文秘档案管理制度2.doc

目录第一章 主要内容及适用范围第二章 文秘档案的管理机构第三章 文秘档案的种类第四章 文秘档案管理的基本程序第五章 文秘档案的收集。第六章 文秘档案的借阅第七章 文秘档案保密要求第八章 超期档案的销毁第九章 文秘档案的保管正文 第一章 主要内容及适用范围第一条 规定公司办公室各类文秘档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。第二章 文秘档案的管理机构第二条 文书结案后，原稿由公司办公室所辖档案室归档。第三条 各经办单位或个人视实际需要，经有关领导批准后可留存影本。第四条 文秘档案室主要职责： 制定或参与制定文秘档案工作的规章制度；对企业文书部门或生产、业务部门文件材料的归档工作，进行指导和监督；做好企业文秘档案的收集、整理、保管和利用工作；做好永久性文秘档案向有关档案机构的移交工作；提高文秘档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。第三章 文秘档案的种类第五条 法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。第六条 企业的重大决议。包括由企业股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。第七条 计划性文件。包括企业总体计划或规划、生产计划、营销计划、财务计划等。第八条 总结性文件。包括企业年度和月度工作总结、下属单位的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。第十条 批示性文件。包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等，以及企业各类命令、工作指示、调度记录等。第十一条 凭证性文书材料。包括企业各单位上报的、在经营活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、能源消耗、产品销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。第十二条 证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、产品检疫证、卫生许可证、出口许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。第十三条 汇报性文书资料。包括企业上报各级主管单位的文件资料和相关统计报表，以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。第十四条 劳资人事资料。包括企业及下属各单位的人事任命、人事调整、人事管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。第十五条 声像制品资料。包括企业及下属各单位在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外单位提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。第十六条 题赠性资料。包括上级领导和外协友好单位或个人提供的题词、书画、工艺制品等。第四章 文秘档案管理的基本程序第十七条 包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编研、利用，这九道工序是档案工作的整体，它们之间相对独立，但又相互制约。第五章 文秘档案的收集。第十八条 就是把分散的，以及散失到其他部门的各类文秘档案资料，按有关规定，有计划地分别集中到档案室。其收集的主要方式是归档，即把企业活动中产生的有保存价值的各种材料，由企业办公室及企业下属单位和个人定期协同档案室进行整理、立卷、归档。第十九条 立卷归档的范围：凡属本标准第3条所函盖的文件资料，均应立卷归档。第二十条 立卷归档的时间凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交办公室立卷归档。对于某些专门文件，或驻地分散在外的个别业务单位的文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况适当延长。第二十一条 立卷归档的要求各部门兼职档案员在规定的归档时间内，把整理审定完毕的文秘档案资料，递交文秘档案室立卷归档。移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起。立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，无论何金属物，填写备考表，注明保管期限。填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。立卷应以本单位形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。立卷应以问题为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起。立卷应把上级文件与本公司文件（除请示、批复外）按保管期限和文件年限分开立卷。立卷归档后，发现需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。第六章 文秘档案的借阅第二十二条 文秘档案主要供本企业利用，一般不外借。如情况特殊，外单位人员须持介绍信，并经公司领导批准，可查阅无密级档案。第二十三条 各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的文秘档案资料。如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案，须经公司领导或原形成档案的部门领导批准，方可借阅。第二十四条 文秘档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印、复制、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借，如有违纪，酌情处罚。第二十五条 对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。复制可采用复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制件应仔细校对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。如有必要，给复制件加盖公章，以示复制件不会有误。第二十六条 必要时，档案室应对所提供档案出具证明，证明材料写好后应仔细校对和审查，加盖档案室印章后才有效。档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载，而不能对某事下结论。档案管理员不可擅自对档案资料作解释或下结论。第二十七条 文秘档案一般不得借出档案室。如有特殊情况，可以作短期外借，最多为十天，但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延长借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要及时催还。第二十八条 借阅文秘档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。第七章 文秘档案保密要求第二十九条 档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的政治责任心，加 强保密意识，双方共同做好保密工作。第三十条 档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密、秘密三级。第三十一条 有密级档案只许在档案室查阅，不许带离本室。有密级档案复制 时，需经公司办公室主任或副总经理以上领导批准。第三十二条 有密级档案只限归档人使用，其他人员利用需经办公室主任或副 总以上领导批准。第三十三条 对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。第三十四条 外来参观人员，统一由负责接待人答复问题和办理所需材料。第三十五条 档案管理员丢失或擅自提供泄露档案机密，应根据情节轻重，给 予纪律处分，直到依法追究刑事责任。第三十六条 企业在职工作人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形成的 文件材料，并退还所借档案，档案室审查无误签字后，才能调离。档案管理员调离，应由办公室主任监督办理，档案交接之后，方能调离。第八章 超期档案的销毁第三十七条 对超过保存期限的档案，由档案管理员登记造册，经办公室主任 和档案形成部门领导共同鉴定，报分管副总经理批准后，按规定销毁。第三十八条 经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。第三十九条 销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁的 文件作为它用，或作废纸出售。文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。第九章 文秘档案的保管第四十条 档案保管工作应做到四不：不散（不使档案分散），不乱（不使档案互相混乱），不丢（档案不丢失不泄密），不坏（不使档案遭到损坏）。同时，应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作，以提高档案的安全性，对破损档案应及时修补。