股权投资公司管理制度汇编002.doc

投资管理公司中国 北京制度类型： 基础管理制度制度名称：业务审批表制度编号：A-附表颁布时间：2010年08月03日起草人： 批准人：北京XXXX投资管理公司业务审批表呈批事项内容提要（如需详报，则含附件）经办人员意见经办部门负责人意见主管副总裁意见总裁意见董事长意（当需要才审签）董事会意见（注：超出董事长权限范围由董事会研究决定）北京XXXX投资管理公司B一行政管理制度B-行政管理制度序号制度名称页码B-001员工工作行为指引B-002印章管理办法B-003公文处理办法B-004档案管理制度B-005保密工作管理办法B-006办公室管理规定B-007行政事务管理规定B-008证照管理规定B-009办公室用品管理规定B-0010固定资产管理规定B-00电脑与信息平台管理B-行政表格北京XXXX投资管理公司管理制度汇编制度类型： 行政管理制度制度名称：员工工作行为指引制度编号：B-001颁布时间：2010年08月03日起草人： 批准人：员工工作行为指引第一章 总则第一条 为规范员工的工作行为，提高业务工作效率和管理工作水平，实现公司工作流程的规范化和工作成果的规范化，进一步强化工作方法的科学性和有效性，根据公司业务特点和工作实际，制订本指引。 第二条 本指引所称工作行为，仅指员工履行岗位职责、完成领导交办任务、总结工作成果的活动。第三条 工作过程规范化，是指各部门或员工将完成工作任务过程中带有普遍性和代表性的流程和方法整理和提升为带有指导性的工作程序，充实到公司的规章制度中，供各部门和员工在实际工作中参照执行。第四条 工作成果规范化是指各部门或员工将取得工作成果的方法和流程，加以提炼和总结，形成带有指导性的文件，供各部门和员工在实际工作中参照执行。第二章 关于履行岗位职责 第五条 各部门和全体员工应认真、全面履行自己的岗位职责，按照部门分工、岗位责任不折不扣地完成工作任务。 第六条 当部门或员工不能按照部门分工或岗位职责的要求完成工作任务时，不能寻找任何借口或理由来搪塞或推卸责任，而应首先检讨自己的不足，尽快改进工作。如有需要，及时取得公司领导或其他部门的支持和帮助。 第七条 各部门和全体员工在工作中，要充分发挥自己的积极性、能动性和创造性，采取积极的态度解决工作中存在的问题，不能等待观望，拖延搪塞，无所作为。出色地履行岗位职责是各部门和全体员工的天职。 第八条 在工作过程中，公司要求和提倡员工积极主动地关注公司或部门的业务发展情况，查找存在的问题，并根据实际情况和工作体会向部门领导或公司领导提出合理化建议。注意发现问题，积极研究问题，善于提出建议是员工关爱公司的表现，也是其综合素质的体现。 第九条 公司提倡研究型工作方式，对于工作的问题要”共同研讨、相互请教” 第十条员工应该根据工作需要加强自我表现学习和培训，及时补充知识和能力。 第十一条 及时整理和完善工作档案是员工工作的起码要求。 第十二条 “主管就是教练”。每一级主管不要只顾自己埋头苦干，而不理不睬分管下属员工的工作进展、能力成长、品格完善。要认真、耐心地引导、带领下属开展工作，培养人才是各级主管的重要职责。在工作中，老员工也要关爱新员工，帮助他们尽快”熟悉公司、熟悉业务、熟悉同事”。 第十三条 聪明的员工善于关心同事的工作，善于从同事工作的经验教训中吸取有益的东西。公司希望各级员工在做好本职工作的同时，关注别的员工的工作，善于学习别的员工的长处或优点，也随时准备帮助别的员工开展工作； 第十四条 “帮助别人就是帮助自己”。公司提倡在工作中互相帮助、互相促进。实际上，帮助别人就是帮助自己，通过帮助别人，可以升华自己修养水平，通过帮助别人可以发现自己的不足，通过帮助别人可以获得别人的帮助，通过帮助别人可以促进公司业务发展。 第十五条”聪明的员工善于总结”。公司要求员工在工作中注意不断总结自己、同事、部门乃至公司的处理业务、解决问题的经验教训，提出自己的见解、建议、意见。 第十六条 “勤于记录是好习惯”。公司要求员工在工作中不要懒惰，要勤于记录。随时带个笔记本，随地记个一二三。 第十七条 “积极应用电脑技术”。现在的电脑软件具备很多功能，可以用于业务工作之中。公司提倡员工尽量学习电脑知识，尽量利用现有电脑软件或网络开展工作，以节约时间、提高效率。第三章 关于领导交办的任务 第十八条 在紧急情况下、对于新的、规章制度未明确职责分工的和岗位职责之间有交叉的业务事项，领导有权决定经办部门和经办人，各部门和全体员工不得拒绝、推脱或讨价还价。认真完成领导交办的本职岗位以外的工作任务也是各部门和全体员工应有的本份。 第十九条 公司提倡各部门和全体员工接触更多的、本职岗位要求以外的工作。工作实践是最好的学习机会。 第二十条 乐于接受和全面完成领导交办工作任务，是员工和领导之间建立互信关系的良好载体。第四章工作过程规范要求 第二十一条 各部门和全体员工在各项工作过程中，应当及时、认真地总结经验教训，提炼出带有规律性的精髓，形成本部门、本专业的工作过程规范。 第二十二条 形成工作过程规范的步骤： （一）弄清遇到问题的原因或领会领导所交办的任务，包括工作目标及完成的时限，善于理解领导的办事意图或指导意见。 （二）在遇到问题或接受交办任务后，认真分析各种情况，设计出完成工作任务的一套或几套办法或方案，并按照设想的办法或方案实施。 （三）如发现所设定的办法或方案在推进过程中确实无法实施时，要想方设法及时更换或改进办法或方案，并做详细的工作日志。 （四）当遇到实质困难无法克服时，要及时向分管领导汇报，取得领导的指示，并将其充实到办法或方案中。 （五）当部门或员工的办法和方案的变化涉及到公司利益的增减时，必须及时向分管领导写出书面报告，不得自作主张，越级决策。 （六）如某项工作所需完成时限较长，应该每间隔一定的时间向领导书面汇报一次工作进展情况。坚决克服”领导不问不做声、发出指示无回音、交办任务无下文”的不良风气。 （七）每完成一项工作，注重研究总结，注重提升理念，并以文字记载，在部门内传阅和交流。 （八）在从事非例常性工作时，必须有完整的工作过程记录，必须定期向主管领导作书面汇报。 （九，）部门将所属员工总结提炼的工作过程规范化材料进行反复研究、多次修改，形成规范化文本，上报公司总裁室。（十）公司总裁室组织有关部门和人员，将各部门上报的工作过程规范化文本进行研究和整理，印发全公司参照执行。第五章 工作成果规范化要求 第二十三条各部门和全体员工在各项工作完成以后，应当及时将工作的成果进行认真总结，提炼成为带有指导性的文件，形成本部门、本专业的工作成果规范。 第二十四条工作成果包括： （一）某项业务合同文本。 （二）某项业务或管理工作流程规范。 （三）某项业务风险防范措施。 （四）某项业务或管理工作程序。 （五）某项业务或管理工作规定。 （六）新业务开拓工作程序。 （七）新业务技术成果。 （八）其他。 第二十五条形成工作成果规范化的步骤： （一）业务经办人员对工作成果进行总结、提炼。 （二）业务工作小组对工作成果进行研究、探讨。（三）各部室组织有关人员对工作成果进行初步审议和修改、完善后报公司总裁室。（四）公司总裁室组织有关部室和人员对工作成果进行审查和确认后，形成文件下发执行。第六章附则第二十六条本办法由行政部负责解释。本办法自发布之日起施行。制度类型： 行政管理制度制度名称：印章管理办法制度编号：B-002颁布时间：2010年08月03日起草人： 批准人：印章管理办法第一章 总则 第一条印章是公司经营管理活动中行使职权、明确公司各种权利义务关系的重要凭证和工具，是对内对外行使权力的标志。印章的管理，关系到公司经营管理活动的开展，甚至影响到公司的生存和发展。为规范用印管理，制定本办法。第二条本办法旨在对公司各类印章的使用、缴销、刻制等环节进行严格管理，以有效地规避各类风险。第一章 印章的种类、使用范围和审批权限 第三条 印章的种类、使用范围和审批权限 （一）公司公章：公司的行政公章，适用于以公司的名义向上级机关或领导报送的请示、报告、汇报、报表；对内、对外发出的普发性和非普发性公文，如重要事项的通知、函件、批复、签署各种合同、协议及出具有法律效力的证明等。公司公章用印必须经公司总裁签字批准； （二）公司董事会（公司代章）章：适用于以公司董事会名义印发的决议、纪要、人事任免等，必须经董事长签字批准； （三）法定代表人印章：适用于法定代表人出差时和份数多等需法定代表人签字的各类公文，必须经法定代表人签字批准；(一) 财务印章：财务印章包括财务印鉴章、财务专用章，适用于各类支票、发票和收款收据以及与财务有关的资料等，必须经财务部负责人或财务总监签字批准。第二章 印章使用第四条 印章使用程序 （一）使用印章 1、填写文件盖章呈批表，部门负责人签字审核； 2、根据印章使用权限和业务审批权限逐级上报审批； （二）领导出差时使用印章 1、填写文件盖章呈批表（公司领异出差时填写此表），部门负责人签字审核； 2、分管领导签字批准； 3、由印章管理员打电话请示出差领导口头批准后用印；北京XXXX投资有限公司扮理制度汇编 4、出差领导回来完成补签文件盖章呈批表（公司领导出差时填写此表）手续。 第五条 盖章时，印章保管员对文件和盖章呈批表的签署情况以及份数予以审核，并检查是否符合用印规定，审慎把关，不殉私情，经确定后方能加盖印章。对不符合规定的，坚决退回。盖印时要求印章名称与用印件的落款一致，印迹端正、清楚、位置适当（一般应盖在文件的落款与日期之间）。 第六条 凡加盖印章的文件资料、报表、合同、协议等要留底存查，如确实无法留底，则需填写使用公章登记表进行登记，写明用印日期、部门、内容、数量、经办人、批准人，以备查。 第七条 原则上不开具空白信函，如遇特殊情况，需在空白纸上盖章的，必须经公司领导批准。事后需将使用的情况作出说明，或交回未使用的空白证明。第三章 印章管理 第八条 公司采取分级保管的办法，各类印章由各岗位专人依职权保管。其中，财务印鉴章应预留两枚以上，包括财务专用章、私人印章等。财务专用章由财务部门负责人保管，私人印章由其本人保管或其指定专人保管。财务印鉴章不得由一人管理。 第九条 印章必须由各保管员妥善保管，不得转手他人。印章保管员因公外出或休假，应由部门负责人另指定代保管员代理保管公章，并且要有公章交接记录。 第十条 印章应限定在公司办公场所内使用，保管员不得随意带印章外出。对确需将印章带出使用的，应填写印章使用单，载明事项，经部门负责人审核后报公司领导批准，由2人以上共同前往方可携带使用。保管公章要放在保险柜里，随用随取，用毕锁好，不得任意放置在办公台上，严防丢失。 第十一条 印章的缴销与刻制 （一）停用或废止印章应把停用部门、时间和原因登记在册，由停用部门提出书面申请，部门负责人签字审核，交公司主要领导签字批准后，由行政部交公安局统一销毁； （二）刻制新印章须由启用部门提出书面申请，部门负责人签字审核，交公司主要领导签字批准后，由行政部至!具有公安部门颁发的特种行业营业执照的刻字单位亥制新印章； （三）印章停用或废止并启用新印章，要以文件的形式下发作废旧章启用新章的通知。作废的印章印在”口”内，用红色；启用的新章印在”口”内，用蓝色，表示刚启用。 第十二条 印章保管员离职时，须办理归还印章及相关资料手续。 第一章 责任 第十三条 印章保管员必须妥善保管印章，如遗失或被盗，必须及时向公司行政部报告。第十四条 印章保管员不得利用职务之便，私自刻制印章。 第十五条 必须严格依照本办法规定程序使用印章。若发生违反本办法之行为，所造成的经济损失、债务纠纷及其他一切不良后果，由当事人负责，并追究当事人责任。第一章 附则第十六条 本办法由行政部负责解释。本办法自发布之日起施行。公文处理办法第一章 总则 第一条 为使公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，特制定本办法。 第二条 公文是公司在经营管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是发布公司内部规定和规章，施行公司各项措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。 第三条 行政部是公文处理的管理机构，主管公司的收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁等公文处理工作。公文处理必须做到及时、准确、安全。 第四条 公文行文要少而精、注重效用，努力提高公文处理工作的效率和质量；每一位员工都必须严格执行国家保密法律、法规和公司有关保密规定，确保国家秘密和公司秘密安全。第二章 公文种类第五条（一）公司公文种类分两大类：通用公文1、上行文：下级部门向上级部门的行文。通常采取逐级行文的方式，必要时也可越级行文（1）请示：适用于向上级部门请求指示、批准；（2）报告：适用于向上级部门汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。2、平行文：同级单位的行文 函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题。主要使用”函”，有时也用”通知，。3、下行文：上级单位向下级单位的行文，可以逐级进行，也可以多级进行 （1）决议：适用于经会议讨论通过的重要决策事项； （2）决定：适用于对重要事项作出决策和安排；（3）通知：适用于批转下属单位的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求全公司需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部； （4）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况； （5）批复：适用于答复下属单位请示事项； （6）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。（二）专用公文包括备忘录、意向书、协议书、合同书、契约、说明书、新闻稿等。第三章 通用公文格式 第六条 公文一般由版头、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、发文单位、印章、成文时间、附注、主题词、抄送单位、校对人、打印人等部分组成。 （一）版头由发文单位全称加”文件”二字组成，用套红大字居中印在公文首页上部； （二）密级公文是公文的秘密等级，应当分别标明”绝密”、”机密”、”秘密”； （三）紧急公文是对公文送达和办理的时间要求，应当分别标明”特急”、”急件、 （四）发文字号由单位代字、年份、序号组成，位于版头与红界线之间。如HG2010101号，其中HG代表北京XXXX投资管理公司，2010为年份，01为序号。公司及董事会发文由行政部统一编号； （五）上行文应当注明签发人姓名，紧贴红界线上靠右端标注。其中”请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话，置于发文日期与主题词之间； （六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号； （七）正文是公文的主体部分。如有附件，应当在正文之后、印章之前注明附件顺序和标题； （八）发文单位署名位于正文的右下侧，应写全称。发文日期应以领导人签发的日期为准； （九）公文应在单位署名上加盖印章，上不压正文，下不压发文日期。印章必须盖得端正、清晰； （十）发文日期下方要标注主题词、抄送、发送单位、校对人、打印人。主送单位标列在公文标题之下、正文之上，从左至右顶格书写。除主送单位外，对其他需要了解公文内容的上级、同级或不相隶属的单位用”抄送”，下级单位用”发”； （十一）文字从左至右横写、横排。公文用纸统一采用国际标准A4型纸（长297毫米、宽210毫米），左侧装订。第四章 行文规则 第七条 行文应当确有必要，注重实效，坚持少而精。 第八条 行文关系根据隶属关系和职能范围确定，一般不得越级请示和报告。因特殊情况必须越级请示和报告时，应当抄送被越过的上级单位。 第九条 公司内设机构除行政部外，其他各部门不得对外制发正式公文。部门范围内的具体业务工作需行文，可通过行政部制发正式公文。 第十条 向上级机关请示问题，应当一文一事；一般只写一个主送单位；除领导直接交办的事项外，”请示”不得直接送领导个人；严禁在报告公文中夹带请示事项。第四章 公文办理 第十一条 收文办理 收文办理指对收到公文的办理过程，包括登记、拟办、批办、承办、传阅、催办、查办、收集等程序。领导或各部门代表公司出席各种会议带回的会议文件和资料，都一律送交行政部处理。 （一）将所收应需登记的公文粘贴好文件处理表并记载入册。通过登记，给来文编号以及记录文题、来源、日期、责任者等，以保证文件的收受和处理的安全； （二）公文登记后先送行政部负责人签署拟办意见，确定来文应由哪位领导审批或哪一个部门承办，以及对承办过程中可能涉及到的事项提出初步处理意见，供领导批办时参考； （三）文秘人员根据拟办意见将公文分送到各领导及各部室阅办。领导批办的意见要准确具体，简明扼要，准确选择承办部门，将批办意见写在文件处理表内并签字，由行政部收回再送交承办部门。批办领导不得将公文直接交给承办部门； （四）文秘人员根据批办的意见将公文分别送达其他领导和承办部门，并履行签收手续。承办部门收到交办的公文后，按领导指示及时办理，不得延误、推诱，处理完毕后应在文件处理表上写明处理结果并签字后交回行政部。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职能范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回行政部并说明理由； （五）公文应在文秘人员和传阅范围内的每个应阅人之间分别运转。传阅文件一般应在当天阅读完毕签字后交回行政部，不允许抛开文秘人员自行横传，以免积压、传失；（六）送领导批示或者交有关部门办理的公文，文秘人员要负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办、查办，重要公文重点催办、查办，一般公文定期查办，避免有漏办和积压的现象； （七）将己处理完毕、需归档保存的文件收集起来，为立卷做准备。 第十二条 发文办理 发文办理指以公司名义制发公文的过程，包括拟稿、审核、签发、缮印、复核、用印、分发等过程。 （一）拟稿； 1、要符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定； 2、情况确实，观点明确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点准确，篇幅力求简短； 3、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日； 4、结构层次序数，第一层为”一”，第二层为”（一）”，第三层为”1”，第四层为”（1） ； 5、应当使用国家法定计量单位； 6、文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称； 7、公文中的数字，除发文日期、部分结构层次序数和词、词组惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须用汉字外，应当使用阿拉伯数字； 8、起草部门完稿后，应在文稿前附上文稿纸，按要求填写有关栏目。拟稿部门负责人应在核稿意见栏目签署核稿意见并签字。 （二）公文送公司领导签发前，应当由行政部进行审核。审核重点：是否需要行文；是否符合国家的法律、法规和方针、政策的有关规定；是否符合本办法的有关要求： （三）必须由公司主要负责人或者主持工作的负责人审批签发正式公文。签发人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间。用笔用墨必须符合存档要求，不得在文稿装订线外书写； （四）缮印 1、根据签发后的定稿，先由文秘人员进行文件编号后按职能范围打印成正式文本； 2、缮印要忠于定稿，印伟I格式要规范，要力求使每一份公文的外观形式都美观、大方，同时要注意做好保密工作。 （五）文件打印完毕，原则上谁拟稿谁校对； （六）在单位署名上加盖印章，_L不压正文，下不压发文日期。印章必须盖得端正、清晰； （七）公文装订完毕后，由文秘人员在发文本上登记后，再按发行范围上报或向公司领导及各部室分发，并在发文本上履行签收手续。以公司名义发出的须上报的文件或信件，原则上提前或当日在上午9：00时前交由行政部投送、邮寄，倘若有特殊情况，可派专人或由部门自行投送、邮寄。第五章 公文管理 第十三条 公文由行政部统一收发、审核、用印、归档和销毁。 第十四条 上级单位的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经行政部负责人批准，可以翻印。翻印时，应当登记注明翻印的单位、日期、份数和印发范围。 第十五条 行政部保存所有公文原件，公司领导和各部门因工作需要须留用的公文，可留复印件。公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖单位公章，视同正式公文妥善保管。复印密级文件按照国家秘密文件、资料和其他物品标志的规定有关规定执行。 第十六条 公文处理完后，应根据中华人民共和国档案法）和有关规定，及时将属于归档范围内的公文原件，定稿、正本和附件等材料整理立卷，要保证归档公文齐全、完整。 第十七条 对不属于归档范围内的公文进行登记，经鉴别后由行政部负责人签字批准销毁。销毁公文应在文件销毁中心，由2人以上监销，保证不丢失、不漏销。 第十八条 公司员工调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。第一章 附 则第十九条本办法由行政部负责解释。本办法自发布之日起施行。制度类型： 行政管理制度制度名称：档案管理办法制度编号：B-004颁布时间：2010年08月03日起草人： 批准人：档案管理办法第一章 总则 第一条 为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为公司各项业务的顺利发展服务，特制定本制度。 第二条 本制度所称的档案，是指公司在发展和经营过程中直接形成的、有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 第三条 档案工作要坚持统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全。 第四条 公司各部门指定专人负责接收、收集、整理、保管和提供利用各管辖范围内的档案，出纳人员不得兼管会计档案。第五条 档案管理员应当忠于职守，遵守纪律，具备一定的专业知识。第二章 档案收集、整理和归档 第六条档案收集 （一）按照档案法和相关规定，属于归档范围内的文件，必须按期向公司档案管理部门移交，统一集中管理，任何人不得拒绝归档或者据为己有； （二）立档部门 1、行政部档案室：整理归档公司各项职能活动中形成的、具有保存价值的文书档案、工程档案、设备档案和声像档案； 2、行政部档案室：整理归档公司内部员工的人事档案； 3、财务部档案室：整理归档公司固有业务会计凭证，会计账簿和财务报告等会计核算专业文字、图表和电脑软盘资料； 4、其他各业务部门：整理归档未完成项目的文件材料，项目结束后一次性移交行政部档案室归档。 （三）文件材料归档范围1、机构设置和员工的招收、招聘、任免材料；2、业务经营活动形成的计划、合同、协议等材料；3、预算、统计方面的文件材料；4、劳动工资方面的文件材料5、财务管理形成的会计凭证、会计账簿、财务报告等材料；6、员工档案方面的文件材料；7、教育培训方面的文件材料；8、基建工程方面的文件材料；9、设备购置及安装、调试、使用、维修等方面的技术材料。第七条 档案整理 （一）归档文件整理程序与方法1、一份文件为一件；2、各种报表、名册、图册、书刊等，一册（本）作为一件；3、正本与定稿共为一件；4、来文与复文共为一件；5、正件与附件共为一件。 （二）归档文件整理步骤 1、分类方法： （1）区分年度：将文件按其形成年度分开； （2）区分保管期限：文书档案将文件按永久、长期、短期3种保管期限分开；会计档案分永久、定期2种保管期限。定期保管期限分3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。人事档案的保管期限全部为永久； （3）区分职能：将文件按党群工作类、行政管理类、基建工程类、设备类、音像类、会计类、干部职工类、经营管理类8种职能分开，同一问题的文件应放在一起。 2、分类体系说明及分类体系表： （1）一级类目：根据公司职能分工，结合档案记述的内容性质，将 各职能活动中所形成的全部档案进行划分排序，设立的最高层次类目； （2）二级类目：对一级类目职能的分解，按照工作职能、性质设置。集分类、归档范围、保管期限为一体，反映了各职能活动中所形成的所有归档的文件材料、分类排序、保管期限划分情况； （3）三级类目：对二级类目的细分，表现为归档范围的条款，揭示问题或文件内容； （4）保管期限：按照国家对保管期限划分的有关规定，对三级类目归档范围条款逐一确定其保管期限。分类体系表一级目录类目名称二级类目名称序号归档条款期限行政管理类行政综合1年终工作总结、公司年报永久2办公会议纪要永久3大事记、组织沿革、文件材料永久4上级领导视察、检查本公司工作形成的题词、讲话等重要文件永久5与有关单位签订的合同、协议等文件材料（1）有历史作用和长远利用价值的（2）重要的（3）一般的永久长期短期6专题总结、各部门年度工作总结、计划长期7参加各类团体、学会、协会成员的登记、证书长期8动态简讯、宣传文稿、资料长期人事管理1机构成立、撤并、名称更改、启用印章的报告、批复、通知永久2机构编制、干部职务任免报告、请示、批复、通知永久3员工花名册、劳动工资统计年报表永久4表彰先进集体（个人）的决定、通报长期5员工的录用转正、升级调资、自动离职、离退休、复转、抚恤、劳保福利、工资改革方案、调资的通知等方面的文件材料长期6员工教育、培训、进修、普法教育、年终考核短期文秘档案1档案案卷目录、档案全宗说明、档案情况统计表、档案移交和销毁清册永久2保密档案工作的制度、查处泄密案件的文件材料长期3文书处理、信息工作的文件材料短期行政后勤安全1有关房屋产权等文件材料永久2财产登记、财产、物资交接凭证及清册长期3水电、公共设施、车辆管理、医疗、办公用品等管理制度短期4安全保卫、安全生产、消防工作的情况报告、通知、查处文件短期一级目录二级目录序号归档条款期限设备类办公自动化电脑、复印机、设备、仪器（万元以上）购置的计划、请示、批复、型号及使用说明长期声像类照片录像录音1上级领导是视察工作的照片、底片、录像带、录音带长期2国内外来宾考察时的照片、底片、录像带、录音带长期3公司开业、典礼的照片、录像带、录音带长期4重大节日活动的照片、底片、录像带、录音带长期5公司重大会议和活动的照片、底片、录像带、录音带长期会计类会计凭证1原始凭证15年2记账凭证15年3汇总凭证15年会计账簿1总账（包括日记总账）15年2明细账15年3日记账（现金和银行存款日记账保管25年）15年4固定资产卡片（固定资产报废清理后）5年5辅助账簿15年财务报告1月、季度财务报告（包括文字分析）3年2年度财务报告（包括文字分析）永久其他类1会计移交清册15年2会计档案保管清册永久3会计档案销毁清册永久4银行余额调节表5年5银行对账单5年一级目录名 称二级类目序号归档条款期限投资管理类经营决策1董事会纪要、决议、决定、授权书永久2企业发展规划、设想、方案长期企业管理1公司章程、企业变更经营范围、法人代表、注册资本的批复长期2各项规章制度、规定、办法长期财务1开设账户的批复永久2会计师验资、审计报告书永久3股权投资合同：股权过户、股权管理中的相关文件长期投资企业1投资合同、公司章程、可行性报告、资产评估、股权转让、终止（或撤销）公司的请示、批复长期2董事会纪要、年终总结、董事会成员的任免、报表、工作汇报、报告、批复、内部承包合同长期3有关加强股权投资、投资项目的报告、汇报短期 3、装订：归档文件材料应逐件装订，使用的装订材料应有利于档案保护，装订时正本在前，定稿在后；复文在前，来文在后； 4、排列：同一年度、同一保管期限、同一职能的归档文件材料按文件形成时一间或问题排列； 5、加盖档号章：在每件档案首页上方加盖档号章并填写有关栏目，档号章包括全宗号、保管期限、年度、件号； 6、装盒：档案应装满档案盒，其厚度不超过档案盒厚度； 7、编目： （1）编制档案目录； （2）填写档案盒封面与背脊； （3）填写备考表。 8、档案排序上架：为维护档案的整体性和方便查找利用，按照年度、保管期限排列。 第八条文件归档 （一）归档时间 1、各项管理工作中形成的文件材料，必须在次年3月份以前收集齐全，由各部门负责人审定后，按文件材料归档所属范围移交各档案室； 2、各档案室必须在次年上半年完成档案归档工作。 （二）归档要求（1）归档文件应真实，齐全完整，文字清楚；（2）经过档案分类、整理、立卷，保持文件之间在时间、来源、内容上的内在联系；（3）正确地划分保管期限，不同保管期限的文件分别组卷；（4）采用档案局统一监制的档案卷皮和装具材料，按规范化要求，装订案卷，填写封面。第三章 档案管理 第九条 档案保管 （一）账物相符。室藏档案材料完整无缺，档案资料收进、移出、保存、销毁都必须有严格的手续，做到增减有据，数字准确，确保档案资料不散不丢； （二）以防为主，防治结合。档案完好时要采取有效措施，预防档案的损坏，一旦受损之后，要及时进行妥善治理； （三）档案库房为机要重地，必须确保安全、保密。库房专人负责管理，非档案管理员未经批准，一律不准进入档案库房内。（四）档案资料要装放在档案柜内，排列要整齐、美观，保持库房内空气流通；（五）档案库房应一年进行一次全面检查或不定期的重点抽查，发现问题，应及时呈请领导指示处理。出现盗窃、遗失、泄密或损毁情况，应立即追查，并将处理情况上报； （六）存储会计档案的磁盘、光盘等磁性介质应妥善保管。备份盘装在保护封套和包装盒中，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所。 第十条 档案提供利用 （一）档案管理员要熟悉馆藏档案资料的情况，编制案卷目录、全引目录等检索工具，以便及时准确地提供档案利用； （二）档案资料主要提供给本公司员工查阅利用。凡查阅档案资料者，一律要履行利用档案登记手续，填写档案利用登记簿，并留下借据。借阅的档案资料用后应及时归还，档案管理员要严格进行清点、核对、办理退还手续； （三）外来单位需查阅公司档案资料，要出示单位证明和本人工作证件，经公司行政部负责人批准后，方可以查阅； （四）公司保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经财务部、批准，方可提供查阅或复制。申请查阅或复制会计档案应办理审批和登记手续。由申请人在会计档案查阅、复制登记簿上签字，列明查阅或复制的会计档案名称、卷号、册数等内容，并注明查阅或复制的原因，经财务部、投资业务部负责人批准后，通过档案保管员领取会计档案进行查阅或复制； （五）档案资料是国家和公司的宝贵财富，借阅者应予爱护，并对所借阅的档案资料的安全、保密和完整负责。不得随意损坏、涂改、沾污、标记、拆散、抽页、折角、转借、更不得丢失； （六）所借阅的档案资料，未经档案保管员同意，任何人不得擅自摄制、翻印和公布档案材料，更不得随便向外商提供或携带、运输及邮寄出境。 第十一条档案统计 （一）档案资料的收进和移出随时进行登记； （二）全宗和案卷数量要每年年底汇总、核对一次； （三）及时准确地掌握并记录档案资料的利用情况及效益； （四）统计数据要准确、齐全、及时，符合上级要求。 第十二条档案鉴定和销毁 （一）根据国家档案局关于文书档案保管期限的规定、财政部与国家档案局会计档案管理办法及其他规定，合理地划分档案保管期限； （二）对己超过保管期限的档案，应进行定期鉴定。鉴定档案在行政部负责人主持下，由档案管理员和有关业务部门组成鉴定小组共同进行； （三）鉴定小组成员应熟悉鉴定的原则和办法，全面分析文件材料的历史价值，准确地确定档案保存价值，提出鉴定、整理意见： （四）鉴定工作结束后，对确无保存价值的档案予以销毁。 1、填写”档案销毁清册”以备查考； 2、经鉴定予以销毁的档案应报部门负责人和分管领导签字批准后方能销毁； 3、销毁档案时，必须指派2