业务需求分析报告模板制药概况.docx

康源制药协同管理系统项目HR业务需求分析报告V1.1 建立日期: 2016-05-03 修改日期: 2016-05-06 文控编号: 项目号+阶段编码+ 2位流水号客户项目经理：张万发日 期：2016-5-6致远项目经理：王曲 日 期：2016-5-6文档控制更改记录日期更改人版本号备注2016-5-4翟增栋V 1.0明确离职申请单字段、流程2016-5-5翟增栋V 1.1入职触发流程逻辑是否正确审阅审阅人职务日期管铁松人力总监2016-5-5丁文宇人力主管2016-5-5丁楠信息管理部总监2016-5-5王曲信息管理部信息化经理2016-5-5分发份数姓名部门及职务1孙杰总办会主管副总裁2管铁松人力资源部总监3丁文宇人力资源部人力主管4丁楠信息管理部总监5王曲信息管理部信息化经理6第一章文档概述5第二章进展回顾52.1调研和现场走访工作总结52.2流程梳理工作总结5第三章客户基本信息63.1组织机构及管理模式63.2主营业务情况83.3人员信息情况93.4企业管理难点93.5本次项目目标10第四章绩效管理业务需求及需求分析104.1整体业务需求104.2详细需求描述124.2.1员工基本信息表流程124.2.2新员工试用期工作任务书流程134.2.3导师工作对照表流程144.2.4试用期管理考核表流程154.2.5新员工试用期满自评表处理164.2.6试用期全薪考核阶段考核表流程174.2.7员工信息表184.2.8职位申请表194.3行业特性描述204.4需求分析及解决思路21第五章总结22第一章 文档概述在完成了针对康源制药各业务部门需求调研问卷收集，同时和各部门关键业务代表进行了全面深入地探讨及分析基础上，结合对高层领导访谈，致远方提出项目需求分析报告（以下称：本报告）；通过本报告，使方案设计人员能够清晰了解用户需求，为下一阶段系统搭建提供有力依据。第二章 进展回顾二.1 调研和现场走访工作总结 本次需求调研能够成功完成，取决于项目组双方人员密切配合：2016-5-3人力资源部翟增栋人力资源经理组织机构、人员基本信息等；2016-5-4公司领导张万发、翟增栋主管人事副总公司总经理企业管理难点项目期望等2016-3-12信息管理部张万发、翟增栋信息部总监、主管信息化期望2016-3-13人力资源部张万发、翟增栋人力专员人力主管详细业务需求二.2 流程梳理工作总结经过双方多次讨论，本次调研共梳理业务应用点 2 个，流程表单 6 个，其中分为入职和离职两大模块，两大模块公用一张底表员工信息表，保证了数据一致性、唯一性，为全面推行HR管理提供了基础保障；1员工基本信息表人力资源部跨部门默认2导师工作对照表公司全体跨部门默认3新员工试用期工作任务书人力资源部跨部门默认4试用期管理考核表人力资源部跨部门默认5新员工试用期满自评表人力资源部跨部门默认6试用期全薪考核阶段考核表人力资源部跨部门默认7员工信息表人力资源部跨部门默认第三章 客户基本信息三.1 组织机构及管理模式组织结构：管理模式：  不同HR模式决定了HR管理体系设计以及新员工评分转正。目前是从操作管理型向战略管理型转型。操作管理型是部从战略规划制定到实施几乎什么都管。为了保证战略实施和目标达成，集团各种职能管理非常深入。如人事管理不仅负责全集团人事制度政策制定，而且负责管理各下属公司二级管理团队及业务骨干人员选拔、任免。在实行这种管控模式集团中，各下属企业业务相关性要很高。为了保证总部能够正确决策并能应付解决各种问题，总部职能人员人数会很多，规模会很庞大。战略管理型集团总部负责集团财务、资产运营和集团整体战略规划，各下属企业（或事业部）同时也要制定自己业务战略规划，并提出达成规划目标所需投入资源预算。总部负责审批下属企业计划并给予有附加价值建议，批准其预算，再交由下属企业执行。在实行这种管控模式集团中，各下属企业业务相关性也要求很高。为了保证下属企业目标实现以及集团整体利益最大化，集团总部规模并不大，但主要集中在进行综合平衡、提高集团综合效益上做工作。如平衡各企业间资源需求、协调各下属企业之间矛盾、推行“无边界企业文化”，高级主管培育、品牌管理、最佳典范经验分享等等。这种模式可以形象地表述为“上有头脑，下也有头脑”。运用这种管控模式典型公司有英国石油、壳牌石油、飞利浦等。目前世界上大多数集团公司都采用或正在转向这种管控模式。三.2 主营业务情况是一家制药企业，在全国设有4个分支机构，一直专注在医药领域，近年进行了公司信息化系统改造，提出了利用信息软件进行精细化管理。三.3 人员信息情况主要以围绕HR管理业务需要入职、离职人员信息情况为主以及入离职人员多层次审批。因此人员信息主要体现被职位变动范围，以及入离职审核人员层级。为设计员工基本信息表提供基础。三.4 企业管理难点公司已经实行HR管理，但在执行过程中遇到很多难题，执行效果不佳：1、 没有系统支撑，考核、统计工作量大；2、 新员工入职体系不健全，试用期考核标准不完善，考核指标难以量化；3、 公司中层以及后勤职能部门对入职、离职了解不全面，转正考核以及离职审批推动执行力差。4、 离职流程和固资管理、ERP相关联，员工离职审批时间较长；5、 导师、直接上级主观因素会导致新员工入职考核偏差；三.5 本次项目目标基于对认识及整体业务需求理解，经过双方项目组共同讨论，明确并制定本项目目标：通过在实施北京致远协创协同办公系统，提供HR管理入离职审批、PSA系统导入信息到职位申请表触发入职流程、员工信息表触发新员工评价及触发全薪审批等有序可控全过程管理系统，从而全面提高办公效率、员工积极性和管理应用水平，实现以下项目目标：1、借助系统来完善HR管理体系，形成完整HR管理制度；2、以员工编号为主做为试点，逐渐推动全员绩效，发挥各中高层领导智慧量化考核指标以达到配合战略实现目；3、通过协同管理及HR管理系统提高各部门沟通效率，规避相互推诿现象，提高跨公司协作、跨部门协作，提高内部管理水平；4、实现员工信息管理从填写职位申请表触发员工基本信息表、HR沟通和执行、新员工自评结果评定和应用达到全过程管理，全过程管控和信息留痕，方便员工操作，提高考核效率；5、降低人为干预错误率，减少系统维护工作量；第四章 绩效管理业务需求及需求分析四.1 整体业务需求本次先以员工编号为试点进行搭建HR管理系统，新员工评价、A类及中层人员采用强制分布法，沟通方式采用面谈沟通和非正式会议沟通方式，信息收集采用生产记法。关于HR管理整体需求业务导图及需求说明如下：1、 规化考核方案：体现考核周期内所有考核规则，能够实现不同考核周期、不同考核角色制定方案，可以规定HR填报及考核评分截止时间等。2、 建立人员信息库：明确入职员工考核对象，以及被考核人直接上级评分层级。3、 信息存档要求：要求PSA导入数据到职位信息表、员工基本信息表存档员工信息表。4、 HR管理流程要求：要满足如下表中新员工入职通知、试用期工作任务、新员工表现评分等全部流程要求。离职审批单重点是各后勤职能部门会签、A类及中层以上CEO审批入职模块PSA系统导入新员工系统到职位申请表职位申请表触发员工基本信息表，员工基本信息表触发试用期工作任务、导师工作对照表表单流程员工基本信息表会写到底表员工信息表员工信息表根据全薪提醒日期触发试用期全薪考核阶段考核表，根据转正提醒日期触发试用期管理考核表、新员工试用期满自评表四.2 详细需求描述四.2.1 员工基本信息表流程四.2.1.1 表单样式四.2.1.2 流程现状四.2.1.3 管控点要求1、每一个字段和底表员工信息表匹配；2、根据全薪考核提醒日期触发试用期全薪考核阶段考核表、转正提醒日期触发新员工试用期满自评表和试用期管理考核表；3、注意触发时间点调度；四.2.2 新员工试用期工作任务书流程四.2.2.1 表单样式四.2.2.2 流程现状四.2.2.3 管控点要求1、 有职位申请表触发，发起人是人力专员2、 审批后试用期主要工作任务不允许修改；3、 审批流程要按照不同角色走不同审批流程；四.2.3 导师工作对照表流程四.2.3.1 表单样式四.2.3.2 流程现状四.2.3.3 管控点要求1、 绩效评分通知需要自动向被考核对象发起通知，并能自动发起绩效评分表；2、 绩效评分表要求自动将个人绩效承诺信息带出；四.2.4 试用期管理考核表流程四.2.4.1 表单样式四.2.4.2 流程现状四.2.4.3 管控点要求1、 试用期评分能够看到评分规则、权重、数据来源；2、 新员工能够清楚上级领导给予评价；3、 试用期评分数据能够存储，做为强制分布时进行调用以及个人查询；四.2.5 新员工试用期满自评表处理四.2.5.1 表单样式四.2.5.2 流程现状四.2.5.3 管控点要求1、 新员工试用期满自评表中数据全部来源于员工基本信息表中数据；2、 自评表要能体现出员工在试用期工作完成情况四.2.6 试用期全薪考核阶段考核表流程四.2.6.1 表单样式四.2.6.2 流程现状四.2.6.3 管控点要求1、 要求能够自动触发给新员工，同时知会人力主管；2、 导师和直接上级审批权限设置四.2.7 员工信息表4.2.7.1表单样式4.2.7.2管控点要求1.能够按照设置时间调度触发试用期管理考核表、新员工试用期满自评表、试用期全薪考核阶段考核表；2. 能够统计入职、离职员工基本信息；四.2.8 职位申请表4.2.8.1表单样式4.2.8.2管控点要求1.根据是否已发offer和入职日期来触发员工基本信息表，给各职能部门审批2.新员工只需要填写手机号码有邮箱，然后在PSA系统职位申请表中一手机号码和邮箱登录，填写完整信息并导入到职位申请表中四.3 行业特性描述1商业模式采用直销加分销、战略合作经营模式，针对不同客户群体采用具有针对性服务2市场分析制药市场竞争激烈，面临行业壁垒、人才流动性强、质量、技术等风险；3发展趋势向网络化、移动化、服务化、智能化、平台化、融合化发展； 4财务核算属药品系列型核算，以生产流程为主线进行实施过程管控 四.4 需求分析及解决思路1管理性需求新员工试用期考核体系不健全，考核标准不完善，考核指标难以量化 可以实现；属于管理需求，可以给予一些建议，但最终还需要公司高层给予支持，共同建立体系。 发挥中层管理人员智慧，根据经验结合实际建立新员工考核量化指标和管理制度；2执行力需求1.没有系统支撑，考核、统计工作量大；2.评估者主观因素会导致新员工试用期考核偏差；可以实现；1、搭建HR管理系统；2、规范化HR管理中所有流程；3、量化评估标准，采用合理评估方法（强制分布法）3沟通效率需求通过协同管理及HR管理系统提高各部门沟通效率，规避相互推诿现象，提高跨公司协作、跨部门协作，提高内部管理水平；可以实现；通过梳理HR管理中每一个子流程，规范并优化流程，达到提高效率目。4功能性需求1.需要尽量减少基础数据维护，降低人为干预错误率，减少系统维护工作量；可以实现，但会有一些限制，必要基础信息还是要有人维护。尽量通过技术手段减少人为录入量。第五章 总结感谢企业领导以及各方面给予积极支持和配合，使得调研能够顺利完成。通过需求定义，我们基本了解企业现状、信息化存在问题以及需求，同时也对企业今后发展对信息化深层次要求也有了基本了解，当然，很多细节还需要在实施过程中作进一步沟通。下面，就此调研及现状分析发现比较突出问题，作简单总结：1、存在多套系统，互相之间数据不共享；信息系统需要整合；2、存在业务流程缺失或者效率不高问题，需要作梳理和优化，以便构建企业业务流程体系；3、存在职责不清、沟通不畅问题；需要通过流程梳理和优化来带动职责进一步明确；4、存在HR体系不健全，新员工评价指标不量化，入离职审批执行不强等问题；下一步工作重点是：双方一起就这些问题进行深入沟通和探讨，制定针对性方案。