办公用品采购流程.doc

办公用品采购管理办法 （一） 目的为规范办公用品的采购管理工作，提高办公用品采购的计划性和透明度，本着开源节流的原则，特制定本方案。 (二）采购类别常规采购：每月月底28日提出申请，月初5号前完成。非常规和临时采购：按紧急程度临时安排采购。 （三） 适用范围办公用品的采购和管理由人资行政部和财务部负责。本方案所指办公用品包括五大内容：1. 办公桌面类：文件管理类、书写类、本簿类、辅助类（报刊、证书、证件类）；2. 办公耗材类：打印耗材、装订耗材、办公用纸等；3. 日杂百货：生活用纸、清洁用品、五金工具、办公饮用茶水等；4. 电脑设备类：包括整机（笔记本电脑、品牌机）、组装机（包括计算机附属）、打印复印机（包括硒鼓等附属设备）、扫描仪等计算机及配套设备类；电话机、传真机、数码照相机、摄像机等办公电子设备等；5. 礼品类（用于互动节目、户外活动、周年庆等晚会活动）。 （四）申购核决权限1. 办公桌面类、耗材类、日杂百货类由人资行政专员每月底28前盘点库存数量，填写办公用品申购单后由人资行政部负责人审批后完成采购；2. 电脑设备类整机、组装机、配套设备和办公电子设备，由财务部盘点库存，根据实际需求填写办公用品申购单，由财务部负责人审核后报送执行总裁签批，签批完成后，财务部专人完成采购；3. 礼品类采购，由人资行政部拟定活动方案、礼品采购清单及预算，由各业务部负责人及财务部会签后，执行总裁签批，财务部专人根据清单和预算完成采购，采购完成后由财务部和人资行政部专员共同验收。（五）采购方式1. 常规采购：系集中计划采购，采购具有共同性的物品，以集中计划采购效率较高，经人资行政专员报人资行政部负责人批准后购买，每月5日前完成采购；2. 非常规采购：第四项中第2类与第3类采购，财务部可选定2-3家供应商，议定供应价格，由人财务部负责人审核，报执行总裁签批后完成采购；3.其他临时用品（药品、生日礼品、茶点及其他小件礼品等）可由人资行政部通过商超和网络平台购买。（六）采购注意事项1. 每项采购申请单均需标明库存，每次采购后，行政部对单项物品的采购价格进行登记，了解市场状况，原则上办公用品，数码器材在当地实体电子商城、京东、淘宝商城等知名网站采购，部分物品确属固定采购点价格较高的可申购单独采购；2.采购人员不得在采购过程中收受好处费、回扣或通过太高报价获取不正当利益，办公用品申购单上面的报价亦为供应商真实报价；3. 每次采购如是新的采购商，需要把供应商的详细信息添加到采购供应商列表，方便以后查找；4. 物品到货后，采购人员需认真检查验收物品，确认其完好，无任何质量问题，可正常使用，并统一收集物品的保修卡，如发现物品有瑕疵，应及时联系供应商，协调退换货问题。（七）费用报销1. 人资行政部在财务部借现金办理采购业务后，应在采购办理后一周内完成费用报销；2. 金额较小的由采购人员垫付在采购完成后至财务部申请费用报销；3. 集中采购物品可确认一家长期合作供应商，每月底统一结算一次，由人资行政专员填写经费审批表报财务审核后，执行总裁签批付款。（八）具体采购流程如下1. 非常规采购程序流程财务部专人确认库存 卖场询价采购专人询价零售商询价拟定价格对比明细确定供应商填写申购单（附价格对比明细）财务部负责人审核执行总裁审批 完成采购 检查验收付款、报销 2. 常规用品和其他临时用品采购流程，每月底28日前根据库存量填写，由人资行政部申购。人资行政专员盘点库存月底统一结算采购验收完成采购拟定采购清单人资行政部负责人审签