公司架构之建议部分规章制度草案.doc

公司架构之建议部分规章制度草案企业进行组织构架设计 ，以达到企业总体业务分工之目的，组织构架设计的成功与否，关键是能否体现组织管理的协同性和集中性，企业成长的不同阶段，需要适时调整企业构架，以灵活应对企业现实存在情况。现代企业的一个重要标志就是企业内部管理规范化、制度化。作为一名成功的企业家（或企业管理者），并不是事无巨细地亲自组织和指挥企业的一切工作，而主要的是保证企业经营管理步入正常轨道，经规范化、制度化的东西加以引导和约束。由此，企业管理制度的健全与否，对于一个企业的成败具有至关重要的影响。一点拙见，请斧正。目 录第一部分 企业组织构架设计及部门职责4综合办7财务部8市场业务部8品管部9生产储运部9二、部分管理制度10财务管理制度10办 公 用 品 采 购 制 度14物品领用管理制度14小车管理制度16文档管理制度17会议管理制度21档案保密制度29出差管理规定30合同管理制度32市场营销管理制度35第一章 总 则36第二章、市场工作制度37第三章、客户管理制度39第四章、销售工作制度41第五章、市场营销费用管理制度45第六章、营销人员管理制度47第七章、附则49市场信息管理办法50第一章 总则50第二章 市场信息的内容和获取渠道51第三章 信息的归纳、分析、报告52第四章 信息的内部流动52第五章 信息的保存和保密53第六章 附则53第一部分 企业组织构架设计及部门职责企业进行组织构架设计 ，以达到企业总体业务分工之目的，组织构架设计的成功与否，关键是能否体现组织管理的协同性和集中性，企业成长的不同阶段，需要适时调整企业构架，以灵活应对企业现实存在情况，成长中企业组织架构设计常存在以下问题：1) 构架设计部分过于细化； 快速成长中企业，组织构架设计过于细化，会导致企业管理运作僵化，致使协调问题突出，且协调不力，致使企业丧失成长期的灵活性；组织架构细化，导致分工过细，成长中企业的业务量均衡性差，导致企业人员的分工不当，造成企业编制过大，造成不必要人工成本浪费；成长中企业应抓住企业成长的关键因素进行组织设计，有所为，有所不为，集中管理资源，以系统为分工原则，推行大部门，强调部门内部消化解决问题的能力；强调大部门关键领导人的管理能力；这样高层的管理幅度会降低，企业的执行力会得到有效加强； 2) 构架设计过于扁平化，缺乏层次性； 企业扁平化，会使企业提高执行效率，但过于扁平化，特别是成长中企业，各方面管理基础相对薄弱，会导致企业管理的集中性不足，往往会使企业管理者陷入繁杂的事务管理中去，企业须协调的事务很多，有时即使是一个系统的，也容易产生协调问题和矛盾，反而是执行的效率大大折扣；增加管理的层次，有效降低管理者的管理幅度，提高管理者管理的针对性，更能有效地集中利用资源，节省精力，提高企业的执行效率； 3) 权责不一致问题； 主要现象为有权没责、有责没权、权责不对等，导致此类现象主导原因：（1）权责不明晰；（2）权责划分与实际业务不相符；（3）缺乏权力监督机制和责任追究制度； 4) 管理幅度与构架层次问题； 管理幅度与构架层次性涉及企业管理纵横面，公司如果管理幅度宽窄不一，造成工作强度不一；构架层次性不强，造成工作权责分布失衡，导致企业部门经理工作量增大；部门整体效率低下； 5) 组织构架设计的均衡性与制衡性： 部门中权力、责任、业务量等分布不均，导致缺乏应有的均衡性，造成强势或弱势部门，致使部门间协调力减弱；另外可能导致的问题就是部门间、上下级部门间的制衡性差，公司从整体上来看缺乏部门之间的制衡机制和联动机制； 6) 管理的重叠与空白； 管理的重叠导致的典型现象就是多头指挥，企业分工不细致或过于细化，也会导致管理空白的产生 。为了保证企业的信息的有效传达，提高企业办事效率，我们公司的组织架构建议如下图所示： 股东会董事长助理董事长副总经理总经理生产储运部品管部市场部业务员财务部综合办一 指导思想：1. 经营管理原则：控制权上移，经营权下放，特色化经营，集约化管理。2. 经营方向：现代化企业绿色环保3. 经营目标：资源利用效率和效益最大化。4. 管理思想：干毛巾拧水。5. 手段（目标管理，信息管理等）。方法（表格化）沟通（例会制），约束（规章制度红绿灯），激励（激励机制），提高（学习和培训），考核（与工资挂钩奖优罚劣）。二 管控模式选择：结合鑫裕达发展现阶段的实际情况，采用操作管控型的模式设计：即“上有头脑，下有手脚。”三 股东会与经营机构定位：权限定位管理内容定位功能定位监控定位股东会业务规范和重大事项的监控权。战略发展方向，人事决策、财务物资等。服务、协调、监控、附加价值。规范、高效、准确经营机构相对的经营自主权生产经营活动执行具体考核指标组织结构实际上是责权分配的载体，那么在集约化管理组织结构中，一方面，经营机构应该拥有相对的经营自主权，来体现自身在这个公司中的价值。而经营机构又非绝对完全独立的单位，经营活动是需要在股东会控制，监督下进行。另一方面，股东会的功能定位是服务，协调与监控的主体，为公司整体提供附加价值。四 管控模式的核心内容管控模式的四大核心内容包括：组织机构、制度和流程、权限划分，控制体系。具体内容见下表： 管控模式设计内容组织结构：部门定位 部门设置 部门职责 岗位设置及描述 重要岗位人员定位。制度和流程：制度完善 流程再造 约束机制。权限划分：核心业务管理 关键权限 权限分配 授权协议书。控 制：目标 计划 监控 考核 目标经济责任合同书 激励机制 五、部门职责按目前公司的规模和组织结构情况，公司设置综合办、财务部、市场业务部、品管部、生产储运部。综合办负责公司对外接待、联络；负责公司行文收、发、传递、打印及存档管理；负责公司公章管理，根据批准手续用印；负责安排公司领导班子、总经理办公会议（由总经理召集并主持会议），并做好记录及存档。负责公司对外宣传工作及法律事务对外联系工作；负责公司文件机要、保密工作管理；负责公司电脑、微机实物管理；负责公司通讯、电话管理（各管理部室及公司领导的）；负责公司办公场所管理；（包括：办公用品、卫生、安全管理、会议室管理、行政用小车、办公室邮件及报纸等）及单身宿舍（如果有）的管理；员工劳动合同管理（签约、终止、变更、诉讼）；企业对外用人用工招聘；劳动定岗、定员、定编管理；员工考勤管理；员工劳动工资管理（工资总额计划、造表、发放及税收）；薪酬及工资改革（工资改革、工资结构调整、级别升降）；社会保险管理（失业、养老、医疗、住房公积金等）。制订企业内部各部门经济责任制考核办法（包括考核标准制订及修改），不断组织修订、完善； 组织经济责任制的考核（包括安排考核组会议、准备考核情况汇报，根据考核会议决定实施考核和奖惩，作好每次考核及考核小组会议记录及存档备查）；编印考核结果，并通报公司各部门及公司各领导； 负责协调调查有关考核的事项，并及时向公司经责制考核小组汇报。员工教育培训计划拟定（包括制定有关管理制度、管理办法）；培训实施管理（包括组织各类人员的培训考核）；培训档案管理；骨干技术人员的再教育。制订公司人力资源开发规划，并纳入公司发展总规划；引进新的人力资源。财务部根据国家有关法规制定和贯彻执行各项财务制度、政策和财务实施细则，办理财会事务，为公司经营决策和日常财务管理提供可靠的依据。保证公司财务的正常运转。控制降低成本，提高经济效益，促进公司近期、中长期经营目标的实现。负责贯彻执行国家有关法律法规制度及公司的各项财务管理规章制度；参与公司的各项重大事项决策，如对外投资、弥补亏损、利润分配等；1. 负责组织检查公司各部门的资金收支情况和财务制度执行情况；2. 负责编制年、季、月度财务报表及分析报告；负责设置会计科目明细账，并完成明细账的记账工作及总账汇总工作；3. 负责审核报销单据、发票等原始凭证，并按照费用报销的有关规定，办理相关现金收支付业务；4. 负责会计原始凭证、账册、报表等会计资料的整理、归档工作；协调与工商、税务部门、银行及客户的关系； 5. 总经理或上级交办的其它工作。市场业务部收集和分析各类市场信息和有关情报。包括本区域目标市场的需求状况，用户的满意度，本区域竞争对手情况，本区域市场政策环境，宏观经济发展趋势等。根据公司长远战略规划，提出相应的营销发展目标、规划和年度营销工作计划，制定细化的季度、月度营销计划。实施品牌规划和品牌的形象建设，扩大品牌知名度、提升美誉度。市场调查与反馈，客户跟踪。负责整个企业的整合营销推行。包括促销活动、公共关系、广告、产品开发等。负责公司客户资料的建立、保存和分类管理。维护客户关系，进行客户关系营销。负责完成公司下达的年度销售指标及诸如销售额、合同履约率、销售计划完成销售成本和回款速度等考核指标；负责建立销售体系和售后体系，遴选、培训、指导、评价、调整、淘汰、奖励与惩罚推锁员队伍。品管部进行品质管理系统的建立，实施及维护，品质策划、管理、控制、统计、分析及改善计划的建立和实施；检验规范、标准的建立及实施；品质成本统计及分析；进料品质管制、制程品质管制、成品品质管制、纠正与预防措施的控制及品质教育训练；生产工艺、作业标准执行状况的监督控制；检验、测量和实验设备的管理和控制；检验、测量和试验设备的校正、改善与追踪工作；严格遵守品质检验制度、规范、标准并做好检验工作，做好品质记录，并按规定分析与存档；按照ISO9000认证的要求实施ISO9000认证的准备工作，并在认证后实施品质稽核。 生产储运部对生产体系和设备及相关环节运行管理及执行监督，负责与生产有及设备关文件和规章制度的制定和执行并保证各种资料的完整与规范；在保证安全的前提下，组织生产，执行安全生产规章制度；负责生产计划的建立并执行，对生产计划的异常进行有效调整，科学的平衡综合生产力，合理安排生产作业时间，严格控制生产成本，保证产品产量，负责成品质量的初步检测；负责组织实施公司各类设备的安装、调试、验收工作，确保设备正常运行；负责生产过程中设备的日常维护和管理，组织制定并实施更新和大、中、小检修计划；负责日常生产过程中原料和产品的采购及运输，负责售出产品的运输及交接。二、部分管理制度财务管理制度全体财务人员应认真贯彻执行国家有关财政法规及会计制度和集团公司财务制度。敬业爱岗，不做有损于公司的事。各单位财务部为总裁办派出部门,严格按照公司财务管理制度做好自己的本职工作,对总裁和本单位负责。一、财务管理制度-财务部职责范围 1、认真贯彻执行国家有关财务管理的法律法规，确保财务工作的合法性。 2、建立健全所在单位的各种财务管理制度，严格按照财务工作程序执行。 3、采取切实有效的措施保证公司资金和财产的安全，维护公司的合法权益。 4、编制和执行财务预算、财务收支计划，督促有关部门加强资金回流，确保资金的有效供应。 5、进行成本、费用预测、核算、考核和控制，督促有关部门降低消耗、节约费用，提高经济效益。 6、建立健全各种财务帐目，编制财务报表，并利用财务资料进行各种经济活动分析，为公司领导决策提供有效依据。 7、负责本单位材料库、办公用品库的管理。 8、参与公司项目承包合同和采购合同的评审工作。 9、及时核算和上缴各种税金。 10、参与项目部结算，参与采供部与材料供应商结算。 11、会计档案资料的收集、整理，确保档案资料的完整、安全、有效。 12、加强本部门管理，进行内部培训，提高本部门工作人员素质。 13、完成公司工作程序规定的其他工作，完成领导布置的其他任务。 二、财务管理制度-借款和各种费用开支标准及审批制度 实行一支笔签字，各负责人对其签字负责。所有财务支出实行先批后支制,所有单据必须有相关有权审批人签字后开支,对于邮件报批,需将邮件页面打印作为单据附件。各相关责任人审批权限：总经理XX、董事长xx元（含）、XX元以上须报股东会批准。借款审批及标准： 1、出差借款： 出差人员应先到财务部领取一式两联的“借款单”，详细填写借款日期、资金性质、部门、出差地、出差事由、出差天数及金额，经本部门主管签字后报总经理签批；超出总经理权限的须报董事长审批;借款单交会计留存，待借款人归还借款后清款联还本人作为清帐依据。前次借支出差返回时间超过5天无故未报销者，不得再借款。 2、日常费用借款：各部门因办理业务需要借款，到财务部领取借款单，填写好资金性质(支票或现金)、部门、借款事由，所借金额，审批程序同第1条。 3、购置固定资产借款：施工用具、加工设备单价在1000元以上，使用年限在一年以上者，办公设施单价2000元以上者，属固定资产。需填写固定资产申购单、固定资产请款单按照权限审批后，方可由相应部门办理。购置固定资产必须开具正式发票 。 4、备用金借款：对于特定部门或岗位实行备用金借款，具体由各部门根据实际情况核定，报本单位总经理审核并报董事长批准后执行。所有备用金借款于每年年度终了报帐时归还结清。 5、其他临时借款：如业务费、招待费、周转金等，审批程序同第1条。 6、借款出差人员回公司后五天内应按规定到财务部报帐，报帐后所欠金额三天内补齐，对于不办理报销手续且三天内不能补齐所欠款项的，财务部有权从当月工资中扣回。 7、所有借款均遵循前帐不清后帐不借的原则。 8、严格禁止个人借款，特殊情况需由本单位部门经理以上级别人员做担保并由总裁批准后方可借支。 三、财务管理制度-日常费用报销： 1、公司员工在日常费用支出时，需坚持勤俭节约的原则。 2、日常支出时应尽量取得原始发票，对于不能取得原始发票的情况，需由对方出具收款证明。 3、报销时须由经手人在发票上面签字并简述事由，并经相应领导签字（或审批）后到财务部报销； 4、所有日常购用物品均须到库房办理入库手续，报销时发票后面附有经库房管理员签字的入库单，并经各相应领导签字后到财务部报销； 5、补充说明 如报销审批人出差在外，则应由审批人签署指定代理人，交财务部备案，指定代理人可在此期间行使相应的审批权力；或者由财务人员与审批人进行电话联系，先行借款或报销，待审批人回公司后再进行补签。 财务部经理岗位职责： 1、负责协助财务总监组织本公司的财务管理和经济核算工作。 2、制定和管理税收政策及程序。 3、建立健全公司内部核算的组织、指导和数据管理体系，以及核算和财务管理的规章制度。 4、组织公司有关部门开展经济活动分析，组织编制公司财务计划、成本计划、努力降低成本、增收节支、提高效益。 5、参与项目部与施工队、采供部与材料供应商的结算。 6、认真贯彻国家的财经方针政策，执行会计制度和财务管理方法，监督执行会议决议。 7、负责全公司财务人员的业务指导和学习的工作，合理协调各岗位工作，并考核财会人员工作业绩，不断提高财务人员的业务素质。 8、完成领导布置的其他工作。 9、负责会计监交工作。 财务部会计岗位职责 财务部会计岗位职责： 1、负责登记各项经管的明细帐、分类帐、总帐； 2、全面了解、掌握国家有关财务工作制度、政策、公司的会计核算和财务管理的各项规定，并正确执行； 3、负责总帐、明细帐、分类帐的核对工作，银行存款的调节工作，汇总会计凭证，登记总帐； 4、对其他应收、应收帐款及时催收清理；按公司规定安排固定资产及库存材料等资产的盘点； 5、每月编制会计报表，确保报表数字真实，计算正确，钩稽关系清楚；6、负责装订、管理会计档案； 7、对于本单位项目项目清楚项目整体概况，包括规模、合同额、所需主要材料、开竣工时间及项目部人员构成等。 8、理解并清晰项目承包合同、明确回款条款、总包方代扣费用项目及税金缴纳方式、保函期限等，并结合合同督促项目部回款。 9、按照各项目预算进行项目成本的控制。 10、每月末及时督促各项目部报帐，核对上月计划执行情况。 11、及时、准确核算各种原始票据，并制单入帐。 12、准确把握各项材料采购、分包劳务合同，按合同执行付款。 13、项目付款依据合同、财务帐、项目预算进行审核。 14、项目完工后，准确核算出项目成本，编报项目成本表。 15、承办公司领导交办的其他工作。财务部出纳员岗位职责： 1、办理现金收支和银行结算业务，严格按照我国有关现金管理和银行结算制度的规定，管好货币资金，不坐支现金，不以白条抵库； 2、顺序、及时地登记现金和银行存款日记帐，保证数字清楚、内容准确，做到日清月结，要及时核对库存现金，每周一填写货币资金周报表； 3、保管好库存现金，有价证券，确保其安全无缺，如有短缺要赔偿损失； 4、保管好印章，严格按规定用途使用印章，签发支票用的印章不得全交出纳员一人保管； 5、严格管理空白收据和空白发票，认真办理领用手续，按规定签发支票，对签发空头支票负责； 6、完成领导或财务经理交付的其它工作。 四、财务管理制度附则 本规定由总经办负责解释。 本规定自发布之日起生效。办 公 用 品 采 购 制 度公司办公用品的采购工作由综合办统一管理。1 采购范围1.1 办公设备：计算机及相关设备、通讯设备、教学仪器设备、空调、复印机等。1.2 办公文具用品：除办公设备以外的其他办公用品。2 采购程序2.1 办公用品的采购，由职能部门根据实际情况，提出申领计划，报公司主管领导审批并交财务部审核费用后，由综合办组织采购。任何单位不得自行采购。2.2 办公设备的采购由综合办、财务、审计及相关的专业人员组成询价采购小组，采用询价方式采购。询价采购小组要综合比较供应商或服务单位的资信，经济实力等条件，以及采购货物和服务的品牌、质量、价格及售后服务等经济指标，确定采购计划，经公司审批后，由综合办执行采购。2.3 办公文具用品的采购，由综合办根据所购货物的品牌、质量、价格及售后服务等经济指标，与供应商签订采购协议或合同，实行定点采购。3 费用管理办公用品的费用由领用单位摊销，不得突破财务核定的费用总额，并纳入经济责任制的考核。4 其他事项4. 综合办要建立办公用品的到货验收、安装及使用的各项记录台帐。4.2 在采购过程中，有违反财经纪律的行为要严肃查处。物品领用管理制度第一条 物品类别1 办公用品：包括纸、笔、笔记本、计算器、名片簿、名片夹等公司出资购买的办公用品。2 公用物品：包括订书机、胶水、回形针、透明胶、双面胶、尺、美工刀等物品。3 电脑耗材：包括各类彩墨、碳粉、硒鼓、专用彩喷纸、照片纸、硫酸纸，其它特种纸及各类电脑、打印机耗材。第二条 领用原则1办公用品： 实行个人领取，自行保管，遗失自负，浪费惩罚的原则。 本人根据工作需要，提出申请，经部门经理同意，到综合办库管处领取。2公用物品： 每个部门（分部）领取一套作为公用。由部门（分部）经理统一领取，并负责保管。 部门经理督促本部门员工合理使用，不得浪费，不得带回家或从事私人业务。综合办不定期进行抽查盘点，违反者将予以重处。3电脑耗材： 实行个人领取，自行保管，遗失自负，浪费重处的原则。 各分部根据当月情况，预测下月工作量，于每月26日30日向综合办提交下月采购申请。 综合办库管经盘库后，拟出下月采购清单，交综合办经理签字审批。 综合办经理签字审批后，将采购清单交采购员进行采购。 每月初第一周，各部门员工到综合办领取当月所需电脑耗材，并按领料程序签字。 部门经理督促本部门员工合理使用，不得浪费，不得从事私人业务。综合办不定期进行抽查盘点，违反者将予以重处。第三条 领用程序1 员工领用物品时，填写领料单，经部门经理签字后，向综合办库管员领取。2 部门经理领用材料时，填写领料单，经综合办经理同意后，向综合办库管员领取。3 综合办库管员接到领料单，在材料领用登记表填写领料名称、规格型号、数量、项目名称、用途，领料人签字后，方可发放物品。4 应急需领用物品，其领料单由综合办经理或副总经理签字，并用单据注明，方可领用。5 物品属自然磨损者，则以旧换新；凡属遗失或被盗者，及时报综合办备补，并按原价赔偿。第五条 本制度自二OOx年x月x起执行，解释权归综合办。小车管理制度1 车辆管理办法1.1 公司小车综合办统一管理和调度，主要保证公司领导工作用车及对外重 要业务接送客人使用。1.2公司所属部门工作人员(出差、办公事，应乘坐市公交车，原则上不能派用公司小车。1.3 特殊、紧急情况需用小车，须经公司领导批准。1.4 派用小车需由综合办签开派车单。未经综合办同意，小车司机不得私自出车。1.5 违反交通规则罚款，如属人为过失其罚款由当事人负担，如其原因可归属于公司对其罚款由公司负担。2 小车司机管理规定2.1 公司司机必须遵守有关交通安全管理的规章制度，安全驾车，并应遵守本公司其他机关的规章制度。2.2 司机应爱惜公司车辆，平时要注意车辆的保养，经常检查车辆的主要机件。每月至少用半天时间对自己所开车辆进行检修，确保车辆正常行驶。2.3 司机应每天抽适当时间擦洗自己所开车辆，以保持车辆的清洁(包括车内、车外和引擎的清洁)2.4 出车前，要例行检查车辆的水、电、油及其他性能是否正常，发现不正常时，要立即加补或调整。2.5司机发现所驾车辆有故障时要立即检修。不会检修的，应立即报告管理人员，并提出具体的维修意见(包括维修项目和大致需要的经费等)。未经批准，不许私自将车辆送去维修。2.6 出车在外或出车归来停放车辆，一定要注意选取停放地点和位置，不能在不准停车的路段或危险地段停车。司机离车时，要锁好保险锁，防止车辆被盗。2.7 司机对自己所开车辆的各种证件的有效件应经常检查，出车时一定保证证件齐全。2.8 晚间司机要注意休息，不准疲劳开车，不准酒后驾车。2.9 司机因故意违章或证件不全被罚款的，费用不予报销。违章造成后果由当事人负责。2.10 司机应保持个人良好的形象并对对乘车人要热情、礼貌，说话应文明。行车过程中应集中精力不得和乘车人闲谈。2.11上班时间内司机未被派出车的，应随时在办公室等候出车。不准随便脱岗到其他办公室。有要事确需离开时，要告知管理人员去向和所需时间，经批准后方可离开；出车外出回来，应立即到管理人员处报到。2.12 司机对管理人员的工作安排，应无条件服从，不准借故拖延或拒不出车。对工作安排有意见的，事后再向总经办主任反映。2.13 司机出车不能按时返回的，应及时设法通知管理人员并说明原因。2.14 不论什么时间，司机应确保管理人员能与其保持联系。2.15 下班后，应将车辆停放在规定的地点保管，不准私自用车。2.16 司机未经公司领导批准，不得将自己保管的车辆随便交给他人驾驶或练习驾驶；严禁将车辆交给无证人员驾驶。任何人不得利用公司车辆学开车。2.17 司机全年安全行车，未出交通事故的，给予奖励X元。2.18 综合办每月对司机进行考核，并以此作为发放工资的依据。文档管理制度为逐步实现公文处理的科学化、制度化、规范化，根据公司档案管理的特点，特制定本文档管理制度。第一条文书管理1文书处理1.1公文收拆信封上写明“公司”、“领导同志”、“负责人”收的函件由综合办经理负责收拆，并根据公文的密级、内容、性质、缓急进行处理。写明领导姓名的亲收件送交本人拆封。1.2公文签收、登记上级机关发来的信件要登录。登录项目包括编号、份数、收文时间及发文机关等。机要文件签收要逐件清点，发现问题及时向发文单位查询。1.3传递 机要文件先由综合办经理阅批，送交公司领导根据内容的需要还须送其他公司领导传阅。 省府、市府、政府机构、集团公司相关单位文件先由综合办经理阅批，再送有关领导阅知或阅示。 以上文件若需本公司贯彻的，领导阅知或阅示后送承办部门阅办。2 批办、承办2.1 凡需要办理和答复的，公司领导或综合办经理都应批示承办部门或承办人；需几个部门协办的应指明主办部门与协办部门。2.2 综合办经理或领导批示组织文件的传阅。需职能部门承办的，承办人接到公文后，一般应在五个工作日内或领导规定期限内办文完毕。并将承办结果记载于收文签字页内并退回签名的文件；凡是不需要办理回复公文的，可电话答复，但必须把处理结果记载在收文件上，以备查考；需要办回复公文的，承办人先行拟稿连同收文一并送主管领导会稿。涉及多个部门时，由主办部拟稿，有关部门会稿。3 公文起草、审核对上级机关的请示、报告，对各部室的通知、批复都必须用公司名义。以公司名义发文的文件须用公司的统一发文稿纸拟稿。部门拟稿后，交部门负责人审核签字，应由其它有关部门会签的文件在会签后，再由拟稿部门呈公司主管领导签发。以上公文稿一律使用钢笔、碳素墨水或蓝黑墨水。凡发现不符合规定的须退回撰稿人，重新抄正。4 文号编制公司领导已签发的文件原稿根据文件内容分类，由综合办文书按有关格式和要求统一编号。5 公文核发在公开正式印发前，文书应对公文的审批手续、文件标题、密级、发文字号、发送单位、印刷份数、文种格式等进行复核并加上主题词。6 打印、校对凡使用公司统一编号、使用红头文件纸的，统一由综合办打印，打印后的文稿由综合办文书负责校对。第二条文档资料管理1 文件材料的收集管理1.1 凡以公司名义缮印发出的公文（含审批的原稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）由综合办统一存档。1.2 公司内部的工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。 公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议、颁奖仪式等公务活动的相关人员核报旅费时，必须将会议的主要文件资料、奖状、奖牌、奖杯等向总经办办理归档手续。总经办签字认可后财务部门才给予核报旅费。 本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等报综合办办理归档手续。综合办签字认可后财务部门才给予报销会议费用。 归档范围以下文件、材料由综合办直接存档：（1）公司重要的会议材料，包括会议的通知、汇报材料、决议、会议纪要、会议记录等。（2）上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、批示、指令、条例、规定、计划等文件材料。党、政、工、团系统下达的文件。（3）以公司名义的正式发文。（4）本公司总部下达的各种有关企业管理、生产经营、培训教育、责任考核等方面的重要文件、报告、计划及统计报表等。（5）信访纪检工作材料（6）本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料（7）本公司关于职工奖励、处分的文件。（8）本公司干部、职工人事、劳动、工资、福利方面的文件材料（9）本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。以下文件、材料由各主办部门存档：（1）与上级业务对口部门及与有关工作单位的往来传真、文件、资料、信函等。（2）采购、销售合同、协议。（3）本部门的责任制、规章制度及考核材料。（4）部门的工作计划、统计资料、培训资料、会议资料等。 文件存档及保管要求（1）按文件类别、时间分类分期存档。（2）归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。（3）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；有密级的文电单独立卷。（4）不同年度的文件一般不得放在一起立卷。（5）卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角，背面的左上角打印页号。（6）永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字迹要工整，卷内目录放在卷首。（7）有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和日期填上以示负责。备考表应置卷尾。（8）案卷封面应按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。（9）所有档案应有专人、专柜管理，管理人员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密。（10）应做好档案的防尘、防潮、防霉、防虫、防火和防盗的保护工作。 档案的查阅、借阅和复制（1）公司人员查阅文档经主管部门负责人签字批准，公司外人员须经公司领导签字批准方可查阅。复制文件一律经公司主管领导批准。（2）除特殊情况经公司领导批准外，档案原件一律不得带出档案室，借阅其它文件应办理借阅和归还手续，借阅者及档案管理人员均应签署姓名及借阅与归还日期。（3）查阅、借阅档案应爱护，不得在文件上作任何标记和涂改，不得在阅览桌上摆放茶水、墨水瓶，不得在阅览时吸烟，以免损坏文档。档案的销毁（1）存档到期的档案的销毁应经过严格鉴定。确已失去使用价值的档案，经部门领导审核，公司领导批准后方可销毁。（2）建立销毁档案登记表，对拟销毁的档案进行登记。（3）销毁档案应有档案管理员及主管部门领导在场，严禁私自销毁档案。会议管理制度第一条 为了加强公司会议管理，规范会议流程、严肃会议纪律、提高会议效率、保证会议效果，特制定本会议管理制度。第二条 本制度适用于公司所有层次会议和所有与会人员。第三条 本公司会议类别划分如下：1) 按会议举行的频率、周期性、稳定性： 例会， 临时性会议2) 按会议参与人员的职位层次： 高层会议，中层会议，基层会议3) 按会议涉及的部门数目： 部门协调会议，部门内部会议4) 按会议的内容和性质： 计划制订与传达会议，生产经营性会议，总结性会议，专项会议等第四条 例会包括日例会、周例会、月度例会和年度会。5) 日例会主要在基层开展，早班之前举行，主要是布置分配每日的工作任务。6) 周例会在公司高、中管理层举行，每周五下午举行，目的是总结一周工作成绩和失误，制订和安排下周工作。7) 月度例会：主要是对上一月度的主要工作成果和失误的回顾和反思，及时总结经验，吸取教训，并根据实际情况变化对月度计划进行修改补充，从而保证公司工作计划的顺利或超额完成。8) 年度会是在每一年度末举行。例会将在公司上下全面开展，由下而上逐级总结汇报，直到高层管理委员会年度例会召开。高层管理会在公司各部门报告的基础上，根据该年度公司、市场和环境的具体实际，对公司全年度的工作进行客观和实事求是的分析，并制订下一年度乃至未来三年的目标和总体规划，形成报告的讨论稿。然后再由上而下广泛听取公司中、基层管理人员及员工的意见，最终形成正式方案。 第五条 临时性会议根据工作实际和具体情况召开，主要解决生产经营中遇到的需要集体决策或非常规性的问题，以及对一些紧急突发和偶然性事件及时做出研究和处理。第六条 会议计划9) 例会计划（1） 例会应制订明确计划，严格按计划召开，保证公司工作的正常开展和事务、信息的及时传递以及对相关问题的定期解决。（2） 例会主席（主持人）应事先拟订和整理好议题或将传达的信息，并按其重要性排列次序，从而保证会议有条不紊的举行，节约时间，保证效率。10) 即时性会议计划（1） 即时性会议较多处理非程序性事务，由于时间紧迫，常常事发突然，对计划要求相对灵活。（2） 会议主席（主持人）在会议前应拟出简要会议计划，以有效指导会议的讨论，分清轻重缓急，把握好会议节奏。11) 计划申报程序中层会议计划报主管副总或总经理，副总安排和主持的会议应向总经理报告第七条 会议内容会议要求主题明确，内容清晰。12) 主题明确牢牢把握会议宗旨，提出问题，分析问题，解决问题。杜绝主题混乱不清，避免会议中的无谓争论。会议主席（主持人）必须在会前向与会人员说明本次会议的中心议题和配套问题，背景介绍以及本次会议要达到的目标，明确会议方向。13) 内容清晰（1） 列出讨论议题，建立明细表并存录。（2） 会务秘书应事先准备好会议材料，打印成稿，在会议前发给与会人。对于需要集体研究和深入决策的重大问题，要求在会议的一周左右做好此项准备工作，保证与会人员有足够时间进行思考和拟订方案意见。（3） 会议内容应密切围绕主题展开，有序进行，避免发生紊乱和目标方向的丧失。（4） 对于跨部门会议或公司高层协调会议，各部门负责人需详细准备本部门相关材料形成报告，并拟订出初步解决方案，在会中做出清晰条理的阐述。第八条 会议组织结构包括会议主席（主持人），会议召集人，会议秘书，会议勤务14) 会议主席（主持人）一般应由出席会议的最高级别领导担任，直线管理人员优先。15) 高层管理委员会会议，应由总经理主持；部门会议由部长主持。上级领导莅临会议指导工作时可以例外。16) 会议主席（主持人）的职责：（1） 确立会议时间、主题和内容（2） 把握会议进度，推动会议，并进行过程控制（3） 总结会议成果，汇总各方意见形成决策方案（4） 对方案做出执行安排，明晰责任，落实到人（5） 会议主席对会议的决策方案和执行方案制定具有权威性17) 会议召集人主要负责会议联络和信息传递工作，是会议主席（主持人）的组织助手。一般由副职或负责人亲自担任；部长级会议由助理或部长指定人选担任；副总主持的会议由副总助理负责；总经理会议一般均应由总经理秘书负责。18) 会议召集人职责：在会议主席（主持人）的授意下，（1） 联系并确定会议地点（2） 按规定时间将会议信息和资料传达给与会人（3） 处理将与会人员的反馈意见和请假事宜（4） 会场场地和设施的检查与安排（5） 会议勤务的工作安排（6） 及时将落实情况汇报给会议主席（主持人）19) 会议秘书主要负责会议信息和文件的整理、准备和起草，会议的记录工作，以及会后记录的整理和备案。该职务一般应由会议召集人兼任，部长级会议由助理或部长指定人选担任；副总主持的会议由副总助理负责；总经理会议一般均应由总经理秘书负责。20) 会议勤务负责会议场地和设施的清扫准备，并在会议期间对与会人员提供后勤服务，以及处理一些领导临时安排的任务。对于部以下级别会议，原则上不设该岗位，但在特殊情况且不影响正常工作的原则下，可由会议负责人临时安排。部长级会议由部长或会议召集人安排人员临时担任；副总级会议及总经理会议由专人负责。第九条 会议表决21) 会议表决一般性原则实行民主集中制，既发扬民主，倡导参与，鼓励每个人的积极主动发表观点和意见，通过头脑风暴法和自由或轮流发表