用友时空KSOA软件操作培训手册.docx

KSOA软件操作培训手册 建立日期: 2013-09-5 修改日期: 2013-09-6 文控编号: JL-HBDCYYYXGS-SK-KSOA-04KSOA软件操作手册 版本编号: V 1.0 作 者: 胡炼一, 前言本文档中将接受如下简称方式：湖北XXX医药简称湖北XXX武汉时空超越有限责任公司简称武汉时空11 GSP首营资料操作流程111 GSP首营企业审核操作流程1, 首营企业登记1）路径：GSP管理中心à首营管理à首营企业管理à首营企业登记打开登记页面，完整填写企业证照信息，带 * 号为必填项，点击保存存盘2, 首营企业资料审核（业务）1）路径：GSP管理中心à首营管理à首营企业管理à首营企业审批（业务）点击查询在须要的单位右键选择审批。在弹出的审核界面，填写业务部门主管意见，点击保存3, 首营企业资料审核（质管）1）路径：GSP管理中心à首营管理à首营企业管理à首营企业审批（质管）点击查询在须要的单位右键选择审批。在弹出的审核界面，填写质管部门主管意见，点击保存4, 首营企业资料审核（质量副总）1）路径：GSP管理中心à首营管理à首营企业管理à首营企业审批（质量副总）点击查询在须要的单位右键选择审批。在弹出的审核界面，填写质量负责人意见，点击保存存盘1.22 GSP首营商品审核操作流程1, 首营商品登记1）路径：GSP管理中心à首营管理à首营商品管理à首营品种登记完整填写商品登记信息。带 * 号选择为必填项2, 首营品种审批表（业务）1）路径：GSP管理中心à首营管理à首营商品管理à首营品种审批表（业务）点击查询在须要的单位右键选择审批。在弹出的审核界面，填写业务部门主管意见，点击保存3, 首营品种审批表（质管）1）路径：GSP管理中心à首营管理à首营商品管理à首营品种审批表（质管） 点击查询在须要的单位右键选择审批。在弹出的审核界面，填写质量部门主管意见，点击保存。4, 首营品种审批表（物价）1）路径：GSP管理中心à首营管理à首营商品管理à首营品种审批表（物价）点击查询在须要的单位右键选择审批。在弹出的审核界面，填写财务部门意见，点击保存。5, 首营品种审批表（质量副总）1）路径：GSP管理中心à首营管理à首营商品管理à首营品种审批表（质量副总） 点击查询在须要的单位右键选择审批。在弹出的审核界面，填写质量负责人意见，点击保存。123 GSP客户资质审核操作流程1, 客户资质登记1）路径：GSP管理中心à首营管理à首营客户管理à首营客户登记完整填写客户资质信息，带 * 号项为必填项（假如是医疗机构，GSP, GMP及营业执照等信息）。2, 客户资质审批表（业务）1）路径：GSP管理中心à首营管理à首营客户管理à首营客户审批表（业务）点击查询在须要的单位右键选择审批。在弹出的审核界面，输入业务部门主管意见，点击保存。3, 客户资质审批表（质管）1）路径：GSP管理中心à首营管理à首营客户管理à首营客户审批表（质管）点击查询在须要的单位右键选择审批。 在弹出的审核界面，填写质量负责人意见，点击保存。4, 客户资质审批表（质量副总）1）路径：GSP管理中心à首营管理à首营客户管理à首营客户审批表（质量副总）点击查询在须要的单位右键选择审批。在弹出的审核界面，输入质量副总意见，点击保存。2.2选购业务操作流程211 选购入库业务操作流程KSOA选购管理流程概述：选购部人员依据供应商送货状况填制选购订单进行选购开票。选购订单经选购部长, 质管部长, 财务部长, 质量副总（主要审核价格, 数量, 质量）审核后，仓储部开票人员开具收货单，通过质量部门GSP验收后，仓储部进行选购入库业务。选购入库后，财务部进行发票登记，财务部以发票登记及付款天数等条件满足状况为依准进行选购结算。选购入库流程：选购订单（选购部, 质管部, 财务部, 质量副总四步审核）à选购收货单à购进入库质量验收à购进入库单(打印) 操作步骤：1, 选购订单（选购员）1）路径：业务管理中心à选购订单à选购订单填制详见下图：2）操作界面：在单位编号处，可通过单位名称, 单位编号, 助记码等模糊查找出单位信息。发货地址维护（需在填写订单前设置好地址）：信息中心à客商资料à收货地址维护à双击单位编号输入框选择单位à在收货地址栏输入地址（可填写多个地址）à填写完成点击后退在商品编号处，可通过商品名称, 商品编号, 助记码等模糊查找出商品信息。填写数量, 价格等信息，选择对应部门及业务员。最终点击“存盘”，退出单据即可。选购订单审核1）路径:业务审核中心à选购单据审核à选购订单审核（选购部长）2）双击选中要审核的记录，填写审核意见或引用意见。点审核确定或审核不通过3）选购订单审核（质管部长）（操作同上）4）选购订单审核（财务部长）（操作同上）5）选购订单审核（质量副总）（操作同上）选购支配查询1） 路径：数据中心à选购业务数据à选购订单查询选购订单-运输登记若承运方式为托付第三方运输则需填写选购订单-运输登记单1） 路径：业务管理中心à选购订单à选购订单_运输登记2） 操作界面：帮助功能à提取选购订单因提取的是选购订单，这一步只须要提取后确认信息点击“存盘”即可 2, 选购收货单(收货员)1）路径：业务管理中心à选购收货à选购收货单填制详见下图：2）操作界面：1、 提取选购订单-运输登记（帮助功能à提取选购订单-运输登记）填写批号, 有效期至, 生产日期, 到货时温度等信息。核对无误后，点击“存盘”即可。选购收货时查看印章信息在收货单的又上角菜单中有个“印章及随货同行单式样”，点击可以图片的形式查看相应的印章信息。图片维护1） 路径：信息中心à业务规则à上传图片维护点击进入后双击图上相应位置选择图形，阅读找到相应图片进行重命名，点击上传图片后进行保存即可（这里是用来维护须要上传哪些图片的，只须要维护这个图片名就可以了）。供应商卡片里加了个“图片维护”功能1）路径：信息中心à客商资料à供应商资料维护à点击查找à选择单位后点击修改进入修改界面后有“图片维护”功能这里左边选了要上传的图片名后，在右边的图片框里双击就可以选择对应图片上传最终在收货单里实现这个功能 到货通知单查询1）路径：数据中心à选购业务数据à选购收货单查询 5, 购进入库质量验收1）路径：质量检验中心à购进入库质量验收详见下图：2）操作界面：通过双击“相关单据编号”选择需验收的单据。单据选择填写单据明细时要留意GSP检验的选择，双击选中的一项，会有一个下拉框，选择相应的选项。检查各项内容是否正确，如单据内容与商品不符，请重新输入正确内容检查数量, 批号, 效期等数据填写是否正确，如有问题，可进行修改及拆分。如是特殊药品，必需进行第二验收人验收。例如：如药品属于“蛋肽类”，在第二验收人输入人员编号，再输入密码即可。如全部商品检验合格，可通过右键选择“全部检验合格”使明细颜色变绿即可。如有不合格品，需单独选择为“当前记录检验不合格” 使明细颜色变红。最终，点击“存盘”即可。若检验为不合格则生成拒收操作方式：右键点击记录复制à复制出相同的记录à选择合格的验收数量以及不合格的验收数量，生成两条记录点击“存盘”。随后进入操作合格入库流程，合格入库后à质量检验中心à药品拒收报告单à帮助功能à提取验收单据à双击选择部门à点击拒收卡片à填写相关内容以及验收人（验收人可双击选择）à确定à存盘à拒收完成若检验为不确定则生成待验，需进行药品复查。操作方式：右键点击记录复制à复制出相同的记录à选择合格的验收数量以及不合格的验收数量以及不确定的验收数量（当有不合格与不确定时才有此操作），生成三条记录点击“存盘”。合格药品入库记账后，复查流程：填写复查通知单（留意复查结论）：填写复查通知单后点击存盘进入复查审批：操作步骤：点击查询à选择须要审批的单据à点击审批à进入原复查通知单à填写审批意见保存（留意选择复查结论，在复查流程最终可选择合格还是不合格，合格则在入库单单据提取中可提取出来入库）购进入库质量验收查询1） 路径：GSP管理中心àGSP台账à入库验收记录6, 购进入库单1）路径：仓储管理中心à商品入库确认à购进入库单详见下图：2）操作界面：通过双击“票单编号”选择需入库的单据。 点击“记账”，并选择打印单据。212 购进退出业务操作流程购进退出流程：购进退出票单填制à购进退出票单审核（选购部长）à购进退出票单审核（质管部长）à购进退出质量复核à购进退出出库单1, 退出开票单填制1）路径：业务管理中心à购进退出à购进退出票单填制详见下图：2）操作界面：退出开票单有两种操作方式：1、 手工填写2、 提取进货入库单（帮助功能à提取进货入库单） 退出开票单查询1) 路径：数据中心à选购业务数据à退出票单查询退出开票单审核1）路径:业务审核中心à选购单据审核à购进退出票单审核（选购部长）2）双击选中要审核的记录，填写审核意见或引用意见。点审核确定或审核不通过3）购进退出审核（质管部长）（操作同上）2, 购进退出质量复核1）路径：质量检验中心à购进退出质量复核详见下图：2）操作界面：通过双击“相关单据编号”选择需验收的单据。填写单据明细时要留意GSP检验的选择，双击选中的一项，会有一个下拉框，选择相应的选项。以及填写质量意见, 退货缘由等。 单据选择如全部商品检验合格，可通过右键选择“全部检验合格”使明细颜色变绿即可。如有不合格品，需单独选择为“当前记录检验不合格” 使明细颜色变红。最终，点击“存盘”即可。药品购进退出复核查询1）路径：GSP管理中心àGSP台账à药品购进退出复核3, 购进退出出库单1）路径：仓储管理中心à商品出库确认à购进退出出库单详见下图：2）操作界面：通过双击“票单编号”选择需入库的单据。点击“记账”购进退出出库单查询1) 1）路径：数据中心à选购业务数据à退出出库查询3.销售业务操作流程311 销售出库业务操作流程KSOA销售管理流程概述：销售出库流程： 销售订单单à财务部长审核à销售出库质量复核à销售出库单操作步骤：1, 销售开票单1）路径：业务管理中心à销售制单à销售订单填制详见下图：2）操作界面：通过名称, 编号, 助记码等信息模糊选择出销售单位, 部门, 业务员, 商品信息。 依据弹出界面，选择商品对应库房, 批号信息。 填写数量, 价格等信息。系统会自动进行负库存拦截。销售信息开完后，点击“存盘”。销售票单查询 1）路径：数据中心à销售业务数据à销售开票单查询2, 销售订单审核1）路径：业务审核中心à销售单据审核à销售订单审核(财务部长)2）操作界面：依据打印出的销售票单，双击“票单编号”选择需审核的单据。3, 销售出库质量复核1）路径：质量检验中心à销售出库质量复核2）操作界面： 通过双击“相关单据编号”选择需复核的单据。 单据选择填写单据明细时要留意GSP检验, 质量状况, 结论的选择，双击选中的一项，会有一个下拉框，选择相应的选项。检查数量, 批号, 效期等数据填写是否正确。如是特殊药品，必需进行第二复核人复核。例如：如药品属于“蛋肽类”，在第二验收人处填写013，再输入密码即可。如全部商品检验合格，可通过右键选择“全部检验合格”使明细颜色变绿即可。最终，点击“存盘”即可。4, 销售出库单1）路径：仓储管理中心à商品出库确认à销售出库单详见下图：2）操作界面：通过双击“票单编号”选择需出库的单据。 点击“记账”，退出单据即可，假如要打印，点击打印单据。 3）销售出库单查询 1）路径：数据中心à销售业务数据à销售出库单查询312 销售退回业务操作流程销售退回流程：销售退回通知单（销售部，质管二步审核）à销售退回质量验收单à销售退回入库单à销售发票à销售退回结算。1, 销售退回通知单1）路径：业务管理中心à销售退回à销售退回通知单填制详见下图：2）操作界面：1.通过手工退出 2.通过帮助功能中“提取原销售出库单退回”填写完成后，点击“存盘”2, 销售退回业务审核1）路径：业务审核中心à销售管理à销售退回à销售退回业务审核2）操作界面：双击选中要审核的单据，填写审核意见或引用意见。点审核确定或审核不通过。 3）质管审核同上3. 销售退回收货单1） 路径：业务管理中心à销售退回à销售退回收货单填制2） 操作界面：帮助功能à提取销售退回通知单确认信息填写全面无误后点击“存盘”4, 销售退回质量验收1）路径：GSP管理中心à药品入库质量验收à销售退回入库GSP验收2）操作界面： 通过双击“相关单据编号”选择需验收的单据。填写运输方式，运输时间，到货温度，在途温度状况以及GSP检验等信息最终，点击“存盘”即可。5, 销售退回入库单1）路径：仓储管理中心à商品入库确认à销售退回入库单详见下图：2）操作界面：点击帮助功能中“提取销售退回票单”。核对相关信息无误后，点击“记账”，退出单据即可4.1仓储业务操作流程1.1.盘点操作流程1.盘点票单填制 1）路径：仓储管理中心à存货管理à存货盘点à盘点票单填制1） 操作界面：双击盘点货位, 部门等，选择填写须要盘点的库区，商品, 架位号等。最终，点击“存盘”即可。2.实盘数据录入 1）路径：仓储管理中心à存货管理à存货盘点à实盘数据录入2）操作界面：3.实盘数据审核 1）路径：业务审核中心à库管单据审核à实盘数据审核2）操作界面：4.实盘数据入账 1）路径：仓储管理中心à存货盘点à实盘数据入账2）操作界面： 1.3.临时盘点记账操作流程 1）路径：仓储管理中心à存货管理à存货盘点à实盘数据入账2）操作界面： 选择部门, 盘点货位, 实盘金额, 实盘数量等详细信息。填写完成后记账。412 不合格药品审批流程1, 药品停售通知单路径：GSP管理中心à存储与养护à药品停售通知单 选择货位, 商品, 批号, 需停售的数量, 不合格药品来源与停售缘由。填写完成后存盘 2, 不合格药品台账1）路径：GSP管理中心à存储与养护à查询报表à不合格处理à不合格药品台账选择日期段后，点击查询，可查询出不合格药品台账。3, 商品损溢申请单1）路径：仓储管理中心à存货损溢单填制选择部门, 保管员, 损溢货位, 对应商品与报损溢数量。4, 商品损溢申请单审核（选购部长）路径：业务审核中心à库管单据审核à损溢单审核（选购部长）选购部长选择对应的单据双击后，点击审核确定。损溢单审核（质管部长），损溢单审核（总经理）操作同上5, 商品损溢申请单执行1）路径：仓储管理中心à存货损溢数据入账财务在帮助功能中点击“提取损溢票单”，选择对应的报损单进行报损溢，点击“记账”。413 养护流程1, 药品在库养护记录1）路径：GSP管理中心à存储与养护à库房养护à养护支配 填写生成支配条件，然后点击自动生成养护支配2, 药品在库养护记录1）路径：GSP管理中心à存储与养护à养护相关à药品在库养护记录选择时间段，点击运行可以查看往日的养护记录。414 运输流程1, 填写运输登记单1） 路径：运输管理中心à运输登记单双击运输明细下面的相关单据编号选择运输单据，填写相应的内容存盘2、 运输登记单收货确认1） 路径：运输管理中心à运输登记单收货确认填写审核意见以及确认相关信息后双击单据选择，点击确认收货即可3、 运输记录单查询2） 路径：运输管理中心à运输记录单查询选择日期点击运行查询记录。供应商资料维护2） 路径：信息中心à客商资料à供应商资料维护à点击查找à选择单位点击修改修改维护后需 信息中心à档案修改审核à供应商à选择单位右键点击审批à保存即可客户资料维护与商品资料维护方法同上，审核方式一样。第 13 页