财务管理制度仓库管理规定.doc

财务管理规定仓库管理一、货物买入管理流程1.当发票和货物到（1）货交仓库管理人员：由采购员填制“入库量单”，并依照单据要求填写入库货品的购货单位、品名、型号、数量、形式：（购入或自产）。（2）采购发票直接交会计：-（请注意：会计在接受发票时要认真核实发票抬头单位名称以及发票的真伪） a.需及时付款，由采购员提前以邮件形式向总经理申请，批示同意后填制“付款申请单”，经相关主管签字确认后交会计，会计见验收合格单后在申 请单上签字后交出纳办理付款手续。 b.暂缓付款，会计依据发票增加应付款项。待付款时，再依据流程（1）办理。2.发票到，货未到（货物直接交给客户）-（原则：走单不走货）（1）由采购员填制“入库量单”和“出库量单”，并依照单据要求写明入库货品的购货单位、品名、型号、数量、形式：购入，在“出库量单”中相对应写明客户名称、品名、型号、数量、形式：出售，仓库管理员依据出入库单办理货品入库出库手续。（2）发票交会计：依据是否及时付款同1-（2）流程处理。3.发票未到，货到（1）货交仓库管理人员：由采购员及仓库管理人员等同1-（1）流程处理。（2）采购员必须及时催讨相应的发票，发票到后依据1-（2）流程处理。4货物的检验流程（1）货物首先由仓库管理人员按采购单检验货物数量、规格、型号是否与采购入库单一致，清点完毕后由仓库管理人员签收。（2）在对货物的数量、规格、型号检验无误后，由技术部相关人员负责对货物的相关技术参数进行验收，并签字确认。（3）以上两部完成后，将货物封存入库。将验收合格单第二联交于财务，货物验收流程完毕。二、货物借入管理流程 相关人员填制入库量单，写明入库货品的品名、型号、数量、借入单位、形式：借入。将已填制的“入库量单”交仓库管理员，仓库管理员依据“入库量单”办理货品入库手续。并由相关技术人员对货物的相关技术参数进行验收，并签字确认。三、货物售出管理流程（1）销售管理流程a.由销售人员填制“出库量单出货申请单”并写明出库货品的品名、型号、数量、购买单位、形式：售出。同时销售人员必须填制“发票申请单”。 b.由销售人员将已填制的“出库量单出货申请单”交仓库管理员，由仓库管理员依据 “出库量表货申请单”发货，并由相关提货人对提出货物进行检验，并签字确认。 同时出纳依据“发票申请单”开具发票和送货单。由销售人员向出纳签收。 c.由出纳将“发票记帐联”和“送货回单”交会计做帐。(2)工程销售管理流程a. 工程人员销售依照1的流程处理。b. 工程人员做项目工程人员填制“库存材料暂借单” ，货物去向写明相应工程项目的名称，仓库管理人员依据“库存材料暂借单”发货待相应工程项目结束后，仓库管理人员依据“库存材料暂借单”和“出库量单货申请单”收回未用材料。会计依据“出库量单”核算工程成本。四、 货物借出管理流程1.工程人员或销售人员因做实验而借用，需填制“库存材料暂借出库单” ，写明货物去向、归还的时间，并在“出库单”右上角标明“借出”，借用人、借用人所在部门的经理签字，最后报总经理签字确认后，仓库管理人员依据“库存材料暂借单出库单”发货。货物借出时，相关借用人必须对借用货物进行检查验收。如借出货物发生损坏，由借出人负责。归还时，仓库管理人员须根据货物的检查验收流程对借出货物进行检查，检查无误后依据“库存材料暂借单”注销已归还货品，并将货品返还仓库。 2.根据客户的要求，需要试用时，由相关销售人员或工程人员填制“库存材料暂借单出库单” ，写明货物去向写明、客户名称、试用时间，并在“出库单”右上角标明“借出”，同时后附试用协议，经办人、经办人所在部门经理签字，最后报总经理签字确认后，仓库管理员依据“库存材料暂借单出库单”发货。货物借出时，相关借用人必须对借用货物进行检查验收。如借出货物发生损坏，由借出人负责。经办人员要求客户收到试用的货物后，在“签收单”上确认签字，并将“签收单”交于仓库管理人员。归还时，由仓库管理人员须根据货物的检查验收流程对借出货物进行检查，检查无误后依据“库存材料暂借单”注销已归还货品，并将货品返还仓库。如客户在试用期间提出购买试用的产品，其流程按公司的销售流程办理，财务在收到销售合同和货款后，在此前“出库单”上签字并标明“转销”字样，仓库管理人员将“出库单”第二联和试用协议交于财务。五、货品出入库管理流程应遵循并掌握以下规定：1.货物凭“入库出库单”或“暂借单”进出仓库。2.出纳和会计每天下班前核对出入库和进出发票。3.出库须经申请人、相关主管、财务签字后，方可办理出库。属销售之产品出库，财务须核对销售合同，凡不符合合同约定的付款条件之出库，财务一律不得签字。如遇相关主管外出或出差，由行政部征求相关主管意见后，可由行政部代签。4.凡销售、项目合同、采购合同等合同正本一律存档于财务，销售及采购持合同复印件。财务根据合同约定收付款。六、发生缺货或缺票的情况，及时催讨。七、依据出入库单落实相关责任人。八、购货付款前提：收到对方发票。九、订货支付预付款前提：收到订货合同和收据。十、工程项目出货填“暂借单”，工程结束填“出库单”。十一、仓库货物的进出必须由仓库管理人员亲自操作。十二、工程开票的原则为工程款全部结清后，由项目主持人开票。十三、购货发票及时开具。十四、货物出入库时，提货及借用人员必须对货物进行检查验收，出库后货物发生损坏，由提货及借用人员负责。 十五、 赠品、非销售类产品出库规定：1、凡属赠品出库，须在出库单上注明。2、固定资产、备品出库等非销售类产品出库申请，除相关主管、财务签字以外，需有行政经理的签字。3、耗材类出库申请有相关经理及行政经理的签字即可。4、凡属赠送之出库申请，须经总经理或产品部经理签字后，方可出库。如遇外出或出差，向行政部征求意见后，可由行政部经理代签。货物出入仓库管理流程框图说明：一、 货物买入管理流程1 货与票同时到采购人员 货 票仓库管理员办理入库手续暂缓付款会 计出 纳要求付款付 款填写付款申请单并交相关主管审核填写入库量出货申请单填写付款通知单并交相关主管审核填写付款通知单验收合格填写付款通知单验收合格单 2 发票到，货未到（货物直接交给客户）办理入库手续仓库管理员采购人员 货 票暂缓付款会 计出 纳要求付款付 款仓库管理员填写付款申请单并交相关主管审核填写付款通知单并交相关主管审核填写入库量单填写出库量出货申请单输出库手续3 发票未到，货到采购人员 货 票没有及时到仓库管理员办理入库手续会 计采购人员供应商填写入库量单及时向供应商索要说明，并通知催讨发票催讨发票填写付款通知单验收合格填写付款通知单验收合格单二、 货物借入管理流程与货物购入入库流程相同，但入库量单的入库原因要指明为借入。借出填写库存材料暂借单。借物人员货 票仓库管理员办理入库手续杂项借入会 计出 纳产品借入填写货物借入清单填写入库量单填写付款通知单验收合格三、 货物销售出库管理流程1 销售部销售管理流程销售人员销售发票申请单、出库量出货申请单出纳开票及时收款仓库管理员开送货单将送货回单交还给仓库管理员2.工程部工程销售管理流程（1） 工程开始时，所有使用在此工程上的产品均填写库存材料暂借单，仓库管理员依此单办理借出手续。仓库管理员（2） 工程结束时，工程人员填写出库单 办理出库手续，收回未用的材料会 计核算工程成本四、货物入库基本业务流程图保管方入库作业计划分析入库准备接运卸货核查入库凭证初步检查验收办理交接手续货品检验存货方入库信息处理组织入库入库申请入库计划检验报告入库单证入库作业计划五、货物出库基本业务流程图出库凭证审核出库信息处理拣货发货检查搬到发货准区备区贴标签单证流转处理装车发货发货后的清理工作仓库管理相关规定1、仓库须设立：1）仓库设为： 良品、不良品、展示品、备品及办公用品等库位。库存报表须按库位分类统计数量。 2）              展示品数量由销售经理根据产品演示需求提出数量和型号需求，经总经理 审批后方可实施。良品转成展示品须经总经理审批。2、注意仓库的干燥整洁，保护库内外的环境卫生。3、仓库物品要分类存放，摆放整齐。4、物品出库要有领用人签字，入库物品要及时登记入帐。对急用的货物，要提前作好出货准备，以便及时办理出库。5、冬季怕冻的物品，一定要放到保暖、防冻的地方，以免造成损失，有易燃易爆物品，要放在安全可靠的地方保管，避免发生意外。6、大宗材料、设备不能入库的，要点清数量，放到安全的地方，摆放整齐，做好覆盖工作，防止雨淋日晒造成损失。7、加强防火防盗工作，确保货物安全。8、临时外借用的小型工具，要建立借用物品帐，严格履行借用手续并及时催收入库，如有丢失损坏，由借用人员按价赔偿。9、每月月底最后一天由财务牵头，财务和库管共同参与进行月库存实物清点，库存清单双方签字，各留一份存档。本规定自签发之日起执行 北京锦绣年华信息技术有限责任公司批准人：签发日期： 年 月 日