促销品管理制度(带EXCEL附件)7.0.doc

促销品管理规范7.0版发 送公司各部门、各分支机构公文编码SC/制度抄   送总部各事业部密级期限公开/2012.0507抄   报总裁办急重程度一般/普通发文单位营销企划中心拟 稿 人张惠签 发 人王德超审 批 人巫春丽2012年5月7日生效日期2012年5月7日共 10页（含此页）文件标题促销品管理规范（7.0版）制度目录i. 促销品说明P2² 礼品分类及定义² 物料分类及定义ii. 促销品采购和分配下拨P3-iii. 促销品管理规范P3-² 促销品使用管理规范² 促销品领出后的仓库暂存管理规范iv. 促销品管理违规处罚规定v. 促销品月度核查办法vi. 制度相关附件² 仓库管理平面图² 事业部礼品台账² 事业部物料台账² 礼品签收核查表² 一线人员工作交接表² 促销品交接明细² 礼品签收表² 长期物料门店陈列明细表² 长期物料及展架易拉宝盘点表² 礼品月度盘点表促销品说明促销品包括总部下发、厂家支持及机构自行采购的所有礼品及促销物料：一、礼品分类及定义指用于零售店店员、店长等奖励，以及用于单店活动、终端促销的消费者礼品。明细分类定义低价值礼品指单价在30元以内（含30元）高价值礼品指单价在30元以上二、物料分类及定义明细分类定义易耗性物料指印刷品、横幅、POP、堆头、灯箱片、背胶等低价值物料；长期物料指价值较高的、陈列时间在3个月以上的非消耗性物料，分为如下两类：1、可重复利用的长期物料：促销台、新型展架、可换画面的亚克力桌卡/单页架/手机托架、拉网展架、便携式扩音器、喊话喇叭、临促便携式托架、展篷、太阳伞等，使用寿命12个月以上；2、不可重复利用的长期物料：模型机、柜台/柜内/店内展示道具、活动展示道具（由总部定义通知），使用寿命6个月以上；3、 大型物料，指普通的易拉宝、X展架：使用寿命3个月以上；促销品采购、运输、分配管理促销品按照采购人分为总部下发和机构自制促销品，总部下发的物料、礼品将严格按照以上命名规范进行下发，同时所下发的物料礼品外包装上粘贴相关标签进行提示，以便于机构、办事处进行仓库分类管理；分支机构自制物料、自行采购的纸质包装的礼品，也必须要求供应商在发货外包装上备注上述信息，以便于办事处进行仓库分类管理，举例如下：品牌机型品类促销主题/描述名称MOTOME860低价值礼品新品上市彩壳LGC330高价值礼品新品上市蓝牙耳机促销品的采购、运输、分配管理详见附件促销品管理规范一、促销品使用管理规范：事业部下属分支机构市场经理为促销品管理的第一责任人，需对机构促销品分配、使用、保管、台账、签收、损失负有管理和监督责任，任何因管理不善导致的促销品损失、浪费由市场经理承担管理责任及连带赔偿责任1、所有促销品均需分类建立下拨领用台账u 建立责任人：事业部所属分支机构市场专员、市场经理u 建立要点：1） 市场专员建立自己事业部的促销品台账，其中至办事处的台账需与ERP出入库台账一致，办事处至终端门店和市场代表的分配明细由事业部区域负责人提供，事业部市场专员负责收集、登记。2） 电子台账必建，台账应区分长期物料与易耗物料、高价值礼品与低价值礼品。3） 市场代表将具体到店分配明细录入电子版长期物料门店陈列明细反馈给事业部区域负责人，区域负责人汇总至事业部市场专员，要求事业部市场专员必须建立自己分支机构的长期物料门店陈列汇总4） 高价值礼品台账，需明确记录分发及门店消费者使用情况（即：对应签收回执情况），确保下发至门店后全部用于消费者买赠活动。2、促销品台账需每月进行核对u 核对责任人：事业部机构市场经理为促销品管理第一责任人，每月需自查台账建立、管理情况u 核对要点：1） 是否及时建立台账，台账区分高价值礼品台账低价值礼品台账长期物料台账易耗性物料台账2） 办事处至区域台账是否与ERP台账一致；区域至市代台账明细是否真实记录、账实相符3） 长期物料台账是否详细记录长期物料分配门店，管理责任人并及时更新长期物料门店陈列明细4） 高价值礼品台账分发与签收数量是否一致，签收回执是否真实、及时。3、 礼品发放至终端门店必须进行签收1） 分配至门店低价值礼品，可进行门店签收2） 高价值礼品，根据买赠要求，搭配相应机型买赠；必须百分之百进行消费者签收序号活动对象礼品类别（按单位采购价分类）签收要求签收合格率要求1消费者30元以下（含30元）零售店店长或店主签收须加盖零售店公章2消费者30元以上消费者签收1003店员30元以上的实物奖励实收人签收100Ø 蓝牙耳机、4GTF卡(含4G卡)以上必须做消费者签收，不属于不需要签收的礼品范围；Ø 总部每次下发礼品时，负责礼品下发的市场部门必须提供具体的礼品单价供分支机构参考或备注是否要求签收3）礼品签收表格式：u 签收表格式按照“爱施德促销员工具本”中的附表“消费者礼品签收”格式u 签收表按礼品品名建表，不同礼品签收不能放在同一签收表中，严禁事后进行誊写或修改，凡非原始签收表一律视为不合格；3） 签收表必须经检查合格：u 合格定义：实际收到礼品与签收表上礼品种类一致，数量一致，与ASD销售产品一致视为签收合格；u 无效/不合格情况: 关机、无人接听、接不通3种情况为无效样本； 签收表无IMEI、无礼品品类、无赠礼日期、无赠礼机型、反馈没购买、空号 大量重复签收均视为不合格4）签收回执需及时回收并进行签收合格检查和门店库存核查u 市场代表巡店期间，定期回收签收回执，并反馈至事业部所属办事处负责人处，由办事处负责人统一回收后反馈至事业部所属分支机构市场专员u 签收回执需每月交回事业部市场专员，并由事业部市场专员核查不低于30%礼品签收回执，超过1个月未交回回执的礼品视为门店礼品库存u 对门店礼品库存，事业部市场经理和市场专员每月抽查不低于30%的门店库存礼品4、 长期物料需专人管理并及时更新长期物料门店陈列明细u 长期物料需在使用时效内进行使用，要求明确责任人，负责保管、维护及回收再利用 实际承接市场工作的一线市场代表为非驻促店（含厂促）长期物料维护和管理的直接责任人； 驻促店的长期物料直接管理责任人为该门店我司促销员u 对出现损耗的长期物料由责任人提出报废申请，事业部总部市场经理审批后报废u 事业部市场经理需定期查看长期物料门店陈列明细，对缺失较多的长期物料及时提出补充申请，提交公文给事业部总部市场管理部推广经理，由总部确认报废明细和制作发放补充长期物料。二、促销品领出后的仓库暂存管理规范*促销品下拨后分配到公司总仓、欧维特物流总仓的月度盘点和核查由商务、财务人员负责；为降低库存成本，超期促销品明细定期由商务和财务组织清理，由各事业部总部市场部负责安排调拨和报废，对未按要求及时进行安排的超期促销品，商务部和财务部提交报废明细，各事业部总经理审批后报废*促销品领出后的暂存和使用由区域市场服务部负责月度盘点和核查、滞存物料回收清理等相关工作；*对事业部已开单领用未发往终端的促销品暂存办事处仓库按此要求进行管理。1、办事处促销品仓库日常管理u 管理责任人：事业部所属分支所在地办事处仓库事业部市场专员（岗位空缺指定人员）非事业部所属分支所在地办事处仓库事业部指定兼职仓管人员u 仓库管理要求：1） 分类分区原则（低价值礼品区、高价值礼品区、易耗性物料区、长期物料区 ）2） 先进先出、账实相符（单据状态与货物状态保持一致）、标识醒目原则（所有促销品包装箱上都要贴标签）2、促销品出入库管理u 责任人：事业部所属分支机构市场专员、市场经理u 入库工作要求：1） 事业部所属分支机构自行采购的促销品需在ERP系统中填制采购入库单，财务部门对未办理入库的促销品采购不予以报销2） 总部统一采购下拨的促销品、事业部所属分支机构自采的促销品必须全部录入物流仓库，由物流进行实物管理 u 出库工作要求：1）市场目的促销品出库：l 事业部所属分支机构市场负责人负责促销品分配，由事业部市场专员ERP下单 l 物流将促销品配送至办事处仓库，一线人员领用（其他人员不得领用）2）非市场目的促销品出库-出库的申请流程：申请人事业部所属机构市场经理区域中心财务经理事业部机构负责人3、促销品仓库盘点：u 常规盘点：暂存仓库盘点第一责任人为仓库管理责任人，月初开展盘点工作，确保账实相符。4、 超期滞库物料清理：领用后存放在暂存仓或门店的促销品长期未使用u 超期滞库促销品定义：1) 过期过季促销品：对已经退市或公司不再代理的产品剩余促销品或季节性较强的促销活动剩余促销品，并已经无法使用2) 未及时下拨或领用促销品：促销品在库超过2个月未领用或下拨的促销品u 超期滞库促销品处理：1）总部统一处理：总部事业部推广经理每月对下拨的物料需通过ERP查询下拨和库存情况，及时对滞库物料提出清理要求，要求总部事业部推广经理及时监控，减少库存和未及时下拨造成的浪费；对过期过季促销品处理公文提出处理意见，实施机构间调配或报废处罚2）分支机构报废：对过期过季促销品处理公文提交总部各事业部市场推广经理，由总部给出清理或调配建议常规公文申请流程：事业部机构经理-财务经理-事业部机构负责人-区域财务（库存管理岗位）-各事业部总部推广经理各事业部总部市场经理-营销财务经理终审 促销品管理违规处罚规定1、 促销品管理不严，造成促销品损失的： 未进行礼品签收和门店库存抽查或发现问题未及时处罚，由事业部市场经理承担管理责任，并承担连带赔偿责任 促销品仓库盘点差异，由仓库保管人承担赔偿责任礼品盘点差异部分=（上月盘点数量+本月下发数量）-（本月领用数量+本月盘点数量） 礼品签收数+门店库存礼品总数与领用数量不符，由领用人承担赔偿责任 签收回执数量差异及抽查不合格的，由领用人承担赔偿责任 长期物料损失：对未申请报废的长期物料未明确分配到具体市场代表，盘点出现遗失或损坏追究事业部区域负责人责任不低于50%的赔偿；如明确责任人，长期物料管理责任人承担全部赔偿责任。2、 事业部总部推广经理每月未及时跟进ERP物料下拨使用情况，或未对机构提报的促销品处理公文及时回复处理意见导致促销品超期滞库在月度考核中体现3、 经检查促销品使用管理未按照要求进行的，由事业部分支机构市场经理承担管理责任，并承担连带赔偿责任： 未建立台账，或台账不全的 台账建立未按要求区分高价值礼品、低价值礼品、长期物料、易耗物料的 台账领用人混乱、账目不清楚，与ERP、库存、领用数量核对有误的 未进行礼品签收，或礼品签收不全的 礼品签收不合格的 长期物料未建立门店陈列明细表、未指定管理责任人并及时更新的 促销品仓库未按要求分区分类 促销品仓库超期滞库物料未及时清理的4、 赔偿金额=礼品采购单价*数量，赔偿金由赔偿责任人在财务部进行缴纳或工资中扣除5、 除按规定进行赔偿外，对相关责任人需追究管理责任，按照损失大小，相关人员提交人力部按照公司员工处罚规定进行处罚，情节严重的提交审计部进行调查处理。促销品月度核查办法u 发起人：营销企划中心市场管理部u 核查责任人：区域管理中心-市场服务部-负责人；区域管理中心-市场服务部-促管u 核查内容：1）事业部市场专员核查不低于30%礼品签收回执，市场服务部促管核查每月不低于10%（已核查的30%外的70%中的10%）的礼品签收回执； 2）机构所在地如果有单独的促销品暂存仓库，则每月进行促销品核查工作，每月不少于一个非所在地办事处促销品核查工作（包括仓库盘点、台账核查，事业部台账核查、对账，长期物料分配表核查，终端门店礼品库存及物料使用情况核查） 3）事业部市场专员促销品台账、长期物料陈列明细表核查、对账工作 4）促销品使用情况门店核查（礼品门店库存、长期物料使用情况） 5）已领出物料的滞库情况检查及清理u 每月核查结果发送给区域管理中心和各事业部，经市场服务部核查发现违反促销品管理规范的，先由区域管理中心与事业部协商处理，处理结果需提交营销企划中心市场管理部和人力部，情节严重的，提交审计部进行调查处理。各事业部可在以上制度基础上根据事业部架构自行制定详细的促销品管理要求和审批流程，但不得低于以上最低标准。