公司员工出差管理报销制度.docx

公司员工出差管理制度第一章 总则一、 为规范出差管理流程、加强出差预算的管理并做到有章可循特制定本制度。 二、本制度参照本公司行政管理、财务管理相关制度的规定制定。第二章 一般规定 三、员工出差依下列程序办理： 出差前应填写出差计划申请单，经部门主管或总经理审阅批准签字后方可外 出，否则一律不予报销，并视情况按旷工处理。 四、出差的审核决定权限如下：1、 当日出差：出差当日可能往返，一般由部门主管核准。2、 远途出差：由部门主管核准，报总经理审批，部门主管以上人员一律由总经理核准。五、交通工具的选择标准： 1、短途出差可酌情选择汽车、火车作为交通工具。公司员工出差乘坐火车（高 铁、动车）在600公里（含）以内的，按照动车二等座或高铁二等座标准的实际票价予以报销，如果员工换乘其他交通工具未超出此标准的按实际票价报销，超出此标准以外的金额部分自已承担。600公里以上按照硬卧级别票价予以报销，换乘其他交通工具按此标准执行，超出标准以外的金额部分自已承担。如果是特殊原因，在非常紧急的情况下，选择其他交通工具：例如飞机，须提前向总经理说明情况并申请通过后方可乘坐，否则一律只按火车硬卧的票价报销。 2、自驾车报销标准为防止出现安全隐患，公司不鼓励驾驶汽车出差，在总经理特批许可的情况下，员工出差可以选择自驾。自驾车每车补助往返油费过路费报销标准：150公里内150元，150- 300公里内500元，300600公里内700元，600公里以上至1000元封顶，所有费用须提供票据，根据票据面额在不超出上诉金额范围内报销，比如驾车150公里过路费燃油费100元，则按100元报销，如200元，则按150元上限报销，依次类推。如有特殊情况须在报销单内列明具体事宜，并经总经理签字后方可报销。第三章 出差报销六、报销程序及出差费用的报销严格按审批程序办理。按财务规范粘贴“差旅费报销单”部门主管或经理审核签字财务部核实总经理审批财务领款报销。出差人员需于出差返回5日内向财务部门提报经部门主管签核的该行次差旅费报销单、出差报告，财务部门依据相关财务规定进行初次审核，同时还需对费用支出的合理性进行审核，出差人员须对不合理费用作出说明，否则不予报销。第四章 差旅管理七、出差申请与报告1、出差前应填写出差计划申请表并注明出差路线、事由、计划及出差费用预算，经主管部门经理同意并签字确认后方可出差，否则出差费用一律不予报销。2、部门经理对出差申请进行审批时，除须对申请人员所填具之出差目的及时间安排进行审核外，还应对其所提出的出差费用预算进行合理性测算。3、出差期限由派遣负责人视情况需要，事前予以核定，并依照程序核实。4、将出差申请表送至行政部留存、记录考勤。5、出差后须按出差计划申请表中拟定的时间、路线、拟计划拜访客户名录等事项开展出差工作。到达当地第一时间予以报点，报点须用当地电话，由行政内勤按报点时间、地点、电话号码、车次等内容予以登记（销售人员交由销售内勤登记）。出差后回公司报销时须与报点相吻合，否则不报销有出入的部分。 、销售人员出差后每天向销售部门负责人报告工作进展及下一步工作计划安排。、出差途中生病、遇意外或因工作实际，需要延长差旅时间的，应打电话向公司请示；不得因私事或借故延长出差时间，否则其差旅费不予报销。、出差人员返回后均需提报出差报告，出差报告中需将本次出差的任务完成情况（包括出差目的达成情况、费用支出情况等内容）做详细说明，同时该报告也是出差费用报销的依据之一。、出差报告的审核及审批：流程同出差申请。、出差结束后，应于5日之内提交出差报告，并到财务部费用报销。未按以上手续办理出差手续或未经审批所发生的费用，公司将不予报销。、销售部门各驻外办事处业务人员，除财务审核环节外，在办事处内部需严格按前述内容执行，但与总部财务部门核销时，根据实际情况或根据财务部门的要求进行核销，并以财务部门的为准。、为强化出差费用管控及提升远途出差（本市以外）成本效益，远途出差人员在填具差旅费报销单时，必须与相对应的出差计划申请表上所载明的预算金额相接近，如高于预算金额10%或超过300元者，则必须提出说明并经部门经理核准后超出部分始得报销。 八、员工出差活动的监管 各部门经理对自己部门的员工出差活动负责进行监督管理，定期（按月）开展检查，对检查过程中发现的违规行为应及时处理。 违规处罚标准 ： 1、员工出差未办理申请手续的，处罚20100元/次，期间产生的费用不得报销入帐。 2、员工出差期间获得的信息未按规定整理，总结上报的，处罚20200元/次，获得的资料未按时办理归档手续的，处罚50200元/次，如因此造成的直接经济损失由该员工承担。 3、出差人员未按时办理费用报批手续并入账的，处罚20200元/次，对超期报销的出差费用按%报销入账。 4、出差费用报批存在弄虚作假的，按照作假部分的多少翻倍处罚，同时作假部分的费用不得入账，已入账的应进行剥离，严重者所有费用不予报销。 5、财务部门未按相关规定审核报销票据，存在违规的，处罚责任人50200元/次，如因此造成的直接经济损失由审核人承担。 九、出差相关规定1、本市出差：（1）原则上要求使用本公司交通工具，不报销任何费用和补助；（2）如因特殊原因未派车的，出差之交通费用凭乘车票据实数报销，乘坐出租 车需取得部门主管同意后方可；2、市外出差： 非业务人员原则上应当天往返，若确需住宿留驻，应取得部门主管同意后方 可报销相关费用；业务人员则根据其出差计划申请进行相关时间安排；出差人员所乘交通工具及食宿标准具体按附件1的规定执行，特殊情况经主管副总及以上级别批准后执行。3、差旅费应据实填报，如发现有虚报不实者，除将所领差旅费追回外，并视情节轻重，予以惩处。 4、出差不享受休息待遇，不得报支加班费或轮休，要保证每天工作8小时和一定的工作绩效，但重大节假日（春节、元旦、劳动节、国庆节、中秋节、端午节）可酌情给以补贴。第五章 附则十、出差纪律1、遵纪守法；2、遵守公司制度；3、注意安全，不从事危险活动；4、不从事有损公司形象、品牌形象、公司政策的活动；5、不谈论与公司形象、品牌形象、公司原则和公司政策相违背的言论；6、不给客户制造正常工作以外的难题和提出正常工作以外的要求；7、未经部门主管批准，不得向客户借款；8、不得接受客户的宴请和招待；9、严禁挪用公司货款。十一、本制度（暂行）经总经理核准后实施，如有未尽事宜，可随时修改。