《酒店集团合同签订及管理制度》.doc

版号06文件编号TY/HR-2015006文件名称合同管理及签订制度生效日期第1页共11页第一章 总则第一条 目的 为加强酒店集团的合同管理，保证合同的签订、履行、变更、解除能依法进行，防范与控制合同风险，有效维护公司的合法权益，根据中华人民共和国合同法有关规定，结合酒店实际情况，现制定本制度。第二条 适用范围集团总公司、各分店第三条 名词解析 本办法所称合同，是指公司在运营活动中，以公司名义与自然人、法人及其他组织之间签订的各类合同或协议，包括经济合同、技术合同、涉外合同、招标投标文件等。合同一律采用书面形式，即时清结者除外。 劳动合同管理另行制定。 本办法所称合同管理，是指对集团公司及集团公司各部门（以下简称各部门）对外签订的合同进行审查、监督和管理，实行责任把关，最大程度防范和控制合同风险。第二章 合同分类第五条 合同分类的原则以区分公司主要业务为原则，兼顾合同保管的方便。第六条 集团公司合同主要分为以下几类：买卖合同，供用电、水、气、热力合同，租赁合同，融资租赁合同，承揽合同，建设工程合同，保管合同，仓储合同，委托合同，居间合同。第三章 合同的签署第七条：合同的签署必须遵守国家法律、行政法规和集团公司的相关规章制度，不得利用合同进行违法活动。第八条：集团公司法定代表人和集团公司法定代表人授权的人员在授权范围内有权代表酒店签订合同。授权委托书应明确委托权限和期限，禁止使用“全权委托”等措辞。 凡涉及下列合同时，须由酒店法定代表人每次单独授权：（一）担保合同； （二）代表酒店实施的投资项目、融资项目、资产划转项目的投资合同、融资合同、资产划转协议； （三）企业兼并、合并、联营合同； （四）其他需要酒店审查同意的合同。第九条：签署程序  （一）对方当事人的资信调查； （二）合同的谈判；（三）合同的起草； （四）合同的审查会签； （五）合同的签署。 根据法律、法规的规定或当事人的约定，合同需要办理公证、鉴证、审批、登记等手续的，应由承办人负责向有关机构申请办理，行政部予以协助。第十条：合同签署前，承办部门或合同承办人应仔细审核对方当事人的主体资格、资质、资金、履约能力等资信情况，具体包括： （一）具备签署合同的主体合同，能以自身名义独立对外签署合同，具有经年检有效的营业执照； （二）涉及专营许可或法律法规有资质(等级)要求的，应具备相应的有效许可证书、资质（等级）证书； （三）由代理人代为签署的合同，应具备真实有效的法定代表人身份证明、授权委托书和代理人身份证明； （四）具备相应的履约能力，必要时可要求对方出具资产负债表、银行出具的资金证明、注册会计师出具的验资报告以及近期涉及重大诉讼可能影响合同履行的有关情况说明； （五）履约信用记录良好； （六）通过招标方式确定合同当事人的，应有生效的中标通知书； （七）其他与合同签署、履行相关的情况。 第十一条：对不符合本办法第十条规定的对方当事人，不应与其签署合同；必须签署合同时，应要求其提供合法、真实、有效的担保。 对方当事人提供担保的，还应审查担保人的担保资格和担保能力，审查范围适用第十条的有关规定。 合同文本应条款齐备，权利义务内容明确具体，用语规范、严谨、简练、准确。第四章 合同内容第十二条：合同主要内容（一）合同首部 1、合同名称及编号； 2、双方当事人基本情况：包括名称（姓名）、住所、法定代表人姓名、职务、联系方式等内容； 3、签约的目的和依据。 （二）合同正文 1、标的； 2、数量、质量； 3、价款或报酬及付款方式； 4、履行方式、期限和地点； 5、违约责任；6、争议解决方式； 7、变更、解除合同的条件； 8、根据法律或合同性质应当具备的其他条款和双方当事人约定的其他主要条款。 （三）尾部 （一） 合同生效的时间和条件； （二） 合同正副本份数和双方持有状况；（三） 附件名称及数量； （四） 双方法定代表人或授权委托代表的签名、盖章；（五） 签约时间和地点； 第十三条：事务性合同（非经济合同），由集团公司统一授权后，所属部门按照本合同管理办法内部完成审查会签流程。 第十四条：经济合同，在合同正式签署前，合同承办人应将合同文本草案及相关文件材料按顺序提请集团公司有关业务部门和人力资源部审查会签。根据需要，各审查会签部门有权要求合同承办人提供与合同有关的补充证明材料。 审查完毕，合同承办人应将审查意见及合同文本交由酒店总经理批示并申请用印。 第十五条：各审查会签部门负责审查与本部门业务相关的下列内容： （一） 是否符合与本部门业务相关的法律法规、政策及审批文件； （二） 是否符合与本部门业务相关的各级标准及规程、规范； （三） 是否符合与本部门业务相关的业内习惯； （四） 其他内容第十六条：各部门对外签署各项合同应使用合同专用章，不得使用行政公章、部门印章或其他印章代替。合同专用章的使用与管理，执行酒店印章管理办法的有关规定，不得超越其使用范围使用和借用。 第十七条：合同承办人应对正式签署合同逐页小签或申请加盖合同骑缝章。第五章 合同的履行第十八条：公司及所属公司应当按照合同约定全面履行自己的义务，并随时督促对方当事人及时履行其义务。 第十九条：在合同履行过程中，对本公司的履行情况应及时做好记录并经对方确认。 第二十条：在合同履行过程中，经办人员若发现并有确切证据证明对方当事人有下列情况之一的，应立即中止履行，并及时书面上报公司人力资源部处理，并报总经理。 （一） 经营状况严重恶化； （二） 转移财产，抽逃资金，以逃避债务；（三） 丧失商业信誉； （四） 有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形； 第二十一条：债权债务的定期确认和发生重大变动时的确认； （一） 在常年合同特别是常年销售、采购合同履行过程中，经办人员应定期对帐，确认双方债权债务；  （二）在对方当事人发生兼（合）并、分立、改制或其他重大事项以及本公司或对方当事人的合同经办人员发生变动时，应及时对帐，确认合同效力及双方债权债务。  第六章 合同的变更、解除第二十二条：条在合同履行期间由于客观原因需要变更或者解除合同的，须经双方协商，重新达成书面协议，新协议未达成前，原合同仍然有效。本方收到对方当事人要求解除或变更的通知书后，应当在规定的期限内作出书面答复。 第二十三条：存在下列情形之一的，本方可以单方解除合同 1、因不可抗力致使不能实现合同目的； 2、在履行期限届满之前，对方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务； 3、对方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行； 4对方迟延履行债务或其他违约行为致使不能实现合同目的；  5、法律规定的其他情形。 第二十四条：变更或解除经济的，应当采用书面形式（包括书信、电报）； 第二十五条：变更或解除经济合同的协议应按照合同签订程序报原审批人员批准。法律、行政法规规定变更合同应当办理批准登记等手续的，应依法及时办理；第七章 经济合同纠纷的调解、仲裁和诉讼第二十六条：合同双方在履行过程中发生纠纷时，应首先按照实事求是的原则，平等协商解决； 第二十七条：合同双方在一定期限（一般为一个月）内无法就纠纷的处理达成一致意思或对方当事人无意协商解决的，经办人员应及时书面报告部门经理和总经理，并拟定处理意见，报总经理决定。  对方当事人涉嫌合同诈骗的，应立即报告公司人力资源部和总经理。 第二十八条：公司决定采用诉讼或仲裁处理的合同纠纷，以及对方当事人起诉的，相关部门应及时将合同的签订、履行、纠纷的产生及协商情况整理成书面材料连同有关证据报公司人力资源部。 第八章 合同日常管理第二十九条：本公司实行二级合同管理，人力资源部全面负责公司的合同管理；营销中心、销售部门、财务部的人员负责所在部门的合同管理。  第三十条：公司的合同专用章专人管理，任何人员不得随意带合同专用章或已盖章的空白授权委托书、空白合同出差，特殊情况，由总经理批准。 第三十一条：合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书、（已签订的合同）遗失的，应及时向当地公安机关报案，并登报声明。 第三十二条：合同经办人员与本公司终止劳动关系前应把有关材料及空白合同、名片、委托书移交完毕，经公司人力资源部和有关部门确认后方可办理有关手续。  第三十三条：合同经办人员与本公司终止劳动关系或因其他原因发生变更的，公司人力资源部应在情况发生后一周内书面告知各有关单位。第九章 责任第三十四条：凡未按照规定处理合同事宜、未及时汇报情况何意识合同有关资料而给公司造成损失的，追究其经济和行政责任；第三十五条：因故意或重大过失而给公司造成重大损失的，应送有关国家机关追究其法律责任；第三十六条：有下列情形之一，未造成经济损失的，对直接责任人及有关部门负责人进行批评教育；情节严重造成经济损失的，对责任人及部门负责人予以通报批评或行政处分；构成犯罪的，应当追究其刑事责任： （一） 合同承办人员超出授权范围或期限签订合同或未获得授权签订合同的； （二） 签订有重大缺陷或无效合同的； （三） 合同承办人员利用签订合同的权利，为自己或亲戚朋友谋取私利的； （四） 合同承办人员未及时追究合同对方违约责任，给酒店造成经济损失的； （五） 合同承办人员应及时补办合同而未及时补办合同，给酒店造成经济损失的； （六） 合同承办人员或管理人员，在签订、履行合同时因失职给酒店造成经济损失或导致合同纠纷被处赔偿、罚款的； （七） 泄漏国家秘密、酒店商业秘密或丢失合同文本等资料，造成恶劣影响或经济损失的； （八） 落实合同管理信息化工作不到位的； （九） 利用合同进行其他违法犯罪活动的。第十章 附件部分附件一：授 权 委 托 书授 权 委 托 书委托单位：                                    法定代表人：             职    务：             受委托人：          工作单位：            职务：  兹委托我酒店         同志，代表本酒店与 （对方单位全称）签订              （合同名称）。 受托人签订上述合同时履行的全部民事法律行为，其法律后果均由海南天艺酒店管理有限公司承担。 本授权有效期限自 年 月   日至 年 月   日止。     委托单位： 被委托人：   年 月 日 拟定： 武亚兰 审批： 日期： 日期：