FIN009--基础财务制度--合同管理制度.docx

Royale Tower HotelPolicy No. 序号：FIN-P&P- 009Effective Date 生效日期：2019年5月1日Policy & Procedure 制度和程序Prepared By 制定人：FC：Approved By 批准人：GM：EXD：合同管理制度Distribute to 分发:酒店各部门(All Dept.)Objective 目标:规范各部门签订合同的程序，使合同的签订合理、合法、规范Policy 政策/Procedure 程序:一、合同管理总那么1、目的和依据为加强公司的合同管理工作，预防、减少和及时解决合同纠纷，维护企业合法权益， 提高经济效益、根据中华人民共和国合同法和有关政府部门规定，结合公司的实际情 况，制定本制度。2、适用范围本制度适用于公司及其所属各单位与外签订的各类合同、协议等，包括但不限于买卖 合同，借款合同、维修合同、租赁合同、劳务合同、加工承揽合同、资金借贷合同、商务 合同、广告合同、运输合同、资产转让合同、仓储合同、保险合同等。3、合同管理原那么合同管理必须遵循依法办事，预防为主，层层把关，跟踪监督，及时调整，维护企业 合法权益的原那么。4、保守商业秘密管理、参与合同工作的一切有关人员，应当为公司保守商业秘密。二、合同管理职责1、企业合同管理部门的主要管理职责（1）认真学习、贯彻执行中华人民共和国合同法和有关条例，依法保护本企业的 合法权益。（2）制定、修订本公司合同管理制度、方法，组织实施合同管理工作。（3）审查合同，防止不完善或不合法的合同出现。（4）协助合同承办人员依法签订合同，参与重大合同的谈判与签订。（5）做好合同统计、归档、保管工作。（6）监督、检查本公司合同签订、履行情况。（7）代表本公司处理与外单位的合同纠纷。（8）按期统计，汇总本公司的合同签订、履行、合同纠纷处理情况等，并及时向公司 领导汇报。2、采购、销售部门的主要职责（1）依法签订、变更、解除本部门的合同。（2）严格审查本部门所签订的合同、重大合同提交相关部门会审。（3）对所签合同认真执行，并定期自查合同履行情况。（4）在合同履行过程中，加强与其它各有关部门联系，发生问题及时向领导汇报。（5）合同原件交与合同管理部门，本部门也要做好合同的登记、统计、归档工作。3、财务部的主要职责（1）加强与采购、销售等有关部门的，及时通报合同履行中的应收应付情况。（2）财务部见合同付款，做好与合同有关的应收应付款项的统计、分析，提出处理建 议，妥善保管收、付凭证。（3）配合营销部做好合同管理工作。三、合同审签管理1、酒店重大（重要）合同或协议的签订必须附合同审批表（附表），走合同审批 流程，涉及到工程维护、工程装修、大型设备更换等需要送交总工程师审批，对涉及内容 重要，关系重大的合同签定，在形成草拟文本后交集团法律顾问审阅修改，集团董事办负责对酒店已审批的合同加盖酒店合同专用章，集团董事办对已盖章的合同留下合同副本, 再将合同正本或复印文本由总经办文秘送达相关分管责任部门。2、一般合同签订所盖公章类型：（1）酒店劳务合同的公章类型为人力资源部公章；（2）除旅行社、订房中心、签单挂帐单位的其他商务合约公章类型为营销部公章；（3）其余合同（含旅行社合同、订房中心合作合同、签单挂帐单位合同）的公章类型 均为酒店合同专用章，盖有其他公章的合同一律视为无效合同。3、合同的基本规定：（1）公司对外签订合同，应由法定代表人或法定代表人授权的代理人进行，未经授权 任何人不得以公司名义对外签订合同。（2）除及时清结者外，合同应当采用书面形式，合同因业务不同采取不同合同文本， 合同相对方提供的合同文本必须送交有关部门审核。（3）合同按种类统一编号。（4）合同及其有关的书面材料，应当语言规范，字迹清晰，条款完整，内容具体，用 语准确，无歧义。（5）订立合同必须完备合同条款，合同条款一般包括当事人的名称或者姓名和住所、 标的、数量和质量，价款和付款方式，履行的期限、地点、方式、违约责任及解决争议的 方法等。（6）对外签订合同，要明确选择纠纷管辖地。（7）法定代表人或合同承办人应当亲自在合同文本上签名盖章。（8）签订合同，应当加盖单位的合同专用章或公章。严禁在空白合同文本上加盖合同 专用章或公章，单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。4、合同的续签：合同的履行或者保管部门对合同须有专人归档管理，合同的签订部门应定期检查合同 的有效期，并于合同到期前一个月通知合同对方续签。到期未续签的合同应及时知会相关 部门作废，以确保合同的合法性。四、酒店合同起草、签定代表及保管部门的责任划分：合同类型起草和签订代表总保管部门分保管履行部门采购合同采购部经理总经办、财务部采购部维修合同工程部经理总经办、财务部工程部劳务合同人力资源部经理人力资源部保险合同财务总监总经办、财务部信用合同财务总监财务部营销部资金借贷合同财务总监总经办、财务部租赁合同营销部总监总经办、财务部营销部其他合同部门经理总经办、财务部各相关部门五、合同审签程序(1)签订合同前必须严格审查对方当事人的主体资格。对方需提供上一年度年检过的公司法人营业执照副本复印件，并加盖该公司公章。(2)签订合同前需要审查代理人的代理身份和代理资格。(3)签订合同必须认真审查对方当事人的履约能力。(4)签订合同应当仔细审查对方当事人提供的有关证明资料。(5)合同承办人应将合同的副本或复印件一份及时送交本单位财务部门备案，作为财 务部门收付款物的依据。六、合同履行、变更和解除1、合同履约管理(1)法定代表人、公司总经理全面负责合同的履行。合同承办单位、部门和人员具体 负责其订合同的履行。(2)在履行合同过程中，根据情况的变化，应当对对方当事人的履行能力进行跟踪调 查。如发现问题，合同承办人及时处理，必要时经单位负责人同意，可实地调查合同标的 情况和对方当事人的履约能力。(3)接收标的必须经过严格的验收程序，对不符合制度和不符合合同标的应在法定期限内及时提出书面异议。（4）合同结算必须通过本单位财务部门进行，对合法有效的合同，财务部门必须在合 同约定的期限内结算，对未经合法授权或超权限签订的合同，财务部有权拒绝结算。（5）凡与合同有关的来往文书、电信、信函、 记录都应作为履约证据留存。对我 方当事人的履约情况，除妥善保存有关收付凭证外，还要做好履约记录。2、合同的变更和解除（1）对方当事人作为款物接收人而要求变更接收人时，必须有书面变更协议。严禁未 取得对方当事人的书面材料而凭口头约定向已变更的接收人发货或付款。（2）我方当事人遇有不可抗力或者其他原因无法履行合同时，应当及时收集有关证 据，并立即以书面形式通知对方当事人，同时积极采取补救措施，减少损失。（3）发现对方当事人不履行或不完全履行合同时，合同承办人应当催促对方当事人采 取有效补救措施，收集、保存对方当事人不履行合同的有关证据，及时向公司报告。（4）我方当事人因故变更或解除合同，应当及时以书面形式通知对方当事人，说明变 更解除合同的原因和请求对方书面答复的期限，尽快与对方当事人达成变更或解除合同的 协议。七、合同纠纷处理1、合同纠纷管理（1）为解决合同纠纷所采取的各项措施，必须在法定的诉讼时效和期间内进行。（2）发现对方当事人利用合同进行诈骗等犯罪活动时，应当立即向单位负责人报告并 向公安机关报案。（3）合同承办部门人员应配合好公司行政部参加仲裁或诉讼。（4）合同纠纷发生后，可以通过协商、调解、仲裁、诉讼等方式解决。（5）合同发生纠纷后，需要委托代理人参加诉讼活动的，应当及时委托有资质的代理 人参与处理纠纷。（6）解决合同申请书、起诉书、证据、辩论书、协议书、调解书仲裁书、裁定书、判决书等，在结案后十日内，由承办人送交行政部备案。2、合同纠纷处理程序（1）发生合同纠纷，合同承办部门、人员应立即报告公司领导并联系集团法律顾问， 营销部、采购部、财务部等相关部门应当及时提供解决纠纷所需的相关材料。在总经理的 指导下，合同有关部门代表酒店与对方协调、谈判或提起仲裁诉讼。(2)在处理合同纠纷过程中，对于可能因对方当事人的行为或者其他原因，使判决不 能执行或者难以执行的案件，应当及时向法院申请财产保全。(3)合同纠纷发生后，应当依法采取一切措施，积极收集、整理有关证据，在证据可 能灭失或者难以取得的情况下，应当向法院申请促使证据。(4)向法院提供原始证据时，必须先行复制，并请求法院的承办人员出具证据收执。八、合同资料管理1、档案资料内容以下资料可以作为合同档案：(1)谈判记录、可行性研究报告及批准文件；(2)对方当事人的法人营业执照、营业执照、事业法人执照的副本复印件；(3)对方当事人履约能力证明资料复印件；(4)对方当事人的法定代表人或合同承办人的职务资格证明，个人身份证明、介绍 信、授权委托书的原件或复印件；(5)我方当事人的法定代表人的授权委托书的原件和复印件；(6)双方签订或履行合同的往来最电传、电子邮件、信函、 记录等书面材料；(7)登记、见证、鉴证、公证等文书资料；(8)合同正本、副本及变更、解除合同的书面协议；(9)标的验收记录的；(10)交接、收付标的、款项的原始凭证复印件。2、合同资料的归档、统计与管理(1)公司所有合同都必须统一编号，由总经办、财务部妥善保管。(2)合同承办人办理完毕签订、变更、履行及解除合同的各项手续后十日内，应将合 同档案资料移交总经办。(3)借阅合同须办理登记手续，有关企业秘密的合同还须主管领导的签批。九、附那么(1)凡因本按规定处理合同事宜，未及时汇报情况和跌合同有关资料而给公司造成损 失的，追究相关负责人和责任人的相应责任。(2)总经办应定期将履行完毕或不再履行的按合同编号整理，由总经办文员存档，不 得随意处置、销毁、遗失。