人事档案管理与信息化的建设精选文档.doc

人事档案管理与信息化的建立 摘 要在我国现代化进程不断加快的背景下，信息化应用与建立的速度、涉及面也在不断的提升。人事档案管理作为社会各个部门档案管理的内容之一，在网络环境下的人事档案管理工作面临着重大的变革与提升机遇。通过有效地开展人事档案管理的网络信息化建立工作，能够提升人事档案管理的效果，发挥人事档案管理工作的职能。基于此，本文就人事档案管理的信息化建立工作展开了研究。首先阐述人事档案管理信息化建立的意义，然后分析人事档案管理信息化建立存在的问题，最后提出具体措施，为人事档案信息化建立提供参考依据。 1 引言 我国人事档案信息化管理工作目前正处于开展中阶段，普遍存在的问题是：拥有档案管理技能的人员不懂得使用电脑，懂得电脑操作的人员又缺乏档案管理技能。同时档案信息管理的应用软件与实际情况不符，缺少与之相适应的应用软件，这样以来就会使得整个管理系统缺少统一性。开发出来的新软件，由于工作人员的能力有限，还不能完全熟练使用。这些问题在人事档案管理工作中经常可以看到。因此为了很好的解决管理工作中遇到的这些问题，就需要工作人员严格要求自己，努力学习新知识，从而提升个人的工作能力，以此也进一步推动了人事档案管理工作的开展。 2 人事档案管理信息化建立的意义 2.1 有利于人事档案管理效益的提升 以前的人事档案管理工作主要是以实体管理为中心而展开的，一般都是人工收集、整理档案资料，这样以来需要消耗大量的人力物力，比方说以往我们查找档案时，首先工作人员在目录里查找出所要找的档案位置，随后再按照目录上的位置去查找所需要的档案，这种查找档案的方式需要花费一定的时间才能完成。然而档案管理进人信息化时代之后，档案管理工作逐渐变的高效化、自动化。档案信息只要录人数据库之后就可以重复使用，同时档案管理部门内部还可以进展相关档案信息的检索。当拥有人事档案信息库之后，在互联网上就可以查找出相关的档案信息，当有关部门想查找人事资料时，就可以按照一定的规章制度在网络上查找相关的信息资料，这样以来促进了档案管理工作的开展，同时进一步提升了档案信息的使用率。 2.2 提升人事档案管理人员的工作效率 人事档案管理工作进入信息化时代之后，档案管理工作者从此辞别了耗时耗力的人工管理时期，从而节省出时间来学习计算机知识、学习档案管理法规、软件编程与文件管理。从而提升每一位档案管理者的综合素质及专业水平，管理者不仅掌握软件开发技能，而且又具有先进的档案管理知识，以此成为新世纪的综合性人才。 2.3 有利于原始档案的保护 原始档案是档案管理工作的重要保护对象，它是档案信息中的重要资料。一般而言原始档案都是记录在纸张上，人事档案也不例外，所以人事纸质档案的管理在整个人事档案管理工作中显得尤为重要。特别是人事档案的查询频率相对较高，在整个工作中经常会因人事调整而查找人事档案。由于查询频率较高，纸质档案就会出现严重的损坏，对档案信息的管理造成严重的影响。当档案信息化管理之后这种情况就很少发生。因为所有档案的信息资料都会录入数据库，工作人员只需在数据库中检索想要的档案信息即可，这样将防止查询者与原始档案接触，进一步保护了原始档案。 3 人事档案信息化管理工作中的问题 3.1 硬件设施不健全 一些偏远落后的地区目前还没有条件建立信息化档案管理系统，有些地区有了电子档案可是没有实现网络共享，这样以来使得我国信息化档案管理普及程度不高。在信息网络不断开展的今天，有些部门的人事档案信息管理依旧使用人工管理档案，畔管理不重视，没有配套的管理设施，尤其缺少计算机、扫描仪、互联网等，这样以来严重阻碍了人事档案信息化建立的开展。 3.2 信息化管理制度不完善 一些部门为了自身的利益没有及时的公布人事信息资料，还有些部门建立的信息数据库只有在内网中查询，出现的这些问题都是由于人事档案信息管理不标准。要想使得信息管理标准化，就必须制定一套相对科学的信息管理机制，这样以来会加快档案信息化建立的速度，杜绝有些部门自主管理信息档案，不与外界进展档案信息交流，从而使得信息化档案管理工作开展缓慢。 3.3 档案管理者的职业素养低 管理者在整个档案管理工作中占据着主导地位，管理者的职业素养也是档案管理工作的重点，目前我国几乎没有经过专业培训的档案管理人员，大多数档案管理员都属于临时雇佣，没有承受系统性的专业培训。基于此，大局部管理员的职业素养相对较低，在档案管理工作中经常会出现录入错误的档案信息，这为整个人事工作及档案管理工作造成严重的后果。 4 人事档案管理信息化存在问题的对策 4.1 构建人事档案信息数据库 对于从事人事档案管理工作的部门来说，在人事档案管理信息化建立的过程中，需要对根底设施加大建立力度，在档案管理部门积极推广、普及计算机、网络知识，最大限度地提升档案管理的信息化水平。在开展人事档案管理信息化建立工作时，需要对计算机、网络等现代技术进展充分的利用，积极建立档案目录数据库、多媒体数据库等，进而最大限度地推进人事档案数字化进程。 4.2 制定规章制度，保护人事档案 在组织开展人事档案信息化建立工作时，需要从行政立法的角度，建立健全规章制度，借助奖惩机制确保档案信息化建立的顺利进展，同时不断推动档案信息化法制建立进程。在组织开展人事档案信息化建立工作时，需要集中力量制订档案信息化标准体系，并对其进展宣传，同时人事档案管理部门需要对档案管理系统加大管理力度，为了确保档案数据信息的平安性需要安排专人进展保管，并对人事档案的电子文档进展监视与指导，确保电子文档的真实性、有效性与完整性。另外，对档案管理人员加大平安培训力度，通过定期、不定期的方式对档案管理人员进展平安教育培训，帮助其树立平安意识，防止发生泄密、失密等现象。 4.3 培养高素质的人事档案管理队伍 每一位档案管理工作人员来说，档案管理的信息化建立需要具备较高的业务水平，因此，档案管理人员需要加强专业知识学习，不断丰富自身的专业知识，同时积极学习与人事档案管理有关的知识，同时积极将现代化技术应用到档案管理工作中，使自己成为一个既懂档案管理业务，又懂计算机的档案管理人员。另外，需要对档案管理人员加强思想政治教育，帮助他们提高自身的政治觉悟水平，强化其责任心。 5 结语 在开展人事档案管理工作的过程中，通过信息化建立可以提高人事信息管理水平，在一定程度上可以不断提高人才信息的社会效劳质量。人事档案信息化建立是一项复杂的任务，在新的历史形式下，需要档案管理人员正确对待时代环境，借助现代信息技术对人事档案实施信息化管理，提高档案管理水平。 第 6 页