生产类供方开发流程管理制度.docx

生产类供应商开发管理制度第一节 总 则第一条 目的 规范新供应商开发、选择、评价和认证，使新供应商在优先满足质量的前提下，保证交付、成本、服务、环境和社会责任满足要求。第二条 范围 适用于瑞德医疗生产用物料供应商的选择与认证（包括辅助生产类物料）。第三条 职责3.1 物资采购部和研发部、需求部门共同负责寻找新供应商，并负责提交供应商开发与认证申请、组织或参与新供应商评审，样品试制合同签订、样品回司跟踪；3.2 物资采购部负责组织新供应商评估、审核、认证与供应商档案管理；3.3质保部负责样品检验和验证，出具样品验证报告，反馈供应商质量情况，签订质量服务协议，参与新供应商评审；3.4技术部门负责制定技术标准，签订技术协议，参与新供应商审核。第二节 运行流程第四条： 供应商开发流程 4.1 需求提出。需求部门提供采购需求和技术协议条款，需求部门可以推荐候选供应商，但不能指定供应商；需求部门推荐候选供应商时应优先从认证供应商中选择。 4.1.2采购工程师优先从认证供应商采购，认证供应商不能满足需求再寻找新供应商。 4.1.3采购工程师根据采购需求选择合适的新供应商，采购工程师和供应商管理师可结合采购需求,推荐优质的供应商使用。 采购工程师判断是否一次性采购或配件采购，不明确是否属一次性采购或配件采购，按新供应商开发流程进行。 4.2 供应商开发明确一次性采购或配件采购的供应商，采购工程师可提交供应商主数据创建，详细说明情况，附上经审批的采购计划。4.2.2代理商还需要有代理资质证明，否则需要提供经质保部长、研发和总经理特批的无代理资质报告；4.2.3供应商主数据创建流程通过后，由供应商管理师创建供应商主数据，注明“（LS1）”,即临时一次性采购供应商；4.2.4已经创建主数据的配件供应商，附上经研发、质保和总经理批准的特批报告，可直接提交拟认证(取消认证)供应商申请表供应商管理师每月从数据库中导出一次性供应商交付情况发给采购经理和总经理，同时对已交货完成的一次性供应商进行业务冻结。4.2.6采购工程师在开发新供应商时，需首先通知供应商注册，并完成“注册供应商”和“潜在供应商”资料填写； (见附件4：供应商开发认证资料)，无法完成填写的特殊供应商，如国际供应商，提供采购经理批准的特批报告后，只需通过“注册供应商”审核。在供应商每次提交资料后，供应商管理师按顺序完成“用户注册”-“注册供应商审核”-“潜在供应商审核”。4.2.8 供应商管理师组织体系审查，完成上传体系审查报告、供应商对比表、并经供应商管理师审核转成试用供应商以后，采购工程师才能提交拟开发供应商申请表；代理商拟开发需附上原厂不同意直供的函，供应商管理师审核时决定是否需要对原厂进行体系审查；供应商业务转移视同新供应商开发，需要按新供应商开发流程进行；淘汰供应商重新使用需附上经审批的淘汰供应商转临时供应商申请表，先创建为LS1，再走拟开发流程；4.3 样品验证4.3.1供应商均需要签订技术协议，由研发负责与供应商签订并提供给采购部与质保部，技术协议要明确技术参数和验收依据。4.3.2采购工程师负责与供应商签订样品试制合同，合同和审批流程与权限参照采购合同管理制度。4.3.3采购部负责下达样品订单，具体数量由研发部确定，不允许与非认证供应商签订长期合同（如年度合同）或大批量采购合同。供应商按照样品试制合同要求提供样品；供应商样品回司后，质保部凭样品订单进行样品认可；如样品验证不合格，可请供应商整改后再次送样，也可直接停止开发该供应商。4.4小批量试用4.4.1样品验证合格后，采购工程师与供应商签订小批量试制合同；小批量试用的具体数量由研发部确定；供应商按照小批量试制合同要求提供样品。4.4.2质保部凭小批量订单完成检验；小批量试制通过后可由质保部提供小批量试用报告；也可由采购工程师在供应商认证前提交批量使用申请报告流程，经研发部经理、质保部长、总经理批准；小批量试制经质保部验证不合格，可请供应商整改后再次试用，也可停止开发该供应商。4.5供方认证。供应商管理师每月从数据库中导出非认证供应商的清单，提供给各采购工程师；采购部负责管理部门非认证供应商，每月分析临时供应商开发进程和供货情况,与时提交拟认证（取消认证）供应商申请表，将非认证供应商转认证、淘汰或冻结。4.5.2质保部根据零部件的类别确定A、B、C类供应商，A、B类供应商与特别要求的供应商都需签订质量服务协议；质保部负责与之签订质量服务协议,并抄送采购部。4.5.3新供应商开发过程中，采购部必须与供应商签订采购框架协议，经法务部审核，采购经理批准。4.5.4在OA中附上所需开发认证资料（见附件4供应商开发认证资料）提交拟认证申请。4.5.5相关质保部、研发部、采购部参与审批，质保部需要注意确认质量是否达到要求与是否有质量服务协议，研发部确认技术是否达到要求与是否有技术协议；供应商管理师负责审核认证资料是否齐全，是否有效，必要时可组织现场复查；4.5.6供应商管理师将通过审批的供应商于一个工作日内加入认证（合格）供应商目录。4.5.7采购工程师要根据采购合同管理制度签订合同，采购工程师根据采购合同下采购订单，跟催物料与时到货，并通知需求人员与时领用。第三节 激励第五条 激励措施5.1 供应商考察人员对自身出具的评估意见承担可追溯责任，如有渎职，处罚100分。5.2 供应商管理师未按流程提交相关审批资料的，处罚10分/次。5.3 供应商管理师未按制度审核通过，处罚10分/次。第四节 相关文件 第六条 相关文件附图1 供应商开发流程图附图2 流程说明图附件1: 供应商开发原则和分类附件2: 采购关重件分类标准附件1: 供应商开发原则和分类附件2: 采购关重件分类标准附件3：供应商状态转移附件4：供应商开发认证资料附件5：独家供应商特批报告附件6: 拟开发供应商申请表附件7: 淘汰供应商转临时供应商申请表附件8：批量使用申请附件9：拟认证（取消认证）供应商申请表附件10：供应商对比表第五节 附 则第七条 本制度由物资采购部起草，并负责解释与归口管理。附图1流程图：附图2 流程说明：步骤工作事项责任岗位事项说明应用表单1提交采购计划需求人员1、需求部门提供采购需求和技术协议条款；2、需求部门可以推荐候选供应商，但不能指定代理商；3、需求部门推荐候选供应商时应优先从认证供应商中选择。2是否需要向新供应商采购采购工程师1、采购工程师优先从认证供应商采购，认证供应商不能满足需求再寻找新供应商。3新供应商寻源采购工程师1、采购工程师根据采购需求选择合适的新供应商。2、采购工程师和供应商管理师可结合采购需求,推荐优质的供应商使用。4是否一次性采购采购工程师1、采购工程师判断是否一次性采购或配件采购，不明确是否属一次性采购或配件采购，按新供应商开发流程进行。5一次性采购或配件采购采购工程师1、如明确是一次性采购或配件采购的供应商，采购工程师可提交供应商主数据创建，详细说明情况，附上经审批的采购计划；代理商还需要有代理资质证明，否则需要提供经质保部长、研发和总经理特批的无代理资质报告；拟认证（取消认证）供应商申请表2、供应商主数据创建流程通过后，由供应商管理师创建供应商主数据，注明“（LS1）”,即临时一次性采购供应商；供应商主数据创建3、已经创建主数据的配件供应商，附上经研发、质保和总经理批准的特批报告，可直接提交拟认证(取消认证)供应商申请表。6冻结业务供应商管理师1、供应商管理师每月从数据库中导出一次性供应商交付情况发给采购经理和总经理，同时对已交货完成的一次性供应商进行业务冻结；7注册供应商1、采购工程师在开发新供应商时，需首先通知供应商注册，并完成“注册供应商”和“潜在供应商”资料填写； (见附件4：供应商开发认证资料)供应商开发认证资料2、配件供应商只需要通过“注册供应商”审核；3、无法完成填写的特殊供应商，如国际供应商，提供采购经理批准的特批报告后，只需通过“注册供应商”审核。8审核供应商管理师1、在供应商每次提交资料后，供应商管理师按顺序完成“用户注册”-“注册供应商审核”-“潜在供应商审核”。9是否开发供应商供应商管理师1、原则上供应商管理师组织体系审查10体系审查应商管理师1、按供应商体系审查管理规定执行。11体系审查供应商管理师1、按供应商体系审查管理规定执行。12提交拟开发申请采购工程师1、完成上传体系审查报告、供应商对比表、并经供应商管理师审核转成试用供应商以后，采购工程师才能提交拟开发供应商申请表；拟开发供应商申请表2、  代理商拟开发需附上原厂不同意直供的函，供应商管理师审核时决定是否需要对原厂进行体系审查；淘汰供应商转临时供应商申请表3、供应商业务转移视同新供应商开发，需要按新供应商开发流程进行； 供应商对比表4、淘汰供应商重新使用需附上经审批的淘汰供应商转临时供应商申请表，先创建为LS1，再走拟开发流程；13审批供应商管理师1、供应商管理师对OA提交的拟开发申请表进行审批，重点审查体系审查结论是否合格、相关资料是否齐全，必要时可再进行体系审查；采购经理参与审批，提出建议，采购经理批准。2、通过OA审批合格的供应商，供应商管理师创建供应商主数据，注明“（LS）”；3、对于审核不合格的供应商说明原因直接驳回。14签订技术协议研发工程师1、所有供应商均需要签订技术协议，由研发工程师负责与供应商签订并提供给采购部与质保部。15签订试制合同采购工程师1、采购工程师负责与供应商签订样品试制合同，合同和审批流程与权限参照采购合同管理制度；2、采购部负责下达样品订单，具体数量由研发部确定；3、不允许与非认证供应商签订长期合同（如年度合同）或大批量采购合同。 16提供样品供应商1、供应商按照样品试制合同要求提供样品。17样品验证质量工程师1、供应商样品回司后，质保部凭样品订单进行样品认可；2、如样品验证不合格，可请供应商整改后再次送样，也可直接停止开发该供应商。18签订小批量合同采购工程师1、样品验证合格后，采购工程师与供应商签订小批量试制合同；小批量试用的具体数量由研发部确定。19提供小批量物料供应商1、供应商按照小批量试制合同要求提供样品。20小批量物料验证质量工程师1、质保部凭小批量订单完成检验； 批量使用申请报告2、小批量试制通过后可由质保部提供小批量试用报告；也可由采购工程师在供应商认证前提交批量使用申请报告流程，经研发部经理、质保部长、总经理批准；3、小批量试制经质保部验证不合格，可请供应商整改后再次试用，也可停止开发该供应商。21非认证供应商清理供应商管理师1、供应商管理师每月从数据库中导出非认证供应商的清单，提供给各采购工程师。拟认证（取消认证）供应商申请表2、采购部负责管理部门非认证供应商，每月分析临时供应商开发进程和供货情况,与时提交拟认证（取消认证）供应商申请表，将非认证供应商转认证、淘汰或冻结。22签订质量服务协议质量工程师1、质保部根据零部件的类别确定A、B、C类供应商，A、B类供应商与特别要求的供应商都需签订质量服务协议；2、质保部负责与之签订质量服务协议,并抄送采购部。23签订采购框架协议采购工程师1、新供应商开发过程中，采购部必须与供应商签订采购框架协议，经法务部审核，采购经理批准。24提交拟认证申请采购工程师1、在OA中附上所需开发认证资料（见附件4供应商开发认证资料）提交拟认证申请。供应商开发认证资料25审批供应商管理师1、相关质保部、研发部、采购部参与审批，质保部需要注意确认质量是否达到要求与是否有质量服务协议，研发部确认技术是否达到要求与是否有技术协议；2、供应商管理师负责审核认证资料是否齐全，是否有效，必要时可组织现场复查；3、供应商管理师审核，提出建议，采购经理批准。26转为认证供应商供应商管理师1、供应商管理师将通过审批的供应商于一个工作日内加入认证（合格）供应商目录 2、供应商管理师一个工作日内将批量使用申请报告与审批流程、采购框架协议、质量服务协议、技术协议、拟认证供应商申请表与OA审批流程完成“正式供应商审批”。27签订长期合同采购工程师1、采购工程师要根据采购合同管理制度签订合同。28执行合同采购工程师1、采购工程师根据采购合同下采购订单，跟催物料与时到货，并通知需求人员与时领用。29物料领用需求人员1、需求人员与时领用物料。附件1: 供应商开发原则和分类1、供应商开发遵循集中、整合的原则，每种物料尽量有2家或以上认证供应商。一个认证供应商可能生产多种物料，但只能提供经过公司认可的物料（结构相似的非关重物料、同系列物料可视为同一种物料），不能采购认证供应商非认可的物料。2、整合招标时，招标对象原则上必须是认证供应商目录的供应商；如果是目录外的供应商，则体系审查与样品试用合格后再进行招标。4、根据物料关重程度，经采购经理确认后，将供应商区分为A、B、C三类。A对应关键件、B对应重要件、C对应一般件。附件2: 采购关重件分类标准特对采购关重件分类标准具体细化如下：一、 关重件定义1、关键件：是指对整机性能、人身安全等具有关键作用的零部件，如发生故障，会发生人身安全事故、丧失整机主要功能，严重影响整机使用性能和降低整机寿命。2、重要件：是指对整机性能、人身安全等具有重要作用的零部件，如发生故障，会影响整机使用性能和寿命，使用单位可能提出申诉。3、一般件：是指对整机性能、人身安全等影响作用一般的零部件，如发生故障，对整机使用性能与寿命影响不大，也不致引起使用单位申诉。二、 关重件具体类别1、 关键件：电子类、电路板、电机等等2、重要件： 钣金类、机加工类 等3、一般件：关键件和重要件以外的零部件。附件3：供应商状态转移供应商状态转移说明审批流程新供应商开发新供应商或冻结供应商转临时供应商提交拟开发供应商申请表，按开发流程进行采购工程师提交供应商管理师由采购经理批准新供应商或冻结供应商转临时一次性供应商提交供应商主数据创建申请采购工程师提交供应商管理师由采购经理批准临时供应商转认证供应商提交拟认证（取消认证）供应商申请表，按认证流程进行采购工程师提交供应商管理师由采购经理批准认证供应商取消认证转淘汰供应商有质量问题，无改善的，提交拟认证（取消认证）供应商申请表、注明转淘汰采购工程师提交供应商管理师由采购经理批准转冻结供应商无业务往来的，提交拟认证（取消认证）供应商申请表、注明转冻结转临时供应商有业务往来，量小的，提交拟认证（取消认证）供应商申请表、注明转临时转黑名单供应商不诚信，勾结、行贿员工，提交拟列入黑名单供应商审批表采购工程师提交供应商管理师由采购经理批准淘汰供应商转临时供应商淘汰供应商需先转临时一次性供应商提交淘汰供应商转临时供应商申请表，说明理由采购工程师提交供应商管理师由采购经理批准附件4：供应商开发认证资料开发与认证审核步骤存档资料审核时间简要说明原厂代理商配件供应商责任人提交拟开发所需资料1、注册供应商注册基本信息注册基本信息注册基本信息供应商两个工作日企业历史供货状况企业历史供货状况企业历史供货状况供应商至少需要填供应商前三大客户营业执照彩照营业执照彩照营业执照彩照供应商税务登记证彩照税务登记证彩照税务登记证彩照供应商公司简介公司简介公司简介供应商2、潜在供应商供应商基本信息供应商基本信息不需填写供应商两个工作日完成普通供应商审核，对代理商，一周内与原厂完成资质确认并完成审核 企业概况企业概况不需填写供应商特种行业必须上传特种行业许可证，所有原厂供应商必须上传质量认证证明，如ISO9001或TS16949认证股权构成企业整体实力不需填写供应商企业产品情况企业主要代理产品情况不需填写供应商代理商必须上传代理资质证明，未取得代理资质的特殊情况需采购工程师提交供应商管理师由采购经理批准企业设备能力无不需填写供应商质保能力质保能力不需填写供应商商务能力企业仓储能力不需填写供应商企业人员构成情况企业人员构成情况不需填写供应商企业生产环境情况无不需填写供应商供应商资源调查表供应商资源调查表不需填写供应商管理师采购工程师提交供应商管理师由采购经理批准3、试用供应商体系审查报告体系审查报告配件供应商特批报告供应商管理师两个工作日可上传体系审查报告或免于体系审查报告供应商供应商对比表供应商对比表供应商管理师采购工程师提交供应商管理师由采购经理批准拟开发申请表拟开发申请表不需填写采购工程师提交采购工程师提交供应商管理师由采购经理批准提交拟认证所需资料4、正式供应商框架协议、批量使用申请报告、质量服务协议、技术协议框架协议、批量使用申请报告、质量服务协议、技术协议、从代理商采购的特批报告、原厂不愿意直供的函不需要不需要两个工作日批量使用申请也可用小批量试用报告代替，采购工程师提交供应商管理师由采购经理批准拟认证供应商申请表拟认证供应商申请表拟认证供应商申请表采购工程师提交说明： 1、到期更新的资料，由供应商直接传给供应商管理师更新；资料长期保存。2、对于不能完成填写的供应商，仍需要开发时需提交采购经理报告。附件5：独家供应商特批报告ZD/CG 102-01 No.特批情形申请部门申请人联系电话供应商名称供货产品供应商联系人供应商地点供应商ABC分类申请原因备注：1、 采购计划提报时供应商为独家供应商时提报此专题报告，充分说明理由；2、 如是结构相似、同系列物料有认证供应商，不允许提交独家供应商特批报告；3、审批流程：需求部门提交、供应商管理师审核、采购经理审批总经理批准。附件6拟开发供应商申请表ZD/CG No.供方开发情形 新物料新供方 新物料老供方 老物料新供方 代理商 生产商申请部门申请人联系电话供方名称供方ABC分类邮政编码工厂地址供方联系人电话手机传真开户行税号账号国内/国际主营业务供货产品(申请单位)公司代码采购组织申请原因备注：1、采购工程师在开发新供应商或接到临时计划（非一次性采购），需与新供应商签订合同前，必须提交本流程，新开发供应商，请写明开发理由。独家供应商，请附上独家供应商特批报告。2、本流程必须在转成试用供应商后，才能提交。3、拟开发的供应商需注明工厂地址，如有多个工厂地址生产供货，需要全部写明详细地址。4、采购工程师提交供应商管理师由采购经理批准。附件7淘汰供应商转临时供应商申请表供应商名称供应商代码ABC分类供应产品范围（标注产地、商标或产品标记）：淘汰供应商转临时供应商的理由： 事业部供应商管理师/日期：ZD/CG 102-07 No.备注：1、OA审批流程：采购工程师提交供应商管理师由采购经理批准2、审批通过后，创建为LS1附件8批量使用申请ZD/CG 申请人： 申请部门： 供应商名称与代码供应商类型 生产商 代理商物料名称物料情况 新供应商物料 老供应商新物料物料重要程 度 关键件 重要件 一般件规格型号(图号)适用产品结论： 合格，可开始批量供货 不合格，不允许批量供货 简要说明： 签名/日期质保部意见：研发部意见：事业部总经理意见备注：1、OA审批流程：采购工程师或开发工程师提交-质保部、研发部审批采购经理-总经理审批。附件9拟认证（取消认证）供应商申请表申请类别申请认证 认证供应商审批 辅助生产类供应商审批 配件供应商审批 工序外协供应商审批 其它供应商审批是否已签订质量服务协议是 否 认证供应商新增物料审批申请取消认证 转入临时供应商 转入冻结供应商 淘汰供应商淘汰供应商系统冻结： 业务冻结 账务冻结（有纠纷）申请部门申请人联系电话供应商名称供应商代码供应商联系人供应商ABC分类供应商联系方式供应商类别 生产商 代理商供应产品范围（标注产地、商标或产品标记）：（如较多，可提供电子表格，信息包括物料编码、物料名称、重要度分类、小批试用报告名称）申请原因ZD/CG 104-03 No.备注：1、拟认证供应商申请，附上采购框架协议、批量使用申请报告、质量服务协议（需要时）和技术协议作为附件。代理商认证还需附上从代理商采购的特批报告。2、供应商认证时，质保部需确认是否已经签订质量服务协议，需要而未签的驳回流程并与时补签。3、取消认证供应商申请，请明确是转入临时供应商还是因质量、服务等问题申请淘汰供应商，临时供应商的业务和账务均不冻结。淘汰供应商的业务冻结，账务有纠纷的在冻结账务前打“”。4、OA审批流程：采购工程师提交供应商管理师由采购经理批准。附件10：供应商对比表序号供应商名称供货品种生产和技术能力质量和服务价格和付款生产地址交货方式合作意愿经营管理与综合实力企业可持续发展前景和其它特性备注1拟开发供应商2现有主供应商13现有主供应商24现有主供应商38行业前三大9行业前三大10行业前三大备注：1、供应商对比表建议包括申请单位的前三大同类主供应商和现有前三大同类主供应商，如果无同类供应商可与行业前三大进行对比。2、此表中“供货品种”需要写清楚具体产品与特性；“生产和技术能力”和“质量和服务”建议由研发部门和质保部门提供相关信息；“生产和技术能力”还必须加上生产能力的具体数据；“价格和付款”需要提供详细的数据，必要时可以增加附件；“交货方式”；“经营管理和综合实力”主要强调企业的规模、行业排名、研发实力等情况；“企业可持续发展前景和其它特性”可填写需要特别补充的其它特性，如参股单位、可配套供应等；“备注”需要加上新开发的供应商预计年采购金额，成功应用案例等信息。