酒店档案管理和文件收发制度.docx

酒店档案管理和文件收发制度为健全完善酒店的各项管理制度，加强对酒店档案的科学管理，有效地保护和利用档案，结合本酒店实际情况，特制定本制度。 一、归档范围 一酒店重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、会议纪要等。 二上级单位发来的及本酒店有关的决定、决议、指示、命令、条例、规划、方案、通知等文件材料。 三酒店对外的正式发文及有关单位来往的文书。 四酒店的请示、报告及上级单位的批复。 五酒店反映主要职能活动的管理制度、报告、总结等。 六酒店的各种工作方案、总结、报告、请示、批复、统计报表。  七宾馆及有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 八宾馆员工人力资源人事档案。 九本酒店的历史沿革、大事记及反映本宾馆重要活动的剪报、照片、录音、录像等资料。 二、档案管理体制 酒店统一由人力行政部负责管理档案，专人负责档案管理工作。 三、档案管理员的职责  一科学管理档案，全面了解档案和档案工作情况。 二建立科学总目录、案卷目录。科学分类，陈列有序。 三严防泄密事件发生。查阅档案，需说明查阅内容，领导审批，并登记签字。查阅中只查批准查阅内容，不准查阅其他资料。严禁个人行为借阅、复制。单位或组织借阅档案，由档案管理员直接送还，不可交由他人保管。 四指导各部门收集资料，科学分类，按时组卷归档，检查重要资料是否遗失、残缺、标准。   四、资料的收集及整理  档案的收集整理工作是建立在归档制度上的。各业务部门将办理完毕的文件材料，经过挑选，立卷，定期移交各档案室集中保存。 一酒店的归档资料实行“年度归档制度，每年二月份为酒店档案资料归档期。 二酒店的文书立卷、档案管理工作，采取集中和分散相结会的方法。酒店的档案由人力行政部负责立卷归档；人事档案由人事主管负责清理归档；财务室档案由计财部经理负责清理归档。三凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。 （四） 各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。  五、资料归档要求 一材料完整齐全。 二系统、条理、保持有机联系。但凡归档文件材料，均要按其不同特征组卷，尽量保持它的内在联系，区分它们不同的保存价值。文件分类准确、立卷合理。 三立卷时，要求将文件的正件及附件，印件及定稿，请示及批复等统一立卷，不得分散。 四在进展卷内文件排列时，要合理安排文件的先后秩序，按时间先后排列。对于同一事情的同一文件，应统一规定进展，比方：正件及附件，应正件在前，附件在后等。  五档案室在收到业务部门的归档和各类文件后进展分流排列编日，作进一步的整理和局部调整等。 六、部门归档要求 一编制立卷工程，将办理完毕的文件按有关条款归入卷内，便于次年立卷。 二文件按时间顺序排列，最近的在最上面。  三记录档案文件材料须用碳素笔写。在无特殊情况下，须用纸。七、档案的借阅 一总经理、副总经理、总经办主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅、归还手续。 二因工作需要，酒店的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理提出总办主任核批。  三财务档案资料必须经总经理审批同意后，方可查阅。 九、档案借阅者必须遵守的规定 一保护档案，保持整洁，严禁涂改。 二注意平安保密，未经许可，严禁擅自翻印、抄录、转借。 十、档案的销毁 一酒店任何个人或部门非经允许不得销毁酒店档案资料。 二凡属于机密级的档案资料，必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总办主任批准前方可销毁。 三经批准销毁的宾馆档案，档案管理员须认真核对。 四在销毁宾馆档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经办主任指定专人监视销毁。