出差管理制度及补助标准.doc

公司员工出差管理制度1为了公司员工出差管理有序，严格控制费用开支，根据公司有关规定及具体情况，特制定本制度。 一、公司员工出差分为： 1、市内（县、区）出差：出差当日可能返回者。 2、远途出差：出差必须在外住宿者。 二、本规定适用范围包括：公司职工因公出差（以下统称出差）因公发生差旅费开支。出差前应填写出差申请表，并到有关部门办理出差借款等手续。 三、出差借款金额：出差人员必须提交出差事由及经费使用申请报告，由所在部门负责人签字后报主管副总经理审批。原则上每人每日不超过本人出差补助标准总计。返回后三个工作日之内完成报销手续，并结清余款。未按时报销者，财务可于当月工资中先予扣回，等报销时再行核付。 四、出差审核决定权限如下： 1、员工当日出差时由部门经理核准。 2、长途出差：3日内由部门经理核准，3日以上由主管副总经理核准，部门经理以上人员由主管副总经理核准。 五、出差不得报支加班费，但假日出差另计。 六、出差途中除因病或遇意外灾害，或因工作实际，需要延时外，应电话请示，不得因私事或借故延长出差时间，否则其差旅费不予报销。 七、员工出差旅费，应据实提出收据，不得虚报。如有虚报除将其虚报款项追回外，并视其情节轻重，酌予惩处。 八、市内差旅费支付。 1、市内（其他县、区）出差原则上要当天返回，若因公事需住宿按标准包干使用（市内差旅费标准详见附表1）。 2、出差地市内交通工具一般采用公交车，特殊情况可使用出租车，使用出租车要经主管批准，遇紧急情况事后要说明理由。交通费不能超过标准。 九、远途出差差旅支付。(差旅费标准参见附表1) 1、出差住宿、交通及餐费补助标准（单位：元/天）超标自付，欠标不补。 2、远途出差需搭乘飞机，需报经总经理审批，原则上由公司办公室统一购买机票。乘坐汽车、轮船按实际长途出差需搭乘长途汽车以实际票面价报销，火车以硬座、硬卧价报销，轮船按三等舱报销。 十、不同职务人员一起出差时，差旅费按高职务标准计算。出差管理制度2第一章 总则第一条 为规范出差管理流程、加强出差预算管理并做到有章可循特制定本制度。第二条 本制度参照本公司行政管理、财务管理相关制度规定制定。第二章 一般规定第三条 员工出差依下列程序办理：出差前应填写出差申请单。出差期限由派遣负责人视情况需要，事前予以核定，并依照程序核实。第四条 出差审核决定权限如下：1、 当日出差出差当日可能往返，一般由部门经理核准。2、 远途出差由部门经理核准，报主管副总审批，部门经理以上人员一律由总经理核准。第五条 交通工具选择标准：（1） 短途出差可酌情选择汽车作为交通工具。（2） 远途出差一般选择火车作为交通工具，特殊情况下采用汽车出行，一般火车超过六个小时可以选择卧铺出行，特殊情况，可向总经理申请选择乘坐飞机。第三章 出差借款及报销第六条 费用预算坚持“先预算后开支”费用控制制度。各部门应对本部门费用进行预算，做出年计划、月计划、周计划，报财务部及总经理审批，并严格按计划执行，不得超支，原则上不支出计划外费用，特殊情况报总经理审批。第七条 借款（1） 借款首要原则是“前账不清，后款不借”。（2） 需借支出差人员依据审批后出差申请表填制借款单，财务部门收到经核签出差申请及借款单时，需再对出差费用预算进行合理性测算，若认为合理则给以办理借支，若认为有不合理之处，可及申请人进行沟通，沟通后如未获共识则交付总（副）经理进行裁决。（3） 出差或其他用途需借大笔现金时，应提前向财务预约，并有总经理审批；（4） 借款要及时清还，公务结束后3日内到财务部结算还款。无正当理由过期不结算者，扣发借款人工资，直至扣清为止。（5） 借款额度及借款人工资挂钩，参照出差费用标准，原则上不得超过借款人月工资收入。（6） 借款金额原则上限制为：普通员工借款金额在10002000元，主管级以上员工金额在10003000以内，特殊用途超过5000元等特大金额应上报到主管副总标明原因审批。第八条 报销程序及出差费用报销严格按审批程序办理。按财务规范粘贴“差旅费报销单”部门主管或经理审核签字财务部核实总经理审批财务领款报销。出差人员需于出差返回三日内向财务部门提报经部门主管签核该行次差旅费报销单、出差报告，财务部门依据相关财务规定进行初次审核，同时还需对费用支出合理性进行审核。如未按规定期限提报者，财务部直接于最近期发放工资时扣减该员所预支之金额，且于日后报销时，按报销单所填金额90%予以报销。第四章 差旅管理第九条 出差申请及报告1、出差前应填写出差申请表并注明出差路线、事由、计划及出差费用预算，经主管部门经理同意并签字确认后方可出差，否则出差费用一律不予报销。2、部门经理对出差申请进行审批时，除须对申请人员所填具之出差目及时间安排进行审核外，还应对其所提出出差费用预算进行合理性测算。3、出差期限由派遣负责人视情况需要，事前予以核定，并依照程序核实。4、将出差申请表送至行政部留存、记录考勤。原则上出差出发时间在中午12点以前可以不来公司报到；出差出发时间在中午12点以后要来公司报到，特殊原因不来公司必须有部门经理批准并报行政部备案。 、出差返回时间（以机票、车票上到达时间为准）在中午12点以前要来公司报到；出差返回时间在中午12点以后经部门经理批准并报行政部后可不来公司报到。 、出差后须按出差申请表中拟定时间、路线、拟计划拜访客户名录等事项开展出差工作。到达当地第一时间予以报点，报点须用当地电话，由行政内勤按报点时间、地点、电话号码、车次等内容予以登记（销售人员交由销售内勤登记）。出差后回公司报销时须及报点相吻合，否则不报销有出入部分。、销售人员出差后每天向销售部门负责人报告工作进展及下一步工作计划安排。、出差途中生病、遇意外或因工作实际，需要延长差旅时间，应打电话向公司请示；不得因私事或借故延长出差时间，否则其差旅费不予报销。、出差人员返回后均需提报出差报告，出差报告中需将本次出差任务完成情况（包括出差目达成情况、费用支出情况等内容）做详细说明，同时该报告也是出差费用报销依据之一。、出差报告审核及审批：流程同出差申请。、出差结束后，应于3日之内提交出差报告，并到财务部费用报销。未按以上手续办理出差手续或未经审批所发生费用，公司将不予报销。、销售部门各驻外办事处业务人员，除财务审核环节外，在办事处内部需严格按前述内容执行，但及总部财务部门核销时，根据实际情况或根据财务部门要求进行核销，并以财务部门为准。、为强化出差费用管控及提升远途出差（本市以外）成本效益，远途出差人员在填具差旅费报销单时，必须及相对应出差申请表上所载明预算金额相接近，如高于预算金额10%或超过300元者，则必须提出说明并经部门经理核准后超出部分始得报销。第十条 员工出差活动监管各部门经理对自己部门员工出差活动负责进行监督管理，定期（按月）开展检查，对检查过程中发现违规行为应及时处理。违规处罚标准 ：1、员工出差未办理申请手续，处罚责任人20100元/次，期间产生费用不得报销入帐。2、员工出差期间获得信息未按规定整理，总结上报，处罚责任人20200元/次，获得资料未按时办理归档手续，处罚责任人50200元/次，如因此造成直接经济损失由责任人承担。3、出差人员未按时办理费用报批手续并入账，处罚20200元/次，对超期报销出差费用按%报销入账。4、出差费用报批存在弄虚作假，按照作假部分多少处罚责任人，同时做假部分费用不得入账，已入账应进行剥离。5、财务部门未按相关规定审核报销票据，存在违规，处罚责任人50200元/次，如因此造成直接经济损失由审核人承担。第十一条 出差相关规定1、本市出差：1）、原则上要求使用本公司交通工具，不报销任何费用和补助；2）、如因特殊原因未派车，出差之交通费用凭乘车票据实数报销，乘坐出租车需取得部门主管同意后方可；2、市外出差：非业务人员原则上应当天往返，若确需住宿留驻，应取得部门主管同意后方可报销相关费用；业务人员则根据其出差申请进行相关时间安排；出差人员所乘交通工具及食宿标准具体按附件1规定执行，特殊情况经主管副总及以上级别批准后执行。3、差旅费应据实填报，如发现有虚报不实者，除将所领差旅费追回外，并视情节轻重，予以惩处。4、差旅费报销必须一次一清，上次不清下次不借，不能结清者，从当月工资中扣回，直至扣清。5、出差不享受休息待遇，不得报支加班费或轮休，要保证每天工作8小时和一定工作绩效，但重大节假日（春节、元旦、劳动节、国庆节、中秋节、端午节）可酌情给以补贴。第五章 附则第十二条 出差纪律1、遵纪守法；2、遵守公司制度；3、注意安全，不从事危险活动；4、不从事有损公司形象、品牌形象、公司政策活动；5、不谈论及公司形象、品牌形象、公司原则和公司政策相违背言论；6、不给客户制造正常工作以外难题和提出正常工作以外要求；7、未经部门主管批准，不得向客户借款；8、不得接受客户宴请和招待；9、严禁挪用公司货款。第十三条 本制度（暂行）经总经理核准后实施，如有未尽事宜，可随时修改。第十四条 附件附件差旅费用管理细则附件出差申请表附件借款单附件差旅费报销单附件：出差申请表附件：借款单附件：差旅费报销单住宿费是指出差任运出差期间入住宾馆、饭店、招待所等产生房租费用。2015年住宿费补助标准可见下表。3、伙食补助费：伙食补助费是指给予工作人员出差期间吃饭费用给予补助费用。2015年伙食补助费标准可见下表。4、市内交通费：市内交通费是指出差人员在出差地市内坐公交、地铁、出租车等所产生费用。出差人员市内交通费补助标准一般为每人每天80元，或者出差人员乘坐由接待单位或其他单位提供交通工具，应向接待单位或其他单位交纳相关费用。出差补助怎么报销?1.出差结束后提供相关报销手续，包括差审批单、机票、车票、住宿费发票等凭证。住宿费、机票支出等按规定用公务卡结算。2.财务部门审核出差费用开支，对于未经批准出差、超出部分费不予报销。3. 城市间交通费按乘坐交通工具等级凭据报销，订票费、经批准发生签转或退票费、交通意外保险费凭据报销。住宿费在标准限额之内凭发票据实报销。伙食补助费按出差目地标准报销，在途期间伙食补助费按当天最后到达目地标准报销。市内交通费按规定标准报销。未按规定开支差旅费，超支部分由个人自理。出差费用补贴标准补贴项目出差人级别补贴等级费用标准补贴费用备注住宿职员一级城市120元如客户提供住宿不报销住宿相关费用二级城市100元三级城市70元经理一级城市180元如客户提供住宿不报销住宿相关费用二级城市150元三级城市120元交通坐车时间在8小时以内按火车硬座费用报销实际费用报销坐车时间在8小时以上或夜间行车4小时以上班次按火车硬卧费用报销实际费用报销紧急或特殊情况必须经过公司领导审批后方可乘坐飞机或高铁。实际费用报销出差后三个工作日内必须补办完先相关报销手续。短途公交车费用实报实销出租车费用实报实销必须先短信请示上级领导后，凭短信回复时间和内容，事后补贴相关报销审批手续。餐饮餐饮一级城市45元二级城市30元三级城市30元通信通信项目负责人3元/天普通职员1元/天备注：1：赴外出差者，若出差期间伙食费、住宿费已由公司统一开支，交通费、伙食费、住宿费，公司不再报销交通、住宿费和伙食费。 2：出差人员差毕报销差旅费必须先到人力资源部确认考勤(即出差时间)后，方可到财务部凭出差申请单及票据根据财务制度报销。 3 地区说明一级城市：北京、上海、深圳、广州；二级城市：天津、重庆；珠海、汕头、厦门、海口、青岛等沿海开放城市，以及各省会城市；三级城市：除上述一、二级城市外；