公司财务制度管理流程图.doc

公司财务制度管理流程图资产管理制度 费用管理制度财 务 流 程本制度已报总裁批准，自2011年8月1日起执行 资产管理制度第一条、为加强公司资产的管理，明确资产的价值标准和帐物管理权限，形成资产购买、验收、保管、清理、报损的统一管理标准，使固定资产管理工作规范化。提高资产利用效率、避免资产流失等，特制定本制度。第二条、 定义： 本制度所指的资产是指单位价值在500元以上的且使用期限超过3年的物品。包括：房屋建筑物、交通设备、办公套具、电子设备、机器设备、办公设备等。其他均定义为低值易耗品，参照该制度管理。第三条、资产的购置、入库与领用申请部门填写申购单，部门经理审批签字分管副总签字总经理签字财务总监签字（权限外需报总部审批）分管副总裁签字（权限外需报总部审批）交与公司行政部门按采购流程办理采购办公设备、办公套具、交通设备由办公物资保管员进行验收，经营类由设备管理员进行验收，专业设备则还需会同专业人员共同验收验收合格后，办公物资保管员或设备管理员办理入库，填写入库单一式两联，第一联与购买票据、其它凭证等一并作为报销单的附件交财务资产管理会计，第二联留存办公物资保管员或设备管理员依入库单登记总台账，并通知申请部门领用申请部门领用时，需填写领用单，并签字。办公物资保管员或设备管理员同时贴上该资产的资产编号办公物资保管员或设备管理员依领用单登记入部门台账及个人台账，落实保管责任人第四条、资产的管理 1、 公司资产包括出租用的资产和自用的资产。出租用的资产包括出租用的房屋建筑物，财务部管理，设立资产管理台账（已出租台账、待出租台账）。自用资产又分为办公类和经营类，办公类包括办公设备、办公套具、交通设备、办公用电子设备、办公用的房屋建筑物，都归口行政办公室管理。经营类包括机器设备、经营用电子设备、经营用的房屋建筑物，都归口各业务部的管理。此二类都要设立资产管理台帐（财务部总台帐、部门台帐、个人台帐）；资产管理员包括办公物资保管员、设备管理员、出租资产管理员，负责登记资产管理台帐，准确记录资产的现状及增减情况。财务部资产管理会计进行指导、监督。2、每项资产由财务部赋予其固定唯一的资产编号，对应落实到使用及保管者个人，并设立单独的资产台账，维修、折旧、报损、转移、报废等记录都需记入台账。如有丢失、损坏则直接追究到个人，使用者为资产安全第一责任人，该部门负责人为第二责任人。、资产编号设置原则：资产设备代码设置公司代码设置编号资产类型编号公司简称01房屋建筑物RLDC润领地产02机器设备XYM喜盈门03电子设备（电器）04交通设备05办公设备06办公套具、资产编号方式： 资产流水编号 资产类型代号 公司代号例如：润领地产办公室的某台空调其资产编号为“RLDC050001”。、计算机显示器与主机应按原购买配置配套使用，并配套编号，如润领地产办公室的某台计算机，则其主机编号为“RLDC050002-1”，显示器编号为“RLDC050002-2”；3、经营员工离职时应到设备管理部门办理其个人所领用的资产退还手续，清退完毕后设备管理员在其离职表上签字；管理职员离职时应到行政办办理其个人所领用的资产退还手续，清退完毕后办公物资保管员在其离职表上签字。如因办公物资保管员或设备管理员清退疏忽而造成资产流失，则由该办公物资保管员或设备管理员负责赔偿。4、资产的内部移交或调拨程序：移交人或其部门负责人到办公物资保管员或设备管理员处办理资产退还手续，接收人或其部门负责人到办公物资保管员或设备管理员处办理资产领用手续，调入与调出部门均需在资产调拨单一式四联上签字。办公物资保管员或设备管理员及时核对登记入台账。并相应增减个人台账及部门台账。因不按正规程序的移交造成的损失由移交人或部门负责人承担；5、行政办部门、财务部门会同相关部门每半年盘点一次，对其经管的资产进行核资查帐。行政办公室通知各部门在规定时间内先自行盘点，各部门的资产盘点表需由该部门盘点人及部门经理签字确认，同时提交电子档到行政和财务部，然后行政和财务部门会同资产管理会计、进行复核盘点。第五条、资产的维护保养1、本制度中规定需进行维护保养的有交通设备、经营类，由设备管理部门会同各部门按资产编号对应建立资产维护保养记录表。2、使用人每次使用设备前需先检查其运行性能是否正常，并严格按操作说明书进行操作。3、设备管理部门应组织人员每月定期对资产、设备进行检查维护，资产设备在使用过程中出现的任何异常现象及维修保养结果均需如实记载在资产维护保养记录表上，车辆保养见维修费管理制度附表单： 1、 资产总台账2、 个人领用资产台账3、 资产调拨单4、 资产盘点表5、 资产维护保养卡6、 资产维修申请单费用管理制度为节约公司经营成本，规范费用支出，提高公司经营管理水平，特制定本制度。费用报销的基本要求：一、各项费用的报销必须以合理、合法、真实的凭证为依据，原始发票不得臆造、涂改，不得伪造发票。二、发生的费用必须按规定分类填写公司统一的报销单据，不得随意填写。三、各种原始凭证必须大小写一致，不得涂改，并注明附件张数和所属部门和职务，内容和项目必须齐全。对于手续或填写不符要求的一律退回修改、补全手续、重填凭证；对于不得报支的费用项目，一律退回拒付。四、各项费用的报销必须按公司制定的相关流程进行。五、内部员工报帐定于每周星期二、星期五下午进行，其他时间无特殊情况一律不办理报账手续。对外付款不受此时间限制。招待费管理制度一、业务招待费用支出范围：（一）招待来访客人、客户的烟、茶叶、水果、饮料等费用。（二）宴请客人、客户（包括工作餐）的用餐、食品、酒水、礼品等费用。（三）赠送客人、客户的礼金、纪念品等费用。二、业务招待费用分管规定：（一）用于接待客人的烟、茶叶、水果、饮料、以公司名义制作的纪念品、礼品等统一由行政管理部门根据公司采购管理流程和物资领用流程购买、订做、保管、发放。各部门需领用时，按有关规定填写领用单办理领用手续。入库、领用均需填写一式三份的入库单和领用单，分别交保管和财务部门登记实物台账。（二）公司举办的对外客户活动及员工活动的费用由行政人事管理部门、相关业务部门和财务部门集中管理，联合控制。（三）宴请客人、客户发生的相关费用，由负责接待的部门申报，批准后执行。三、业务招待费用申请工作流程：（一）业务招待费用-申请工作流程各部门确因工作需要，必须宴请的，按提倡勤俭节约，反对铺张浪费的原则和方法办理。由主管部门实施招待，非相关人员一律不得参与，具体工作流程如下：1、因正常业务需要招待外部来客时，应事前办理申请登记手续，并填写业务招待申请表，按权限批准后方可开支。2、因工作外出或无法填写申请表时，由招待申请人以电话的方式向有关领导提出申请，经批准后方可实施招待，事后两个工作日内补办申请手续（即填写业务招待费用申请表无补办手续的不得报销。3、申请限额只准一事一用，不得互相套用。（二）赠送客户礼金、礼品申请工作流程1、因工作需要确须赠送相关人员礼金的，应由相关部门提出书面申请，申请中应例明事由、名单、金额等，参照招待费申请流程进行审批。2、因工作需要须赠送相关人员礼品时也应提出书面申请，按照礼品的价值大小参照招待费申请流程进行审批。四、业务招待费用报销规定：1、具体报销流程按照公司费用报销流程在规定的时间办理报销手续。2、招待申请人报销时必须同时提供以下资料（若资料不齐，财务人员有权拒绝报销），方可办理报销手续：经审批的业务招待费用申请表、相应的书面申请、合格的发票等。3、财务人员应详细审核用餐地提供的消费明细单，核对总金额是否与用餐地的发票总金额一致；4、财务人员需核对申请用餐地点是否与发票上加盖的单位印章一致。业务招待费用申请表申请时间：20 年 月 日申请部门来客人数申请人员陪同人数招待对象 申请金额 总额：      元。接待时间 年 月 日接待方式部门负责人分管领导店总、财务总监叁仟元以内）副总裁（叁仟元至伍仟元）总部（伍仟元以上）备注：1、报销时各会计部部留存，按月装订存档。 2、接待方式分餐饮、娱乐、现金红包等填列，并注明拟前往消费的地点。差旅费管理制度差旅费报销制度参照喜盈门总部制定的相关标准执行附：喜盈门公司差旅费报销制度（2011年试行版）为规范公司员工出差的审批及报销管理，本着有效、节约的原则，结合本公司的实际情况，特制定本制度。一、适用范围：本制度适用于公司员工国内出差及外地派驻。二、出差审批程序：1、出差申请程序：公司员工出差应事前填写“出差申请审批单”,明确出差任务、路线时间及随行人员等相关事宜，由部门负责人、分管领导审批后并交由公司总经办保管登记备案。未经过审批及总经办登记备案的，财务部不予借支和报销差旅费。2、出差核销程序：公司员工出差完成任务后，应在上班当天到总经办核销出差任务，总经办在“出差申请审批单”任务核销栏签属意见并交由出差人员作为差旅费报销附件。3、差旅费报销程序：公司员工在出差完成任务7天内，应办理差旅费报销手续，差旅费经由部门负责人、分管领导审核签字并附上“出差申请审批单”，再交由财务总监按规定标准审核签字予以报销。三、差旅费标准：1、 员工出差乘坐交通工具的等级标准：级 别项 目店总、区域总监、总部副总监部门经理（正、副职）主管以下 长途交通工具飞机（普通舱位）经批准经批准轮船（三等舱位）火车(非软卧)动车(普通舱位)汽车自带汽车经批准经批准市内交 通出租汽车经批准经批准公共汽车2、员工出差住宿费及餐费补贴标准 ：级 别项 目店总 、区域总监、总部副总监部门经理（正、副职）主管以下 报销办法住宿限额标准（元/天）260以内230以内180以内凭据报销餐费补助标准（元/天）50元 50 元 40元实行包干支援喜盈门新店开张根据项目具体情况另行制定标准备注：总部总监级以上人员不享受出差餐费补贴。3、员工分类标准：各层级岗位及职位，详见员工薪酬机制。四、差旅费报销规定：1、住宿费报销：（1）按出差的实际天数凭正式发票计算报销，实际住宿费超过规定限额标准的部分由出差人员自负不予报销。随同上级出差的员工可随上级标准报销住宿费和交通费，补助按本人标准执行。 （2）派往外地长驻人员,路途按出差标准报销，到达驻地后住宿由公司租赁房屋不执行该标准。（3）到各地喜盈门所在城市出差,住宿由当地公司总经办参照标准统一安排。2、交通费报销：（1）区间交通：出差其交通工具需在“出差申请单”上注明，原则上以火车、汽车为主出差乘坐火车、轮船，符合从晚上8点到次日晨7时之间，在车、船上过夜，或连续乘车、船超过12小时的可以购买规定标准的卧铺、舱位，符合以上规定未买卧铺票的，按本人实际乘坐火车的硬席座位票价的下列比例发给补贴：A.慢车和直快列车按其硬席座位票价的60%计发补贴；特快列车非空调车按其硬席座位票价的50%计发补贴、空调车按其硬席座位票价的30%计发补贴；B.乘坐四等舱位（含四等舱位）的分别按实际乘坐舱位票价的一定比例计发补贴，其中四等舱位按票价的30%、五等卧按票价的40%、五等散按票价的60%计发补贴。（2）市内交通：原则上以公共交通为主，如因需批准乘坐出租车应注明起讫地点事由。（3）自带交通工具或接待单位提供交通工具的出差人员不另报销交通费用。3、出差期间，若发生招待费，需事先征得分管领导同意，并要求写明发生费用原因，被招待对象。4、出差补助天数实行：按出差自然（以日历为准）天数补助。5、出差的行程路线须与出差申请单上标明路线相符，不得绕行、因私滞留。违反规定的，其发生的费用自行承担，并按违反公司劳动纪律处分。6、同一任务由2人以上同时出差的，差旅费由一个人负责一次报销，不得分次报销，避免同行出差人员交叉报销费用。7、以下情况不享受出差补助 （1）出外学习、培训和参加会议的人员，如果主办单位统一安排食宿，食宿费已包含学习、培训、会议费用中的，凭会议证明和发票，在审核后按实报销学习、培训、会务费，不再另报住宿费和伙食补助费。（如会议组不安排的可按公司标准执行）；（2）出差其间发生接待费用的，按接待次数相应扣减伙食补助；（3）员工短途出差并当日返回视同出勤，不再享受出差补贴及住宿报销（无法返回用餐，可享受15元/人/餐补贴）;（4）到各地喜盈门所在城市出差,由当地公司负责用餐的，不再享受出差补贴；（5）外派常驻员工到（回）所派出城市出差，不再享受出差补贴及住宿报销。8、差旅费报销应遵循实事求是，严禁弄虚作假，如有发现不但取消报销资格还将以按违反公司劳动纪律处分直至辞退。办公费管理制度一、办公费用开支以厉行节约为原则。二、办公费是指因日常工作的需要而购买的办公用品及其他办公性质的消耗，如购买纸笔、印制名片、邮寄费、快递费、因工作需要公司统一订购的报纸及书刊、办公室清洁卫生所需的用品等。三、办公用品分类1、办公用品按会计核算项目分为专用办公品、快递费、其他办公品具体如下：、专用办公品：打印机、传真机专用的硒鼓、墨盒、色带等耗材、装订机等。、 快递费：是指邮局的邮寄费、市内快递费。、其他办公品包括：消耗品：帐本、铅笔、胶水、胶带、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、笔记本、复写纸、便条纸、橡皮、夹子、印泥、圆珠笔、订书钉、复印纸、信纸、信封、订报刊等。管制消耗品：签字笔、修正液、电池、笔记本等。管制品：剪刀、美工刀、订书机、钢笔、计算器、各类书籍资料等。2、 消耗品的使用根据实际工作需要和以往使用记录进行数量控制，并根据不同的部门和人员的工作性质作相应调整。3、管制消耗品根据工作需要严格发放、限定总数，自第二次领用起以旧换新。4、 管制品主要供部门领用。四、办公用品的管理由行政部负责。每季度的最后一个月底应将下个季度需购买的办公用品报行政部汇总，由行政部编制采购预算，按公司采购管理流程购买和管理。五、行政部门应加强对办公用品的管理，专人负责，所有入库、领用都必须填写一式两份的入库单、领用单，分别交行政和财务登记实物帐，完善收发登记制度，月底行政、会同财务及相关部门进行盘点。车辆油料费管理制度一、车辆油料费由车辆管理部门和财务部门联合管控。二、车辆管理部门应会同相关人员对每台车的每百公里油耗进行测算，建立车油耗控制标准。三、财务部门为每台办公用车办理一张加油卡，每月定期为该卡充值。每张卡对应一台车辆，严禁挪用油卡给别的车辆加油，一经发现处加油金额十倍罚款。司机原则上不得使用现金加油，特殊情况应报告行政部批准后方可用现金加油，否则不予报销。四、 车辆管理部门应为每台车建立行车台帐，登记车辆的行驶里程、所耗油量、加油记录等。司机每次出车时应填写行车单，如实填写行车单上相关信息，并由用车人签字确认，然后交车辆管理部门登记台账。财务部门根据车辆管理部门的台账复核行驶里程后为油卡充值。凡台账不齐全、记录不清晰财务部门有权拒绝为该油卡充值，如因此造成车辆停驶由相关责任人负责。行 车 单车牌号码驾驶员用车人行车路线行驶里程用车人签名合计用车时间 年 月 日广告费用管理制度一、费用内容：包括各类媒体广告及宣传性支出，DM、展台、宣传公司的印刷品、年历、赠品、大型演出活动的赞助等支出以及应向厂商可收部分的收入。二、宣传广告要注重效果和效果评估，广告费的开支要有透明度和有力的监管措施，财务部应参与询价谈价、评估结算的全过程，任何情况下不得将策划设计、询价、结付均由一人经手完成三、营销策划部根据批准的销售计划制定公司年度广告收支计划和成本预算，经审批后交财务部备案。四、营销策划部门根据批准的年度支出计划和成本预算，筹划传播途径，分解广告费用并报公司总部审批同时报财务备案。五、应收各厂商的广告费的营销部相关业务员负直接责任。六、财务部凭广告成本预算和应收计划进行支付，没有应收计划、超出预算和应收未完成的，财务部有权停止付款。（集团颁布广告管理制度后按集团规定执行）修理费用管理制度一、费用内容：修理费用包括车辆的维修保养、以及电脑、传真、复印机以及家用电器等各类财产的维修以及购置的修理配件。二、车辆的维修保养由行政部门负责，根据车辆使用情况制定月度维修保养计划和费用预算，经财务审核后报主管领导批准。辆维修保养原则上采取定点维修保养的方式进行。三、房屋、设备维修（装修），必须签订维修合同，必要时进行公开招标，财务部应对预算报价、取费标准逐一审核。四、各设备日常维修保养由使用部门制定月度维修保养计划和费用预算，由行政部门汇总并监督实施。五、因个人使用不当造成财产损坏需修理的，由个人自行修理，公司不垫支修理费。六、财产维修应获取增值税发票，供财务作为抵扣入帐。通讯费、交通费、午餐费管理制度以上费用均参照长沙喜盈门制定的相关标准执行。（见附表）财务相关工作流程费用报销、借款申请、付款申请（非工程类）流程分管副总审核经办人整理票据财务审核部门负责人审核分管副总裁核准出纳付款财务总监核准总经理审批 权限内权限外总部批准工程款支付流程工程部审核施工单位申请监理单位审签分管副总审核合约造价部复核财务总监审批总部批准分管副总裁审批出纳付款工程款付款审批表按工程部现行表单执行工程计量支付资金审批表申请人 日期 （公章）项目名称合同总价 履 约 金变更金额 合计应付金额 累计已付金额 施工单位本次申请付款金额 监理单位意见 工程部审核意见本次可计量款（元）累计已扣质保金（元）本次应扣质保金（元）累计已扣农民工工资保障金额（元）本次应扣农民工工资保障金额（元）本次可付金额（元）大写：小写：经办人签字：经理签字 造价合约部复核分管副总意见财务总监意见分管副总裁意见总部审批意见付 款 申 请 表（非工程类）申请日期：申请付款单位付款金额 付款依据经办人付款内容说明部门负责人意见 财务部审核分管副总意见 财务总监分管副总裁意见总部审批意见流程名称采购控制流程编 号任务概要供应商选择、收货处理、付款计划的制定与实施执行单位财务部、行政部单位总经理财务总监财务部、行政部、综合部等行政部收货部供应商工 作 程 序审批批审批审批批审批审批审批审批询价单据匹配审核资金计划入账定期编制供应商余额结算表账务处理付款根据合同编制货款支付计划与供应商对账下发采购订单进行谈判对方表现分析提车付款申请提出采购计划开始 结束收货签订合同发货相关制度1、 采购与验收控制制度2、 采购付款控制制度采购控制流程采购申请审批流程流程名称采购申请审批流程编 号任务概要采购申请的审查执行单位财务部、行政部、使用部门单位总经理财务总监行政部相关部门工 作 程 序审批批审批、预算平衡是结束编制采购预算库存调查编制采购预算编制采购预算是否采购到所需物资 否替代品采购申请提出采购申请填写采购申请单单单开始相关制度采购与验收控制制度合同签订与审核流程流程名称合同签订与审核流程编 号任务概要合同的签订与审核执行单位财务部、相关部门单位总经理财务总监法律顾问部门经理相关部门工 作 程 序审批批审批存档审批存档审核存档开始谈判审核签订合同 拟订合同文本提交文本执行签收结束相关制度3、 合同编制与审核控制制度4、 合同订立与履行控制制度