OA办公系统建设方案资料.doc

办公OA系统方案一、协同OA办公系统研发思想及设计原那么一研发思想我国发布实施“国家信息化开展战略以来，经济建立得到了飞速开展。企业作为国民经济的根本单元，其信息化应用水平是国家信息化建立的关键，也是企业提高核心竞争力，与国际接轨的重要途径。随着电子政务的蓬勃兴起，各级政府、学校、企事业单位普遍已经开场把提高审批效率，简化办事流程，推进网上审批作为电子政务建立的重要内容。对于企业来说，在这个信息资讯不断爆炸的现代社会，拥有一套整合企业内部与外部的各种人、财、物、信息资源，提升管理水平与办公效率，增强企业竞争优势的办公自动化系统，显得更加重要。协同OA办公自动化系统，以高性能数据效劳器与数据库管理系统为核心平台，以现代网络通讯技术为依托，覆盖整个行业的信息系统，以到达各项处理工作系统化，标准化，科学化与现代化。二设计原那么协同OA办公自动化系统可充分考虑不同企业工作的差异性与特殊性，可按照以下内容为工程的设计原那么，确保企业应用需求得到满足。1、平安性。在计算机信息系统中，应用软件涉及到部门之间的公文传递等，因此对数据库管理与应用方面，有较高的稳定性要求与平安性要求，如信息的授权、保密、审批、监控等；2、灵活性。系统具备灵活性，适应管理数据的变更等要求，适应各种情况；3、稳定性。性能稳定，响应速度快，技术平台先进，对硬件与网络环境要求不高；4、简易性。在用户使用方面，在保证各个功能完善与强大的根底上，简化操作模式，迅速能让大家熟练进展应用操作。系统设置与后续维护简单，对人员配备要求不高。二、协同OA办公系统的应用价值协同OA融合了当前最流行的管理思想，即对工作流、信息流与知识管理的标准管理与增值利用，为用户提供了一个先进、高效的信息化工作平台。同时也降低管理本钱，提高管理力度。对下属企业而言，降低工作内耗，提高工作效率。可以从软件与硬件两个反面来表达它的价值。一软件方面1、整合企业资源。通过网络技术将单位的人力资源、客户资源、知识资源、经历资源、硬件资源、制度资源、文化资源等集成在一个平台上进展管理使用。实现各种资源的互相促进与增值，创造开展的最优环境，建立正规、科学、开放的制度与文化，保持行业协会旺盛的生命力，保证行业协会安康持续开展。2、加快信息流通。下达的文件、通知、任务可以在几秒钟内同时传到达相关人员，无任何中间环节。公司员工的意见与建议都可以畅通无阻的直接反应到最高领导层，便于及时发现问题、改良过程。下属企业可以在第一时间将企业工作情况与工作信息向上反映，还可以在网上轻松、直接的发言、交流，大大加快了信息的流通速度。3、标准办公流程。建立起一个严密、协调、可靠、简单的管理机制，使办公流程变得标准、有序，消除信息传递中的阻塞、延误、失真，不但提高了工作效率，还能大大提升工作执行力。领导层可以清晰、准确的了解事件的倾向性以做出正确的决策。4、提高办事效率。有效协调各部门之间的协同工作问题，实现高效协作办公。员工能够清晰的查看到当前负责的各项任务状态以合理安排时间。可以快捷的在线发送文件、通知与留言，随时随地都能够在系统中快捷的查看各种资料，调阅并打印出来，省却了为看一份文件而到处寻找浪费掉的大量时间。二硬件方面1、节约企业资源。大大节约了企业的人力、物力、财力。通过网络系统进展沟通协调，使不同地域的人集中在一起讨论办公，节约了企业的有限资源；通过网络而不必再 询问某个工程的进度，可以节省大量时间、精力与 费；可以免去比方诸如打印、分发、打 、找人等诸多困扰，节约纸张、人力等办公本钱。2、性能好，硬件配置要求不高。协同OA办公系统集成了个人办公、企业管理、实用办公工具、信息库、系统设定等几十个极具价值的功能模块，具备智能流程设计、即时通讯、手机短信、office文档在线编辑、公文套红、电子印章等特性，非常适用于企业的日常办公。对用户硬件配置要求不高，并能普遍适用于多种操作系统之上，可最大限度保护企业在各方面的投入，极大的节省了用户的投资。三、协同OA办公系统的模块设置一个人办公个人办公提供个性化的工作界面，方便用户处理日常的工作事务。1、个人设置对一些信息进展个性化的定义。包括用户的个人资料、昵称、头像、菜单背风光、短信息提示音、系统登录修改密码设置等。2、首页自定义根据用户各自需求以及习惯，选择系统主页的布局格式，以及展示信息，提供对系统各项工作、资料、信息的直接显示与调用。3、菜单自定义每个用户可以根据自己的需求，添加、排序、复原、隐藏、删除、编辑菜单，创立个性菜单而不影响其他用户系统菜单。4、菜单快捷组定义好最常用的工程，实现快捷使用。5、个人通讯录个人通讯录属于个人使用，只有自己可以管理与查看。6、常务安排常务安排包括日程安排与日常事务以及今日常务。7、工作日志工作日志属于个人日志工具，具有日志权限者，可以新建、编辑与删除自己的工作日志与个人日志，只有自己可以查看与维护。8、个人文档方便用户存放与管理自己的文件。提供多层文件夹的建立、修改与删除，文档查看、编辑、删除、共享、日志。二企业管理提供了极具价值的企业管理功能模块，标准企业对人、财、物、信息、流程等资源的管理。1、协作管理协作区针对一项任务或者工程，临时组建一支团队进展任务的协作执行。特别适用于针对多人员、多部门、多角色的任务协作。同时再任务执行过程中，可以设定时间期限，任务的后台监控人员即时了解任务进展以及给予指导，任务过程中需要与产生的文档，任务交流与协作过程中交流、建议的记录。2、流程管理可实现对企业各种工作流程的定义，业务数据或公文都可以通过“表单来表达，具体的工作处理表达为流程的流转，提供流程提交，表单填写，附件上传，流程审批、协办、委办、办理时间限制，流程跟踪，流程图查看，流程到达提醒等强大功能。同时流程可以根据性质进展类别划分，方便易用。集成office文档在线编辑、公文套红、手写签名、电子印章等。3、文档管理文档管理包括个人文档、功能文档以及共享空间的文件与网络图片。个人文档主要是用于自己查看或编辑的文档。公共文档主要用于管理公司文件，设置文件夹的查看权限、管理权限、新建权限以及下载权限。共享空间的文件与网络图片利于大家查看与下载。4、人事管理人事管理主要包括人事档案管理、工资管理及员工工作动态管理。5、资产管理包括固定资产参数设置、固定资产管理、固定资产查询、固定资产折旧等。6、用品管理办公用品管理包括入库管理、领用管理、批次管理以及办公用品管理。7、车辆管理对企业的车辆建立统一的信息库，并实时跟踪使用情况。包括车辆使用申请提交与审批，车辆申请分类管理，车辆使用情况查询，车辆维护记录添加与查询等功能。8、图书管理包括图书类别管理、图书信息录入与图书查询等功能。建立一个统一、完善的图书信息库，并及时跟踪图书的使用情况。9、会议管理可以申请会议，并将自己已申请的会议按照待批会议、已准会议、进展中会议与未准会议分类列出，方便用户查询与管理自己的申请，同时被批准的申请具有短信提醒功能，并使每个人能够清楚查看自己需要参加会议情况。10、商务管理商务管理主要包括客户管理、销售管理及供给商管理。11、方案管理工作方案管理是提供给领导制订相应的工作方案，并设定发布范围。范围内的人员可接收工作方案并查看详细内容。三实用工具提供多种实用的办公辅助工具，增强沟通与办事效率，使办公更为便利、快捷。1、系统邮件又分为内部邮件与Internet邮件。内部邮件分为收件箱、发件箱、已发送邮件、写邮件、查询邮件与邮件箱管理。Internet邮箱在进展相关设置后，便可登录到邮箱管理页面。2、系统短信短信是其他消息传递的辅助手段，可以迅速的把消息即时“推送给用户，防止事务处理的延迟。短信又可分为PC短消息与手机短信，包括短信编辑、发送、群发、查看、回复、搜索、短信源查看、短信箱管理等功能。3、公司论坛可对讨论区的主题、所属部门、发贴方式、开放范围等进展设定，用户可就某个主题进展发贴、回复，并可对帖子进展排列、查询，查看精华帖子与积分榜等。4、在线人员查看系统中所有在线的员工，并且可以直接为在线人员发送内部短信与内部邮件。5、投票调查可以通过系统发布在线投票调查，即时对内部管理以及这个方案征求意见，提高意见的沟通，后台数据可以统计，提供决策数据。6、网络硬盘网络硬盘是针对在网络硬盘设置中设置的共享空间中的文件等内容根据允许权限进展相关操作。7、图片管理图片管理是针对图片进展浏览、下载、设置等操作。8、生日贺卡生日贺卡是根据在个性设置个人资料中填写的个人出生年月来计算，由贺卡设置中设置的发送人向出生日期到来的人发送设置的贺卡。9、使用向导帮使用人员熟悉系统。10、快捷查询方便快捷查询新闻、个人文档、公共文档、内部短信、内部邮件、客户、工作流、人力资源等信息。11、公共相册将公司的各种图片资料归集到系统里面，方便员工查看。12、收藏夹方便用户收藏与快捷翻开自己关注的网页，分为个人收藏夹与公共收藏夹。四信息库1、组织机构信息可以查看本单位的单位信息与部门信息。2、人员信息查看员工的信息及在线、外出情况。3、RSS资讯资讯订阅就是免费的网络报纸，免费的竞争情报！看到你关注的、每日最新的最全的信息！同时可以将信息放置首页显示，满足领导层每日关注新闻的需求。4、新闻发布可编辑新闻并可与office组件进展集成，进展新闻的发布、修改、删除、查询与评论等操作，查看新闻列表，包括标题、发布认、发布时间、点击次数、评论等。5、公告管理用于管理公告通知的发布。6、公共通讯录管理与查看企业的公共通讯薄，并可按联系人分组、姓氏索引、关键词查询等。7、我的助手提供实用的信息以对企业的办公事务进展支持，包括 区号、邮政编码、英汉查询、列车时刻、公交线路、法律法规、万年历、世界时间等。五系统管理系统管理可对一些根本的数据与应用进展配置。通过系统管理，企业可迅速的定义适合自身实际情况的办公应用。1、组织机构管理建立单位与部门信息，并建立上下级部门关系，形成企业的组织架构；在部门中添加、编辑用户信息；根据实际情况定义角色与权限，并赋给每位用户，使用户只能查看权限范围内的信息与执行相关操作，保证企业的管理标准。2、角色权限管理提供对角色的快速定义，并把系统内置的各种操作权限进展组合分配给相应的角色。当某个用户被分配角色的时候，他就自动拥有了角色所被定义的权限。3、印章管理设置word文档的电子签章图片，管理图片的使用人员及权限。用户可以自制属于自己的公章图片，放入系统进展个人文档的签名。4、界面设置自定义登录界面，设置浏览器窗口标题、主界面设置、底部状态栏置、登录界面图片设置等。5、菜单设置为系统管理员提供一个自定义菜单的界面，使公司系统能够按照需求与办公规划更改菜单的名称，以及根据公司的需要添加自定义模块，挂接在系统中。可以“编辑菜单名称、新建新菜单、新建下级子菜单、更换功能模块。6、系统日志管理提供对用户登录系统情况、访问量的统计、对系统的操作记录进展查询与管理。7、系统资源管理可以设定每个系统角色占用系统存储空间情况，进展个人邮箱、个人文件柜的容量的限定。可删除指定时间段的旧短信、旧邮件，进展资源回收，以便优化系统占用的空间。8、系统平安设置用户可设定图形码，进展身份验证；还可设定密码，有效保证系统的平安。四、协同OA办公系统的应用环境一软件环境WEB效劳器：Windows 2000/2003/NT4.0、IIS 5.0、Apache 二硬件环境 1、数据库效劳器、web效劳器最低配置：奔腾600 CPU、 128M内存、5G剩余硬盘空间建议配置：奔腾2G CPU、1G内存、40G剩余硬盘空间2、客户端最低配置：奔腾233 CPU、64M内存、100M剩余硬盘空间建议配置：奔腾1GCPU、256M内存、1G剩余硬盘空间五、协同OA办公系统的开发步骤一工程调研对公司目前办公情况进展摸底调研可采用问卷调查与直接访谈等方式，掌握公司办公情况，了解公司需要什么样的一个办公系统，为下一阶段工作做好铺垫。二工程设计工程设计阶段也是本工程的核心局部，成功与否关键在于工程的设计。双方需要详细沟通交流，认真考虑工程模块，屡次循环模拟办公，逐步完善设计方案。三工程实施对工程设计进展系统测试，充分挖掘系统的优缺点，找出缺乏，促使工程进一步完善。四信息反应及工程修订收集工程实施阶段的反应意见，并认真研究解决方案，加进修改五人员培训确保工程设计完全符合公司办公要求时，对全体使用人员进展简单操作培训，确保全体使用人员能熟练掌握并操作自动化办公软件。六工程正式交付使用交付自动化办公系统，在全公司正式使用七后期系统维护及升级在约定时间内，对公司自动化办公系统进展维护及必要的升级。第 11 页