营销费用报销流程及制度002.doc

文件编号：04-2015-02 版本号：0归口管理：财务中心 主编部门：财务部生效日期：2015年2月3日营销费用报销流程及制度为落实公司营销精细化管理要求，规范业务人员销售费用报销流程及操作，特制定以下报销制度。一、业务员报销流程注：售后、品牌人员参照以上流程执行二、区域经理报销流程三、省总报销流程四、营销员报销管理规定1、所有销售费用必须据实填报，如有不实或虚报等现象，该项费用不予报销。各级审核人员在审核报销单据的过程中必须对费用真实性、合理性及准确性负责，如未能严格把关，或串通报销人员对报销单据有弄虚作假的行为，一经发现对相关人员一并做以处罚。2、所有报销单据及原始凭证不得涂改，报销单据背面粘贴正规发票，报销单据的填写及票据的粘贴必须规范。* 白条、收据（复印店打字复印，办事处房租除外）为无效票据，不予报销。* 破损、涂改、印章模糊不清的发票为无效票据，不予报销。* 不符合逻辑的连号发票（即非单笔费用内的连号发票）视为无效票据，不予报销，例如的士票连号，与其他业务员报销的发票连号，当期报销与上期报销中使用的发票连号均视为不符合逻辑的连号发票。* 所有发票抬头应正规开具“武汉金牛经济发展有限公司”。3、各项费用在公司规定的标准范围内据实报销，超出部分不予报销。4、各级审核人员如发现费用填报超标或其他违反报销制度等错误时，按以下办法操作执行：*区域经理、省总、大区领导审核发现报销单据有误时，不得涂改报销单据，必须将单据退回报销人员重新填报。*财务人员审核发现报销单据有误时，用红色碳素笔将原报销金额划掉，在红线上压盖审核人员名章，并将核准后金额用红色碳素笔写于原报销金额上方空白地方。报销金额只允许由大改小，不允许由小改大。5、地区类别划分：一类地区（省会及直辖市）；二类地区（地级市）；三类地区（地级以下城市）。五、具体细则（一）长途差旅费1、单据填写要求：右上角一律注明工号、职务，区域类别、报销时段例如：000123，区域经理，一类地区2、长途差旅报销单中起止时间及地址要连续，车票粘至报销单背面，并按时间先后顺序呈鱼鳞状依次粘贴。3、车船票报销标准：业务员、区域经理按火车硬卧或动车二等座标准报销，省总、大区领导按高铁二等座标准报销。乘坐高于以上标准的交通工具，例如飞机，凭飞机票参照以上标准报销。注：市内前往机场的大巴费用作为市内交通费报销，不在长途差旅费用中报销。硬座火车票票价高于50元的可享受硬座补贴，补贴金额为票价的50%。长途汽车票价高于90元的可享受8元/趟的长途补助，但必须是机打车票，手撕票不享受。4、生活补助标准：30元/天（适用一、二、三类地区），可不用提供发票，但与报销时段要相符。5、住宿费用标准：业务员及区域经理：一类地区70元/天；二、三类地区60元/天，省总及大区领导：200元/天，北京、上海、广州地区220元/天（大区领导可按实际出差天数全月打通计算）；凭正规住宿票据报销，定额发票及手撕发票背面需注明住宿时间及地点。出差至有办事处的地区城市原则上不报销住宿费用，如果办事处不能提供住宿，需在外住宿的要提供当地区域经理的证明和正规住宿票据报销。6、订票费不予报销。7、退票费需附退票说明，退票说明由上一级领导签字，业务员由区域经理签字，区域经理由省总签字，凭退票报销凭证及退票说明据实报销。8、探亲休假从区域直接回老家的长途费用报销，参照区域到武汉的票价标准，在这个标准范围内凭票据实报销。休假完后返回区域采用同样标准。（二）市内交通费1、限额：一类地区：500元/月； 二、三类地：400元/月。2、范围包括：公交，巴士，的士，地铁，轮渡等正规交通工具3、需提供以上正规交通工具发票，公交充值票在额度范围内允许报销（额度：一类地区250元/月；二、三类地区：200元/月），收据一律不予报销，定额发票及手撕发票背面需注明日期及起始地。4、提供市内行程单，发票与行程单要相符，市内行程单需由区域经理及省总签字。（三）通讯费1、限额：大区领导（含省总）：完成当月销售计划600元/月，未完成当月销售计划500元/月。区域经理：完成当月销售计划500元/月，未完成当月销售计划400元/月业务员：完成当月销售计划300元/月，未完成当月销售计划200元/月超额完成当月销售计划的可按超出比例据实报销。2、需提供电信局打印的正规话费发票报销，充值发票及话费清单不能作为报销凭证，不予报销。3、一个人一个月只能报销一个电话号码。4、售后人员通讯费每月最高限额240元。5、品牌人员通讯费每月最高限额300元。6、办事处座机话费在大区费用率不超出公司标准的前提下据实报销，如话费异常，经查实属非正常业务话费由区域经理负责赔偿。（四） 招待费1、以大区为单位，整个区域内招待费整体考核。2、实行最高限额内实报实销制度，最高限额为该区域截止当月全年累计销售收入的0.3%，区域范围内全年打通使用。3、原则上招待费只由区域经理经办，如特殊情况需由业务员经办的，必须经区域经理同意。4、单笔招待费支出在500元以上的必须事先报告省总同意，凭省总签字报告及发票据实报销。5、单笔招待费支出在2000元以上的必须事先报告营销中心主要领导同意，凭中心主要领导签字报告及发票据实报销。6、客户到公司考察费用，由区域申请，大区领导批准，市场部派专员负责接待并借支，接待完毕，由接待专员凭费用申请审批报告及发票据实报销。（五）办公费1、办公费限额：业务员50元/月；区域经理100元/月2、报销范围仅包括：汇/取款手续费、传真、复印、打字、名片制作等。（办公耗材、邮寄费、标书制作，可不受该额度限制，施行据实报销）3、办公耗材由办事处指定人员集中申报购买，申购前需提供采购明细清单经省总签字同意后，方可采购，凭办公用品申购明细清单及正规发票报销。（六）办事处费用1、房屋租赁费、小区物业管理费主要是指各区域在所属地区租用办事处所产生的费用。房屋租赁费由省总办理借支并支付，凭租房合同复印件及房主收据报销。业务员、区域经理、驻外财务无特殊情况外不经办报销办事处房屋租赁费。2、办事处水、电、煤气、采暖等杂费办事处水、电、煤气、采暖等杂费在不超出该地区营销控制费用率的前提下，凭正规发票，据实报销。如果费用异常，经查实属非正常情况产生的浪费由区域经理负责赔偿。3、采购固定资产费用办事处购买电脑，传真机，复印机，办公桌椅，床铺等大额固定资产需事先报告公司营销中心总部，经营销中心主要领导签字同意后，方可采购，凭报告原件及采购发票报销。用于生活类资产及生活用品不予报销。（七）车辆费用1、区域车辆（比亚迪）费用包括：汽油费，维修保养费，路桥费（），停车费。不包括洗车费，违章罚款。注：高速公路过路费作为长途差旅费报销。2、车辆油耗标准由车队核定，报销汽油费时需附汽油发票及车辆行驶记录表，先交车队审核油耗标准后再到财务进行报销3、用于销售的自有车辆费用补贴按最高不超过2000元/月的标准执行，仅限汽油费，凭发票限额内据实报销。对已进行报销油费补贴的业务人员，取消市内交通费报销。（八）其他费用区域在营销过程中产生的，并且是服务于销售的，在上述内容中并未明确列出的费用，额度一般不得高于500元，超出该额度应提前向公司营销中心总部汇报，经批准签字同意后方可支出。凭报告及发票报销。编制： 审核： 企管办： 批准：