活动执行手册.doc

省级执行手册活动简介活动构成活动执行细节人员架构注意事项活动简介一、活动主题“翼网打进”业余网球挑战赛湖南省决赛二、比赛时间2018年9月17、18号三、邀请人数选手64人、领队30人、电信方工作人员4人（98人）四、比赛地点湖南长沙劳动东路省网球中心五、邀请对象各地市州冠军、省政企冠军和长沙冠、亚军六、赛事项目男子双打和男女混合双打七、主办方中国电信股份有限公司湖南分公司 八、承办方中国电信股份有限公司长沙分公司湖南凡凡文化传播有限公司（负责广告宣传、制作、食宿安排、具体现场执行等）长沙市天乐网球培训中心（负责赛务）活动构成9月16号 酒店接待选手签到领取服装等用品房间分配用餐9月17号 开幕式男子双打和男女混合双打选拔赛用餐 男子双打和男女混合双打选拔赛专车返回酒店9月18号 酒店出发前往场地 签到男子双打和男女混合双打决赛中餐 男子双打和男女混合双打决赛 闭幕式聚餐活动执行细节前期准备项目内容 所属场地包装1、物料选购2、制作3、运输 4、安装执行组礼仪小姐1、人员招募 2、人员培训执行组主持人1、人员招募 2、环节制作3、人员演练客户组（执行组）拉拉队1、人员招募 2、上场编排3、彩排执行组医务人员1、人员选择 2、药品配备 3、装备准备执行组礼品/奖品1、单品确认 2、市场采购执行组酒店1、114查询附近酒店价格及服务标准2、通过酒店看房及面谈确定酒店选择3、进行合同拟定4、签订合同、支付定金执行组视频拍摄 1、编排2、拍摄协助4、后期制作客户组成员分组 1、方案策划2、样图设计3、物料准备4、广告制作5、广告材料运输、安装6、现场的布置7、执行成员分组执行组交通准备 1、预定车辆2、确定租赁合约3、车辆使用执行组预热 待定客户组团队组建人员分配、培训 1、分配10名现场工作人员2、人员的培训和工作安排执行组活动执行 1、职责履行 2、岗位坚守客户组/执行组场地布置 1、精准位置 2、广告安装 3、效果鉴定 4、广告维护采购部/制作部网球比赛选手报名确定参赛人员数量客户组裁判（长）招募招募裁判（长）客户组9.16号1、选手签到2、酒店入住执行组/客户组9.17号1、 人员接待2、 开幕式3、 比赛进行4、 中餐准备5、 比赛结束6、 回酒店执行组/客户组9.18号1、 决赛开始2、 中餐3、 闭幕式4、 比赛结束5、 聚餐执行组/客户组物料撤退执行组/制作部人员构架类型数量职责要求监督人1负责活动前期准备，现场执行等组织与管理工作协调MARS、工作人员、饭店人员等各类人员工作检查现场工作人员工作处理突发情况按计划组织、指挥控制活动执行思维敏捷，具有良好的沟通技巧、人际关系处理能力有处理突发事件的应变能力，有较强的独立工作能力策划负责人1负责整个活动的策划方案与执行手册的撰写相关工作经验1年以上清晰地思维能力执行负责人1负责现场执行人员分工物料落实负责现场执行有强组织管理能力良好的团队合作能力强的执行力选手64参赛电信客户（内、外部客户）领队30裁判（长）控制比赛正常进行 持有裁判证酒店1供选手休息签到环境好、舒适、可用餐食物提供方（或酒店就餐）1为选手提供餐点持有执业营照资格证卫生检测合格证门面营业2年以上摄影师1负责视频拍摄工作负责视频后期编辑工作具备两年以上的视频拍摄工作经验自备视频拍摄设备流畅拍摄并熟练运用摄影语言，能够独立完成后期处理调音师1负责现场音响设备的调式工作具备相关工作经验营造现场气氛拉拉队1负责给比赛人员打气调动现场气氛为闭幕式营造气氛有相关工作经验礼仪小姐6负责贵宾接待选手进场迎接闭幕式颁奖有相关工作经验基本的职业道德主持人2保证开幕式闭幕式的顺利进行，对突发事件要有控场能力 负责环节的创新、编排及制定系统性方案，完成公司下达的工作负责现场气氛的调动和有奖回答环节形象端正、热情大方、有过主持经验控场能力强、表达能力强、普通话标准、善于活跃气氛工作人员10负责引导选手签到、抽签袋子、衣服、水的分发讲解活动相关内容发活动相关资料为活动人员解答相关疑问负责有奖互动环节监督比赛现场提供服务现场布置工作内容工作区域负责人物料具体流程 注意事项现场布置湖南长沙劳动东路省网球中心（外场地8个，决赛场地1个，备用室内场地5个）陈银三广告宣传牌、网球道旗、拱门、空飘、广告伞、矮网喷绘、音响设备、横幅、赛网小牌、KT板、易拉宝、彩炮、舞台地毯、警戒线1、 物料运输进场2、 广告安装3、 音响设备安装调试4、 舞台搭建5、 现场广告氛围制造1、保持现场干净、整洁2、控制现场噪音人员酒店接待工作内容工作区域负责人物料具体流程 注意事项酒店接待长沙西雅君典大酒店辜斌签到牌、签到表、责任书、号码牌、服装、袋子1、 工作人员提前到酒店2、 工作人员各司其责3、 接待选手的签到、责任书、拿牌号4、 袋子、服装的领发在酒店大厅设置签到处，旁置电信的易拉宝以防人员拥挤及签到时间过长，可在签到处安排三名工作人员为选手分发物品比赛现场工作内容工作区域负责人物料具体流程 注意事项比赛外场地1、2、5、6、7、11、12、13号八个场地外加一个中心场地裁判长网球拍、网球、口哨、笔纸1、 嘉宾进入看台2、 开幕式开场3、 舞台撤退4、 裁判选手入场5、 比赛开始电信员工接待工作内容工作区域负责人物料具体流程 注意事项接待进口处曾云37座金龙 13台 1、礼品发送2、进入看台观看决赛3、闭幕式参与活动执行流程细节时间（9、16）项目负责人人员安排内容备注14:00-20:00报到辜斌曾云、胡非凡、胡谢、胡丹、戴艳菊在指定酒店进行接待和办理入住手续设置报到台和工作人员报到处应放有宣传牌、签到牌18:00-19:00晚餐郑明霞辜斌、曾云在酒店或酒店附近餐馆就餐待定接车辜斌颜超、曾云、胡非凡如未大部分为做火车等前来，将在指定地点和时间安排车辆接人。确定达到时间和地点，人数较多和集中则派车辆接人。时间（9、17）项目负责人人员安排内容备注7:30-9:007：30辜斌曾云、胡非凡、胡谢、胡丹、戴艳菊、邓恕人工作人员到位，各司其责，赛前检查晴天场地布置太阳伞雨天则改在室内进行开幕式流程不变。7:40裁判长嘉宾、裁判人员入场。裁判员领取比赛用品:口哨、比赛用笔、纸等。7:50陈银三颜超、周三军、陈银三每人分别照看一台车，组织选手抵达球场选手从酒店出发抵达球场准备迎接开幕式37座金龙3台车接送，需在每台车上安排一个工作人员组织选手有秩序的往返酒店与球场7:55播音员播音员：天翼客户俱乐部2011年网球友谊赛湖南省总决赛开幕式现在开始，请全体工作人员、裁判员、运动员入场8：00主持人主持人登场，介绍赛事相关背景，引出致辞欢迎领导主持人需运动装或者正装上场8：05主持人向大家介绍参加开幕式的各位领导8：15请致开幕词具体致词人待到时前来参与的领导名单确定8：20请裁判员代表宣誓具体宣誓内容可参加开幕式流程8：25请运动员代表宣誓8:30请裁判长宣布赛程安排及规则。8:35请宣布，天翼客户俱乐部2011年网球友谊赛湖南省总决赛现在开始。8:45领导退场。9:00裁判长比赛开始9:00-9:15转换场地，裁判员、工作人员各就各位、小组赛开始裁判长所有相关人员到场，各自相应做赛前各种事项准备，比赛开始嘉宾席、休息区应有太阳伞、矿泉水、医务人员等防暑措施9:15比赛开始裁判长1、 选场地。2、 选发球。3、 准备活动4、 比赛开始现场裁判（长）调控整场赛事9:15-12:00比赛持续裁判长1、 参赛选手签名2、 执场裁判员签名。3、 裁判（长）公布上午比赛成绩及入围名单。维序工作员组织人员有秩序的下场12:00-13：30午餐时间陈银三方案1：统计人数统一自助餐（如附近酒店或住宿酒店符合就餐标准）方案2：组织所有相关人员转车一起去住宿酒店或比赛附近场地用餐（按10人/桌计算）用餐大概130人根据裁判长比赛时间决定，看选手否可休息离开场地用餐13:30-18:00比赛继续裁判长裁判员调控比赛正常18:00-18:30比赛结束裁判长1、参赛选手签名2、执场裁判员签名。3、裁判（长）公布下午比赛成绩及入围名单。维序工作员组织人员有秩序的下场18:30-19:00晚餐郑明霞饭（酒）店包餐或者酒店自助餐18:30-19:0017号早、晚专车送参赛人员去赛场参赛和酒店休息，固定车辆全包900元/37座/天，不固定车辆只接送往返各1次，300元/37座/天时间9、18号 项目负责人人员安排内容备注8:00之前工作人员到场辜斌曾云、胡非凡、胡谢、胡丹、戴艳菊、邓恕人决赛工作人员到场，对比赛现场及活动器材进行检测器材设施含球网是否完善、记分设备、比赛用球等。8:10之前区域决赛选手签到曾云胡非凡、胡丹、胡谢本阶段赛事组织者引导各区决赛选手入场、签到。活动开始前可选择性播放赛事专题新闻稿或广告宣传片及入场音乐。8:20嘉宾、裁判员入场曾云戴艳菊1、 嘉宾、裁判人员签到入场。2、 裁判员各就各位，明确分工。3、 裁判员领取比赛用品:口哨、比赛用笔、纸等。决赛现场工作人员再次清理赛区地面及最后确定赛场情况正常。8：25人员就位裁判长1、 参赛选手到场情况最后检查。2、 比赛表单发放。3、 裁判、选手就位。8:30比赛开始裁判长1、 选场地。2、 选发球。3、 准备活动4、 比赛开始现场裁判（长）调控整场赛事8：30-12:00比赛持续裁判长12:00-13：30午餐时间郑明霞颜超、辜斌、胡非凡方案1：统计人数统一自助餐（如附近酒店或住宿酒店符合就餐标准）方案2：组织所有相关人员转车一起去住宿酒店或比赛附近场地用餐（按10人/桌计算）用餐期间由组织人员负责活跃气氛，促进选手之间的交流与互动根据裁判长比赛时间决定，看选手否可休息离开场地用餐13:50前电信员工观众分车到达入场辜斌曾云、胡非凡、胡谢、胡丹、戴艳菊、从10000省客服中心、邮校、长沙电信等单位邀请观众400-500名每人赠送纪念品一份和抽奖券一张14:00前电信员工车队全部抵达。工作人员接待引导其穿过休息区，进入看台区，在看台区就座。辜斌曾云、胡非凡、胡谢、胡丹、戴艳菊跟车人员先行联系现场工作人员做好准备。各就各位，以最佳精神状态迎接。在比赛进口处用档线（银行那种维持秩序的柱子）以便观众有秩序的进场，安排5个工作人员在进口处发送入场券给每个观众，副券保留在观众手里，正券放进抽奖箱，用来闭幕式抽奖，与此同时，每个观众在入场的时候发送一份礼品14:00-16:00男子双打和混合双打决赛裁判长在中心场地举行冠亚军的总决赛如果比赛结束时间提前结束，则闭幕式等时间也相应提前闭幕式16：00辜斌胡非凡、曾云、胡谢、胡丹、戴艳菊现场静态布置结束，工作人员到岗，一切准备就位。在此期间，铺好闭幕式地毯，按顺序摆好放置奖品的桌子以及奖杯、证书、奖品（各单项前三名）等。另外进行音响麦克风等摆放和布置。16：05辜斌戴艳菊、胡谢分别在领导坐位两边等候派遣领导车队抵达，进入看台区的嘉宾席就座。工作人员以最佳精神状态迎接，礼仪小姐为领导佩戴胸花，嘉宾坐席上要摆放好饮用水。工作人员组织领导在LED左侧看台的第2、3排就坐，每边安置2名共组人员等待领导需求派遣。16：10胡非凡曾云拉拉队热场闭幕式之前拉拉队上场活跃气氛，调动观众的积极性，拉拉队需提前一个小时到场等候上场，需一个工作人员负责组织拉拉队等待上场。16：20-16:30曾云辜斌、胡非凡、胡谢、胡丹、戴艳菊1、进来的观众每人都有一份纪念品入场时候发2、播放背景音乐，营造现场氛围。礼仪人员化淡暖妆、着礼服到各自岗位候会；所有观众入场，并给他们发送入场券，告诉他们所拿到的入场券号码待会会有惊喜，请他们保留。号码有限，不是所有观众都能拿到，抽奖券即为入场券总共正副券两份，副券保留在观众手里，正券在抽奖箱里，用来等下由领导抽幸运号，只抽7个幸运数字，即7份奖品。3、主持人现场通过有奖问答进行活跃气氛设置问题20个，备留机动5个问题。设置25个奖品（问题需灵活简单，与天翼有关）16：35主持人主持人介绍出席闭幕式的领导和嘉宾。16：40曾云进行抽奖环节。领导从抽奖箱的20个号码里抽7个幸运号码，主持人念出幸运号码，观众手中谁的号码与被抽中的号码一致，即为幸运观众，可获得由电信提供的免费精美礼品一份。16:50胡非凡曾云（负责到裁判长处获得获奖选手名单并在闭幕式进行前交给主持人）礼仪小姐将前三强男双混双共12位名单用托盘端上。名单提前从裁判长处获得。（礼仪小姐需在下午一点达到赛场，等待随时被需要。）16:55主持人颁奖仪式开始。主持人上场，请获奖选手到在舞台下面集中。请颁奖领导入场。由职位大小列队铁网右侧。17:00主持人致词，说说比赛的概况。念出颁奖领导的名单。17:05领导致辞。17:10主持人裁判长宣布比赛成绩。主持人请获奖选手上场进行颁奖。17：15曾云、胡谢、胡丹、戴艳菊（负责给礼仪小姐准备颁奖的奖品）颁奖步骤一：男双混双季军颁奖（共4个）和领导合影若情况允许，可由四个领导分别为选手颁奖，每个领导配1一个礼仪小姐协助颁奖17：20曾云、胡谢、胡丹、戴艳菊颁奖步骤二：男双混双亚军颁奖（共4个）和领导合影17：25曾云、胡谢、胡丹、戴艳菊颁奖步骤三：男双混双冠军颁奖（共4个）和领导合影17：30颁奖领导与12位选手集体合影。17：30胡非凡胡非凡、辜斌礼炮放起。舞台每边两人负责放礼炮17：35主持人音乐起，主持人宣布闭幕式结束。在场的领导，获奖选手，工作人员集体大合影。17：35胡非凡胡非凡、辜斌礼炮放起。舞台每边两人负责放礼炮17：35主持人主持人宣布闭幕式到此结束，背景音乐播放友谊天长地久17：35辜斌分送领导，工作人员清理赛场。17：40主持人闭幕式结束17：30-18：00车辆接送到指定地点用餐辜斌领导和全体代表队和裁判组成员及工作人员18号早、晚专车送参赛人员去赛场参赛和酒店休息，固定车辆全包900元/37座/天，不固定车辆只接送往返各1次，300元/37座/天