FIN048--采购管理制度--各类物质采购管理.docx

Royale Tower HotelPolicy No. 序号：FIN-P&P- 048Effective Date 生效日期：2019年5月1日Policy & Procedure 制度和程序Prepared By 制定人：FC：Approved By 批准人：GM：EXD：各类物质采购管理制度Distribute to 分发:酒店各部门（AH Dept.）第一章直拨物质采购管理直接采购是指当日进货不经过仓库储存，直接送至使用部门使用。确保酒店每天正常运营，满足客人的需求。避.公司对指定货品实行统一采购制度，对于统一采购的货品必须向指定供应商采购 或者自采，对规定以外的货品，也可以由酒店采购部自行组织货源。1 .采购部、本钱控制组和厨房每月不得少于四次进行餐饮用料的市场调查，由本钱 控制组编制市场调查报告，采购部根据供应商报价表及市场调查报告每 半个月编制一次餐饮用料的本地市场报价表，于当日内送供应商确认价格，第二 天送厨房确认，之后报行政总厨和财务总监、经营副总经理、总经理审批。2 .采购部应及时将审批后的报价表分发给用货部门、收货部门、本钱组、会计组。砺一、每日厨房市场采购程序1 .各厨房每日根据前一天的实际用量预计第二天的采购数量，填写“每日厨房市场 购货单”。2 .经行政总厨签批审核后，将“每日厨房市场购货单”交与采购部。3 .采购部审核“每日厨房市场购货单”上定购的内容是否属于直接采购范围（并非 库存工程），并根据本地市场定价表所确认的价格填写。4 .经采购部经理核准后，下午4点前转餐饮总监及行政总厨签字批准。5 .批准确认后，采购部下午5点前将“每日厨房市场购货单”发放给相关使用部 门，包括采购部、本钱组、使用部门。采购部据此通知供应商送货。6 .供应商根据订购单所列内容准时送货。7 .不属于本地市场报价表内的货品，如价格比拟贵，应另行填写采购单办理。二、部门直购物品的采购.由部门直接填写“采购申请单”。1 .经部门总监、行政总厨签字审批后，报采购部。2 .采购部接到“采购申请单”，进行询价（不得少于三家报价），并由采购经理确 认签字。3 .采购部提供样品给使用部门确认，同时将样品的品牌、规格、型号及确认后的价 格填写在“采购申请单”上，使用部门在认同样品及价格后在“采购申请单”使用部门栏 签字确认，最后将财务总监及总经理审批。4 .审批确认后，采购部进行采购。第二章鲜活物质采购管理目的：为确保酒店每天的正常经营，物流通畅。内容：一、厨房每日所需的鲜活食材及采购的不经过财务总仓储存，直接送至使用部门， 作为直接采购。其他如调料、干货、酒水等物资需入库备货，由仓库管理员根据实际需 要、库存情况及采购在途时间，提前1个星期提出采购申请单，采购申请单上要注明申购 物资的品名、规格、单位、数量、库存量、月均消耗量及需要到过日期等内容。二、对于重大活动（如：国庆、中秋、春节、圣诞节等节日活动）的物资采购计划， 应提前1个月交采购部。三、酒店各部门需要非常用物资时，必须提前3 10天下达计划（本地3天，外地10 天），注明用途，送交仓库。金额超过1000元以上的非常用物资，使用部门应先呈批，经各级领导审批同意后，再开采购计划。计划必须注明用途、品名、规格、需要日期。四、酒店易耗品、清洁用品及外地发货大宗物资按照上一个月领用量，使用部门或库 房保管根据酒店经营情况及实际库存量采购申请，以保证正常经营需要，同时又不造成积 压损失。每次易耗品、清洁用品及外地发货大宗物资以正常月使用量一3个月为采购申请 为宜。五、采购程序：（一）直拨物资采购1 .各厨房每日晚上根据每天实际用量预计第二天的采购数量，填写每日厨房订货 单。2 .经厨师长签批审核后，于每天晚上20： 00前将每日厨房订货单交采购员审核3 .采购员审核每日厨房订货单上定购的内容，是否属于日常鲜活原材料（并非库 存工程），申请数量是否合理，并根据已批准的市场定价表所确认的价格填写单价。4 .采购员核准后，当晚通知供应商务必第二天早上8:00之前送货到酒店。5 .采购员在每晚8点前将每日厨房市场订货单计划采购通知完后的分发放给相关 厨房部门和收货组。（二）入库物资采购1 .仓管员或使用部门根据总仓或二级仓库库存实际量填写计划申请单，申请单上要注 明规格、品名、库存数量、申请数量、周领料量、使用用途交采购员审核。2 .采购员接到计划时，应注明收到时间。3 .所有计划（肉食、蔬菜、海鲜、水产品等每周由市场调查定价小组调查市场统一定 价外）都必须由采购员调查市场，比拟价格后，报财务本钱组审核。4 .采购申请单据由采购员根据市场情况、前期定价并结合供应商报价，填列采购计划 价格和供应商，申请单于16:00前统一交本钱组。5 .本钱核算员结合使用部门以往消耗情况、季节性等因素对采购物资的实际耗用量进 行测算核实数量及价格后，根据审批权限报请领导审批。6 .采购员对采购物资应在2天内做好报批前的准备工作（即：市场调查、定价），成 本组应于2天内完成审核；如属异地采购的物资，采购部应在6天以内做好报批前的工 作，本钱组于3天内完成审核。六、有关采购审批：（-）肉食、蔬菜、海鲜、水产品等原材料的采购计划由使用部门经理审批。（二）对于已有呈批件的非常用物资采购计划，假设呈批件已注明计划单价及金额，且采 购申请单上的计划单价、金额均小于或等于呈批件上所列数字，那么由财务部总监审批。（三）所有固定资产采购及非常用物资采购计划，按资金审批权限报酒店总经理或执行董 事审批。第三章定资产采购管理定义固定资产及运作设备采购包括酒店内外的实物形态资产、运作设备的购买及必要的更 换，如房屋建筑工程、电器、机械、运输设备、家具、客房经营用品及装置等。规范酒店的固定资产及运作设备的采购行为。避.酒店的固定资产、运作设备的购买必须编制在前一会计年度的预算中，除遇特殊 情况外，对未在预算编制中的固定资产、运作设备的购买，公司不予批准。1 .对固定资产的购买重在售后服务和维修保养，因为好的维修服务间接影响货品的 性能和本钱，采购员应事先咨询相关部门的专业人员，了解其性能及配套系统设 施，以免给酒店造成损失。2 .房屋建筑工程及酒店维修翻新工程必须采用招标方法，根据国家有关工程工程招 投标法规及业主相关规定执行。逶1 .各部门需要购置、更新固定资产及运作设备，应填报“采购申请单”，注明申请 理由。如有必要，还需说明投入产出分析、性能价格比照等情况。如报废旧有设备须事先 填写“固定资产报废清理单”，经部门经理审核后，上报财务总监和总经理批准。2 .由财务总监根据批准后的“采购申请单”填写“资本性支出审批申报表”，并报 总经理批准。3 .由财务总监根据总经理批准后的“资本性支出审批申报表”以及有关文字支持材 料区分以下情况报执行董事审批。3.1 如申请购置固定资产及运作设备在集团批准的预算之内:(1)金额在10 000人民币元以内，由总经理进行审批；(2)金额在10 000-5 000 000人民币元以上须上报执行董事进行审批。(3)金额在5 000 000人民币元以上，由集团董事长进行审批；4 .采购部见到批准后的“资本性支出审批申报表”及“采购申请单”后，方可进行 固定资产及运作设备的采购。5 .对房屋建筑工程及酒店维修翻新工程，酒店须提交方案给执行董事审批，由集团 集采中心负责工程投标并跟进落实，就工程细节与酒店沟通以满足酒店需求。第四章紧急物质采购管理规范酒店各部门物资紧急采购操作，满足日常运营中对各类物资紧急使用的需求。痛一、厨房紧急原材料采购管理：1 .厨房在“每日市场采购单”下单后，由于特殊情况的发生需要采购部紧急采购 时，请填写“紧急采购申请单”。2 .申请部门须详细填写表格内容，经授权人认可后，交至采购部，采购部须在根据 内容认可后，尽可能以最快速度采购所需品种。3 .此“紧急采购单”只适用于本地易购的肉类、蔬菜、水果及一些日常用干副食。4 . “紧急采购单”的授权人为行政总厨。餐饮总监的签字适用于任何时候。填写紧急采购申请单各级领导审批采购部凭审批单据采购收货部凭审批单据收货二、紧急采购流程管理:流程图:填写紧 急采购 申请单标准1、使用部门手工填写紧急采购申请单，报经使用部门经理 审核。2、如是专项物资须有专项物质管理部门主管审批（如： 工程物资报工程专业部门主管审批，瓷器报送管事部 主管审批，布草、制服报洗衣房主管审批、工艺装饰 品报使用部门主管审批等），如当事主管外出或休 息，可 知会，但需在紧急采购申请单上备注。3、签批后紧急采购申请单报送财务部总监审批后，由采 购部采购员在接单时对紧急采购物品进行记录，及时 询价，第一时间通知送货或由采购部连同使用部门人 员外出采购。4、特殊的大型宴会、接待大金额采购须总经理审批。1、首先是报部门经理审批。2、其次是报财务总监审批。3、最后报总经理审批。1、由采购部采购员在接到单时对紧急采购物品进行落实 并及时询价准备采购相关事宜。2、第一时间通知送货或由采购部连同使用部门人员外出 采购。1、货物到达收货部后，收货组立即通知专项管理部门或使并入库用部门人员到收货组办理验货、收货手续，并在送货单据上签名确认。2、收货组根据已审批的紧急采购申请单和由专项管理部门 或使用部门签名确认的送货单据以及采购部生成的采购 订单作电子采购入库单。3、未经审批的紧急采购申请单，一律不能作收货入库，更 不能报销结帐。1、紧急采购物资的转账结算：对于超过会计制度规定的结 算额，原那么上应以转账结算。采购部根据审批后的紧急 采购申购单、供应商有效发票和收货部电子采购入库 单，填列费用报销单并注明“紧急采购”字样，按采购 部借支程序进行采购。会计人员需核实紧急采购申请 单、电子采购入库单和发票后，按正常程序予以报帐。2、紧急采购物资的现金结算：对于紧急采购物资，确实不 报销结账一一能以转账结帐的，采购部须在经过审批的采购申购单上 注明“现金结算”字样及原因，经采购部经理/财务部 总监/总经理审批后，采购部根据审批后的紧急采购申 请单和供应商有效发票及电子采购入库单，由采购部以 备用金支付（上述现金结算额应为批准的额度内）。其 后，采购部再按正常程序报帐。本程序自批准之日起正式执行O