医药公司部门职能划分剖析.docx

医药有限公司部门划分及岗位职责一、行政人事部（一）、办公室主任岗位职责 1、在公司总经理领导下全面主持行政人事部工作；2、负责本部门日常工作；协助领导做好和公司有关职能部门、兄弟单位沟通和协调，安排或代表领导参加有关公务接待；3、负责上级部门来文接收、登记、传阅、整理归档工作；4、协助公司领导做好对各类人员考核、制定公司工资分配方案；5、协助公司领导制定各类规章制度，起草年度工作计划、工作总结以及各类公文；6、组织安排工作例会、行政性会议及其它专门会议，做好会议记录、整理、存档工作；7、根据上级指示精神和具体情况，向公司领导提出各时期工作建议；8、负责传达总经理对公司各部门指示、通知，传递各部门给总经理报告、请示；9、按公司领导部署，检查各部门对公司行政决议、决定、工作计划完成情况，并负责督办落实；10、负责办理委托书、证明信和其它函件等；11、完成总经理交办其它工作任务。（二）、行政助理岗位职责1、协助部门领导完成公司各种证照申报、变更、年检、注销等工作；2、协助部门负责人做好公司人事管理工作。即新员工招聘、培训、入职手续、员工信息档案/人事档案建立及管理工作；3、协助部门负责人搞好公司各部门之间综合协调，督查并落实公司各项规章制度，对会议文件决定事项进行催办；4、协助领导对公司各项规章制度制定、修订及检查监督；5、做好各种行政会议纪要；6、负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志分送； 5、负责办公室文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作；7、负责公司员工社会保险投保、申领； 8、负责员工考勤工作，统计每月考勤并交财务做帐，留底；9、处理日常事务工作，包括处理公司一些文字工作、办公用品管理、来访单位办事人员或个人接待工作；10、完成领导交办其他任务。 二、业务部（临床部、招商部和新特药部）（一）、部门经理岗位职责1、分析市场状况，正确作出市场销售预测报批； 2、拟订年度销售计划，分解目标，报批并督导实施； 3、拟订年度预算，分解、报批并督导实施； 4、根据中期及年度销售计划开拓完善经销网络； 5、根据网络发展规划合理进行人员配备； 6、汇总市场信息，提报购进药品计划和建议； 7、洞察、预测渠道危机，及时提出改善意见报批； 8、把握重点客户，控制70%以上产品销售动态； 9、关注所辖人员思想动态，及时沟通解决； 10、根据销售预算进行过程控制，降低销售费用； 11、参和重大销售谈判和签定合同； 12、组织建立、健全客户档案，并维护好公司客户网络；13、指导、巡视、监督、检查所属下级各项工作； 14、向直接下级授权，并布置工作。15、根据工作需要调配直接下级工作岗位，报批后实行并转行政人事部备案； 16、负责制定业务部门工作程序和规章制度，报批后实行； 17、受理直接下级呈报合理化建议，并按照程序处理； 18、填写直接下级过失单和奖励单，根据权限按照程序执行； 19、完成上级交办其他任务。（二）、业务员岗位职责1、负责公司分配区域客户定单处理，维护和建立良好客户关系；2、对客户投诉及意见进行登记、反馈和处理；3、完成渠道管理工作：（1）掌握所经营品种产品知识、价格、销售政策、流程等情况，严格按照公司制度办事；（2）熟悉客户业务各项流程，定期对区域内终端客户进行业务拜访；建立并完善区域销售网络；（3）能够保持、促进本公司产品在客户处销售，并保证应收账款回笼；（4）能够密切关注本公司产品在客户处销售动态，并及时调整预防近效期货及因滞销而造成退货发生；4、市场信息搜集反馈工作：（1）统计本公司产品销售数据并进行分析；（2）有关竞争对手及产品信息搜集；（3）收集市场对产品反应信息并上报公司及时作出调整；（4）上、下游客户动态信息搜集。建立完善客户信息档案，并确保该资料完整性和准确性。三、采购部（一）、采购部经理岗位职责1、主持采购部全面工作，根据业务部所报采购计划，结合公司现有商品库存，按照采购工作程序组织采购工作实施，确保各项采购任务保质保量保价完成；2、随时掌握药品供应、价格市场变化情况，指导并监督下属开展业务，确保采购到客户满意药品和保证公司利润最大化。同供应商经常沟通，解决合作中出现问题，务必以有效资金，保证最大商品供应；3、要熟悉和掌握公司所需各种药品名称、型号、规格、单价、用途和产地；检查购进药品质量是否合格，对公司采购药品和质量负有领导责任； 4、参和大批量药品订货业务洽谈，提供供货商信息，协助公司选择供应商，对供应商进行管理及考评，每年按一定比例更新供应商； 5、认真监督检查各采购员采购流程及价格控制，督导采购人员在从事采购业务活动中，要遵纪守法，讲信誉，不索贿，不受贿，和供货单位建立良好关系，在平等互利原则下开展业务往来； 6、提供首营新品基本信息，呈总经理及主管副总经理，以便做新品选择决策；负责跟踪收集新品销售情况，为优胜品种提供依据。 7、随时掌握库存数量，保证满足客户需要，不出现商品断货情况。 8、指导库管对库存商品进行规范化管理，货物摆放合理，环境适合药品存放要求，并定期监督库管对库存商品进行盘点。 9、对滞销和效期商品及时进行调拨、退换，使所有药品都能在有效期以前被销售。 10、负责部门人员思想、业务、服务意识培训，提高员工综合素质；11、完成领导交给其他临时性工作。（二）、采购员岗位职责1、协助部门经理完成采购部日常事务工作。2、负责公司中西药品采购工作，属招标采购品种按有关规定执行。3、规范、协调采购政策和行为，把握进货渠道合法性。保证药品质量优质，价格合理。4、保证临床用药，对临时需要或抢救急用药品要及时解决。5、了解药品信息及价格，正确执行药品价格政策，保证药品价格准确性。退入库手续清楚，单据齐全。文件、单据妥善保存。6、和医药公司互通信息，做好剩余药品、缺药、破损药品、近效期药品协调工作。7、负责药品信息维护，保证其准确性。9、协助库管人员管理药品，做到帐物相符。10、为财务、审计提供各种报表及其他药品报表工作。完成其他和采购相关事宜，处理日常办公事务。11、完成领导交办其他任务。四、质量管理部（一）、质管部经理岗位职责1、认真贯彻执行中华人民共和国药品管理法、药品经营质量管理规范及药品经营质量管理规范实施细则等相关法律、法规和公司制定一系列药品经营质量管理制度；2、制定和开展质量方针、目标，负责起草、编制质量管理制度、质量责任制度及经营环节质量程序文件，并指导、检查、督促各项管理制度实施；3、负责公司药品经营全过程质量管理工作，坚持原则，正确处理药品经营过程中质量问题；4、负责对企业质量方针、目标、GSP以及质量管理制度实施情况进行检查和考核，定期开展企业内部质量体系评审，下达整改通知，并监督整改；5、负责处理用户有关药品质量问题来信来访，不定期开展信访、走访、质量查询工作；6、负责对业务部门首营企业及首营品种质量审核并进行登记，收集用户对新药品质量反映，及生产厂家不断提高药品质量提供信息，并审核采购计划；7、带领本部门人员做好主营品种质量档案，负责规范全企业质量台帐记录，原始记录及统计报表等；8、配合办公室做好员工法律、法规及质量管理方面培训工作；9、负责不合格药品确认、审核、报损、销毁、处理工作，并对全过程进行监督；10、根据公司整体质量状况组织质量控制方案，监控产品全程质量，并定期评估控制方案；11、处理客户反馈，建立快速质量反馈体制，依据反馈改善质量控制；12、总结产品质量问题并协调有关部门及时解决；13、主持原材物料检验及产品评审工作；14、负责质量档案管理，各种质量数据统计、审核、报送、分析工作。 15、每周不定时间巡视仓库，对发现问题及时解决，解决不了向上级领导反映。16、完成领导交办其他任务。五、财务部（一）财务部经理岗位职责1、负责财务部日常管理工作,保证会计报表等文件真实性、合法性；2、主持财务报表及财务预决算编制工作，为公司决策提供及时有效财务分析，保证财务信息对外披露正常进行，有效地监督检查财务制度、预算执行情况以及适当及时调整；3、根据报表分析财务指标反映财务状况及经营状况；4、和财政、税务、银行等相关政府部门等机构建立并保持良好关系；5、向上级主管汇报公司经营状况、经营成果、财务收支及计划具体情况，为公司高级管理人员提供财务分析，提出有益建议；6、其他领导安排临时性工作任务。 （二）会计岗位职责1、加强政治业务学习，不断提高政治思想水平，坚持四项基本原则，树立全局观点，遵纪守法，忠于职守，廉洁奉公，实事求是。不断提高会计业务水平，建立科学会计工作秩序，正确执行会计人员职权。2、认真执行各项财经纪律、方针、政策、法规、制度和各项开支标准，对违反制度业务事项有权拒付，并向领导汇报。3、当好领导参谋助手，管理并用好公司资金，量入为出、统筹兼顾，合理安排，保证重点。4、会计人员必须审查原始凭证，对于不正确、不完整原始凭证，退回更正补充，对于不合法原始凭证坚决拒绝受理，保证一切会计凭证、账簿、报表及其它会计资料真实、准确和完整，并及时做好整理归档工作。  5、会计人员要按照会计制度和规定设置会计科目和会计账簿，数字必须真实，严禁弄虚作假，伪造帐目。对发生经济活动要进行如实反映和监督，按会计制度及时记帐、算账、报账。账簿内容完整，按规则记收，字迹工整，账账清洁，账账相符。6、编制财务计划，及时编报各种月报、季报决算。会计报表必须及时、准确。7、建立财产清查制度，保证账簿、记录和实物款项相符。8、坚持对预算执行情况，进行基本数量分析，检查资金使用效果，挖掘增收节支潜力。及时清理债权、债务往来事项。9、经费使用做到年初有预算，年终有决算，并定期向主管领导办公会议汇报。10、建立、健全会计档案，按照财政部门规定保管办法，保管好会计档案，以备查核。11、完成领导交办其他任务。（三）出纳岗位职责1、在财务经理领导下，按照国家财会法规、公司财会制度有关规定，认真办理提取和保管现金，完成收付手续和银行结算业务。2、负责办理银行存款、取款和转账结算业务。3、登记现金和银行日记账，做到日清月结，保证账证相符、账款相符、账账相符，发现差错及时查清更正。4、认真审查临时借支用途、金额和批准手续，严格执行采购领用支票手续，控制使用限额和报销期限。5、正确编制现金、银行记账凭证并及时传递。6、配合有关人员及时开展对应收款清算工作。7、严格审核报销单据、发票等原始凭证，按照费用报销有关规定，办理现金收付业务，做到合法准确、手续完备、单证齐全。8、负责妥善保管现金、有价证券、有关印章、空白支票和收据，做好有关单据、账册、报表等会计资料整理、归档工作。9、负责掌管公司财务保险柜。10、准确无误开据发票，并做好记录。11、完成上级领导交办其他任务。六、出单部1、负责订单处理，开出准确出库单。2、负责药品入库、出库、调价、报损、盘点等中西药库及制剂日常业务计算机管理工作。3、和业务部和储运部配合，及时反映库存数量七、仓储部（一）仓储部主任岗位职责1、全面负责仓储部日常运行管理，协助业务部门做好仓库货品正常出货。2、监督管理仓库收货、配货、发货和记账等日常工作；3、库品安置控制、管理和分析，及时提出补货信息；4、维护、操作系统，每天必须确保及时、完整、正确提供库存动态信息，确保帐、物相符；5、了解所存货物现状，时刻注重防火、防水、防盗等重大安全隐患，避免由于管理不当产生毁坏、霉变、丢失等现象，确保库存货物各项安全；6、提出连续改进方法和技巧，提高效率、降低成本；7、完成上级领导交办其他任务。（二）、质管员岗位职责1、树立“质量第一”观念，坚持质量效益原则，承担质量管理方面具体工作，在药品质量管理、工作质量管理方面有效行使裁决权；2、依据公司质量方针目标，制定本部门质量工作计划，并协助部门领导组织实施；3、负责质量管理文件在本部门执行，定期检查制度执行情况，对存在问题提出改进措施，并做好记录；4、对公司经营过程中药品质量进行严格检查监督，定期对公司质量管理工作执行情况进行检查、考核，在公司内部有效行使否决权；5、在公司各部门协助下，做好本公司质量培训、教育工作；6、负责对上报质量问题进行复查、确认、处理、追踪；7、负责对药品养护工作业务技术进行指导；8、负责处理药品质量查询。对客户反映质量问题填写质量查询登记表，及时查原因，迅速予以答复解决。9、负责质量信息管理工作。经常收集各种药品信息和各种有关质量意见建议，组织传递反馈，并定期进行统计分析提供分析报告；10、负责不合格药品报损前审核及报废药品处理监督工作，做好不合格药品相关记录；11、收集、保管好本部门质量资料、档案、督促各岗位做好各类台帐、记录、保证本部门名项质量活动记录完整性、准确性和可追溯性；12、协助部门领导组织本部门质量分析会，做好记录，及时填报质量统计报表和各类信息处理单；13、负责药品不良反应信息处理及报告工作。14、完成领导交办其他任务。（三）验收员岗位职责1、树立“质量第一”观念，坚持质量原则，把好药品入库质量第一关；2、负责按法定标准和合同规定质量条款对购进药品逐批进行验收，有效行使否决权，质量不合格药品不得入库；3、验收药品应在符合规定待验区进行，并及时验收完毕；4、验收时应对药品包装、标签、说明书以及有关要求证明文件进行逐一检查，整件药品包装中应有产品合格证；5、验收外用药品，其包装标签或说明书上要有规定标识和警示语或忠告语，非处方药包装要有国家规定专有标识；6、验收进口药品，其包装标签应以中文注明药品名称、主要成份以及注册证号，并有中文说明书，以及合法相关证明文件；7、验收中药饮片应有包装，并附有质量合格标志。每件包装上，应标明法定药品质量内容；8、验收首营品种，应有首批到货药品同批号药品出厂检验报告书；9、规范填写验收记录，做到字迹清楚、内容真实、项目齐全、批号及数量准确、结论明确、签章规范，验收记录保存至超过药品有效期一年，但不得少于于三年。10、完成领导交办其他任务。（四）养护员岗位职责1、坚持“质量第一”原则，在质管员技术指导下，具体负责在库药品养护和质量检查工作；2、负责对库存药品定期进行循环质量养护质检查，一般药品每季一次，重点养护品种增加检查次数（每月一次），并做好养护检查记录；3、对由于异常原因可能出现问题药品、易变质药品、已发现质量问题药品相邻批号药品、储存时间较长药品，应缩短养护检查周期，加强养护。4、养护检查中发现质量有问题药品，应挂黄牌暂停发货，同时报质量管理员处理；5、做好药品效期管理工作，6个月内近效期药品按月填写效期催报表；6、指导并配合保管员做好库房温湿度监测管理工作，每日上、下午定时各一次对库房温湿度作记录。7、根据气候环境变化，结合夏防、冬防计划，对中药饮片采取干燥、除湿、防虫等相应养护措施；8、负责对保管、养护仪器设备管理、维护工作，建立仪器设备管理档案；9、正确使用养护、保管、计量设备，并定期检查保养，做好计量检定记录，确保正常运行、使用；10、每季汇总、分析和上报养护检查、近效期或长时间储存药品质量信息。11、完成领导交办其他任务。（五）发货员岗位职责1、保证拣出药品及时性，提高库存药品周转率。2、保证拣货完整和准确，将差错降到最低；3、根据拣货标签或单据上指示作业类别、出库品规、货位编号、批号、数量、生产厂家信息进行拣货；4、在拣货时核对标签上商品品规、批号、数量、生产厂家等信息，在标签对应商品上，将标签进行粘贴；5、补货至零货区商品将拣货标签粘贴在商品正上方，根据标签指定巷道，投放在指定巷道里面；  6、负责商品进行周期性和临时性盘存工作，确保一定盘存准确率；  7、负责责任整件堆垛及作业工具日常维护和管理，按GSP要求进行堆码和陈列；8、做好责任区域清洁卫生工作； 9、完成领导交办其他任务。（六）复核员岗位职责1、按照出库凭证逐批逐项核对实物，并进行检查；保证出库物品货单相符，数量准确，质量合格；2、发货时要注意检查外包装是否牢固可靠和完整，如发现箱内有破损、流体外溢等现象，应及时检出，调换补足；发现包装材料因受潮、破损或散架，则应更换包装或加固后，才能发货；3、对复核时发现差异应进行再复核并确认； 4、做好复核记录，做到帐面工整、字迹清楚；5、完成领导交办其他任务