示想让他们将该邮件转发给全部可能对此次展会感爱好的挚友和同事。群发邮件中当然还要包括登陆你公司网站包含展会全部信息的链接。 2, 租用电子邮件地址数据库 展会组织者要想在近可能短的时间内通知近可能多的人，可以考虑采纳租用电子邮件地址数据库的方法，假如此方法运用得当，组织者会获得一个很大的客户源。做法如下：从出租经纪人或干脆从拥有数据库的公司租用电子邮件数据库地址。假如你已经同出租客户邮件地址的出版商, 协会或其他组织打过交道，那就尽快同他们联系。有一点要留意：这些公司或组织的出租行为必需事先征得其订户或会员的同意。获得了满意要求的数据库后，就可以着手给他们发送推广展会的电子邮件。有些经纪人还从事这种电子邮件数据库的买卖，假如你意欲从他们手中购置数据库，肯定要留神。首先要看这些数据是否是最新的或是否符合你的须要的；第二，要查明这些数据的来源及是否事先经过授权。所发送的推广展会的电子邮件用语要生动, 简洁，有吸引力。 3, 交换链接 交换链接就是指同展会有干脆或间接关系的公司, 个人交换网站链接。拥有你网站链接的网站越多，展会的出席者可能就越多。交换连接的方法如下：假如一个参展商把你网站的链接加到了他的的网站上，那么，你可以相应地把他的链接加到你的网站里。这是个简洁易行的过程。但假设参展商有偿在你的展会推广网站中增加自己的链接，你就不能免费同其交换了。同理，你还可以同赞助商或准赞助商进展链接交换。特地在你的网站上为赞助商留出一块区域。 4, 电子邮件签名 在发送展会推广邮件时，为了确保工作人员在每一封邮件末尾都添加了展会信息和网站链接，你可以运用文本签名文件，该文件能被自动添加到每封境外电子邮件末尾。全部电子邮件软件程序都能自动完成这个过程。